Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат. - М., 1994. С. 17, 20, 60-61.
Базы данных. Наряду с перечнем документов государственные, муниципальные и ведомственные архивы активно разрабатывают базы данных и размещают их на своих официальных сайтах, что обеспечивает возможность оперативного и многоаспектного поиска и представления документной информации в режиме удаленного доступа.
***
Например, в ГАРФе разработаны и функционируют автоматизированные базы данных:
перечень фондов ГАРФ - 3065 записей;
история еврейского народа в России - 1,5 тыс. записей;
история национально-государственного строительства в СССР - 4,5 тыс. записей;
история Советского государства (25 октября 1917 - июль 1918) - 2,5 тыс. записей;
международные связи России и СССР - 0,5 тыс. записей;
особые папки в фонде МВД СССР - 4 тыс. записей;
спецлагеря НКВД СССР - 1,5 тыс. записей;
фонды ГАРФ по истории РСФСР - 609 записей (путеводитель);
история государственных учреждений РСФСР (содержит сведения по истории учреждений культуры независимо от места хранения документов - Комитета по делам культпросветучреждений при Совмине РСФСР (1938-1953), Министерства по делам кинематографии) - 1,6 тыс. записей;
церковь и государство (1917-1930) - 1,2 тыс. записей;
история еврейского народа в России (1917-1948) - 4,5 тыс. записей;
В РГАЭ имеются следующие автоматизированные базы данных:
сведения по истории учреждений - 2460 записей;
сведения о картотеках по личному составу - 1520 записей;
краткий справочник фондов РГАЭ и система указателей к нему - 9500 записей.
|
|
|
Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат . - М., 1994. С. 17, 20-21, 61.
Основные вопросы истории, современного состояния, перспектив развития, методики составления рассматриваются в рамках учебной дисциплины, посвященной информационным технологиям в архивном деле.
Приложения
Приложение 5.1
Типология справочных средств государственных и муниципальных архивов
Приложение 5.2
Типы и виды справочных средств в государственном и муниципальных архивах
Приложение 5.3
Системы каталогов и делопроизводственных картотек государственных архивов
Государственный архив Российской Федерации:
систематический;
именной (деятели РСДРП, литературы и искусства, национальных культур);
предметно-тематический, по документам личных фондов государственных и политических деятелей России.
В архиве имеются также делопроизводственные ведомственные картотеки:
Ф. 58. Московское губернское жандармское управление: именная.
Ф. 63. Отделение по охранению общественной безопасности и порядка в Москве (охранное отделение): именная.
Ф. 102. Департамент полиции Министерства внутренних дел:
предметная;
именная.
Оп. 265. Опись перлюстрированных писем: именная.
В Российском государственном архиве военно-морского флота в системе каталогов кроме систематического, предметно-тематического и именного имеется специфический каталог корабельного состава флота.
В Российском государственном архиве экономики также наряду с традиционными видами имеется каталог по истории учреждений.
Наибольшим видовым разнообразием отмечается система каталогов в Российском государственном архиве кинофотодокументов, что обусловлено спецификой хранящихся у них документов:
систематический:
досоветский период;
советский период;
именной (лиц, изображенных в кинокадрах):
досоветский период;
советский период;
фильмовый (алфавитный, на все фильмы и спецвыпуски, хранящиеся в архиве);
журнальный (алфавитный, периодических кинопроизведений);
режиссерский (алфавитный);
операторский (алфавитный);
студийный (алфавитный, киностудий, продукция которых хранится в архиве);
хронологический (по годам выпуска кинопродукции) [6, с. 11, 12, 52, 83].
|
|
|
Приложение 5.4
Структурное построение СЕК и ЕКДИ
| Главная таблица | |||||
| СЕК [3] | ЕКДИ [16] | ||||
| Состоит из 5 отделов, являющихся классификационной основой схемы Отдел А. Великая Октябрьская социалистическая революция. Установление и упрочнение советской власти Отдел Б/3. Государственное строительство. Государственная власть. Охрана государственности Отдел И/К. Общественно-политическая жизнь. Общественно-политическое движение Отдел Л/Т. Народное хозяйство Отдел У/Я. Культура. Наука. Здравоохранение | Включает 32 отдела, являющихся классификационной базой системы Первый отдел - 01.00.00.00. Государственное устройство Второй отдел - 02.00.00.00. Государственная власть и государственное управление Третий отдел - 03.00.00.00. Контроль Четвертый отдел - 04.00.00.00. Правосудие. Надзор за законностью. Безопасность и охрана правопорядка Пятый отдел - 05.00.00.00. Международные отношения Шестой отдел - 06.00.00.00. Вооруженные силы. Войны и военные конфликты Седьмой отдел - 07.00.00.00. Общественно-политическая жизнь Восьмой отдел - 08.00.00.00. Средства массовой информации Девятый отдел - 09.00.00.00. Природные условия. Природные ресурсы. Охрана окружающей среды Десятый отдел - 10.00.00.00. Финансы. Финансирование Одиннадцатый отдел - 11.00.00.00. Экономическая деятельность. Планирование Двенадцатый отдел - 12.00.00.00. Статистика Тринадцатый отдел - 13.00.00.00. Труд и занятость населения. Социальное обеспечение Четырнадцатый отдел - 14.00.00.00. Промышленность Пятнадцатый отдел - 15.00.00.00. Строительство Шестнадцатый отдел - 16.00.00.00. Транспорт Семнадцатый отдел - 17.00.00.00. Связь Восемнадцатый отдел - 18.00.00.00. Сельское хозяйство Девятнадцатый отдел - 19.00.00.00. Лесное хозяйство Двадцатый отдел - 20.00.00.00. Водное хозяйство Двадцать первый отдел - 21.00.00.00. Торговля, общественное питание. Снабжение, сбыт, заготовки Двадцать второй отдел - 22.00.00.00. Кооперация Двадцать третий отдел - 23.00.00.00. Жилищно-коммунальное хозяйство. Бытовое обслуживание населения Двадцать четвертый отдел - 24.00.00.00. Образование. Воспитание Двадцать пятый отдел - 25.00.00.00. Наука Двадцать шестой отдел - 26.00.00.00. Искусство Двадцать седьмой отдел - 27.00.00.00. Литература, печать. Издательская деятельность Двадцать восьмой отдел - 28.00.00.00. Культурно-просветительская работа Двадцать девятый отдел - 29,00.00.00. Здравоохранение. Санитария и гигиена Тридцатый отдел - 30.00.00.00. Физическая культура. Спорт. Туризм Тридцать первый отдел - 31.00.00.00. Быт населения. Праздники, празднования Тридцать второй отдел - 32.00.00.00. Религия. Церковь. Атеизм | ||||
| Основная таблица
| |||||
| СЕК [3] | ЕКДИ [16] | ||||
| В основной таблице пять отделов дополнены подотделами (39), в основном по отраслевому признаку. Подотделы имеют внутренние деления на разделы и подразделы Понятия основной таблицы СЕК наполняют отделы Главной таблицы следующими понятиями, характеризующими: "общие закономерности и специфические особенности социалистической революции в нашей стране; установления, защиту и упрочение диктатуры пролетариата; сведения, отражающие деятельность органов государственной власти нашей страны, а также закономерности изменения и развития социалистического государства в процессе строительства социализма и коммунизма; сведения, характеризующие деятельность различных общественно-политических организаций СССР, а также сведения о различных проявлениях общественной жизни страны; сведения об экономической деятельности социалистического общества, закономерностях развития различных отраслей социалистической экономики; сведения о закономерностях и путях культурной революции в нашей стране, о развитии всех отраслей культуры, науки, здравоохранения советского общества" | Основная таблица дополнена подотделами (1843), которые структурированы по отраслевому признаку. Подотделы детализируются в разделах, которые в свою очередь детализируются в подразделах. "В каждый отдел ЕКДИ включено понятие общие вопросы, которое детализируется на нижестоящем уровне понятиями: Законодательство, Состояние и развитие вопроса, Организация работы в данном направлении, Органы управления, Персоналии. Государственные и муниципальные архивы РФ могут осуществить дальнейшую детализацию схемы классификатора на последующих нижестоящих уровнях, конкретизируя с учетом специфики состава и содержания своих архивных документов понятия четвертого уровня. При этом архивы не имеют права вносить изменения и дополнения в понятия 1-4 уровней, а также в понятия 5-го уровня, представленных в данном Классификаторе" [16, с. 22] Основная таблица наполнена множеством новых понятий из сферы финансов, экономики, государственного управления, социального обеспечения, общественно-политической жизни, международных отношений и ряда других. Например: "приватизация, мобильность и миграция рабочей силы, государственное банкротство, дефолт, частное обучение, нетрадиционные методы лечения, Интернет, частные архивы" | ||||
| В основной таблице составители оставляли свободные индексы, которые государственные архивы СССР, хранящие документы советского периода, могли дополнять в соответствии со своим профилем; нередко архивам, по сути приходилось разрабатывать очень значительные по объему классификационные схемы, так как сведения в СЕК (М., 1978) не отражали в достаточной мере все многообразие имеющейся в документах информации (особенно связанных с народным хозяйством, вооруженными силами и рядом других) | |||||
| Таблицы определителей | |||||
| СЕК [3] | ЕКДИ [16] | ||||
| Подразделяются на два типа: таблицы общих определителей (содержат понятия для информации всех подразделений Схемы); таблицы специальных определителей (используются только в тех подразделениях Схемы, для которой они составлены) К общим определителям относятся таблицы: аспекта, групп населения, языка, места. "Основное назначение понятий этих таблиц - закрепить место, связь и взаимообусловленность однородных понятий по всем подразделам схемы, раскрыть более конкретно и детально содержание документной информации" (СЕК. - М., 1978. С. 244). Например, таблица аспекта для характеристики таких вопросов, как: руководство и организация управления, рабочего процесса, обеспечения и снабжения, творческого процесса и ряда других В таблице групп населения перечислены группы населения в зависимости от занимаемого положения, характера связи с предприятием, оплаты труда, возраста, национальности, половой принадлежности, физического и психического состояния, рода деятельности, социального положения. В таблице общих определителей языка в алфавитном порядке перечислены языки, на которых могут быть написаны документы. Определители места дают информацию о физико-географических областях и законах, административно-территориальном делении СССР (до 1974 г.) и других географических понятиях | Подразделяются на два типа: таблицы общих определителей; таблицы специальных определителей. К общим определителям относятся таблицы: аспекта, групп населения, языка, места. Индексы общих определителей относятся только к разделам классификатора, а индексы специальных определителей относятся только к тем делениям классификатора, для которого они составлены. "Таблицы определителей помогают определить однородную информацию, а также исключать возможность повторов в тексте Схемы классификатора" Например, таблица аспекта для характеристики таких вопросов, как: руководство и организация управления, рабочего процесса, обеспечения и снабжения, творческого процесса и ряда других. Таблица содержит деления: Органы управления, Объекты управления, Формы управления, Процесс управления | ||||
Приложение 5.5
Построение индексов в СЕК и ЕКДИ
| Система индексации СЕК | Система индексирования ЕКДИ |
| В СЕК использовались обозначения составных элементов индекса (буквенно-цифровая): буквы ставятся только в начале индекса, перед его цифровой частью; после каждой пары знаков индекса предусмотрен интервал; индексы вспомогательных таблиц (общих и специальных определений) ставятся после индексов основной таблицы; индексы общих и специальных определителей к индексу основной таблицы присоединяются в определенной последовательности; для каждой группы индексов общих определителей (для каждой таблицы) предусмотрен отличающий ее знак: (таблица аспекта (0,13), групп населения - 7.2, языка =1, места "6,286"). Прописные буквы русского алфавита служат для обозначения отделов и подотделов при серийном индексе отдела; арабские цифры используются для обозначения подотделов, разделов и других подразделений СЕК: двоеточие применяется при составлении комбинированных индексов, а также при детализации понятий двух и более индексов таблиц определений; точка применяется как разделительный знак в индексах таблиц общих и специальных определителей аспекта, а точка, стоящая впереди индекса, означает индекс специального определителя аспекта; косая черта применяется при обозначении отделов схемы, а также при обозначении других комплексных понятий, которые при дальнейшей детализаций образуют однородные частные понятия; круглые скобки применяются в качестве отличительного признака индексов таблиц общих и специальных определителей; дефис используется как отличительный признак определителя групп населения при присоединении его к индексу основной таблицы; знак равенства служит для обозначения определителя языка при присоединении его к индексу основной таблицы; кавычки употребляются для обозначения определителя места, когда он присоединяется к индексу основной таблицы | В ЕКДИ применена цифровая система индексирования. На всех уровнях деления понятий классификатора предусмотрен сотенный принцип деления, что позволяет зафиксировать и выразить соподчиненность различных понятий. Она позволяет: использовать большое количество знаков для закрепления классификационных понятий, обеспечивает возможность проводить изменения в подразделениях с сохранением логической связи предметных понятий; арабские цифры используются для обозначения всех подразделений схемы классификатора и в таблицах определителей; двоеточие - знак отношения - применяется при составлении комбинированных индексов, а также при детализации понятий двух и более индексов таблиц определителей; точка используется в качестве разделительного знака в индексах схемы классификатора, таблиц определителей аспекта, групп населения, места и специальных определителей к отделу 06.00.00.00; круглые скобки служат отличительным признаком индексов таблицы общих определителей аспекта при присоединении их к индексам подразделений классификатора; кавычки применяются в таблице общих определителей места при присоединении определителей места к индексам подразделений классификатора; дефис является отличительным знаком определителей групп населения в таблице общих определителей групп населения, когда они присоединяются к индексу схемы классификатора; знак равенства является составным элементом индексов таблицы общих определителей языка и употребляется при присоединении их к индексам схемы классификатора; знак присоединения применяется, когда к индексу схемы классификатора присоединяется несколько общих определителей языка или места. При этом они свободно перечисляются |
Термин "индексация" означает то же, что система индексов, т.е. система построения индексов, принятая при классификации документов и документной информации. В таком значении он применялся в СЕК (М., 1978 г.).
Термин "индексирование" подразумевает процесс выбора и/или составления индекса (индексов) на основе системы индексов и его (их) проставления на документах, делах или каталожных карточках в каталогах. Первая часть определения использована в ЕКДИ (М., 2007).
Приложение 5.6
Современные путеводители, краткие тематические справочники федеральных архивов РФ
Дата добавления: 2019-02-12; просмотров: 1105; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!