Методика составления описи и итоговых записей
Термин "опись" употребляется в данном учебнике как родовое понятие. На практике различают три вида описей: внутренняя опись, опись структурного подразделения (сдаточная), сводная опись на дела фонда.
Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечания" со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела" [11, с. 21].
Описи структурных подразделений (сдаточные) и сводные описи строятся по единой методике. Они составляются раздельно на следующие группы дел:
постоянного хранения;
временного хранения (например, 5 лет и выше, 10 лет и выше, свыше 10 лет (по усмотрению организации);
по личному составу.
В качестве примера рассмотрим методику составления описи дел постоянного хранения.
Опись состоит из двух частей: собственно описи, т.е. перечня дел (описательных статей), и справочного аппарата к описи. Как правило, описи составляются еще в организациях. Но и в государственных и муниципальных архивах составляются описи при усовершенствовании системы научно-справочного аппарата, при переработке неудовлетворительно описанных документов.
Работа по составлению описи складывается из:
описания дел;
организации документов и дел в пределах архивного фонда (разработки классификационной схемы дел фонда и классификации дел фонда);
составления собственно описи документов;
составления справочного аппарата и оформления описи.
|
|
|
***
На исключительную важность "описаний", "инвентарей" для поиска и сохранения документов в архивах указывали ученые, стоявшие у истоков отечественного архивоведения - Н.В. Калачов, Д.Я. Самоквасов и др.
"Напечатанное описание документов, - писал Самоквасов, - должно иметь целью охрану содержания архива на будущее время и облегчение архивных справок и ученых разысканий... изданная опись:
1) способствует упорядочению архивных материалов в архивном хранилище;
2) охраняет архивное имущество от расхищения;
3) предупреждает фальсификацию архивных документов, делая бесполезным перемену в них дат и имен;
4) служит лучшим средством контроля деятельности архивистов по упорядочению и описанию содержания вверенного им архива;
5) дает возможность людям науки до личного посещения данного архива ознакомиться предварительно с объемом хранящихся в нем материалов по интересующим их вопросам и немедленно получать в архиве такие материалы для своих исследований;
6) облегчает архивные справки всякого рода с практическими и научными целями".
|
|
|
Самоквасов Д.Я. Архивное дело в России. Кн. 1. - М., 1902. С. 50.
Опись является одним из самых древних архивных справочников - самая ранняя русская опись, дошедшая до нас, относится к XIII в. Опись в России имеет свою историю. Наиболее ценный опыт составления описей, выработки теоретических основ описания относится к XIX в. В 1920-1930-е гг. продолжались дискуссии о том, какую опись можно действительно считать "научной", а какую "лженаучной", обсуждались и состав описательной статьи, степень подробности описания. Единая форма архивной описи, с которой мы сейчас познакомимся, сложилась сравнительно поздно, в 1940-1950-х гг.
|
|
|
***
В XIX в. описи по степени подробности принято было делить на инвентарные и "ученые". "Из лежащих перед нами описаний рукописей разных библиотек и архивов оказывается, что в основе их лежат три более или менее различные между собой системы. Одни из составителей описаний ограничиваются самым кратким означением содержания документов или, вернее сказать, регистрации их. Таковы, например, известные описания археографа Строева рукописей библиотек графа Толстого, Царского и Московского обществ истории древностей российских. Другие составленные таким образом заглавия присоединяют еще извлечения самых любопытных и важных почему-либо мест описываемого материала. Такая система принята, например, в знаменитом описании Востокова рукописей Румянцевского музея. Третьи разделяют описываемые материалы на группы и о содержании каждой группы дают подробный отчет, выписывая при этом из отдельных документов наиболее любопытные места, таковы описи Кунгурским актам, хранящимся в археографической комиссии в СПб.".
Дата добавления: 2019-02-12; просмотров: 373; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!