Быть довольным в жизни - это приобретение большее, чем BugattiVeyron. Потому что, кто приобрел BugattiVeyron, все равно остался недоволен. © Александр Дьяков 932 - | 715 - или читать все...
Обратная связь Пожаловаться на материал

Калачов Н.В. Архивы, их государственное значение, состав и устройство. -СПб., 1877. С. 30.


⇐ ПредыдущаяСтр 31 из 46Следующая ⇒


Первое описание называли инвентарным, второе и третье - ученым. К ученым описаниям составлялись алфавитные, предметные и географические указатели.

Пример описания одного и того же дела:

Инвентарная опись Ученая опись
7135 (1629- 1627 гг.) Боярская книга. 476 л Книга, а в ней писаны Государя, Царя и Великого князя Михаила Федоровича в Руси самодержца бояре и окольничие, думные люди, и стольники государевы, великого государя светлейшего патриарха Филарета Никитича Московского и Рус, стряпчие, и дворяне Московские, и дьяк дворяне выборные нынешнего 135 г.


Нетрудно догадаться, какой из видов описаний более удобен для архивиста, а какой для исследователя.

Составление собственно описи дел архивного фонда после проведения систематизации дел (или карточек) фонда в соответствии с разработанной для конкретного фонда классификационной схемой не составит труда.

***


Распределение дел в соответствии со схемой классификации может проводиться двумя способами: непосредственной группировки и расположения дел в соответствии со схемой классификации или карточным способом.

При непосредственной группировке дела физически группируются по разделам и другим более мелким делениям в схеме и последовательно располагаются с учетом указанного в схеме порядка.

При карточном способе группируются не сами дела, а карточки с описанными на них делами. Карточки для описания располагаются в предусмотренной схемой классификации последовательности и нумеруются в порядке валовой нумерации. После этого проводится уже окончательная группировка дел фонда.

Карточный способ классификации документов наиболее удобен в тех случаях, когда архивный фонд велик по объему и сложен по составу. Кроме того, этот способ обеспечивает большую сохранность документов, так как не требует многократного перемещения единиц хранения по группам, подгруппам, а также экономит рабочее время.

В зависимости от схемы классификации, объема и завершенности комплектования фонда (или любого другого комплекса документов) могут быть составлены одна или несколько описей. Отдельная самостоятельная опись может быть составлена на:

все дела фонда, если учреждение прекратило свое существование;

дела всех лет одной структурной части, если она прекратила свое существование;

дела за один год или несколько лет деятельности учреждения-фондообразователя, а также одной или нескольких функциональных, предметно-тематических (материалы по личному составу, научно-техническая документация, фотоальбомы, творческие документы и т.д.) и других частей;

все дела объединенного фонда или каждого, входящего в объединенный фонд учреждения.

Запомните - количество дел, внесенных в одну опись не должно превышать самого большого четырехзначного числа (т.е. 9999).

В действующих организациях описи на дела постоянного хранения составляются в двух основных вариантах. Первый вариант предусматривает составление описи в каждой структурной части. Опись составляется на документы этой структурной части за данный год, нумерация дел - самостоятельная.

Описи заверяются составителями и подписываются руководителями отделов. В канцелярии, куда передаются эти описи, они объединяются в годовой раздел единой сводной описи всего учреждения.

Второй вариант предполагает, что каждая структурная часть учреждения составляет отдельную опись своих дел и документов за все годы. Общая валовая нумерация дел дается за все годы в пределах структурной части (Создание современных архивных справочников на основе дифференцированного подхода. Метод. пособие. С. 30 [14]).

Как уже отмечалось, опись отражает систему организации документов фонда и закрепляет систематизацию дел внутри фонда путем присвоения делу порядкового номера. В описи выделяются разделы, подразделы и более мелкие деления в соответствии со схемой классификации дел фонда.

Собственно опись документов (основная информационная часть) состоит из описательных статей, которые представляют собой совокупность сведений о каждой единице хранения и состоит из следующих элементов:

порядковый номер;

делопроизводственный индекс (номер дела по номенклатуре или старый инвентарный номер);

заголовок дела и в ряде случаев аннотация документа;

крайние даты документов в деле (число, месяц, год);

количество листов в деле;

примечания.

Каждому из элементов статьи, выполняющему определенную функцию, соответствует своя графа в листе описи.

Графа 1 - "Порядковый номер" - отражает учетную функцию описи, закрепляет последовательность расположения дел в фонде. Присвоенный в порядке валовой нумерации номер последней статьи указывает на количество единиц хранения, включенных в опись. При изменении в количественном составе дел описи делается соответствующая запись в конце описи (в "Итоговой записи").

Графа 2 - "Делопроизводственный номер" - это "родной" для дела номер, присвоенный в делопроизводстве (это индекс дела по номенклатуре дел). Он может послужить дополнительным "маячком" в поиске.

Графа 3 - "Заголовок дела" отражает информационную функцию описи, раскрывая состав и содержание документов каждого дела.

Заголовки дел располагаются в собственно описи в соответствии со схемой классификации дел внутри архивного фонда, которая подробно была рассмотрена в теме 2.3. "Организация документов и дел в пределах архивного фонда (третий уровень)". Например, в организации выбрана для классификации дел внутри архивного фонда хронологически-структурная схема, в соответствии с которой и будут вноситься описательные статьи (в первую очередь заголовки дел) в опись.

В том случае, если два однородных заголовка идут один за одним, но их разнит номер тома, номер части или другие сведения, то вместо второго заголовка Вы пишете слово "То же" с указанием тома или части.

Например:
Приказы по запасному эскадрону конно-гренадерского полка 1 января 1877 - 11 января 1879 г.
То же 12 января 1879 - 12 января 1880 г.


В настоящее время, когда описи составляются с помощью компьютера, заголовок повторяется полностью, а слова "То же" не пишутся.

В заголовке не должно быть никаких произвольных сокращений, только общепринятые или предусмотренные в списке сокращений. Наименование учреждений, организаций и предприятий (авторов, корреспондентов) дается при первом их упоминании полностью, а в скобках - общепринятое сокращение. Например, "Проекты федеральных законов, подготовленные ОАО "Российские железные дороги" (ОАО "РЖД")". При последующих упоминаниях учреждения в заголовке приводится только его общепринятое сокращение (аббревиатура): ОАО "РЖД". В эту же графу описи с новой строки после основного заголовка заносится аннотация документов. Текст аннотаций располагается с красной строки:

N п/п Индекс дела Заголовок дела (тома, части) Крайние даты Количество листов Примечания
1 2 3 4 5 6
6 24 Письма Александры Михайловны Коллонтай Павлу Ефимовичу Безруких. В письме от 20 марта 1930 г. - воспоминания о II съезде Советов, Л. 15 4 марта - 7 мая 1930 г. 49


Графа 4 - "Крайние даты" - раскрывает даты начала и окончания дела. Наименование месяца, как правило, пишется прописью. При обозначении даты сначала указывается число, затем месяц и год. Если крайние даты включают один год, то для их написания в графе отводится три строки, а если крайние даты включают два года, то - четыре.

Графа 5 - "Количество листов" - дает представление об объеме единицы хранения. Обычно листы нумеруются в правом верхнем углу простым графитным карандашом или нумератором.

В конце описи дел, документов делается итоговая запись, в которой указывается количество единиц хранения (числом и прописью); первый и последний номера единиц хранения по описи, оговариваются имеющиеся прописи номеров, литерные номера, выбывшие единицы хранения и основания их выбытия.

Например:

"В опись внесено 24 (двадцать четыре) дела с N 1 по N 24".

Заверительная надпись - составляется на отдельном листе-заверителе, где указывается (числом и прописью) сколько листов описи подшито и пронумеровано в деле, а также отражаются литерные и пропущенные номера, листы внутренней описи, особенности физического состояния листов описи.

Например:

"В деле подшито и пронумеровано

 57

(пятьдесят семь) листов

(цифрами и прописью)
С N 1

по N

57


в том числе:

литерные номера листов

7а


7б

пропущенные номера листов



+ листов внутренней описи



Особенности физического состояния и формирования дела

Номера листов

1

2

Текст на 19-21 листах угасает, так как был написан гелевыми чернилами

 19-21




Наименование
должности
работник

Подпись

Расшифровка подписи

Зав. архивохранилищем


Иванов И.И.

Дата 22 декабря 2001 г."



                       


5.4.2. Методика составления справочного аппарата к описи


После составления основной части справочника - собственно описи - составляется справочный аппарат к ней, который выполняет две функции: ускоряет поиск сведений по собственно описи и предоставляет дополнительную информацию о фонде.

Состав справочного аппарата к описи обширен. Он включает:

титульный лист;

содержание;

предисловие;

список сокращений;

указатель.

Это основные элементы справочного аппарата, но опись может содержать и дополнительные элементы - переводные таблицы, библиографию, терминологический словарь.

Титульный лист - содержит сведения, раскрывающие полное название государственного архива, где хранятся документы фонда; полное название фонда с перечислением всех переименований, если они были, и сокращенное наименование (в круглых скобках); номер фонда; номер описи; название описи (наименование структурной части или годы, за которые дела включены в опись).

При изменении названия организации или ее подведомственности в течение времени, за которое составлена опись, на титульном листе указывается сначала последнее название организации, а затем в хронологической последовательности все изменения в ее названии.

Если изменений в названиях самой организации и вышестоящей организации было много, то на титульном листе дается последнее название, а все изменения приводятся в листе переименований, которой помещается за титульным листом.

Например:

"ЛИСТ ПЕРЕИМЕНОВАНИЙ [15, с. 122].

Исполнительный комитет Хакасского областного Совета народных депутатов, Многоотраслевое производственное объединение жилищно-коммунального хозяйства

г. Абакан Хакасской автономной области Красноярского края январь 1989 - апрель 1990 гг.

Исполнительный комитет Хакасского областного Совета народных депутатов, Территориальное производственное объединение жилищно-коммунального хозяйства г. Абакан Хакасской автономной области Красноярского края апрель 1990 - апрель 1991 г.

Совет министров Хакасской Советской Социалистической Республики, Территориальное производственное объединение жилищно-коммунального хозяйства г. Абакан Хакасской ССР апрель 1991 - февраль 1992 гг.

Совет Министров Республики Хакасия
Государственный комитет жилищно-коммунального хозяйства
г. Абакан Республики Хакасия
февраль 1992"

Содержание (оглавление) разделов описи и справочного аппарата к ней. В нем перечисляются: предисловие, список сокращений, названия всех разделов, подразделов, включенных в опись, указатели, переводные таблицы шифров. Против каждого названия ставятся номера соответствующих листов описи.

Например, Оглавление

Предисловие 3
Список сокращений 12
2008 год 13
Общий отдел 13
Плановый отдел 15
Производственный отдел 17
2009 год 19
Общий отдел 19
Плановый отдел 21
Производственный отдел 23
Предметный указатель 25


Предисловие включает в себя историю организации-фондообразователя, историю фонда, аннотацию состава и содержания документов в описи и состава справочного аппарата к описи.

Предисловие подписывается его составителем.

Все перечисленные данные для составления предисловия можно почерпнуть из исторической справки (в составе дела фонда). Другими словами: историческая справка первична, предисловие - вторично, но историческая справка ведется за весь период деятельности организации, а предисловие включает в себя лишь сведения из исторической справки за тот хронологический период, за который помещены дела в данную опись. Методика составления исторической справки была рассмотрена в теме 2.2. "Организация документов и дел в пределах архивов (второй уровень)".

Список сокращений представляет собой алфавитный перечень встречающихся в описи сокращенно написанных слов. Список сопровождается полным наименованием сокращенных слов. Сокращения вводятся в целях экономии места для часто встречающихся слов в тексте описи, а также для раскрытия аббревиатур в составе справочного аппарата и достижения единообразия в передаче содержания документов.

Общепринятые сокращения, не требующие специальных разъяснений (т.е., т.д., пр. и другие), обозначающие название мер массы, времени, пространства, относящиеся к цифрам или каким-либо наименованиям и не вызывающим двоякого толкования (кг, мин., см, м), а также вошедшие в разговорную и письменную речь сокращения слов, подобно таким, как, профком, в список сокращений не включаются. Если при составлении описи были использованы такие сокращения, как "р. - родился", "ум. - умер", "п. - протокол", "м. - материалы" и тому подобные, то необходимо пересоставить опись, а не включать эти слова в список сокращений.

Указатели к описи представляют собой перечень предметных понятий, встречающихся в описи, с необходимыми пояснениями и ссылочными данными. Задача указателей - ускорить и облегчить труд пользователя по работе с описью. Указатели могут быть: предметными (общими и специальными), именными, географическими (как разновидности предметных), хронологическими и др. Возможны комбинированные указатели при незначительном количестве личных имен, географических названий и предметов.

Указатели по форме могут быть глухими и аннотированными (краткими или полными):

Глухой указатель Российский государственный гуманитарный университет. 5, 7, 9, 11*1
Аннотированный краткий Российский государственный гуманитарный университет, создан в 1991 г. 5, 7, 9, 11
Аннотированный полный Российский государственный гуманитарный университет, создан в 1991 г. на базе Московского государственного историко-архивного института, в 2001 г. переименован в Государственное образовательное учреждение высшего профессионального обучения Российский государственный гуманитарный университет. 5, 7, 9, 11

_____
*1 Цифрами указаны номера дел в описи.

Составить именной и географический указатели не составляет труда, так как в них включаются все понятия, встречающиеся в тексте описи. Помните, что географический указатель никогда не бывает глухим.

Подробно методику составления указателей рассмотрим на примере "Предметного указателя".

Предметный указатель. Предметный указатель представляет собой алфавитный перечень научных понятий, исторических фактов, явлений, учреждений и т.п. Предметный указатель может быть общим, включающим понятия различного характера, и специальным, включающим однородные понятия (указатель фабрик и заводов). Составить предметный указатель значительно сложнее, чем географический или именной. Специфика предметного указателя состоит в отборе понятий для включения в него. В предметный указатель следует включать только наиболее существенные, раскрывающие основные вопросы и направления деятельности фондообразователя.

Построение указателей. Основным элементом указателя является рубрика, состоящая из предметного понятия и поисковых данных.

В зависимости от назначения указателя рубрика может быть: простой, т.е. не иметь подрубрик, сложной, т.е. иметь одну подрубрику или определение, гнездовой, т.е. иметь две или несколько подрубрик.

Примеры.

Рубрика простая Газета 7
Рубрика сложная Газеты, тираж 7, 8, 9
Рубрика гнездовая Газеты: "Известия, 7, 8, 9; "Независимая" 10; "Спид-инфо" 14, 16


Подрубрики могут располагаться как в алфавитной, так и в логической последовательности.

Образование:

низшее 25, 26
среднее 5, 9
высшее 12, 13, 35


Обратите внимание на особенность составления гнездовой рубрики, где рубрика - всегда родовое понятие, а подрубрики - его виды (этого рода). Поэтому нельзя составлять такого типа гнездовые рубрики, как:

яблоня
посадка 7
полив 8
уничтожение вредителей 9


Виды документов не включаются в предметные указатели. Указатель видов документов составляется только к перечням документов, которые служат для определения сроков их хранения (см. тему, посвященную комплектованию и экспертизе ценностей документов).

Понятия в предметном указателе могут быть однословными и многословными. При введении в указатель многословных понятий следует иметь в виду, что все слова несут разную смысловую нагрузку.

Так, например, в понятиях "борьба с неграмотностью", "борьба с дезертирством", "избирательная компания" основное смысловое значение имеют слова "неграмотность", "дезертирство", "компания". Такие слова называются ударными или ключевыми.

Выявление ударного ключевого слова необходимо для правильной организации поиска информации в указателе основных вопросов и направлений деятельности учреждения-фондообразователя. При включении многословного понятия в указатель ключевое слово ставится на первое место, т.е. осуществляется инверсия и к нему указываются поисковые данные. А второе слово превращается в пояснение, дополнение к первому.

Например:

"Неграмотность, борьба с ней 4, 6, 8"


Невозможно предугадать заранее мысли исследователя, поэтому в указатель необходимо включить многословное понятие полностью, сделав отсылку к понятию ключевому.

Например:

"Избирательная кампания см. Кампания избирательная"
"Кампания избирательная 13, 21"


Если оба слова являются ключевыми, то в указатель вносится такое словосочетание, какое включено в опись, а второе слово заносится в указатель на соответствующую букву с отсылкой на основное понятие, без указания ссылочных данных.

Например:

"Учет военнообязанных 14, 17, 18
Военнообязанные см. учет"


Инверсии не подвергаются устоявшиеся понятия.

Например:

Белая армия 7, 13


На практике для того, чтобы составить указатели к описи, необходимо каждое предметное понятие выписать на отдельную карточку, дать к нему необходимые пояснения, указать номера единиц хранения, где встречается это понятие. После выявления всех предметных понятий, в том числе именных и географических, следует произвести их систематизацию по алфавиту (до четвертого знака), инверсию, создать, при необходимости, сложные рубрики. И только после этого перенести содержание карточного указателя на листовую форму, при этом опись, составленная в электронном формате, считается описью листовой формы. При оформлении указателя в листовой форме прописные заглавные буквы русского алфавита должны быть проставлены перед каждой группой понятий, начинающихся на эту букву.

Например:

"А
Арбуз 5
Автомобиль:
грузовой 7, 8
легковой 8, 9
Архивы:
ведомственные 4, 5
государственные 7, 8
частные 13, 17
И
Избирательная компания см. Кампания избирательная
К
Кампания избирательная 7, 8, 9".


Переработка и усовершенствование описи необходимы для исправления ошибок, допущенных при первом ее составлении.

Переработка описей производится в исключительных случаях, если прежняя опись является непреодолимым препятствием для поиска информации.

Переводная таблица шифров составляется к переработанной описи после ее переработки в случае изменения номеров единиц хранения, т.е. при их перешифровке.

Так, при переработке нескольких небольших по объему описей одного фонда и при их объединении в одну опись с последующей пересистематизацией единиц хранения и изменением их номеров необходимо составление переводной таблицы. Переводная таблица устанавливает соотношение старых и новых шифров единиц хранения внутри фонда по форме: N единицы хранения по старой описи, N единицы хранения по новой описи, примечания. Она состоит из вертикальных колонок цифр: слева содержатся номера единиц хранения по старой описи, справа - указываются новые архивные шифры тех же единиц хранения. При включении в новую опись единиц хранения нескольких переработанных описей в переводную таблицу включается графа с номерами описей.

Переводная таблица шифров составляется как ко всем описям фонда, если его документы пересистематизированы и количество описей изменилось, так и к каждой описи, если систематизация проводилась только внутри каждой описи.

Переводная таблица составляется на основе карточек, на которых проводилось описание единиц хранения: в левой стороне карточки указан старый шифр единицы хранения, в правой - новый шифр. Систематизация карточек проводится по порядку старых шифров.

Переводная таблица помещается в конце описи. При наличии в фонде нескольких описей составляются переводные таблицы к каждой описи. Общая переводная таблица на фонд, образующая отдельный том, помещается за последней описью фонда [15, с. 87, 88].

Система каталогов в архиве


Система хранения архивных документов на уровне фонда закрепляется описью, но для поиска документной информации это недостаточно. При использовании архивных документов запросы, чаще всего, формируются по предметам, вопросам, темам, событиям. Для решения этой задачи в архивах создаются каталоги как межфондовые архивные справочники, в которых информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации, что дает исследователю широкие возможности для поиска информации.

Фрагмент документа ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"
П. 135 Архивный каталог - архивный справочник, в котором информация об архивных документах расположена в соответствии с выбранной схемой классификации


Система каталогов в отечественных архивах начала складываться в начале 60-х гг. XX в. За прошедший период государственные архивы накопили значительный опыт по созданию и ведению различных видов каталогов. Однако "массовая" каталогизация, проводившаяся в 70-80-е гг. XX в. в отечественных архивах привела к тому, что в традиционном виде каталоги содержали миллионы карточек, но эффективность их использования была низкая. Это объясняется рядом факторов: во-первых, традиционной формой поиска в каталоге информации; во-вторых, их "непубличным" характером, т.е. обслуживали запросы исследователей только сотрудники архива. Все это привело в 90-е гг. XX в. к приостановке каталогизации документной информации.

В отличие от описи каталог:

во-первых, охватывает подавляющее большинство фондов архива, потому что его структура не зависит от системы хранения документов, а отражает классификацию документной информации по темам, отраслям и т.д., опись же составляется на документы одного архивного фонда или его части;

во-вторых, гораздо подробнее описи, так как может содержать информацию не только одного дела, но и части документа, одного документа, группы документов, группы дел;

в-третьих, в отличие от описи не является учетным справочником, т.е. он не служит для подсчета количества дел и документов; единственная его функция - информационный поиск;

в-четвертых, если каждая опись строится на основе собственной схемы систематизации материалов данного фонда, то каталожные карточки всех фондов архива упорядочиваются в соответствии с единой схемой, основы построения которой являются общими для всех архивов.

В архивах организаций вместо каталогов используются картотеки.

В делопроизводстве важно уметь быстро найти ту или иную документную информацию. С этой целью ведутся регистрационные и учетно-регистрационные картотеки документов, картотеки писем и заявлений граждан и др. При этом необходимо помнить, что эти картотеки имеют не только сиюминутное значение: в дальнейшем вместе с документами они должны будут поступить в архив организации.

Особое значение имеют картотеки документов по личному составу, которые в ведомственных, объединенных ведомственных и межведомственных архивах помогают архивистам своевременно исполнять социально-правовые запросы граждан.

В архиве организации путь делопроизводственных картотек не завершается. В идеале они должны поступать вместе с документами постоянного хранения в государственный или муниципальный архив. Картотеки по истории государственных учреждений активно используются информационно-справочными службами государственных или муниципальных архивов для ответов на запросы граждан. Кроме того, "особо выдающиеся" делопроизводственные картотеки столетиями служат исследователям, например, картотека Департамента полиции в ГАРФ или картотека Сената в РГИА.

В архиве организации, если туда поступила некачественная делопроизводственная картотека или архив выполняет большой объем справочной работы, рекомендуется самостоятельно создать каталог документов архива учреждения.

В государственном или муниципальном архиве необходимо создать систему каталогов архива, а также в совершенстве овладеть методами поиска информации с помощью архивного каталога. Примеры созданных систем каталогов и делопроизводственных картотек в государственных архивах приведены в Приложении 5.3.

Совокупность различных каталогов составляет систему взаимодополняющих каталогов архива.

Сам процесс подготовки, составления и ведения архивных каталогов называется каталогизацией архивных документов:

Фрагмент документа Словарь современной архивной терминологии социалистических стран. - М., 1980
П. 162 Каталогизация архивных документов - процесс подготовки, составления и ведения архивных каталогов


Каталогизация включает в себя следующие виды работ:

определение вида каталога;

разработка схемы классификации документной информации в каталоге;

выявление и отбор документной информации для каталогизации;

описание документной информации на каталожных карточках;

индексирование каталожных карточек;

систематизация карточек и ведение каталога.

Рассмотрим подробнее каждый вид работ по каталогизации.

Определение вида каталога, создание которого предполагается, зависит от состава и содержания документов, а также от наличия других видов каталогов.

При определении состава каталогов конкретного государственного или муниципального архива учитываются: ранг и профиль архива; структура, состав и содержание фондов архива; степень разработанности фондов; интенсивность и задачи использования документов; наличие и качественный уровень других типов архивных справочников; материально-технические возможности архива.

В зависимости от выбранной структуры каталоги бывают двух типов: логической структуры и алфавитной структуры.

Если информация располагается от общего к частному, т.е. сверху вниз (метод дедукции), получают логическую структуру построения каталогов.

Если информация располагается от частного к общему, т.е. снизу вверх (метод индукции), получают алфавитную (формальную) структуру.

В свою очередь каталоги логической структуры по видам подразделяются на систематические, тематические и их разновидности (каталог по истории учреждений и каталог по истории административно-территориального деления) и хронологические, а каталоги алфавитной структуры - на предметные и их разновидности, именной и географический. Каталоги представляют собой межфондовые архивные справочники [17, с. 102].

Совокупность различных каталогов составляет систему взаимодополняемых каталогов архива.

Для государственных и муниципальных архивов основу системы каталогов составляют систематический каталог (рис. 5.1).

 

Рис. 5.1


Документная информация в систематическом каталоге классифицируется по отраслям знаний и практической деятельности общества и располагается в логической последовательности. К систематическому каталогу или его подразделам могут быть составлены предметный, географический и именной указатели (при отсутствии соответствующих каталогов).

В тематическом каталоге документная информация по теме сгруппирована внутри по подтемам, рубрикам и подрубрикам, расположенным в логической последовательности.

Условием самостоятельного существования тематического каталога в архиве, где ведется систематический каталог, является группировка информации по признаку, отсутствующему в систематическом каталоге.

В каталоге по истории учреждений документная информация классифицируется по отраслям, затем - по подведомственности, а далее - по типам учреждений (банки, заводы, общества, товарищества, управления) в алфавитном порядке, внутри - по алфавиту их наименований.

В каталоге по истории административно-территориального деления документная информация классифицируется по алфавиту предметных понятий (географических наименований). Затем систематизация проводится в логической и хронологической последовательности.

Если надо описать документы с точки зрения времени их создания, то составляют хронологический каталог. В этом каталоге сведения о документах группируются по периодам времени, векам, годам, месяцам, числам.

Хронологический каталог создается, как правило, там, где хранятся древние рукописи. Описание рукописей в таком каталоге дается по времени их создания или по времени освещаемых событий.

Если архив задался целью выявить, каких предметов - учреждений, событий, лиц, географических наименований - касаются его документы, то создается предметный каталог или как его разновидности именной и географический.

В именном каталоге информация классифицируется по алфавиту фамилий лиц, упоминаемых в документах или являющихся их авторами. Дальнейшая систематизация осуществляется в хронологической или другой последовательности.

В географическом каталоге документная информация классифицируется по алфавиту географических и топографических объектов (названий стран, их административно-территориальных делений, населенных пунктов, морей, рек и др.). Дальнейшая систематизация проводится в хронологической или тематической последовательности.

Название каталога будет определяться в зависимости от того, что положено в основу его деления: если в основе делений каталога взяты темы, то каталог по виду будет тематический (предметно-тематический), если предмет, - то предметный, если отрасли человеческих знаний или деятельности, - то систематический и т.д.

***


Разработка схемы классификации документной информации в каталогах. Научная разработка проблемы классификации архивной документной информации, находящаяся в тесной связи с развитием общей теории классификации, относится к началу XIX в., ко времени складывания предметной области архивоведения, системы архивов, выделения архивного дела в самостоятельную область государственного управления, когда начали разрабатываться классификационные схемы в родственных с архивоведением областях - документоведении и источниковедении.

В дальнейшем, в ходе развития общей теории классификации, разработки фундаментальных схем классификации в различных областях знаний активно развивались и теоретические представления о классификации архивной документной информации. В 70-80-е гг. ХХ в. в архивоведении вслед за специалистами, разрабатывающими проблему классификации в философии, логике, информатике и других научных дисциплинах, понятие классификации четко определилось как процесс и результат, получаемые путем логического деления понятий и предметов.

К началу 70-х гг. XX в. в исследованиях теоретиков отечественного архивного дела К.Г. Митяева, В.Н. Автократова, К.И. Рудельсон, в работах Н.А. Орловой, Л.Г. Сырченко и др. было сформулировано понятие "классификации" в их определениях, а также четко выделено наличие в архивах двух систем классификации:

первая научно организует документы архивного фонда - классификация архивных документов по комплексам;

вторая - классифицирует сведения из документов с целью их использования - классификация архивной документной информации.

В результате теоретических исследований были определены основные виды классификации документной информации, отраженной в справочно-информационных средствах: структурная, предметно-тематическая, типологическая, в основе которых лежат структурный элемент (структура), предмет (тема) или характерный (присущий данному объекту или его части) типический признак. Первые два вида классификации определяют специфику НСА архивов как традиционного, так и действующего в автоматизированном режиме.

Классификационные исследования 70-80-х гг. в области логики, философии, теории информации, информатики и других научных дисциплин оказали значительное влияние на развитие теоретических представлений о классификации в отечественном архивоведении.

Отечественными исследователями-архивистами были творчески освоены общетеоретические и научные подходы как отечественных, так и зарубежных исследователей к решению проблем классификации, в частности, для разработки лингвистического обеспечения АСНТИ по документам ГАФ СССР.

Теоретические достижения отечественного архивоведения в области классификации 70-80-х гг. были реализованы при разработке Схем единой классификации документной информации (СЕК) 1978, 1983 гг., а также Рубрикаторов и Тезаурусов АСНТИ по документам ГАФ СССР, позднее - Единого классификатора документной информации (ЕКДИ) 2007 г.

Исследование вопросов классификации документной информации в 90-е гг. характеризуется лишь локальными подходами к решению проблемы на фоне формирующегося информационного пространства с использованием новых технических и технологических возможностей.

Изучение и анализ методики классификации архивной документной информации 70-90-х гг. показали:

1) в современной теории и практике существуют две группы классификационных схем универсального характера, различающиеся по принципам построения: иерархического типа (УДК, ББК, СЕК, ЕКДИ и др.) и фасетные;

2) при разработке современных классификационных построений необходимо учитывать богатый методический опыт советских, российских архивистов по составлению СЕК, созданию ИПЯ классификационного и дескрипторного типа для АИПС;

3) возможности применения действующих классификационных схем в различных областях знания и разных отраслях ограничены из-за их недостаточной гибкости, старения заложенной в них информации, неполного отражения интеграции современных знаний и отраслей практической деятельности общества, что в конечном итоге не отвечает современным требованиям и задачам научного использования и информационного обслуживания;

4) в наибольшей степени приближена к современным классификационным потребностям архивных учреждений РФ Схема единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР (М., 1978) и Единый классификатор документной информации (М., 2007), которые построены на основе научной классификации событий, явлений, а не отраслей наук, как другие действующие схемы классификации [10, с. 7-10].

На основе обобщения отечественного и зарубежного опыта в стране был подготовлен ряд изданий классификационных схем для систематических каталогов:

"Таблицы библиотечной классификации для массовых библиотек";

"Библиотечно-библиографическая классификация" - ББК-СЕК (1962, 1978 гг.).

В России и странах восточной Европы используется ББК как основа классификации ретроспективной документной информации (РДИ).

В Международной библиографии и документалистике наиболее распространены две системы:

"Универсальная десятичная классификация" (ДК Дьюи);

"Классификация при помощи двоеточия" (Ранганатана).

Мельвиль Дьюи (1851-1931 г.), организатор американской библиотечной ассоциации, в 1872 г. составил первый вариант Десятичной классификации. Ее суть: вся совокупность сведений архива или библиотеки делится на основе дедуктивного метода на 10 классов, которые затем делятся на сотни, тысячные и т.д. классы. Например, десятичная классификация для книг:

000 - Общие произведения

100 - Философия

200 - Религия

600 - Полезные искусства

900 - История

Каждый из этих классов делится на 10 подклассов:

600 - Полезные искусства

610 - Медицина

620 - Инженерия

640 - Домашнее хозяйство

690 - Строительное дело

В 1897 г. на основе ДК Дьюи Международный библиографический институт в Брюсселе (МБИ) издал усовершенствованную ДК, которая с 1905 г. называется УДК. Она предназначалась для установления связи между библиографиями и библиотеками всего мира.

Имея в своей основе ДК Дьюи, УДК имела ряд таблиц определителей, разработанных сначала Чарльзом Кеттером (1837-1903 гг.), затем Полем Отле (1868-1944 гг.) и Анри Лафонтеном (1853-1943 гг.).

Эти таблицы имели свои знаки:

присоединения +

распространение /

отношение:

язык =

Были и свои специфические обозначения:

место (...)

время "..."

аспект 00

Таким образом, УДК по отношению к ДК Дьюи стала более углубленной, многоаспектной, способной раскрывать и содержание архивных материалов (но для документов советской эпохи она плохо подходит).

Индийский теоретик систематической классификации Ш.Р. Ранганатан (1892-1972 гг.) развил многоаспектный поиск информации, заложенный в УДК.

Он разработал "Классификацию двоеточием".

В ней 37 разделов:

А. Естественные науки

В. Математика

С. Физика

Z. Правоведение

К каждому разделу составлены таблицы - характеристики.

Например, к разделу "Д" - "Инженерия" есть таблицы:

по признаку работ,

по признаку инженерных работ

по признаку части;

Далее каждая таблица имеет свое деление.

"W" - "По признаку работ":

1 - здания и жилища;

2 - ирригационные и дренажные работы;

2 - горное дело;

"Е" - "По признаку инженерных работ"

1 - прикладная механика;

2 - исследование;

3 - ...

4 - чертежи и рисунки

"Р" - "По признаку части"

1 - земляные работы;

2 - фундамент;

3 - пол;

6 - крыша;

7 - окна.

Связь между понятиями, взятыми из разных разделов и таблиц, обозначается двоеточием.

Например, Д:Е2:Р1 "Инженерные исследования земляных работ".

Таким образом, если УДК и ДК Дьюи относятся к иерархическим классификациям, то классификация Ранганатана преодолевает одноаспектность иерархических классификаций и может служить основанием для автоматизированных ИПЯ.

Главное, что необходимо помнить при классификации книг, произведений печати: при библиотечной классификации книги и т.п. расставляются на полках по той же схеме, по какой производится поиск сведений.

При классификации архивных материалов классификационная система хранения и классификационная система поиска ретроспективной документной информации совпадают.

В отечественном архивоведении ранее использовали "Схему единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР (советский период)". - М., 1978 (СЕК), которая во многом вобрала черты рассмотренных систем. Она использовалась в отечественных архивах до 2007 г., была предназначена для систематического каталога, следовательно она также построена на основе логической структуры, где делениями являются отрасли знаний и деятельности общества. Такими отраслями в масштабах государства являются:

государственное строительство. Государственная власть. Охрана государственности (индекс Б/3);

общественно-политическая жизнь (индекс И/К);

народное хозяйство (индекс Л/Т);

культура. Наука. Здравоохранение (индекс У/Я).

Каждую такую отрасль (деление) в СЕК принято называть отделом. Наряду с отраслевыми отделами в СЕК введен историческо-тематический отдел: Великая Октябрьская социалистическая революция (индекс А). Введение этого отдела обусловлено наличием значительного количества документов по этой теме в госхранилищах и их значительным использованием.

Отраслевые и историко-тематические отделы образуют главную таблицу СЕК, ее стержень. Каждый отдел имеет свое четкое деление на подотделы, разделы и подразделы и более мелкие деления. При работе с СЕК необходимо знать, что глубина делений в каждом отделе может быть различной. В совокупности подотделы, разделы, подразделы и более мелкие деления образуют основную таблицу. Для детализации понятий, выражений их многоаспектности, а также для исключения повторов к основной таблице в СЕК разработаны четыре таблицы общих определителей:

аспекта: руководство и организация управления; рабочий процесс и внедрение его результатов; экономика, обеспечение и снабжение производства; разработка теоретических проблем; творческая деятельность и т.д.;

групп населения: по занимаемому положению, характеру связи с предприятием, оплате труда; по возрасту; по налоговой принадлежности и т.д.;

языка: иностранный и народов СССР;

места: зоны и общие указания определенных мест: страны света; государства и государственные объединения и т.д. Знайте! Любое понятие из таблицы общих определителей может сочетаться с любым понятием основной таблицы СЕК, но не во вред логике.

Более сложно обстоит дело с детализацией понятий отдельных подотделов. Разработаны три таблицы специальных определителей аспекта к подотделам:

вооруженные силы (индекс Ж) и Вооруженная защита социалистического Отечества (индекс 3);

народное образование (индекс Ф);

физкультура и спорт (индекс 3).

Имейте в виду: понятия из конкретной таблицы специальных определителей аспекта сочетаются только с понятиями того подотдела, к которому таблица составлена.

В 2007 г. ВНИИДАД совместно со специалистами федеральных и региональных архивов подготовили Единый классификатор документной информации Архивного фонда Российской Федерации (ЕКДИ АФ РФ. - М., 2007). Данный классификатор открывает новые возможности для развития архивных каталогов, являющихся основными справочно-поисковыми средствами, предназначенными для тематического поиска на внутри- и межфондовом уровнях.

При разработке ЕКДИ АФ РФ были учтены системные изменения, произошедшие практически во всех сферах жизни Российской Федерации: новое политическое и государственное устройство, изменение форм собственности и многое другое, что нашло отражение в документах, информация о которых должна войти в каталоги. Важно отметить, что ЕКДИ АФ РФ на новом методическом уровне развивает подходы к каталогизации, заложенные в СЕК (М., 1978; М., 1983).

Разработчики ЕКДИ Архивного фонда Российской Федерации отмечают ряд его существенных отличий от предыдущих классификационных схем, применявшихся при создании систематических каталогов в архивах СССР:

ЕКДИ АФ РФ устраняет разрыв в классификации документной информации по истории нашей страны до октября 1917 г. и после этой даты, охватывает все исторические периоды;

ЕКДИ АФ РФ дополнена новой информацией, осуществлена ее деидеологизация;

ЕКДИ АФ РФ разработан как универсальный информационно-поисковой язык иерархического типа, специально предназначенный для классификационного анализа архивной документной информации, содержащейся в документах АФ РФ, независимо от носителя информации, времени создания документов и места их постоянного хранения;

ЕКДИ АФ РФ устанавливает и закрепляет единый для всех государственных и муниципальных архивов РФ систематизированный перечень наименований и индексов объектов классификации, что создает основу для формирования единого архивного информационного пространства нашей страны;

ЕКДИ АФ РФ разработан на основе научной классификации событий, явлений и фактов государственной и общественной жизни;

в классификаторе заложена возможность отражения новых отраслей деятельности и человеческих знаний без ломки существующей системы понятий" (Единый классификатор документной информации Архивного фонда Российской Федерации - с. 5-7 [16]).

Структура построения СЕК и ЕКДИ АФ РФ схожи. Так, СЕК состояла из Главной таблицы, Основной таблицы, Таблиц общих определений и Таблиц специальных определений, относящихся только к определенным подотделам, а также справочно-ссылочного аппарата, алфавитно-предметного указателя, указателей изменения индексов "Схемы единой классификации", методических указаний по применению "Схемы единой классификации".

ЕКДИ АФ РФ состоит из классификационных таблиц (Главной, Основной; пяти таблиц определителей), справочно-ссылочного аппарата, алфавитно-предметного указателя, списка сокращенных слов, таблицы соответствия индексов понятий ЕКДИ индексам Схем классификации документной информации советского и досоветского периодов, методических указаний по применению ЕКДИ АФ РФ.

При сравнении информационного наполнения классификационных схем СЕК (М., 1978) и ЕКДИ АФРФ(М., 2007) можно отметить несколько существенных отличий ЕКДИ АФ РФ от СЕК:

более чем в 6 раз увеличилось количество отделов;

часть отделов в ЕКДИ АФ РФ ранее в СЕК были подразделами, другая часть появилась впервые;

на уровень разделов в Главной таблице ЕКДИ вынесена информация о событиях, явлениях общественной, социальной жизни общества, ранее не находившей достойного отражения в СЕК, как "маловажная", (например, разделы 23-28). Ряд названий претерпели деидеологизацию, (например, отдел N 32).

Составители нового классификатора априори предполагают, какая информация будет содержаться в документах источников комплектования государственных, муниципальных и других архивов, а также архивохранилищ страны, которым в соответствии с действующим законодательством предоставлено право постоянного хранения документов Архивного фонда РФ.

Наполнение Главной таблицы ЕКДИ во многом определено составом и содержанием деятельности государства и общества от периода средневековья до XXI в.

При сопоставлении двух основных таблиц ЕКДИ и СЕК, очевидно, что при сохранении четырехуровневого деления, их наполнение существенно отличается. Так, основная схема ЕКДИ АФ РФ содержит многократно большее количество разделов. Информационное наполнение схемы деидеологизировано. Расширены возможности архивов по дополнению предложенных понятий, что позволит при проведении каталогизации максимально учитывать состав и содержание документов конкретных фондообразователей.

Таким образом, в СЕК и ЕКДИ АФ РФ назначение и типы таблиц одинаковы. Различие наиболее существенно в понятиях таблицы "групп населения". Все остальные таблицы существенно дополнены новыми понятиями (Приложение 5.4).

К обоим классификационным справочникам составлены алфавитно-предметные указатели, которые представляют собой систематизированный в алфавитном порядке перечень имеющихся в таблицах понятий с их индексами. Они дают возможность выявить предметные, горизонтальные связи понятий, размещенных в разных подразделениях Схемы и Классификатора. Отличие алфавитно-предметного указателя к ЕКДИ состоит в его многократно превышающем объеме соответствующего указателя к СЕК. Для Схемы и Классификатора характерно деление понятий, тесно связанных между собой по содержанию. Связь между близкими понятиями СЕК и ЕКДИ устанавливаются в первую очередь структурой их главных и общих таблиц: последовательность и соподчиненность отделов, подотделов, разделов и подразделов и конкретных индексов. Кроме того, в справочниках использована система отсылок, полных и частичных, для установления предметных связей, расчлененных в таблицах (полная ссылка - это указание от возможного расположения понятия к его фактическому месту в Классификаторе. Частичная, дополняющая отсылка свидетельствует о тесной взаимосвязи двух или более родственных понятий, разделенных в классификаторе [16, с. 29, 30]. Например: "28.04.00.00. Музеи. Музейное Дело. См. также - 25.02.00.00. Научные учреждения" (ЕКДИ АФ РФ/М., 2007, С. 360).

Важным элементом ведения любого каталога является индексирование отобранной для него документной информации. Индексирование - это процесс выбора или составления индексов по схеме и проставление на каталожной карточке:

Фрагмент документа Словарь современной архивной терминологии социалистических стран. - М., 1988
П. 134 Индексирование - выбор и/или составление индекса (индексов) на основе системы индексов и его / их проставление на документах, делах, каталожных карточках
П. 132 Индекс - условный знак (буква, цифра) или совокупность таких знаков, используемые в ИПЯ, АИПС, а в традиционных ИПС присеваемые соответствующим классификационным делениям схемы классификации документов (документной информации) и проставляемые на каталожных карточках (классификационный индекс)
П. 133 Индексация - то же, что система индексов


Индекс - это условное обозначение, элемент языка, цифр, букв и условных знаков в системе классификации. Одно условное обозначение или их совокупность присваиваются соответствующим классификационным делениям схемы классификации документной информации и проставляются на каталожных карточках.

Система индексирования необходима для закрепления места и отражения взаимосвязей делений схемы. Сопоставим систему индексирования СЕК и ЕКДИ. Общим требованием является мнемоничность, т.е. легкость для запоминания (приложение 5.5).

В схемах применяются простые, составные и комбинированные индексы. Простые индексы - отдельная запись, характеризующая одно понятие или один признак и т.д.:

СЕК ЕКДИ
ФЗ школьное образование (02.02) основная деятельность, -1.43 студенты, =80 русский язык, "6.286" Московская (губерния) область 24.01.02.00. школьное образование, 25.04.00.00. архивное дело, -6.4 специалисты с высшим образованием, (07.03.02.06. студенчество, учащиеся), =94 русский язык, "6.354" Московская (губерния) область


Составные индексы включают в себя несколько простых индексов разных таблиц (основной и таблиц определений):

СЕК ЕКДИ
Г011 (02.02) деятельность Верховного суда СССР 04.02.01.01(02) деятельность Верховного суда РФ, 25.04.00.00.(02.13) компьютеризация архивов


Комбинированный индекс содержит несколько простых или составных индексов, объединенных знаком отношения (двоеточием). Значение комбинированного индекса объединяется в одно, а располагаются они по смыслу:

СЕК ЕКДИ
В СЕК исключение составляли комбинированные индексы, в которых имелись индексы разделов: Л11. Труд. Социальное обеспечение Л12. Планирование Л13. Финансы. Финансирование Л14. Статистика. Учет Л18. Капитальное строительство В ЕКДИ исключение составляют комбинированные индексы подразделений: 10.00.00.00. Финансы 12.00.00.00. Статистика 13.00.00.00. Труд 15.00.00.00. Строительство, так как индексы этих подразделений указываются после индексов конкретных отраслей экономики


Преемственность в составлении двух схем заметна даже в названиях разделов, отнесенных к исключениям при составлении комбинированных индексов:

Т1. 16: Т3. Радиофикация административных зданий 23.02.01.07:26.02.04.09. Радиофикация административных зданий
Система индексации СЕК имела ограниченные, возможности для дальнейшего развития, так как почти на каждом (кроме первого) классификационном уровне составители оставили свободные резервные индексы для дополнения схемы. Свободные индексы в подразделениях распределены неравномерно. Свободные индексы использовались государственными архивами по своему усмотрению после согласования с архивным органом (для индексов на уровне ниже раздела). Для использования свободных индексов на уровне подотделов и разделов архив должен был получить согласие ВНИИДАД Система индексирования ЕКДИ дает существенно большие, практически неограниченные, возможности для дальнейшего развития. Составители указывают на то, что государственные и муниципальные архивы могут осуществлять детализацию классификатора на уровнях, начиная с 5-го (частично), на 6-м, 7-м и последующих (полностью). При этом требование согласований доработки схемы классификатора с органами архивного управления либо ВНИИДАД отсутствует.


Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных, архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (далее - Правила 2007 г.) продолжая сложившуюся в отечественной теории и методике архивоведения практику, традиционно относят каталог(и) к категории обязательных для ведения в архиве (с. 95). При этом Правила фиксируют следующее положение: "Состав системы каталогов архива определяется составом и содержанием архивных документов, интенсивностью их использования, степенью разработанности архивных фондов, наличием и качеством других типов архивных справочников. Основными в системе каталогов архива являются систематический и именной" (с. 102).

Таким образом, следует сделать вывод о том, что процесс ведения каталогов в архивах должен продолжаться, и базой для данной работы должен стать новый "Единый классификатор документной информации Архивного фонда Российской Федерации" [16]. Обратим внимание на ряд функций, которые составители относят к основным, исходя из положения, что ЕКДИ АФ РФ- это современный методический инструмент для:

объединения архивных ресурсов АФ РФ в единое информационное пространство и предметной идентификации национальных архивных ресурсов в глобальной информационной сети;

унификации описания и индексирования тематической структуры АФ РФ;

организации, структурирования и регулирования постоянно растущего объема архивной информации;

обеспечения совместимости, тесного взаимодействия и взаимоувязанного функционирования всех элементов архивной информационной среды;

повышения эффективности поиска и использования архивной документной информации;

возможности внесения изменений и/или новых понятий без нарушения принятой структуры классификации" [20, c. 99-105].

В архивном фонде для каталогизации определяются следующие группы документов:

организационно-распорядительные, планово-отчетные и другие документы учреждения-фондообразователя;

руководящие документы вышестоящих органов, непосредственно относящиеся к учреждению-фондообразователю;

документы подведомственных учреждений, присланные для контроля, обобщения, анализа;

печатные издания, относящиеся к деятельности учреждения-фондообразователя;

копии предложений, проектов постановлений, актов проверки и другие документы, по своей ценности и трудности поиска заслуживающие каталогизации.

При каталогизации особое внимание должно уделяться важным событиям, фактам и явлениям, отражающим эпоху, определенный исторический период, событие или характер отдельной местности, региона и т.д.

Задача выбора фондов для каталогизации предусматривает установление очередности работы с документами и определение степени обобщения сведений при их описании на каталожных карточках. При выборе фондов для каталогизации следует учитывать определенные факторы, оказывающие влияние на очередность работы с фондами: комплексность разработки фондов, интенсивность и возможности использования документов, состав и состояние СНСА архива и ее элементов, направление, деятельности архива, степень сохранности документов.

При выборе фондов для каталогизации руководствуются следующими критериями: научно-исторической ценности, многосторонности документной информации, содержащейся в документах фондов, необходимости использования документов в плановой, текущей работе архива.

В первую очередь тематической разработке подвергаются наиболее интенсивно используемые фонды: органов государственной власти и управления, статистики, финансов и др. Целесообразно намечать к каталогизации фонды, документы которых могут быть использованы при подготовке публикаций документов, обзоров, различных информационных документов.

Основное внимание при выборе фондов для каталогизации следует обращать на фонды центральных учреждений, состоящих из высокоинформативных документов, которые чаще всего не могут быть включены в описание на уровне единицы хранения (дела) в полном объеме.

В фондах отраслевых учреждений рассматриваются отдельные структурные части, в которых отложились дела многостороннего содержания, сформированные по номинальному признаку (например, протоколы, доклады, стенограммы).

В архивах может применяться метод комплексной разработки фондов, когда первоочередной каталогизации подвергаются фонды, документы которых связаны между собой временем происхождения и масштабом деятельности в рамках одной административно-территориальной единицы, т.е. представляют собой определенный комплекс (фонды губернских учреждений определенного периода и фонды окружных и уездных учреждений того же времени). Использование комплексной разработки фондов дает возможность применения группового описания документов. Возможно также проведение каталогизации комплексов фондов учреждений одной системы за весь период их существования независимо от административно-территориального деления (фонды органов культуры).

При определении фондов для каталогизации должны учитываться также состав и качество CНСА архивов в целом и отдельных ее элементов, прежде всего описей. Наличие в архиве именного и географического каталогов может оказать влияние на выбор фондов, в которых содержится необходимая для них информация. Эти фонды разрабатываются в числе первых.

Выбор фондов для каталогизации тесно связан с тематикой и интенсивностью использования архивных фондов. Например, многие исследования и запросы (в ЦГАНХ, РГАЭ) в 1980-е гг. касались агропромышленного комплекса. Поэтому разработке были подвергнуты фонды министерств сельского хозяйства, тракторного и сельскохозяйственного машиностроения и др. Разработке могут подвергаться дела не за весь период существования организации, а за определенный период ожидаемого активного использования документов. Так, по фонду Министерства сельского хозяйства СССР проводилась каталогизация документов до 1946 г., так как период активного обращения к этому фонду заканчивался серединой 40-х гг.

При недостаточной степени сохранности документов фонда, намеченного к каталогизации в первую очередь, разработке могут быть подвергнуты также фонды учреждений его системы, если их документы более полно освещают деятельность основного учреждения.

Для каталогизации во вторую очередь намечаются отдельные фонды, содержащие информацию о различных сторонах деятельности фондообразователей, которая не дублируется в документах учреждений [13, с. 36, 37].

Отобранная для каталогизации документная информация описывается на каталожных карточках дифференцированно, т.е. путем применения различных приемов описания:

подокументного;

поединичного;

группового.

При подокументном описании на карточку выносится информация одного документа или части сложного, многоаспектного документа (протоколы, доклады).

При поединичном описании на карточку заносится информация одного дела, но при условии, что она касается одного вопроса или события.

При групповом описании на карточку заносится информация группы документов (одного или нескольких дел) или группы дел (одного фонда). В этих случаях также наблюдается единство вопроса, события, места и времени. Как видно из этого ряда, три приема охватывают пять объектов описания (по возрастающей):

часть документа;

документ;

группа документов;

дело;

группа дел.

Описание документной информации на каталожных карточках. Этот процесс представляет собой не что иное, как фиксирование вторичной документной информации на каталожной карточке:

Фрагмент документа Словарь современной архивной терминологии социалистических стран. - М., 1982
П. 163 Каталожная карточка - карточка, включаемая в карточный каталог и содержащая сведения, соответствующие задачам и тематике архивного каталога


Каталожная карточка имеет строго установленную форму с обязательным набором элементов, объединенных в отдельные группы:

классификационные (индекс, рубрика, подрубрика, дата и место события);

информационные (содержание документов);

поисковые (название архива, название фонда, N фонда, N описи, N дела, листы);

внешние (язык документа и способ воспроизведения);

контрольные (должность и подпись составителя, дата составления карточки).

При описании классификационных сведений следует учесть, что такие элементы, как "Рубрика", "Подрубрика" и "Индекс" целесообразно заполнять именно в указанной последовательности и в последнюю очередь после заполнения информационных, поисковых, внешних и контрольных сведений. Элементы "Дата события" и "Место события" содержат дату и место описываемых событий, фактов, явлений. Перед описанием классификационных сведений необходимо еще раз изучить документную информацию на каталожной карточке, выбрать основное понятие, кратко и достаточно полно характеризующее содержание документа. Такое понятие выносится в "Рубрику". Затем определяется детализация этого понятия, под каким аспектом оно дано в содержании. Эта информация выносится в "Подрубрику".

Именно "Рубрика" и "Подрубрика" служат основой для проведения индексирования карточек.

Основным методом описания информационных сведений является предметное (повопросное) описание, когда на одной карточке дается только один вопрос, независимо от того, где он освещен: в части документа, в одном документе, группе документов, деле или группе дел:

Фрагмент документа Словарь современной архивной терминологии социалистических стран. Вып. II. - М., 1988
П. 199 Предметный метод описания документов - отражение в описательной статье на каталожной карточке одного предмета (вопроса)


При описании информационных сведений в первую очередь описывается вопрос, содержание документа, затем вид документа или вид дела, автор, адресат, корреспондент. Формальный признак - указание подлинности - указывается в отдельных случаях.

Следует учесть, что в ходе заполнения карточек при описании переписки обязательно указывается автор, а затем - корреспондент.

При описании поисковых сведений элементы "Название фонда", "N фонда", "N описи", "N дела" заполняются в полном соответствии с данными описи. Но если карточка составлена на группу дел, то указываются все номера этих дел.

Элемент "Лист" указывает номер страницы или количество листов документа или документов, информация из которых была вынесена на карточку. Если карточка составлена на дело, то указывается общее количество листов в деле.

При описании внешних сведений элемент "Язык документа" заполняется только в том случае, когда документ написан на другом языке, нежели основной массив документов данного архивного фонда.

Элемент "Способ воспроизведения" также заполняется в редких случаях, когда документ выполнен в нетрадиционной форме.

При описании контрольных сведений элементы "Должность и подпись составителя" и "Дата составления карточки" заполняются обязательно (в учебной ситуации вместо должности уместно указать "учащийся...").

Индексирование каталожных карточек. После отбора и описания документной информации на каталожных карточках можно приступать к их индексированию. Индексирование - это процесс выбора и составления индексов по схеме и их проставления на каталожных карточках. Индекс - это условное обозначение, элемент языка, букв, цифр и условных знаков.

Одно условное обозначение или их совокупность присваиваются соответствующим классификационным делениям схемы классификации документной информации и проставляются на каталожных карточках.

Назначение индекса - передать содержание информации, которая зафиксирована в документах, закрепить место делений в классификационной схеме и отразить связи между этими делениями.

Система индексов - это система построения индексов с учетом методики, определенных правил. Другими словами, это перевод с естественного языка на искусственный язык букв, символов, правил.

Системы индексов бывают нескольких видов:

буквенные;

цифровые;

смешанные (комбинированные).

Цифровые, в свою очередь, могут подразделяться на:

нумерационные;

серийные;

десятичные.

Применение каждой из этих систем индексов обусловлено структурой построения схемы классификации - логической или алфавитной.

Семантическую основу классификатора составляют лексические единицы информационно-поискового языка (ИПЯ), передаваемые словами и словосочетаниями естественного языка и включающие понятия, обозначающие объекты, процессы, явления. Для использования ИПЯ в автоматизированном режиме поиска в ЕКДИ существует система индексов, с помощью которых выражены его лексические единицы, соответствующие определенным подразделениям классификатора.

Система индексирования необходима для закрепления места и отражения взаимосвязи делений классификатора. Она должна обладать последовательностью расположения, мнемоничностью (легкостью и удобством в использовании), достаточным внешним различием разнообразных сочетаний одних и тех же знаков. Основное необходимое требование, предъявляемое к любой системе индексирования - максимальная краткость индекса, т.е. при наименьшем количестве знаков индексы должны давать наибольший объем информации.

Система индексирования ЕКДИ построена таким образом, что обладает мнемоничностью, а также гарантирует быстроту и четкость проведения индексирования архивной документной информации.

Система индексирования представляет собой совокупность всех использованных в Схеме индексов и метод их построения. В ЕКДИ применена цифровая система индексирования.

При этом на всех уровнях деления понятий классификатора предусмотрен сотенный принцип деления, что обеспечивает простоту индексирования информации, достаточную широту, гибкость, динамичность, возможность дополнения классификатора. Такая система позволяет зафиксировать и выразить соподчиненность различных понятий, показать самостоятельные логически равнозначные понятия. Она дает большое количество знаков для закрепления классификационных понятий, возможность проводить необходимые изменения в подразделениях с сохранением логической связи предметных понятий. Кроме того, она отличается четкостью и последовательностью в порядке расположения индексов.

Понятия схемы классификатора, соответствующие определенным его подразделениям (отделам, подотделам, разделам, подразделам) и отношения между ними выражены индексами в цифровом обозначении. В схеме классификатора применяются простые, составные и комбинированные индексы.

Простые индексы представляют собой отдельную запись, характеризующую одно понятие или признак. Например:

01.03.01.00 Избирательная система.

Составной индекс включает в себя несколько простых индексов разных таблиц классификатора. Например:

25.04.00.00 (02.13) Компьютеризация архивов.

Комбинированный индекс содержит несколько простых или составных индексов, объединенных знаком отношения (двоеточием). При этом значение его составных частей соединяется в одно, а располагаются они по смыслу. Исключением являются комбинированные индексы следующих подразделений классификатора:

10.00.00.00. Финансы...; 12.00.00.00. Статистика...; 13.00.00.00. Труд...;

15.00.00.00. Строительство.

Индексы этих подразделений в комбинированном индексе указываются после индексов конкретных отраслей экономики. Например:

24.00.00.00: 12.00.00.00. Статистика образования.

Система индексирования классификатора в дальнейшем может развиваться. Пользователи классификатора, в частности архивы, могут использовать его схему как полностью, так и отдельные ее части по мере необходимости, а также детализировать ее деления на последующих, нижестоящих уровнях.

Совокупность знаков, применяемых для обозначения индексов, составляет базу индексирования. Она включает следующие знаки: арабские цифры (1, 2, 3 ...), двоеточие (:), точку (.), круглые скобки (...), кавычки "...", знак равенства (=), знак присоединения (+).

Арабские цифры используются для обозначения всех подразделений схемы классификатора и в таблицах определителей:

01.00.00.00; 17.01.03.03; 14.03.01.00; (01); "0.20"; -1.1; =7; (06.8).

Двоеточие - знак отношения, применяется при составлении комбинированных индексов, а также при детализации понятий двух и более индексов таблиц определителей. Например:

18.00.00.00: 11.00.00.00. Планирование сельского хозяйства.

Точка используется в качестве разделительного знака в индексах Схемы классификатора, таблиц определителей аспекта, групп населения, места и специальных определителей к отделу 06.00.00.00. (Вооруженные силы. Войны и военные конфликты.)

Например:

01.00.00.00. Государственное устройство.

(01.01) Высшие органы - определитель аспекта.

-1.22 Временные работники - определитель групп населения.

06.2 Военное положение - специальный определитель к отделу 06.00.00.00.

Круглые скобки служат отличительным признаком индексов таблиц общих и специальных определителей аспекта при присоединении их к индексам основной таблицы.

Например:

02.02.02.01 (01.30) Создание общегосударственных законодательных, законосовещательных и представительных органов власти.

Кавычки применяются в таблице общих определителей места при присоединении определителей места к индексам основной таблицы. Например:

28.00.00.00 "6.354" Культурно-просветительная работа в Московской области.

Дефис является отличительным знаком определителей групп населения в таблице общих определителей групп населения, когда они присоединяются к индексу основной таблицы. Например:

07.05.01.07-9.1 Рабочие политические кружки досоветского периода.

Знак равенства является составным элементом индексов таблицы общих определителей языка и употребляется при присоединении их к индексам основной таблицы. Например:

27.03.04.00 = 94 Периодическая печать на русском языке.

Знак присоединения применяется, когда к индексу основной таблицы присоединяется несколько общих определителей языка или места. При этом они просто свободно перечисляются. Например:

29.00.00.00 "6.299 + 6.301" Здравоохранение. Санитария и гигиена в Республике Коми и Корякском национальном округе.

Систематизация карточек и ведение каталога. Заиндексированные карточки необходимо систематизировать для включения в каталог.

Помните! Систематизация карточек проводится в соответствии с индексами в порядке расположения цифр.

28.00.00.00. Культурно-просветительная работа.

28.01.00.00. Общие вопросы.

28.01.01.00. Законодательство по вопросам культурно-просветительной работы.

28.02.00.00. Деятельность культурно-просветительных учреждений.

28.10.02.02. Использование памятников истории и культуры в культурно-просветительных и научных целях.

В группе карточек с одинаковыми индексами дальнейшая систематизация проводится по рубрикам и подрубрикам, указанным на карточках. Расположение самих карточек уже на уровне подрубрик производится по логическому принципу - от высшего к низшему, от общего к частному. Например: группы карточек, образованные по географическому признаку, располагаются по указанному принципу, а равнозначные - по алфавиту географических наименований. Группы карточек, образованные по хронологическому признаку, располагаются по дате событий и далее по датам документов.

Для взаимосвязи как отдельных делений систематического каталога, так и всего каталога с архивными справочниками используют отсылочные карточки. В отсылочных карточках графы "Индекс", "Рубрика" и "Подрубрика" заполняются в обычном порядке, а в графе "Содержание" после информации из документов указываются "См. также" и индекс соответствующего деления в каталоге или другом архивном справочнике.

Одним из источников пополнения системы каталогов архива могу быть имеющиеся в архивах тематические и предметно-тематические картотеки по документам фондов, картотеки по личному составу на документы наиболее информативных и часто используемых фондов в справочных целях.

Самостоятельно существующие картотеки должны быть связаны с системой каталогов путем отсылок в обычном порядке, а в графе "Содержание" после информации из документов указываются "См. также" и индекс соответствующего деления в каталоге или другом архивном справочнике.

Отсылки бывают полные и частичные.

Полная отсылка - это указание от возможного расположения понятия к его фактическому месту в Классификаторе. При этом необходимо учитывать, что понятие, от которого дается отсылка, своего кода не имеет и помещается в схеме классификатора там, где по логике содержания вопроса (темы) его можно было бы искать.

Полная отсылка от одного понятия к другому понятию с кодом обозначается "см. ...".

Например: В разделе 04.02.01.00. Судебная власть дано понятие без кода "Финансирование судебной деятельности", от которого дается полная отсылка - см. 10.02.03.04. "Финансирование судебной власти".

Частичная, дополняющая отсылка свидетельствует о тесной связи двух или более родственных понятий, разделенных в классификаторе.

В тех случаях, когда комплексное понятие расчленено и каждая из частей включена в определенное подразделение Классификатора, в других соответствующих его подразделениях даются частичные отсылки к основному понятию и к близкому ему по значению другому понятию.

Частичная, дополняющая отсылка обозначается "См. также...".

Например:

06.01.03.09. Военные ордена, медали и наградные знаки.

См. также - 01.09.01.00. Награды.

09.02.02.00. Почвы.

См. также - 18.04.01.02. Обработка почвы; 25.12.04.00. Грунтоведение; 25.1 1.08.04. Почвовеведение.

Каталоги, как и другие архивные справочники, могут вестись в автоматизированном режиме, обеспечивающем возможности оперативного и многоаспектного поиска и представления документной информации, в том числе в режиме удаленного доступа. (Правила организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. С. 103 [17]). Вопросы разработки и ведения автоматизированных каталогов, рассматриваются в дисциплине, посвященной информационным технологиям в архивном деле.

Путеводители


Путеводители как и каталоги относятся к обязательным справочникам в системе справочно-поисковых средств в государственных, муниципальных и ведомственных архивах:

Фрагмент документа ГОСТ Р. 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
П. 133 Путеводитель по (архивным) фондам архива - архивный справочник, содержащий в систематизированном порядке характеристики или краткие сведения об архивных фондах и предназначенный для ознакомления с его составом и содержанием


Путеводитель - это традиционная форма справочника, предназначенная для публикации с целью предоставления возможности исследователям заранее знакомиться с составом документов конкретного архива.

Понятие "путеводитель" является родовым. Видами путеводителя являются:

путеводитель по фондам архива (архивов);

краткий справочник по фондам архива (архивов);

тематический путеводитель по фондам архива (архивов).

Путеводители подразделяются также на архивные (внутриархивные) и межархивные.

Вид путеводителя определяется его целевым назначением [17. с. 101].

Путеводитель по фондам архива - вид архивного справочника, содержащего краткие характеристики или краткие сведения об архивных фондах (коллекциях, комплексах документов) в систематизированном порядке и предназначенного для общего ознакомления с составом и содержанием фондов архива.

Краткий справочник по фондам архива(ов) - это вид путеводителя, содержащий систематизированный перечень фондов. Краткие справочники подразделяются на аннотированные и неаннотированные. В аннотированном кратком справочнике содержатся сведения о названии архивных фондов архива со всеми переименованиями фондообразователей, справочных данных о фондах и краткой аннотацией документов, содержащихся в нем.

Неаннотированный краткий справочник по фондам архива(ов) содержит сведения о названиях архивных фондов и их справочных данных.

Тематический путеводитель по фондам архива(ов) - вид путеводителя по фондам архива(ов), характеризующий ту часть документов этих фондов архива(ов), в которой заключена информация по теме (темам), и указывающий наименования или номера архивных фондов.

Путеводитель, краткий справочник и тематический путеводитель могут создаваться по фондам всех или нескольких архивов любого региона, по фондам отдельного государственного, муниципального архива, по отдельному комплексу фондов государственного, муниципального архива(ов).

***


Например, в разное время издавались также виды путеводителей, как:

Центральный государственный исторический архив в г. Москве: путеводитель. - М., 1946.

Центральный государственный архив Октябрьской революции и социалистического строительства: Путеводитель: В 2 ч. - М., 1946-1952.

Справочник о составе и содержании документальных материалов ЦГА РСФСР. - М., 1959.

Архивные фонды ЦГА РСФСР: краткий справочник. - М., 1973.

Краткий справочник о фондах Центрального государственного архива Октябрьской революции, высших органов государственной власти и органов государственного управления СССР. - М., 1979.

Центральный государственный архив Октябрьской революции, высших органов государственной власти и органов государственного управления СССР: справочник: В 2 т. - М., 1990.

Тематический указатель к коллекциям микрофотокопий документов зарубежных архивов, хранящихся в Центральном государственном архиве Октябрьской революции, высших органов государственной власти и органов государственного управления СССР. - М., 1978. То же: - 2-е изд., испр. и доп. - М., 1991.

Высшие органы государственной власти и органы центрального управления РСФСР (1917-1967 гг.): Справочник. - М., 1971.

Краткий справочник фондов ЦГАНХ СССР. - М., 1973.

Центральный государственный архив народного хозяйства СССР: Новые поступления: В 4 вып. - М., 1988-1991. Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат. - М., 1994. С. 21, 61.

Государственные архивы РСФСР: справочник - путеводитель. - М.: Сов. Россия, 1980. - 368 с.

Государственные архивы СССР: справочник. Ч. 1. - М., 1989. - 603 с. Ч. 2. - М., 1989. - 419 с.

Документы ГАФ СССР в библиотеках, музеях и научно-отраслевых архивах: справочник. - М., 1991. - 589 с.

Путеводители, краткие и тематические справочники по федеральным архивам, изданных в 1990 - 2000-е гг. даны в приложении 5.6.

В РГГУ был подготовлен и издан в 2006 г. тематический путеводитель "Документы по истории и культуре евреев в архивах Киева".

В 2011 г. ВНИИДАД опубликовал методические рекомендации "Подготовка архивных путеводителей".

Ниже подробно рассмотрена методика создания подобного рода архивных справочников на примере путеводителя по фондам архива.

Любой путеводитель состоит из двух частей: характеристик фондов (собственно путеводитель) и справочного аппарата.

Характеристики фондов в путеводителе. Основной частью в путеводителе является характеристика фонда - это совокупность сведений, включающих название фонда, справочные данные о нем, историю организации-фондообразователя (для фонда личного происхождения - основные биографические сведения о лице), информацию о составе и содержании документов фонда. Она может дополняться библиографическим списком литературы о фонде.

Порядок расположения характеристик зависит от классификационной схемы, которая определяется составом фондов архива.

При разработке классификационной схемы необходимо определить три параметра: первый - будут ли выделены исторические периоды; второй - какая схема и с какой глубиной детализации (наличия подразделов) будет применяться в рамках каждого исторического периода; третий - где по схеме будут располагаться фонды личного происхождения и архивные коллекции.

Так, для архивов, хранящих фонды досоветского, советского и современного периодов, характеристики на них даются раздельно по историческим периодам, например:

1. Фонды досоветского периода.

2. Фонды советских, современных учреждений, организаций и предприятий.

В рамках каждого исторического периода, как правило, применяется производственно отраслевая схема, в которой разделы представлены группой организаций, объединенных функционально-отраслевым назначением.

Фонды личного происхождения в схеме могут располагаться либо в конце каждого исторического периода (по принципу к какому периоду относится основная часть жизни деятельности или творчества лица), либо все фонды личного происхождения будут даны в конце путеводителя после всех фондов разных исторических периодов.

Такой же подход применяется и к расположению архивных коллекций.

Характеристики фондов досоветского периода могут располагаться по следующим разделам:

высшие и местные органы государственного управления;

органы административно-полицейского управления и подчиненные им учреждения и организации;

органы финансово-хозяйственного управления и подчиненные им учреждения; хозяйственно-экономические организации и предприятия;

культурно-просветительские органы и подчиненные им учреждения;

органы суда и прокуратуры;

органы сословно-городского и земского самоуправления;

учреждения религиозного культа;

общественные организации;

фонды личного происхождения и архивные коллекции.

Характеристики фондов советского и современного периодов могут располагаться по таким разделам:

высшие и местные органы государственного управления;

органы народного и государственного контроля;

органы управления промышленностью, сельским хозяйством и другими отраслями экономики и подведомственные им учреждения, организации, предприятия;

органы управления народным образованием, здравоохранением, научной и другими отраслями социально-культурного строительства; подведомственные им учреждения и организации;

органы правосудия, арбитража и прокурорского надзора;

общественные организации;

фонды личного происхождения и архивные коллекции.

Деление основной части путеводителя по двум историческим эпохам является наиболее распространенным. Однако в путеводителях можно встретить и более мелкое деление в пределах исторических эпох. Например, "Период Временного правительства", "Период контрреволюции на Дону" и др.

Внутри разделов фонды группируются в подразделы по отраслям или характеру производственной деятельности. В пределах подразделов характеристики могут объединяться по признаку ведомственного подчинения или однотипности учреждений. Внутри этих групп возможно расположение характеристик по хронологии, значимости фондов, алфавиту названий и т.д.

Например, после расположения всех фондов по основным делениям производственно-отраслевой схемы, т.е. по разделам, их далее классифицируют по отраслям, то есть по подразделам, например, в разделе "Народное хозяйство" будут подразделы:

промышленность;

сельское хозяйство;

транспорт и т.д.

Далее в рамках каждого подраздела могут применяться следующие группировки:

по отраслям (вторично), например, в промышленности:

тяжелая промышленность;

легкая промышленность;

лесная промышленность и т.д.

По однотипности учреждений, например в фондах народного образования:

органы народного образования;

учебные заведения;

а далее:

институты;

техникумы;

школы и т.д.

После глубокой проработки схемы построения путеводителя приступают к составлению характеристик фондов.

Характеристики фондов бывают двух видов: индивидуальные и групповые, но требования к ним единые.

При составлении характеристик фондов существуют различные методы и способы описания документов данного фонда или группы фондов архива, которые заключаются в выборе принципа группировки в аннотации, различной методике подачи информации о содержании отдельных видов документов, в разной степени подробности сведений, включаемых в историческую справку, в составе и степени полноты справочного аппарата к изданию.

Основное требование, предъявляемое к характеристике фонда, заключается в том, чтобы она отражала основное содержание документов фонда, давала четкое представление об объеме и характеристике его документной информации. Максимально полный охват содержания документов фонда без лишней детализации возможен при четко намеченных пределах описания, зависящих от целевого назначения данного вида справочника.

Цель характеристики фонда в целом - дать необходимую и достаточную информацию о составе и содержании документов фонда и адрес информации. Необходимость и достаточность информации определяется тем, что в характеристике фонда отражаются основные направления деятельности организации, зафиксированные в ее документах, с учетом специфики ее деятельности. Выполнению этой задачи служат все элементы характеристики фонда: название фонда, справочные данные о фонде, историческая справка, аннотация, библиографический список литературы о фонде.

Каждый элемент характеристики фонда несет определенную информационную нагрузку.

Название фонда - обязательный элемент характеристики, который может дать указание:

1) на историческую эпоху деятельности фондообразователя;

2) название фондообразователя, его функции в государственном аппарате или отрасли экономики, культуры и т.п.;

3) масштаб деятельности фондообразователя, который содержится в понятиях "губернский", "областной", "волостной", "уездный", "федеральный", "муниципальный" и т.д. В то же время по названиям фондов организаций нельзя, как правило, установить масштаб их деятельности;

4) местонахождение фондообразователя.

Название фонда в индивидуальной характеристике должно соответствовать его названию в учетных документах.

Для групповой характеристики дается типовое или обобщенное название группы фондов, включенных в характеристику. Для групповой характеристики, объединяющей последовательно сменявшие друг друга организации с родственными функциями, названием может служить перечисление в хронологической последовательности этих фондообразователей.

Справочные данные о фонде сообщают поисковые сведения в виде номера фонда; объем фонда позволяет судить в определенной мере о сохранности документов, составе фонда (когда оговаривается количество дел по личному составу). Хронологические рамки документов дают информацию об их принадлежности к определенной исторической эпохе и их сохранности за весь или частичный период деятельности фондообразователя, что вместе с характеристикой объема фонда дает представление о возможном содержании фонда. Сведения о наличии научно-справочного аппарата к документам фонда указывают дальнейшие пункты поиска информации.

Важной частью характеристики фонда является историческая справка, которая помогает раскрыть сущность исторических и логических связей документов описываемого комплекса, уяснить характер и правильно оценить содержание документов, включенных в аннотацию. Историческая справка является своего рода введением к аннотации, давая общее представление о месте данной организации в системе государственного аппарата или учреждений, периода ее деятельности, масштабе и функциях (если название фонда не сообщает эти данные).

Основными требованиями, предъявляемыми к исторической справке, являются связь информации, заключенной в ней, с аннотациями и ее предельная краткость. В историческую справку включаются следующие сведения: даты образования и ликвидации организации, название организации-предшественника и преемника, перечисление основных функций организации, если из названия нельзя определить круг вопросов ее деятельности.

В исторической справке целесообразно отметить особенности организации документов в делопроизводстве фондообразователя.

При значительной утрате документов в фонде сведения об их плохой сохранности помещаются в конце исторической справки в виде краткой информации: "документы сохранились не полностью", "значительная часть документов не сохранилась" и т.д.

Для фондов, включенных в групповую характеристику, в историческую справку вносятся общие данные по истории организаций. Особенности исторического развития отдельных фондообразователей называются при перечислении этих фондов.

Историческая справка для фондов личного происхождения состоит из кратких биографических данных о фондообразователе: фамилия, имя, отчество, псевдоним, девичья фамилия, даты жизни, профессия, род служебной и общественной деятельности. В исторической справке на семейные и родовые фонды даются сведения по хронологии степени родства. На фонды, состоящие из документов нескольких лиц, связанных творческой деятельностью, кратко излагаются сведения о служебной и общественной деятельности фондообразователей в порядке алфавита их фамилий.

В исторической справке к архивной коллекции указываются сведения по истории ее создания, составитель, а также место нахождения коллекции до поступления в архив.

Аннотация состава и содержания документов фонда представляет собой краткое обобщенное описание состава документов (по видам) и их содержания (по темам, вопросам, отражающим направления деятельности фондообразователя).

В аннотации может быть указана хронология темы, вопросов или отдельных групп документов и обозначены их географические (административно-территориальные) границы.

К аннотированию отдельных документов нужно прибегать в крайних случаях, когда есть возможность отразить в аннотации на фонд содержание действительно всех уникальных документов. Аннотирование лишь отдельных важных документов, когда за рамками аннотации остается информация о целом ряде таких же документов, ведет к искажению и потере информации, к дезориентации потребителя информации в вопросе о действительном содержании документов фонда.

Большое значение для повышения информативности путеводителя имеет принцип группировки информации о содержании документов в аннотации. Четкая и продуманная группировка информации о содержании документов фонда в аннотации позволяет показать состав и содержание документов фонда в закономерной логической последовательности, вскрыть исторические связи документов данного комплекса, что повышает возможность восприятия такой информации, облегчает пользование путеводителем в целом.

Группировка информации в аннотации может быть различной, так как она зависит от характера и особенностей аннотируемого фонда и может строиться по следующим схемам: структурной, тематической, отраслевой (функциональной), хронологической, номинальной.

Для фондов, содержащих многоаспектную документную информацию со значительным объемом документов, систематизация которых в фонде проведена по структуре, возможно построение аннотации по структурным делениям. Этот принцип расположения информации наиболее удобен для фондов организаций, имевших достаточно четкую и стабильную структуру. Внутри структурных групп информация в аннотации группируется по тематическому или номинальному признаку.

Построение аннотации по тематическому признаку применяется в тех случаях, когда именно такой принцип дает точное представление о содержании документов фонда, об истинном направлении деятельности организации, его создавшей. Наиболее целесообразно применение тематического признака для фондов досоветского периода, когда ни структура, ни функции учреждения не могут достаточно отчетливо ориентировать в содержании его документов.

Одним из вариантов группировки информации в аннотациях является расположение информации о документах по видам и разновидностям, т.е. по номинальному признаку. Такая группировка информации применяется, в частности, при аннотировании узкоотраслевых фондов, а также коллекций, созданных по одной теме.

Выбор этого признака может быть продиктован также особенностью содержания документов фонда, определяемой узкоотраслевым назначением фондообразователя. В этом случае формальный признак вполне достаточен для обозначения содержания материалов фонда.

Таким образом, если при тематическом построении аннотации тематические группы или вопросы размещаются в исторической или логической последовательности, то в пределах темы или вопроса - по номинальному признаку. Выделение тематических рубрик позволяет в пределах каждой темы сократить аннотацию до перечисления основных разновидностей документов. Если тематические рубрики крупные, внутри них может быть проведена последующая группировка по вопросам, располагающимся также в исторической или логической последовательности. Название тематических рубрик определяется содержанием самих документов.

Сущность построения аннотации по отраслевой, или функциональной схеме состоит в том, что в основу группировки сведений берутся отрасли или основные направления деятельности фондообразователя (или его функции). Такая схема группировки информации в аннотации применима для тех фондов, когда организации, в деятельности которых они отложились, имели четко обусловленные отрасли (направления) деятельности или функции, подтвержденные содержанием документов.

В такой аннотации вначале указываются материалы о деятельности фондообразователя в целом, а затем - материалы, относящиеся к отдельным отраслям (или функциям). Внутри отдельных групп при отраслевой схеме информация строится по номинальному признаку. Так, например, аннотацию на материалы фонда финансового учреждения можно составить, исходя из его функций, по следующим группам: деятельность по рассмотрению и утверждению смет доходов и расходов; по финансированию; по разработке налоговых мероприятий и проведению их в жизнь. В начале аннотации помещаются сведения по общим вопросам деятельности организации. Внутри каждой группы материалы располагаются в порядке их значимости по номинальному признаку.

Методика описания документов, сведения о которых включаются в аннотацию, должна отвечать требованию четкости и лаконичности подачи информации.

При описании организационно-распорядительной и нормативной документации характерным является отсутствие прямых сведений о содержании документов, обозначается лишь их разновидность. Информация о такой группе документов дополняется указанием их автора (за исключением тех случаев, когда без такого указания ясно, что автором является фондообразователь) и обозначением направленности действия (если это возможно).

При описании отчетной и плановой документации помимо разновидности документов и указания в определенных случаях автора обязательно обозначается их содержание, дополненное при необходимости хронологическими и географическими данными.

При описании переписки обязательно указывается ее обобщенное содержание. Указание адресатов и корреспондентов дается только в том случае, если эти данные являются дополнительным источником информации о содержании описываемых документов. Автор в переписке не указывается, так как им является сама организация.

Информация о документах может быть значительно дополнена путем датирования наиболее важных фактов и событий, упоминаемых в аннотации. Кроме того, в аннотации датируются комплексы документов или отдельные документы в том случае, если материалы, сведения о которых содержатся в аннотации, имеются в фонде не за все годы, указанные в справочных данных, а лишь за отдельные периоды. Отсутствие дат свидетельствует о том, что документы, сведения о которых приведены в аннотации, имеются за все годы, указанные в крайних датах фонда.

Если даты материалов фонда выходят за рамки существования организации, то необходимо, чтобы в аннотации сведения об этих материалах были датированы.

В характеристику фонда может включаться библиографический список литературы о фонде. В соответствии с действующими государственными стандартами в нем дается описание изданий по истории фондообразователя, справочников и исследований о документах и публикациях документов фонда.

Рассмотрим в сравнении состав индивидуальной и групповой характеристик:

Индивидуальная характеристика Групповая характеристика
Название фонда (организации или лица). Например: "Центральный совет по туризму и экскурсиям ВЦСПС", 1936-1991. "Всесоюзное общество пролетарского туризма и экскурсий (ОПТЭ)", 1930-1936. "Туристско-экскурсионное управление ВЦСПС (ТЭУ ВЦСПС)", 1936-1941, апрель 1945- декабрь 1945. "Центральное туристско-экскурсионное управление ВЦСПС (ТЭУ ВЦСПС)", декабрь 1945-1962. "Центральный совет по туризму ВЦСПС", 1962 - 30 мая 1969. "Центральный совет по туризму и экскурсиям ВЦСПС. 30 мая 1969". Типовое или обобщенное название организаций или группы лиц. Например, "Уездные исполнительные комитеты".
Справочные данные о фонде. Например, "Ф. Р - 9520, 2 оп., 2597 ед.хр., 1928-1977". Суммарные справочные данные. Например, "2 Ф., 43 ед.хр., 1917 г., описи."
Краткая историческая справка о фондообразователе. Например, "с 1930 г. туристско-экскурсионная работа проводилась Всесоюзным обществом пролетарского туризма и экскурсий (ОПТЭ), созданного путем объединения ОПТЭ и акционерного общества "Советский турист". В соответствии с постановлением ЦИК СССР от 17 апр. 1936 г. и Секретариата ВЦСПС от 28 ноября 1937 г. о ликвидации Всесоюзного общества пролетарского туризма и экскурсий и передаче в ведение ВЦСПС руководства работой в области массового туризма и экскурсий, в 1936 г. было организовано туристско-экскурсионное Управление ВЦСПС (ТЭУ ВЦСПС), действовавшее как хозяйственная, хозрасчетная организация... Решением Секретариата ВЦСПС 11 июня 1945 г. было утверждено положение о ТЭУ ВЦСПС. XIV пленум ВЦСПС принял решение о переименовании ТЭУ ВЦСПС в Центральное туристско-экскурсионное управление ВЦСПС. Постановлением ЦК КПСС, Совета Министров СССР и ВЦСПС от 30 мая 1969 г. Совет переименован в Центральный совет по туризму и экскурсиям ВЦСПС. Фонд поступил в ГА РФ (ЦГАОР СССР) в 1973 г. из Центрального архива ВЦСПС и пополнялся документами из этого архива в последующие годы. Имеется историческая справка к фонду. Описи составлены по хронологически-структурному принципу. Оп. 1, 2. 2597 ед.хр. 1928, 1930-1931, 1934-1977" Типовая или обобщенная историческая справка о фондообразователях. Например, "в результате победы Февральской буржуазно-демократической революции 1917 г. к власти в стране пришло Временное правительство. На местах были созданы уездные исполнительные комитеты Временного правительства. Лихвинский и Тульский уездные исполкомы были организованы в марте 1917 г. (320). Комитеты утверждали всех должностных лиц уезда, занимались охраной порядка, снабжением продовольствием, надзором за регулярным поступлением налогов. Ликвидированы после установления Советской власти"
Аннотация состава и содержания документов Например: "Протоколы, стенограммы, постановления пленумов ЦС по туризму и экскурсиям. Протоколы, стенограммы, постановления заседаний пленумов и президиумов республиканских, областных и краевых советов по туризму. Протоколы заседаний Совета Центрального курортного управления профсоюзов, Научно-курортной комиссии, коллегии Центрального совета по управлению курортами профсоюзов. Докладные записки и справки республиканских и территориальных курортных управлений о санитарно-курортном обслуживании. Годовые медицинские отчеты республиканских и территориальных курортных объединений. Протоколы технических совещаний. Планы развития курортов, санаториев и домов отдыха, проектно-издательских работ капитального строительства республиканских и территориальных курортных управлений. Акты государственных комиссий по приему в эксплуатацию законченных объектов строительства, приема профсоюзами курортов, санаториев, домов отдыха от Министерств здравоохранения РСФСР и союзных республик... Положение о ячейках общества пролетарского туризма и экскурсий (1930). Устав ТЭУ ВЦСПС (1937). Положение о ТЭУ ВЦСПС и территориальных управлениях (1945). Устав ЦТЭУ ВЦСПС и положения о территориальных управлениях (1947). Ликвидационные балансы ТЭУ ВЦСПС и территориальных управлений (1941). Отчеты, справки, сведения об организационной работе Центрального туристско-экскурсионного управления ВЦСПС, республиканских, краевых и областных туристско-экскурсионных управлений о работе. Докладные записки и отчеты инструкторов ТЭУ ВЦСПС по обследованию работ территориальных ТЭУ. Отчеты о работе туристских баз" Аннотация состава и содержания документов Например, "Постановления, циркуляры, приказы Временного правительства, Тульского губернского комиссара, Главного управления по делам местного хозяйства. Постановления волостных исполкомов; протоколы совещаний губернских уездных комиссаров; протоколы собраний граждан об избрании волостных комитетов"
Библиографический список литературы о фонде (дополнительный элемент характеристики) Библиографический список литературы о фондах (дополнительный элемент характеристики)
- Список фондов, вошедших в групповую характеристику, со справочными данными по каждому фонду (иногда дается на первом месте вместо типового или обобщенного названия организаций или группы лиц). Например, "Лихвинский Калужской губернии. Ф. 2264, II кат., 27 ед.хр., 1917 г., 1 оп. (хронол., рукопись). Тульский. Ф. 2265, II кат., 16 ед.хр., 1917 г., 1 оп. (рукопись)"


Вслед за характеристиками фондов помещается список неаннотируемых фондов, в котором указывается: название фонда (группы фондов), номер (номера или количество) фонда, объем и крайние даты документов. Однотипные фонды могут быть приведены под общим названием с указанием общего количества фондов, дел и общих крайних дат. Неаннотированные фонды в списке располагаются в соответствии с общей схемой построения путеводителя.

Основную часть путеводителя дополняет характеристика печатных изданий, в которой приводятся сведения о количестве печатных изданий, их хронологических рамках, аннотируется их состав и содержание, отмечается наличие редких изданий, изданий на языках народов РФ и иностранных языках, журнального фонда, персональных и коллекционных собраний, системы каталогов.

Характеристика небольшого по объему фонда печатных изданий может быть дана в предисловии к путеводителю.

Характеристики в путеводителях типа справочника имеют свою специфику, так составляется не на фонд, а на архив в целом. Характеристика в справочнике включает:

название архива и его местонахождения;

справочные данные о количестве находящихся на хранении документах с их крайними датами;

краткую историческую справку об архиве;

обобщенную аннотацию документов;

в конце характеристики указывается наличие путеводителя или краткого справочника по данному архиву.

При наличии у архива филиалов их список с адресами, справочными данными и датой создания помещается в конце характеристики:

Государственный архив Алтайского края.

656043, Барнаул, ул. Б. Олонская, 24. Тел. 3-79-61

1709 фф., 432 617 дд., 1744-1980 гг.

3 фф., 389 ед. хр. научно-технической документации,

1937-1973 гг.

23 608 ед. хр. фотодокументов, вторая половина XIX в. - 1985 г.

В 1920 г. создан Алтайский губернский архив. В 1926 г. преобразован в Барнаульский окружной архив; в 1930 г. - в отделение Западно-Сибирского краевого архива. С 1937 г. - Алтайский краевой архив; с 1941 г. - Государственный архив Алтайского края.

Документы досоветского периода, отложившиеся в фондах Алтайской канцелярии Колывано-Воскресенского горного начальника, Алтайского горного правления, Главного управления Алтайского горного округа, Барнаульской и других горных контор, отражают историю Алтая в его современных границах, освещают административно-территориальные изменения, развитие производительных сил и социальных отношений в Алтайском горном округе и Алтайской губернии, а также содержат сведения по истории Новосибирской, Томской, Кемеровской, Восточно-Казахстанской и Семипалатинской областей...

Фонды жандармских и полицейских управлений содержат сведения о революционном движении на Алтае, о первых классовых выступлениях рабочих в период первой российской революции 1905-1907 гг., крестьянском движении в годы Первой мировой войны.

История народного просвещения на Алтае представлена документами гимназий, реальных училищ, Общества попечения о начальном образовании и др.

В фонде Алтайского подотдела Западно-Сибирского отдела Русского географического общества хранятся материалы по истории края, географические и этнографические описания селений, данные об археологических памятниках, автографы ученых-сибиряков П.Н. Крылова и Г.Н. Потанина...

В документах Алтайского губернского Совета народного хозяйства, Совета народного хозяйства Алтайского экономического административного района, Алтайского металлообрабатывающего завода и других раскрыта история индустриализации края: создание машиностроительной и химической промышленности, освоение новых видов продукции в текстильном производстве, техническое перевооружение транспорта, строительство Барнаульского меланжевого комбината, сахарных заводов, развитие транспортного и энергетического машиностроения, шинного производства, моторостроения, лесохимического производства...

Государственный архив Алтайского края: Путеводитель. Барнаул, 1967.

Филиалы Государственного архива Алтайского края:

659300, Бийск, ул. Ленина, 134. Тел. 2-35-80

225 фф., 27 423 дд., 1902-1980 гг.

553 ед. хр. фотодокументов, 1918-1985 гг.

В 1922 г. создано Бийское отделение Алтайского губернского архива. В 1926 г. организован Бийский окружной архив, с 1930 г. - Бийский городской архив. В 1941 г. переименован в Бийский городской государственный архив. С 1977 г. - филиал Государственного архива Алтайского края в Бийске.

В документах досоветского периода отражена работа подпольной организации Бийской группы РСДРП.

В фондах полицейских и жандармских управлений имеются сведения о крестьянских волнениях, о преследовании лиц, ведущих агитацию среди крестьян против царского правительства...

Документы советского периода, отложившиеся в фондах ревкомов, исполкомов Советов, освещают борьбу за установление и упрочение Советской власти в Бийском уезде, партизанское движение в колчаковском тылу, ликвидацию контрреволюционных мятежей.

Материалы архива рассказывают о развитии народного хозяйства города и района в период восстановления и первых пятилеток; о строительстве и пуске эвакуированных заводов и фабрик в годы Великой Отечественной войны; о создании энергетической промышленности, тяжелого энергетического и транспортного машиностроения, фанерно-спичечной промышленности; о поисках полезных ископаемых; об электрификации и радиофикации сел; о деятельности и материально-техническом укреплении колхозов; о добыче золота; о маслосыроделии и др. ...

658 710, Камень-на-Оби, ул. Ленина, 107. Тел. 2-10-54

337 фф., 45 919 дд., 1912-1979 гг.

540 ед. хр. фотодокументов, 1913-1979 гг.

В 1933 г. создан Каменский городской архив, в 1941 г. переименован в Каменский городской государственный архив. В 1977 г. преобразован в филиал Государственного архива Алтайского края в г. Камень-на-Оби...

Фонды исполкомов Советов освещают период создания и восстановления Советской власти после победы над Колчаком, партизанское движение в годы Гражданской войны, борьбу с бандитизмом, организацию коммун и сельскохозяйственных артелей, помощь голодающим Поволжья, развитие экономики г. Камня и района в годы первых пятилеток.

Материалы отделов сельского хозяйства исполкомов освещают историю коллективизации сельского хозяйства в районе, освоения целинных и залежных земель. Имеются данные о посевных площадях сельскохозяйственных культур, о создании укрупненных колхозов и совхозов, о выращивании крупного скота, о строительстве Кулундинского оросительного канала.

Архив хранит коллекцию документов по истории г. Камня.

Среди фотодокументов - портреты партизан Гражданской войны, первых коммунаров, ветеранов труда, виды промышленных предприятий г. Камня и района, исторических и архитектурных памятников, населенных пунктов, фотографии, запечатлевшие празднование знаменательных дат*1.
_____
*1 Государственный архив Алтайского края: путеводитель. Барнаул, 1967.

Справочный аппарат к путеводителю. Основными элементами справочного аппарата в путеводителе являются: титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращений, приложения, указатели.

К путеводителю составляется общая библиография. В многотомных изданиях путеводителей составляется справочный аппарат как для всего издания, так и для отдельных томов.

Следует знать, что титульный лист не только завершает оформление справочника, но и содержит основные сведения справочно-ориентирующего характера. Это - информация общего характера о подведомственности данного архива, названии архива и названии справочника, о месте и времени издания.

Для повышения информативности оглавления целесообразно включать в него постраничный перечень не только разделов, подразделов, но и рубрик. Оглавление несет определенную информационную нагрузку, показывая основные ступени систематизации, давая конкретную и наглядную информацию о структуре описания комплекса документов в целом.

Предисловие включает общие сведения по истории архива, на документы которого составлен данный справочник, по составу и содержанию документов и построению справочника. История архива дается очень кратко, освещаются такие вопросы, как история комплектования архива, его объем и профиль.

Основное внимание в предисловии уделяется характеристике материалов и принципам построения справочника. Как правило, дается общая оценка хранящихся документов. Основной акцент делается на те аспекты их содержания, которые составляют специфику данного архива.

Кроме того, указывается объем, степень сохранности документов, приводятся сведения об опубликованных документах архива. В предисловие следует включать сведения о материалах, относящихся к профилю архива, но хранящихся в других архивах, библиотеках, музеях. При отсутствии в путеводителе списка непрофильных фондов, хранящихся в архиве, в предисловии целесообразно оговорить их наличие в составе архива.

В последней части предисловия даются сведения о принципах построения справочника (обосновывается схема построения справочника, при этом обращается особое внимание на признаки, взятые в качестве ее оснований, и на расположение групп материалов в соответствии со схемой); составе характеристик, справочного аппарата и приложений.

Методика составления списка сокращений, указателей и содержания (оглавления) к путеводителям аналогична методике подготовки этих элементов справочного аппарата к описи.

Выбор остальных элементов справочного аппарата зависит от назначения (для широкой информации или целевого информирования) и формы издания (архивный справочник или научно-популярное издание). Для многотомных изданий составляется справочный аппарат как для всего издания в целом, так и для отдельных томов.

В качестве приложений могут быть даны:

сведения об изменениях административно-территориального деления;

списки фондов: ликвидированных, объединенных, переданных в другие архивы;

сведения о составе научно-справочного аппарата архива [13, с. 66, 67].

Дата добавления: 2019-02-12; просмотров: 672; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:


⇐ Предыдущая26272829303132333435Следующая ⇒


Мы поможем в написании ваших работ!
.
.
© 2014-2024 — Студопедия.Нет — Информационный студенческий ресурс. Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав (0.181)