Урок 4. ПРАВОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА
Основными задачами субъекта предпринимательства являются выпуск конкурентоспособной продукции, обеспечение эффективной системы обслуживания, отвечающей ожиданиям потребителей и требованиям нормативной документации.
При подготовке к прохождению сертификационного аудита на предмет соответствия международным стандартам ISO руководство вправе рассчитывать на оказание помощи юридической службой.
Формы участия юристов в этой важнейшей для хозяйственного общества области весьма разнообразны.
На основе практического опыты можно выделить ряд наиболее часто используемых направлений работы юристов в области менеджмента качества.
Для повышения доверия со стороны партнеров и клиентов многие компании принимают решение о сертификации деятельности на соответствие международному стандарту ISO 9001:2008.
Совместимость с международным стандартом обеспечивается через национальный эквивалент - ГОСТ Р ИСО 9001-2008 "Системы менеджмента качества. Требования", утв. Приказом Ростехрегулирования от 18 декабря 2008 г. N 471-ст "Об утверждении национального стандарта".
Конкурентоспособность фирмы и ее позиция на рынке напрямую зависят от качества продукции (работ, услуг).
Внедрение системы менеджмента качества (СМК) выводит компанию на новый уровень развития: появляется возможность привлечения иностранных инвестиций, становится прозрачным управление деятельностью компании, создается объективная основа для взвешенных управленческих решений.
|
|
|
Наличие у компании сертификата соответствия международному стандарту ISO 9001:2008 свидетельствует о том, что в ней четко распределены и документированы обязанности персонала, стандартизированы процедуры изготовления продукции (выполнение работ, оказание услуг), соблюдается технология работы, организован контроль за качеством продукции (работ, услуг), все бизнес-процессы продуманы и отлажены, персонал имеет хорошее образование и профессиональный опыт.
Другими словами, успешно внедренная СМК является гарантией качества продукции, работ или услуг.
Итак, в компании принято решение о внедрении СМК.
Понимание необходимости участия в общем деле побуждает юристов искать ответы на вопросы:
соответствуют ли функции юристов задаче кампании по наиболее полному удовлетворению запросов заказчиков и потребителей?
как оценить эффективность деятельности юридической службы в СМК?
как построить работу правовой службы, чтобы она оказала реальную помощь в прохождении компанией сертификационного аудита?
Попробуем выделить наиболее важные направления работы юристов в области управления качеством.
|
|
|
Разработка СМК в организации начинается с приказа о создании рабочей группы по разработке и внедрению СМК.
Работу группы возглавляет представитель руководства по СМК - лицо, которое в данной организации осуществляет координацию и общее руководство работами по подготовке, внедрению и совершенствованию СМК и контроль за ее функционированием.
Обычно в рабочую группу включаются специалисты в области качества, главные специалисты основных подразделений и служб предприятия, в том числе правовой.
Это достаточно обоснованно и логично.
Постановка системы менеджмента качества влияет на организационную структуру хозяйствующего субъекта и распределение в нем функций.
Поскольку сфера управления тесно связана с применением трудового и гражданского законодательства, помощь юридического консультанта необходима уже на стадии анализа действующей системы управления и определения основных параметров будущей бизнес-модели, применяющей СМК.
Важное мероприятие в программе построения СМК - обучение персонала корпоративной СМК и разъяснение сути международных стандартов серии ISO 9000.
Положения международного стандарта ISO 9001:2008 воспринимаются нелегко, при этом каждое слово подразумевает выполнение определенных требований. Логично, что на этапе изучения этого основополагающего документа крайне необходима будет консультационная поддержка юридической службы. Именно правоведы при подготовке и проведении для сотрудников фирмы образовательных мероприятий в области менеджмента качества помогут установить точный смысл норм стандарта, используя все приемлемые виды толкований.
|
|
|
Другим основополагающим этапом является разработка документации СМК.
Документы дают возможность отразить последовательность действий, распределить обязанности и ответственность руководства и исполнителей, установить порядок взаимодействия структурных подразделений по вопросам качества продукции (работ, услуг).
Примерами внутренней документацией СМК могут быть:
руководство по менеджменту качества - базовый документ, представляющий полную информацию о СМК компании;
стандарты предприятия, инструкции, положения - локальные нормативные акты, определяющие последовательность выполняемых процессов;
методики СМК - документы, содержащие рекомендации по применению СМК при осуществлении организацией основных видов деятельности или реализации проекта;
|
|
|
нормативно-техническая документация, устанавливающая требования к продукции, работам, услугам и процессам их производства, выполнения;
организационно-распорядительные документы: положения о структурных подразделениях, должностные инструкции сотрудников, приказы, распоряжения, указания и пр.
Поскольку уровень требований к сертифицируемым системам качества достаточно высок, то создание документов СМК осуществляется при непосредственном участии юристов.
К основным задачам правовой службы в рамках локального нормотворчества относятся:
правовое содействие рабочей группе, созданной с целью координации работ по менеджменту качества;
юридическое сопровождение мероприятий по разработке и поддержанию в актуальном состоянии документации СМК;
использование правовых средств для повышения качества выпускаемой продукции, выполняемых работ, оказываемых услуг, надлежащему выполнению обязанностей, установленных законодательством, и договорных обязательств;
защита экономических интересов фирмы в процессе становления и реализации СМК.
Степень и формы участия юрисконсультов в выполнении работ по документированию СМК могут быть различными и зависят от множества объективных и субъективных факторов.
В одних случаях достаточно консультирования о возможности применения того или иного нормативного акта при документировании процедуры СМК.
В других - необходим системный анализ документации СМК на соответствие действующему законодательству.
В третьих - редактирование формулировок в целях точного и правильного понимания сути документа.
В отдельных случаях может быть выявлена необходимость разработки или переработки локальных нормативных документов, конкретизирующих и развивающих положения документов СМК.
В любом случае в поле зрения юриста должны оставаться основные требования и принципы локального нормотворчества, такие как:
легитимность - внутренние документы хозяйствующего субъекта должны соответствовать законодательству Российской Федерации;
функциональность - при управлении качеством документ призван обеспечить правовое регулирование управленческой, коммерческой, производственной, кадровой и иной деятельности общества;
согласованность с другими организационно-распорядительными и корпоративными документами организации;
четкость формулировок, обеспечивающая правильное понимание политики хозяйствующего субъекта в области качества, области применения и сферы действия документа, исключающая двусмысленность терминов;
отражение задач, функций, ответственности, прав и обязанностей руководителей и специалистов в документации СМК в соответствии с условиями трудовых договоров и (или) должностных инструкций.
Кроме того, следует учитывать критерии к качеству текста документа, который должен быть ясным, информационно емким, убедительным и представлять собой сплошной, четко структурированный текст. (См.: Методические рекомендации Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела "Унификация текстов управленческих документов".)
Практика показывает, что СМК работает эффективно там, где все сотрудники - от руководителя до вахтера - понимают суть целей СМК, заинтересованы в повышении культуры производства товаров и оказания услуг.
Необходимым условием результативной работы руководителей и специалистов фирмы является четкое распределение функций и обязанностей, прав и ответственности. Стратегические цели и задачи компании должны быть спроецированы на все уровни управления и найти выражение в соответствующих документах.
Особое внимание следует уделить положениям о структурных подразделениях и (или) должностным инструкциям сотрудников, поскольку данные внутренние документы определяют задачи, функции, круг должностных обязанностей, права, ответственность служб и работников и систему их взаимодействия.
Кроме того, в должностных инструкциях содержатся квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности.
Положения о структурных подразделениях и должностные инструкции сотрудников необходимо разработать заново или пересмотреть их на предмет актуальности функций и соотносимости их с целями и задачами СМК.
Нормативно установленных требований к положениям о подразделениях, должностным инструкциям и порядку их составления не существует. Организация самостоятельно определяет структуру, содержание данных локальных нормативных актов, вопросы, которые будут ими урегулированы.
В то же время основой для разработки должностных инструкций должны служить квалификационные характеристики, содержащиеся в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. Постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. N 37 (в ред. Постановлений Минтруда России от 21 января 2000 г. N 7, от 4 августа 2000 г. N 57, от 20 апреля 2001 г. N 35, от 31 мая 2002 г. N 38, от 20 июня 2002 г. N 44, от 28 июля 2003 г. N 59, от 12 ноября 2003 г. N 75, Приказов Минздравсоцразвития России от 25 июля 2005 г. N 461, от 7 ноября 2006 г. N 749, от 17 сентября 2007 г. N 605, от 29 апреля 2008 г. N 200).
При подготовке документов СМК и внесении в них изменений следует учитывать требования ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", введенного в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст.
Как показывает практика, мероприятия по дальнейшей реализации СМК также требуют надлежащего юридического сопровождения.
Одна из составляющих СМК - это постоянное улучшение качества. Поэтому все мероприятия, проводимые в организации, должны преследовать одну цель - повышение эффективности и результативности деятельности и процессов для получения выгоды как для организации, так и для ее контрагентов и других заинтересованных сторон.
Действия по улучшению качества включают в том числе и правильную организацию договорной работы.
Обычно юристы разрабатывают локальный нормативный акт, регулирующий порядок заключения, исполнения и контроля за исполнением договоров, типовые формы наиболее распространенных в компании видов договоров, визируют или подготавливают проекты договоров, участвуют в согласовании разногласий, возникающих в ходе установления договорных отношений.
Применительно к СМК при формировании договорных условий особое внимание необходимо уделять разделам качества товаров, работ, услуг.
Стороны договора могут согласовать качество поставляемого товара путем ссылок на документацию изготовителя (стандарт предприятия, технические условия и т.п.), образец товара, государственные, межгосударственные стандарты.
Заметим, что в соответствии с вступлением в силу Федерального закона от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ "О техническом регулировании" система установления обязательных требований к продукции, процессам производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнению работ или оказанию услуг претерпевает существенное реформирование.
Данное обстоятельство должно учитываться при согласовании условий договора, касающихся качества товара.
Например, в договоре поставки (купли-продажи) нелишним будет согласовать сроки и порядок представления поставщиком документов, удостоверяющих качество и комплектность товара, а также эксплуатационной документации.
Включение в договор условий о порядке замены недоброкачественной или некомплектной продукции, об ответственности за поставку брака, за нарушение сроков его замены избавит в дальнейшем организацию-покупателя от многих проблем.
В договорах поставки, подряда целесообразно отразить также гарантийные обязательства поставщика или подрядчика.
Нередко поставка товара ненадлежащего качества сопровождается убытками. Они возникают в связи с заменой, возвратом продукции несоответствующего качества, устранением недостатков собственными силами, уплатой санкций своему контрагенту.
Для более полной компенсации потерь от поставки некачественной продукции при исчислении размера убытков можно воспользоваться Временной методикой определения размера ущерба (приложение к письму Госарбитража СССР от 28 декабря 1990 г. N С-12/НА-225).
В настоящее время это единственный нормативный документ, внятно регламентирующий данный вопрос.
Оптимальным вариантом при взыскании убытков считается тот, когда методика их исчисления согласована покупателем и поставщиком в специальном разделе договора или в приложении к нему.
В целях стимулирования поставщиков к повышению качества поставляемой продукции в условия договоров необходимо вводить санкции в форме штрафа за факт поставки некачественной продукции, а также за несвоевременную замену брака.
В процессе исполнения договора поставки важно правильно организовать приемку товара по качеству, поскольку в соответствии со ст. 513 ГК РФ покупатель обязан совершить все необходимые действия, обеспечивающие принятие поставленных товаров.
Проверка качества товара осуществляется в порядке, установленном ГОСТами, иными правовыми актами, договором или обычаями делового оборота.
Зачастую "по традиции" партнеры указывают в договоре, что при приемке покупателем товара по качеству применяется порядок, установленный Инструкцией о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству, утв. Постановлением Госарбитража СССР от 25 апреля 1966 г. N П-7 (в ред. от 14 ноября 1974 г., с изм. от 22 октября 1997 г.).
Между тем этот нормативный документ не является обязательным к применению и может использоваться покупателем (получателем) только в случаях, если это предусмотрено договором поставки. (см.: пункт 14 Постановления Пленума ВАС РФ от 22 октября 1997 г. N 18 "О некоторых вопросах, связанных с применением положений Гражданского кодекса Российской Федерации о договоре поставки").
Как показывает практика, желательно, чтобы в момент заключения договора стороны согласовывали правила приемки товара исходя из базиса поставки, ассортимента поставляемой продукции, технической оснащенности службы входного контроля получателя и квалификации ее работников.
Не последнюю роль при выборе формы приемки товара по качеству играет юридический консультант, поскольку он опирается на собственный опыт по данному вопросу, а также материалы судебной практики.
При приемке товара необходимо выполнить требование ст. 483 ГК РФ - известить продавца о нарушении условий договора по качеству (комплектности) товара.
Сделать это надо в срок, предусмотренный правовыми нормами или договором, а также надлежаще заактировать фактическое состояние поступившей продукции. Зачастую в компании-покупателе забывают о данной обязанности или не считают нужным делать это.
В связи с этим возникают неблагоприятные для покупателя последствия: продавец отказывается от удовлетворения требований покупателя об устранении недостатков товара, о доукомплектовании или замене некомплектного товара.
Поэтому необходимо, чтобы юридическая служба на стадии входного контроля проявила должное внимание к организации приемки в соответствии с договорными условиями, к правильности оформления всех документов.
Наиболее важным из документов, фиксирующих некачественную (некомплектную) поставку, был и остается акт, который может оформляться по форме N ТОРГ-2, которая утверждена Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. N 132 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций", либо форме, согласованной сторонами или принятой у покупателя.
Как показывает арбитражная практика, именно ненадлежащее актирование забракованной продукции являлось причиной отказа в удовлетворении исковых требований покупателя, по сути справедливых. Поэтому привлечение юристов к анализу формы и содержания актов приемки продукции, поступившей от поставщиков с нарушением требований к качеству, жизненно необходимо так же, как и к процедуре замены брака, прочим мероприятиям, сопутствующим некачественной поставке.
В целях эффективного взаимодействия различных служб организации, участвующих в работе с браком поставщиков, может быть разработан локальный нормативный акт.
Столь же важно правильно принять и оформить результат подрядных работ. Поэтому для минимизации рисков юрист вправе и обязан подсказать, как правильно в договоре зафиксировать требования к качеству работ и установить порядок их сдачи-приемки.
В ходе поддержания и развития СМК юристам совместно с другими специалистами предстоит проанализировать опыт работы по рассмотрению и удовлетворению рекламаций потребителей и заказчиков к качеству выпускаемой предприятием продукции, выполненных работ, оказанных услуг. Возможно, что для исправления существующего положения и определения приоритетных направлений потребуется разработка соответствующих правовых актов.
В соответствии со ст. 475 ГК РФ организация-покупатель, которой передан товар ненадлежащего качества, вправе по своему выбору потребовать от продавца:
соразмерного уменьшения покупной цены;
безвозмездного устранения недостатков товара в разумный срок;
возмещения своих расходов на устранение недостатков товара.
Выбор способа устранения последствий не соответствующей по качеству (комплектности) поставки обычно поставлен в зависимость от политики, проводимой покупателем в области качества, производственного цикла, вида предпринимательской деятельности и других факторов.
Возникший по поводу некачественной поставки конфликт стороны договора попытаются урегулировать путем предъявления претензии.
Чаще всего претензионная работа осуществляется юристами во взаимодействии с бухгалтерией, службами качества и снабжения. Данные структурные подразделения подготавливают и представляют в юридическую службу документы, отражающие факт нарушения прав покупателя в отношении качества поставленного товара.
Задача правовой службы состоит в оформлении претензии с четко сформулированными, обоснованными требованиями.
В случае отклонения поставщиком требований, связанных с устранением последствий поставки некачественного товара и возмещением убытков, восстановление нарушенного права продолжится в судебном порядке.
На этом этапе юристам предстоит продумать наиболее эффективные меры защиты интересов фирмы, предусмотрев перспективы судебного взыскания убытков либо неустойки. Как известно, бремя доказывания наличия и размеров убытков лежит на истце, а взыскать убытки процессуально значительно сложнее, чем неустойку.
В заключение следует отметить, что юридическая служба в силу должностных обязанностей вправе провести анализ результатов рассмотрения исков и внести управляющим органам компании предложения об улучшении деятельности в области менеджмента качества.
Урок 5. ПРЕТЕНЗИОННАЯ РАБОТА
При осуществлении хозяйственной деятельности у любой компании могут возникнуть проблемы с партнерами, государственными органами либо гражданами. В большинстве случаев к разрешению спора в досудебном порядке привлекается юрист, поскольку именно он с помощью закона способен разобраться в конфликтной ситуации. Поэтому соискатель на должность юрисконсульта организации должен иметь хотя бы общее представление о претензионной работе.
Претензионная работа является одним из эффективных способов защиты прав и законных интересов хозяйствующего субъекта.
Претензионный порядок урегулирования спора - это форма защиты гражданских прав, представляющая собой урегулирование спорных вопросов между кредитором и должником до передачи спора в суд или арбитражный суд. Понятие "претензионный" тождественно понятию "досудебный" <1>.
--------------------------------
<1> См.: Большой юридический словарь / Под ред. проф. А.Я. Сухарева. 3-е изд., доп. и перераб. М.: ИНФРА-М, 2007.
Предъявляя претензию, организация указывает своему контрагенту на совершение им неправомерных действий или допущенные ошибки и требует их устранения либо исправления.
Рассмотрим довольно типичный случай. Поставщик направил покупателю претензию с требованием уплатить задолженность и сумму банковского процента за несвоевременное перечисление денежных средств при поставке товара. Бухгалтерия при проверке суммы долга обнаружила, что вместо кредиторской задолженности имеется дебиторская задолженность, возникшая в результате непоставки оплаченного товара. По результатам тщательно проведенной сверки расчетов, осуществленной с участием бухгалтерских, юридических, снабженческих и сбытовых служб, выявлен ряд недостатков в отражении хозяйственных операций на обоих предприятиях. Претензия удовлетворена частично, от взыскания банковского процента поставщик отказался.
В "дореформенное" время порядок ведения претензионной работы регулировался Положением о претензионном порядке урегулирования споров, утв. Постановлением Верховного Совета РФ от 24 июня 1992 г. N 3116-1.
С 1 июля 1995 г., согласно Федеральному закону от 5 мая 1995 г. N 71-ФЗ "О введении в действие Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации", упомянутое Положение утратило силу.
Взамен никакого нормативного акта не было принято.
В то же время п. 5 ст. 4 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации от 24 июля 2002 г. (далее - АПК РФ) предписано, что, если для определенной категории споров федеральным законом установлен претензионный или иной досудебный порядок урегулирования либо он предусмотрен договором, спор передается на разрешение арбитражного суда после соблюдения такого порядка.
Таким образом, соблюдение досудебного порядка урегулирования спора необходимо лишь в двух случаях:
когда это прямо предусмотрено федеральным законом;
если условия договора, сторонами которого являются участники спора, требуют соблюдения претензионного (досудебного) его урегулирования.
В письме ВАС РФ от 25 мая 2004 г. N С1-7/УП-600 "Справка о федеральных законах, которые применяются арбитражными судами в соответствии с содержащимися в Арбитражном процессуальном кодексе Российской Федерации отсылочными нормами" собрана информация о федеральных законах, которые применяются арбитражными судами в соответствии со ст. 4 "Право на обращение в арбитражный суд".
К таковым причислены:
Гражданский кодекс Российской Федерации (части первая и вторая) (ст. 797, п. 2 ст. 452);
Кодекс внутреннего водного транспорта Российской Федерации от 7 марта 2001 г. N 24-ФЗ (в ред. от 30 июня 2003 г.) (ст. 161);
Устав железнодорожного транспорта Российской Федерации от 10 января 2003 г. N 18-ФЗ (в ред. от 7 июля 2003 г.) (ст. 120);
Кодекс торгового мореплавания Российской Федерации от 30 апреля 1999 г. N 81-ФЗ (в ред. от 30 июня 2003 г.) (ст. 403);
Федеральный закон от 30 июня 2003 г. N 87-ФЗ "О транспортно-экспедиционной деятельности" (ст. 12);
Воздушный кодекс Российской Федерации от 19 марта 1997 г. N 60-ФЗ (в ред. от 8 июля 1999 г.) (ст. 124);
Федеральный закон от 7 июля 2003 г. N 126-ФЗ "О связи" (в ред. от 23 декабря 2003 г.) (ст. 55).
Следовательно, в настоящее время законодательно установлен только порядок претензионного урегулирования споров с организациями транспорта и связи.
Это означает, что иск может быть заявлен только после предъявления претензии и полного или частичного отказа должника в удовлетворении претензии либо в случае неполучения от него ответа в срок, оговоренный федеральным законом. Если досудебный порядок не соблюден, спор не рассматривается арбитражным судом, а исковое заявление оставляется без рассмотрения (п. 5 ст. 4 и п. 2 ст. 148 АПК РФ).
Более того, на основании п. 1 ст. 111 АПК РФ в случае, если спор возник вследствие нарушения лицом, участвующим в деле, претензионного или иного досудебного порядка урегулирования спора, предусмотренного федеральным законом или договором, в том числе нарушения срока представления ответа на претензию, оставления претензии без ответа, арбитражный суд относит на это лицо судебные расходы независимо от результатов рассмотрения дела.
Предъявление претензий как способ быстрого восстановления нарушенного права может быть предусмотрено и в договорах, заключаемых участниками предпринимательских отношений.
Например, в раздел договора "Разрешение споров" поставщик и покупатель могут включить следующие условия:
"7.1. В случае возникновения споров стороны примут меры для их разрешения путем переговоров.
При невозможности урегулирования споров путем переговоров стороны устанавливают обязательный претензионный порядок.
Претензии в связи с ненадлежащим выполнением договорных обязательств должны быть заявлены в письменной форме и рассмотрены в течение 15 дней с момента получения. Претензии и ответы на претензии должны быть подписаны уполномоченными лицами.
По истечении срока рассмотрения претензии все споры, разногласия и конфликты, возникающие в связи с исполнением настоящего договора, а также в случае его изменения или расторжения, подлежат рассмотрению в арбитражном суде по месту нахождения ответчика".
Как показывает практика, претензионное производство позволяет без дополнительных расходов на уплату госпошлины, со значительным сокращением времени истребовать и ликвидировать дебиторскую задолженность предприятия, что обеспечивает повышение экономических показателей работы предприятия, особенно в условиях финансового кризиса.
При этом отметим, что по своему объему претензионная работа превышает исковое производство примерно в 5 - 10 раз.
Наиболее распространенными являются претензии:
возникающие из-за нарушения условий договора поставки (недопоставка, недостача, ненадлежащее качество, неоплата или несвоевременная оплата поставленного товара);
вытекающие из договора перевозки;
по расчетам за выполненные работы, оказанные услуги, аренду помещений (имущества);
связанные с нарушением договора строительного подряда, подряда на выполнение проектных работ (поставка материалов более низкого качества; нарушение оговоренного порядка расчетов; завышение объемов выполненных работ; нарушение технологии строительства; нарушение сроков производства строительных работ и их сдачи).
Пример из практики.
Подрядчик по договору на выполнение проектно-изыскательских работ обратился с претензией к заказчику с требованием погасить задолженность за выполненные работы, обратив внимание на обязательность соблюдения претензионного порядка обеими сторонами договора. При рассмотрении претензии заказчиком обнаружено, что по условиям договора подрядчик осуществляет работы поэтапно и после получения предварительной оплаты. Второй этап работ, ставший предметом возникновения разногласий, выполнен подрядчиком без согласования с заказчиком и без предоплаты, что может расцениваться как предпринимательский риск. В связи с отсутствием подписанного со стороны заказчика акта выполненных работ они оплате не подлежали. Досудебное урегулирование спора в данном случае способствовало сохранению в дальнейшем нормальных партнерских отношений и позволило организовать исполнительскую дисциплину на условиях заключенных договоров.
Как правило, претензионная работа организуется по одному из двух основных вариантов.
При первом варианте в организации создается претензионный отдел (бюро, группа), который занимается предъявлением и рассмотрением претензий. Роль юрисконсульта в данном случае сводится к осуществлению методического руководства претензионной работой, проверке на соответствие действующему законодательству, договорным и правовым отношениям с контрагентом оснований и предмета претензии, правомочности и сроков ее предъявления.
Второй вариант предполагает возложение обязанностей по ведению претензионной работы на юридическую службу, и тогда структурные подразделения или должностные лица, которым в силу возложенных на них функций стало известно о причинении организации убытков, нарушении ее прав и законных интересов, представляют юристу соответствующие документы.
В случае если объем работы невелик либо в фирме нет юрисконсульта, претензионная работа ведется бухгалтером.
Выбор варианта зависит от нескольких факторов, в частности от организационной структуры и вида деятельности предприятия, финансовых возможностей, многообразия хозяйственных связей и договорных отношений.
Как показывает практика, процедура предъявления и рассмотрения претензий нуждается в определенной регламентации локальным нормативным актом.
В положении (инструкции, регламенте, СТП предприятия) целесообразно решить вопросы организации претензионной работы, определить момент возникновения права требования, установить сроки предъявления и рассмотрения претензий, указать на совершение конкретных действий после отклонения претензии или оставления ее без ответа, определить виды ответственности должностных лиц предприятия, виновных в неисполнении функциональных обязанностей при осуществлении претензионной работы.
Действующее законодательство не содержит требований к какой-либо единой форме претензии. Однако из ее содержания должны быть четко понятны суть и обоснованность претензионных требований.
В претензии как минимум должны присутствовать:
наименование организации, которой адресована претензия;
наименование компании, предъявившей претензию с указанием точного почтового адреса, телефона, факса, банковских реквизитов;
номер претензии и ее дата;
изложение обстоятельств, послуживших основанием для предъявления претензии;
ссылки на соответствующий нормативный акт либо конкретные условия договора;
сумма претензии и ее обоснованный расчет;
требования заявителя;
иные сведения, необходимые для урегулирования спора.
Например, в случае передачи покупателю меньшего количества товара, чем оговорено в договоре, покупатель вправе потребовать передать недостающее количество товара либо отказаться от переданного товара и его оплаты, а если товар оплачен, потребовать возврата уплаченной денежной суммы (ст. 466 ГК РФ).
Если покупателю передан товар ненадлежащего качества, он вправе по своему усмотрению потребовать от продавца соразмерного уменьшения покупной цены, или безвозмездного устранения недостатков товара, или возмещения своих расходов на устранение выявленных недостатков. Когда выявлены существенные нарушения, покупатель вправе отказаться от исполнения договора, т.е. возвратить товар и потребовать возврата уплаченной за товар денежной суммы либо замены товара (ст. 475 ГК РФ).
К претензии прилагаются документы, отсутствующие у должника и подтверждающие предъявленные требования, например накладные об отпуске товара, договоры, счета-фактуры, платежные поручения и т.п.
Документы представляются в подлинниках либо надлежаще заверенных копиях или в форме выписок из них.
Перечень и вид прилагаемых документов указываются в приложении к претензии.
Претензия подписывается руководителем организации, предъявляющей претензию, либо уполномоченным им лицом.
Во избежание разногласий по поводу факта и даты поступления претензии и прилагаемых документов целесообразно претензию отправлять заказным или ценным письмом, либо используя средства связи, которые обеспечивают фиксирование ее отправления, либо вручать под расписку.
Напомним, что общий срок исковой давности, установленный ст. 196 ГК РФ, составляет три года.
Именно в этот срок организация, которая считает, что ее имущественные интересы нарушены недобросовестными действиями контрагента, должна успеть предъявить претензию и иск.
Процесс рассмотрения полученных организацией претензий зависит от объема претензионной работы, категории полученной претензии, штатно-организационной структуры и иных факторов.
Обычно юрисконсульт, на которого в силу функциональных обязанностей возложена претензионная работа, рассматривает претензии с привлечением других служб - бухгалтерии, служб качества, маркетинга, логистики и т.п.
Претензии могут рассматриваться специально назначенной комиссией, в состав которой включены специалисты различных структурных подразделений.
Пример из практики.
На предприятие, изготовившее товар сложного ассортимента, от покупателя поступила претензия с требованием заменить изделие, находившееся год в эксплуатации, на новое по мотиву ненадлежащего качества. К претензии прилагался акт бюро товарных экспертиз и фотографии, зафиксировавшие, по мнению заявителя, ухудшение потребительских свойств. Поскольку данную модель товара предприятие только начало осваивать и необходимо было иметь больше информации от потребителей, эксплуатирующих товар, то рассмотрение претензии осуществлялось комиссией, в состав которой помимо юридической и маркетинговой служб входили конструкторы, технологи, работники сервиса. По результатам работы комиссии подготовлено обоснованное заключение о том, что покупателем нарушены правила эксплуатации товара, техническое обслуживание проводилось ненадлежащим образом, без согласия с изготовителем в конструкцию внесены недопустимые изменения. В акте БТЭ недостатки товара изложены довольно тенденциозно, без ссылок на нормативную техническую документацию и, по сути, являются всего лишь отражением субъективного мнения об уровне потребительских свойств товара. По основаниям, предусмотренным ст. ст. 476, 483 ГК РФ, претензия отклонялась. Заявитель с иском в суд не обратился.
Претензия рассматривается в течение срока, который установлен договором или другим соглашением сторон либо указан в тексте претензии.
Учитывая требования бухгалтерского учета, отчетности и налогообложения, максимальный срок рассмотрения претензии следует устанавливать в один месяц для того, чтобы результаты рассмотрения претензий были учтены за ближайший отчетный период.
Если необходимые для рассмотрения претензии документы не приложены, они должны быть запрошены у заявителя с указанием срока представления. При неполучении затребованных документов к указанному сроку претензия рассматривается на основании имеющихся документов.
Хозяйственное общество или индивидуальный предприниматель, получившие претензию, обязаны сообщить заявителю о результатах рассмотрения.
Требования нормативных актов по бухгалтерскому учету и отчетности таковы, что для отражения претензии в бухгалтерском учете заявителя необходимо признание претензии дебитором или наличие решения суда. При досудебном урегулировании споров для отражения в учете результатов рассмотрения претензии достаточно письменного сообщения об удовлетворении претензии, подписанного руководителем организации.
В ответе на претензию необходимо указать: признанную сумму, срок и способ удовлетворения претензии (номер и дату платежного поручения на перечисление денежных средств, наименование продукции, время отгрузки, реквизиты сопроводительных документов).
При полном или частичном отказе в удовлетворении претензии следует сообщить причины отказа, со ссылкой на правовые нормы и доказательства, обосновывающие отказ, и возвратить подлинные документы, которые были приложены к претензии, а также направить документы, отсутствующие у предъявителя требований.
Способы отправки ответа на претензию аналогичны направлению самой претензии, поскольку ответ является документом, создающим определенные права и обязанности у сторон хозяйственного спора.
Целесообразно осуществлять регистрацию поступивших и предъявленных претензий, целью которой является обеспечение сохранности документов, контроль за своевременностью рассмотрения претензий, анализ причин и недостатков, способствовавших возникновению споров и разногласий.
Пример из практики.
Предприятие по изготовлению игрушек на протяжении года получало от разных покупателей претензии о недостаче в оптовой партии, отгружаемой в железнодорожных контейнерах, опломбированных пломбой отправителя. Юрисконсульт предприятия, рассматривая акты приема товара по количеству и товаросопроводительную документацию, являющуюся неотъемлемой частью претензий, обратил внимание на то, что все недостачи выявляются при отгрузке их заведующим складом М. Данный небезынтересный факт был доложен руководителю и воспринят им с пониманием. Результаты проведенной контрольной отгрузки подтвердили, что недостачи при поставке образуются по вине конкретного работника склада, невнимательно готовившего отгружаемые партии товара либо умышленно допускающего недостачу в малых количествах. Трудовой договор с недобросовестным заведующим складом был расторгнут по инициативе работодателя. Претензии от покупателей перестали поступать.
Безусловно, грамотно осуществляемая претензионная работа способствует быстрейшему восстановлению нарушенных прав, соблюдению интересов бизнеса, предупреждению возникновения так называемых бесспорных исков.
Дата добавления: 2019-02-12; просмотров: 174; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!