Видение – это то, какой мы хотим видеть нашу организацию через достаточно продолжительный срок. Оно может совсем не зависеть от текущего состояния дел в организации.



Глава 2.1. Целеполагание и планирование в

организации

ВВЕДЕНИЕ (К. 3÷7)

С чего начинается работа любого менеджера? Для того чтобы эффективно управлять организацией необходимо, прежде всего, иметь четкое и непротиворечивое представление о том, куда мы идем, и почему мы идем именно этим путем. Это «представление» есть результат того, что принято называть планированием.

Ядро процесса планирования составляет целеполагание. Целевые установки позволяют расставить ориентиры на пути следования. Последующая часть процесса планирования должна нарисовать конкретную траекторию движения: систему программ и планов, где описано все необходимое для того, чтобы достигнуть поставленных целей, необходимые ресурсы, знания, умения и навыки. Этому посвящена гл. 2.1 «Целеполагание и планирование в организации». Остальные главы разд. 2 «Функции менеджмента» касаются реализации полученного «представления»: функция организации (гл. 2.2 «Организация как функция управления») отвечает за материальное воплощение системы планов, за подготовку всего необходимого для того, чтобы можно было начать работу, предусмотренную планами. Функция мотивации (гл. 2.3 «Мотивация деятельности в менеджменте») отвечает за организацию людей и их подготовку к работе в соответствии с планами. Функция контроля  (гл. 2.4 «Контроль и регулирование») осуществляется непосредственно во время работы и необходима для корректировки и ликвидации отклонений реального курса от запланированного.

Глава «Целеполагание и планирование в организации» является первой главой разд. 2 «Функции менеджмента» (к. 3). Обратимся к плану главы (к. 4). При ее изучении мы покажем:

· для чего необходимо планирование и что представляет собой процесс планирования;

· какие существуют виды планов в организации и как они связаны между собой;

· как правильно разработать основные целевые установки организации;

· в чем суть стратегического управления и какую роль играют стратегические планы в общей системе планов.

Планирование – это важнейшая функция управления осуществляется путем составления планов работы организации, ее составных частей и работников. Основой в этом процессе является целеполагание – выбор целевых установок, обеспечивающих движение в заданном направлении. Стратегическое планирование задает направление для всей системы планов организации на рассматриваемый период времени.

Запись плана главы на доске.

Цель изучения гл. 2.1

Целью изучения главы на лекционных этапах является достижение вами второго уровня её усвоения. Это будет означать, что после них вы сможете осознанно приступить к изучению содержания её отдельных вопросов на рабочих этапах обучения. При этом вы будете использовать ваш конспект (макет записи на аудиторной доске), структурно-логическую схему (СЛС), кадры листа основного содержания (ЛОС), текст лекции и другие, в том числе и компьютерные интерактивные средства обучения.

Конечной целью изучения главы является усвоение её содержания на четвёртом уровне. Он будет достигнут Вами на заключительных этапах обучения. Здесь Вы должны будете показать умение воспроизводить содержание всей главы, опираясь лишь на её СЛС. Вместе с тем, вы должны будете уметь ответить на контрольные вопросы, подобные тем, которые будут приведены в конце главы. Им приписан пятый уровень усвоения (выполнение действия путем припоминания, без внешних опор).

Вопросы, знание которых необходимо для эффективного усвоения материала содержания главы[1]

1. Что представляет собой организация как объект управления?

2. Какие факторы влияют на эффективность управления?

Запишите эти вопросы в свой конспект и письменно ответьте на них. Если Вы не сможете дать ответы на указанные вопросы или сомневаетесь в правильности своих ответов, воспользуйтесь структурно-логическими схемами предыдущих глав и словарём. 

Продолжая введение, рассмотрим чуть более подробно содержание главы.

Обратимся к СЛС гл. 2.1 (к. 6). Здесь отражена логика ее изучения, раскрывается система смысловых связей между основными элементами содержания главы. Прослушайте введение, не делая никаких записей в конспект.

Планирование – это вид управленческой деятельности, связанный с составлением планов организации в целом, ее подразделений, функциональных подсистем, отделов, служб и работников. Процесс планирования состоит из следующих стадий: установление целей (к. 6-1), распределение ресурсов (к. 6-2), доведение планов до работников (к. 6-3). Планы классифицируются (к. 6-4) по длительности планового периода (к. 6-5) и уровням организационного планирования (к. 6-6).

Кадр ЛОС № 6 Постановка целей – целеполагание – является важнейшим исходным моментом планирования. Целевая функция осуществляется через ряд этапов, каждый из которых соответствует тому или иному типу целевой установки (к. 6-7): миссия, видение, цель. Первым этапом является разработка или уточнение миссии организации (к. 6-8), выражающей философию и смысл ее существования. Видение организации (к. 6-9) разрабатывается на конечный длительный период и отражает представление о том, какой должна стать организация по истечении этого периода.

Цели организации (к. 6-10) – это наиболее конкретное выражение миссии и видения в форме, доступной для управления процессом ее реализации. Постановка этих целей осуществляется в соответствии с выработанными теорией и практикой управления принципами (к. 6-11). Существует множество различных способов классификации целей (к. 6-12). Каждый из них описывает специфику разрабатываемых целей. Между всеми целями существует тесная связь и взаимообусловленность, что позволяет рассматривать их как систему целей организации – дерево целей (к. 6-13).

Стратегическое планирование, возникшее в 60-х гг. XX в., постоянно развивалось (к. 6-14). В настоящее время планирование в организации осуществляется на нескольких уровнях (к. 6-15).

После постановки миссии (к. 6-16), разработки видения организации (к. 6-17) и анализа стратегического профиля (к. 6-18), необходимо определить продолжительность стратегического периода в рамках рассматриваемого видения и поставить соответствующие стратегические цели (к. 6-19). Анализ внутренней и внешней среды (к. 6-20) позволяет сформулировать альтернативы и выбрать оптимальную стратегию развития организации на данный период (к. 6-21).

2.1.1. ПЛАНИРОВАНИЕ (К. 8÷14)

Запись номера параграфа на доске.

В процессе изучения § 2.1.1 мы познакомимся, с процессом планирования и основными его стадиями и узнаем различные способы классификации планов.

Цели изучения § 2.1.1

Конечной целью изучения параграфа и его элементов является умение:

1) объяснить, почему для осуществления управления необходимо планирование;

2) раскрыть содержание процесса планирования;

3) выделить различные виды планов в организации и показать их взаимосвязь.

Каждое из перечисленных умений обучающийся должен усвоить на пятом уровне (выполнение действий замедлено, без внешних опор). Этот уровень умений будет достигнут на рабочих, а в отдельных случаях –и на заключительных этапах обучения.

Обратимся к содержанию параграфа.

Что понимается под планированием? (к. 9) Это процесс, который включает определение целей и задач организации и разработку всеобъемлющей иерархической структуры планов для объединения и координации всей деятельности компании.

Планирование – это вид управленческой деятельности, связанной с составлением планов организации в целом, её подразделений, функциональных подсистем, отделов и служб (к. 9).

Запись на доске: почему необходимо планировать?

Планирование не всегда рассматривается как отдельный вид деятельности. Зачастую оно рассматривается в рамках стратегического планирования и формирования стратегии. Тем не менее, стратегическое управление и планирование не охватывает само по себе все вопросы планирования. Здесь вначале отдельно будет рассмотрено планирование как вид управленческой деятельности, раскрыты сущность и содержание целей и целеполагания. После этого будут рассмотрены вопросы формулирования стратегии развития организации.

Цели планирования (к. 10).

Запись на доске: для определения направления развития компании, к. 10-1.

1. Определение направления развития компании (к. 10-1). Отсутствие единого направления делает развитие практически невозможным. В лучшем случае развитие будет проходить случайно и непостоянно, противореча планам и намерениям менеджмента.

Запись на доске: для снижения затрат, к. 10-2.

2. Снижение влияния всевозможных изменений внешней и внутренней среды (к. 10-2). Планы позволяют предусмотреть соответствующие изменения во внешней и внутренней среде и заранее подготовиться к негативным изменениям и максимально эффективно использовать позитивные.

Запись на доске: для рационализации использования ресурсов, к. 10-3.

3. Сведение к минимуму потерь от нерационального использования рабочей силы и ресурсов (к. 10-3). Планы позволяют рационализировать использование всех видов ресурсов. Это следует, в частности, из того, о чем было замечено выше. Единая система планов предусматривает наиболее короткий путь к заданной цели.

Запись на доске: для установления стандартов, к. 10-4.

4. Установление стандартов, пригодных в дальнейшем на этапе контроля (к. 10-4). Правильно составленные планы предполагают возможность эффективного контроля их выполнения.

Запись на доске: процесс планирования, к. 11.

Планирование как процесс включает в себя следующие этапы (к. 11).

Запись на доске: ядро планирования – целеполагание, к. 11-1.

1. Установка целей и задач (к. 11-1) . Этот этап связан с определением, правильной постановкой и систематизацией целей организации. Если в организации осуществляется стратегическое планирование, то дальнейшая декомпозиция основных целей уступает место разработке стратегии.

Запись на доске: разработка программ, стратегий, планов, к. 11-2.

2. Разработка стратегий, программ и планов для достижения целей(к. 11-2) . Стратегия, как способ и средство достижения поставленных целей определяет дальнейший процесс планирования. На этом этапе уточняются цели и задачи, формируются способы их достижения

Запись на доске: определение необходимых ресурсов, к. 11-3.

3. Определение необходимых ресурсов и их распределение по целям и задачам (к. 11-3). Эта стадия процесса планирования, как и следующая представляют собой непосредственную границу, собственно, планирования и организации выполнения планов. Здесь определяется материальная сторона дела.

Запись на доске: доведение планов до исполнителей, к. 11-4.

4. Доведение планов до всех, кто их должен выполнять, кто несет ответственность за их реализацию. Это необходимое условие успешного планирования. На практике много планов не выполняется правильно именно по причине искаженных или отсутствующих представлений работников организации о средствах и способах достижения поставленных целей. Этот этап граничит с функцией мотивации.

Запись на доске: планы разделяют, к. 12 .

Многообразие целей организации приводит к необходимости разработки системы взаимоувязанных планов работы, направленных на их достижение. Классификация всей совокупности планов организации производиться по длительности планового периода и по структурным составляющим организации.

Запись на доске: - по длительности периода, к. 12-1÷3.

По длительности планового периода различают стратегические, тактические и оперативные планы (к. 12).

1. Стратегические (к. 12-1). Эти планы связаны с разработкой направлений развития организации и стратегическими целями. Подробно о стратегическом планировании пойдет речь ниже. В данном случае планирование охватывает период времени, как правило, 3–5 лет.

2. Тактические (к. 12-2). Тактические планы составляются на среднесрочный период, примерно до 1 года. Выполнение тактических планов необходимо для реализации стратегических планов.

3. Оперативные (к. 12-3). Этот вид планов связан с ежедневной работой, постановкой оперативных задач, выполнением, анализом ситуации и т.д.

Запись на доске: - по структурным составляющим, 12-4÷6.

По структурным составляющим организации планы разделяют на планы по организации в целом, планы структурных единиц и функциональных подсистем.

1. Планы по организации в целом (к. 12-4). Такие планы разрабатываются высшим менеджментом организации и обязательны к выполнению всеми ее подразделениями

2. Планы структурных единиц (к. 12-5). Это могут быть планы независимых бизес-единиц, центров прибыли, более или менее самостоятельных подразделений организации, определяющих самостоятельно направления реализации общих планов организации.

3. Планы функциональных подсистем. Это низший уровень организационного планирования. В этом случае планы составляются по функциональным подсистемам организации – таким как производственная, финансовая, сбытовая и т.п.

Запись на доске: они взаимно увязаны и представляют единую систему планов.

Резюме по § 2.1.1

Кадр ЛОС № 13 Кадр ЛОС № 14

Планирование является необходимой стадией процесса управления. Оно позволяет определить направление развития компании, снизить затраты и рационализировать использование всех ресурсов в организации

Ядром планирования является целеполагание. Помимо целеполагания, процесс планирования включает разработку стратегий, программ и планов реализации поставленных целей, определение необходимых ресурсов и доведение планов до исполнителей.

3. Планы можно разделять по критерию длительности планового периода и по структурным составляющим организации. Все планы взаимно увязаны друг с другом и представляют из себя единую систему планов организации.

2.1.2. ЦЕЛЕПОЛАГАНИЕ (к. 15÷27)

Кадр ЛОС № 16 Запись номера параграфа на доске. В этом параграфе мы получим представление о процессе целеполагания и типах целевых установок, рассмотрим принципы эффективной постановки целей, определим различные виды целей и то, как они могут образовывать единую систему целей – дерево целей. Цели изучения § 2.1.2 В результате изучения параграфа обучающийся должен уметь:

1) определить основные целевые установки в организации и объяснить их связь между собой (уровень усвоения – шестой);

2) правильно сформулировать целевые установки (уровень усвоения – пятый);

3) использовать дерево целей при постановке ложной системы целей (уровень усвоения – пятый);

4) объяснить, в чем суть управления по целям (уровень усвоения – шестой).

Обратимся к содержанию параграфа.

Целеполагание – установка целей, основа планирования. Как устанавливаются цели?

Запись на доске: 1. Целевые установки: миссия – видение – цели.

Существует 3 типа целевых установок: миссия, видение и, собственно, цель.

Миссия (к. 17).

Запись на доске: 2. Миссия – смысл существования организации, к. 17 .

Миссия определяет то, для чего создана и существует организация, придает действиям людей осмысленность и целенаправленность, позволяющие осознавать не только что они должны делать, но и для чего они осуществляют свои действия. Миссия – это заявление, отражающее интересы общества, владельцев и персонала предприятия, дающее общее представление о сфере деятельности, общих принципах работы и т.п.

Миссия – смысл существования организации (к. 17).

Потребность в определении миссии организации появилась в 70-х годах, когда нужно было кратко охарактеризовать организацию и ее основные отличия от других, когда нужно было найти исходную точку стратегии организации. Введение этого понятия в широкий оборот обусловлено следующими основными причинами:

1) повысилась роль общественного, государственного политического и др. контроля над деятельностью организаций;

2) владельцы организаций осознали, что только их цели или только прибыль не могут более быть основной целью организации;

3) в условиях перенасыщенного рынка от организации потребовалось определение ее «индивидуального лица»;

4) появилась необходимость интеграции на уровне макросоциума (нация, регион, потребители) и на уровне микросоциума (персонал организации, деловые партнеры, инвесторы).

Очевидно, что хорошая миссия – это вещь первостепенной важности, и важность эта постоянно увеличивается. Теория и практика менеджмента не выработала единого подхода к правилам разработки миссии. Однако есть ряд рекомендаций, которые следуют из общих требований практики (к. 17):

1) миссия безвременна, то есть формулируется вне временных рамок (к. 17-1);

2) миссия не должна полностью зависеть от текущего положения дел и состояния организации (к. 17-2);

3) в миссии не принято указывать в качестве главной цели получение прибыли (к. 17-3) или ограничивать систему целей потребностями руководства организации (к. 17-4);

4) между миссией организации, ее целями и миссиями ее подразделений не должно быть противоречий (к. 17-5).

Видение (к. 18).

Запись на доске: 3. Видение – картина развития на 10-20 лет, к. 18.

Если миссия формулируется на неопределенное время, то видение организации разрабатывается на определенный срок. Как правило, это достаточно продолжительный срок, около 10–20 лет. Видение – это то, какой мы хотим видеть нашу организацию через 10–20 лет.

Видение – картина развития на 10-20 лет (к. 18).

Это видение может быть совершенно не связано с сегодняшним состоянием организации. Для того чтобы сформулировать видение нужно задать себе следующие вопросы:

1. Какой мы хотим видеть свою организацию в будущем (к. 18-1)?

2. Что из себя представляет наш бизнес сейчас и каким он станет в будущем (к. 18-2)?  

3. Кто является потребителями нашей продукции (услуг) и на какую группу покупателей организация будет ориентироваться в будущем (к. 18-3)?

4. Какими способами мы собираемся увеличивать ценность нашей продукции для потребителей (к. 18-4)?  

Видение – это уже более или менее конкретная ситуация в будущем, к которой организация должна стремиться. Ответы на эти вопросы должны быть тщательно продуманы, так как на них базируется последующая работа по установлению целей организации.

Цели (к. 19).

Запись на доске: 4. Цели – это конкретизация миссии в форме доступной для управления процессом её реализации, к. 19.

Цели – это основные задачи.

Цели – это результаты, к которым стремиться индивидуум, группа лиц или организация в целом.

Цели – это конкретизация миссии и видения организации в форме, доступной для управления процессом их реализации.

Существует и много других определений целей вообще и целей организации в частности. Их определяют как опредемечиваемый мотив, как некое идеальное состояние, как ситуация в будущем и т.п. Все эти определения верны и отражают тот контекст, котором они рассматриваются. Здесь цель можно определить через понятие миссии – как конкретизацию миссии в форме доступной для управления процессом ее реализации.

Цель – это конкретизация миссии в форме доступной для управления процессом ее реализации (к. 19).

Правильно поставленная цель – половина сделанной работы. При казалось бы относительной простоте постановки целей, здесь существует много проблем. Практикой управления выведен ряд правил, помогающих правильно поставить цели:

1. Прежде всего, цель имеет четкие временные рамки. По истечении установленного срока цель должна быть выполнена

2. Цель должна быть конкретной. В ряде ситуаций, сложно говорить о конкретных целях, но в каждой такой ситуации нужно отдавать себе отчет в том, что это скажется на всех последующих этапах, и в особенности на этапе контроля.

3. Цель должна быть адресной. Поставить цель до конца означает ответить на вопрос: кто будет выполнять ее, когда, где, при каких условиях и т.п.

4. Цель не должна противоречить другим целям и самой себе (она должна быть реально достижимой).

Многообразие работ, выполняемых в организации, соответствует многообразию целей. Цели можно разделять по таким ключевым критериям как: период времени, содержание, повторяемость, структура организации, функциональные подсистемы и т.д.

По периоду времени цели подразделяются на следующие типы (к. 20):

1. Стратегические. Период, на который устанавливаются стратегические цели зависит от состояния внешней среды организации. Чем она более подвижна, нестабильно и менее предсказуема, тем меньше этот период. Он может колебаться в пределах от 1–2 лет до 5–10 лет.

2. Тактические. Эти и последующие цели логически развертываются из стратегических целей (см. «Дерево целей», п. 4.2.4). Такие цели охватывают период от года до 3–5 лет. Увеличивается значение количественных параметров.

3. Оперативные. Это цели на уровне конкретных задач, которые должны быть выполнены за 1 год, за полгода, за квартал, месяц, неделю, рабочий день и т.д. Эти цели имеют, как правило, четкое количественное выражение.

По содержанию (к. 20) цели могут быть экономическими (прибыль, дивиденды, расходы), социальными (социальное обеспечение работников организации), организационными (предусматривающие изменения в структуре организации, изменение параметров систем на уровне организации), техническими (развитие техники и технологий), научными, политическими, экологическими и т.д.

По повторяемости (к. 21) цели могут быть периодически повторяемые, постоянно решаемые и разовые. Этот параметр имеет очень важное значение при планировании работ по выполнению этой цели и определению способов ее достижения. На реализацию повторяемых целей можно затратить больше средств, что окупиться при повторе. Это заставляет искать нечто общее в различных целях, что можно было бы повторить в дальнейшем.

По структуре организации (к. 21) выделяют цели организации и цели подразделений. Эти цели не должны противоречить друг другу и соответствовать стратегическим целям.

По функциональным подсистемам (к. 21) можно выделить цели, устанавливаемые для подсистем маркетинга, производства, финансов и т.д.

Кроме всем известных видов целей, более всего применяющихся на практике, таких как цели по периоду времени и по подсистемам, есть и менее распространенные классификации, например, по приоритетности (к. 20): особо приоритетные, приоритетные и остальные. Это важно в особенности для технологий управления по целям (см. п. 4.2.5). Принцип Парето, например гласит, что как правило 20% усилий, дают 80% результатов. Остальные, 80% усилий дают только 20% результатов. Правильно выделить нужные цели, те 20%, и сконцентрироваться на их достижении – это уже искусство управления.

Дерево целей (к. 22).

Запись на доске: 5. Для представления системы целей можно использовать дерево целей, к. 22 ÷ 23 .

Количество и разнообразие целей при решении сложных задач достаточно велико. Для систематизации всего этого многообразия используют т.н. «дерево целей» (к. 22).

Дерево целей – это древовидный граф, позволяющий упорядочить цели организации в непротиворечивую систему. Он используется также как метод декомпозиции целей.

Как видно из понятия цели, ее характеристик и видов, это очень непростая задача. Для правильной декомпозиции целей помимо требований к постановке целей, о которых говорилось выше, можно выделить три главных правила, относящиеся к построению самого графа (к. 23):

1. В вершине графа отражается одна или несколько ключевых целей

2. Главное правило декомпозиции цели любого уровня состоит в следующем: выполнение подцелей каждого последующего уровня является необходимым и достаточным условием достижения цели предыдущего уровня

3. Подцели одного уровня должны быть независимы друг от друга и не выводимы друг из друга.

Управление по целям (к. 24).

Запись на доске: 6. Управление по целям – позволяет эффективно реализовывать поставленные цели, к. 24 ÷ 26.

Управление по целям представляет из себя конкретный метод управления, основанный на постановке целей и контроле за их выполнением. Разработанный известным американским ученым П.Ф. Друкером, этот метод получил большое распространение в практике управления.

Главные задачи, которые решает управление по целям (Management by objectives, MBO), по словам самого Друкера – это (к. 24):

1) оценка «широкого спектра коммерческих, производственных и социальных процессов». Это было одним из оснований разработки этого метода – расширение спектра целей (к. 24-1);

2) проверка истинности утверждений, латентно заложенных менеджером в основу проводимого курса (к. 24-2);

3) оценка и прогнозирование поведения отдельных работников, подразделений и других организаций (к. 24-3);

4) совершенствование деятельности организаций (к. 24-4).

Несмотря на то, что практика показывает высокую эффективность этого метода, он применим не всегда. Существует ряд принципов реализации этого метода, которые можно рассматривать в ряде случаев и как ограничения, и как недостатки (к. 25) :

1. Метод должен максимально полно охватывать цели организации. В ряде случаев плохая организация управления уже на этом этапе отсекает возможность применения этого метода, до исправления этой ситуации (к. 25-1);

2. Каждый руководитель должен иметь четкие цели полномочия и обязанности. Все эти три элемента должны соответствовать друг другу. Во многих организациях управление жестко централизовано и говорить о постановке целей в рамках этого метода, который предполагает определенную свободу действий, ограниченную помимо полномочий только контролем, не приходится. В таких организациях просто спускаются конкретные задания, подразумевающие определенный способ выполнения (к. 25-2);

3. Вся система целей согласуется, и в зависимости от этого организуется работа по их выполнению. Согласование происходит по возможности путем совместного обсуждения и взаимных консультаций (к. 25-3).

Этапы управления по целям (к. 26) во многом традиционны для процесса управления, помимо уточнения обязанностей и полномочий на первом этапе (к. 26-1), это: разработка и согласование системы целей (к. 26-2); согласование реальных планов по их достижению (к. 26-3); измерение, оценка и контроль достигнутых каждым руководителем результатов (к. 24-4). Заслуга метода управления по целям, состоит не столько в организации стадий процесса управления, сколько в расширении «спектра целей» и последовательном и целенаправленном улучшении основных и вспомогательных процессов за счет эффективного использования обратной связи. Немалую роль играет также и мотивация работников посредством их участия в процессе целеполагания.

Резюме по § 2.1.2

Кадр ЛОС № 27
  1. Способ задания целевых установок зависит от их типа. В организации существуют такие целевые установки как миссия, видение и цели.
2. Миссия – это наиболее глобальная целевая установка, разрабатывающаяся на весь срок существования организации. Она отражает то, для чего создана и существует организация.

Видение – это то, какой мы хотим видеть нашу организацию через достаточно продолжительный срок. Оно может совсем не зависеть от текущего состояния дел в организации.

Цели – это наиболее конкретные целевые установки, это конкретизация миссии в форме доступной для управления процессом ее реализации. Цели должны быть определены во времени, конкретны, адресны, достижимы и непротиворечивы.


Дата добавления: 2019-01-14; просмотров: 18; ЗАКАЗАТЬ РАБОТУ