Организация процесса выбора системы
После того как обоснована необходимость внедрения новой банковской информационной системы и сформулированы основные требования к ней, можно приступать непосредственно к процессу выбора. Как мы уже отмечали, в рамках данной статьи мы будем говорить о сторонних системах.
Выбор АБС является принципиальным для успеха всей работы по замене старой системы на новую. И не только потому, что необходимо выбрать действительно адекватную требованиям и задачам банка систему и найти достойного бизнес-партнера, но и потому, что именно на этой стадии необходимо заложить правильный фундамент взаимоотношений с компанией - поставщиком решения. Именно на этой стадии будущие проблемы еще можно устранить, построив процесс выбора максимально продуманно, согласованно, минимизируя риски и заранее готовясь к сложностям.
Основными этапами выбора АБС являются проведение тендера на выбор системы и заключение контракта.
Приведем аргументы в пользу тендерной формы выбора системы:
- независимость и относительная объективность решения (посредством тендера оценивается максимальное количество решений, и в этом процессе участвуют многие специалисты банка, а иногда и привлеченные эксперты и консультанты;
- удобство и эффективность (удобство проявляется во взаимодействии с поставщиками, получении информации, также тендер позволяет оптимизировать использование банковских специалистов в этом процессе, которые должны активно участвовать в выборе, но не могут приостановить свою непосредственную работу);
|
|
|
- быстрота выбора (использование тендера на основе правильных методик позволяет существенно сократить общее время от начала выбора до окончательного решения, что немаловажно, так как процесс выбора системы может длиться от нескольких месяцев до года и более, то есть составлять от 10 до 40% всего времени замены старой системы на новую).
Проведение тендера
Существуют две основные формы проведения тендера на выбор АБС: открытая и закрытая. Открытая форма подразумевает официальное объявление о проведении тендера с возможностью участия всех желающих компаний. Закрытая форма подразумевает, что круг участников определяется самим банком, сторонние организации, не попавшие в этот список, к участию в тендере не допускаются.
Можно порекомендовать для проведения тендера по выбору АБС закрытую форму. Хотя необходимо отметить, что в некоторых случаях может быть использована и открытая форма. Предпочтительность закрытой формы связана лишь со спецификой рынка банковского программного обеспечения - ограниченным количеством и относительной известностью компаний-поставщиков. На российском рынке активно работают в этой области не более десяти отечественных компаний и всего несколько международных.
|
|
|
Рассмотрим этапы проведения тендера.
Первый этап состоит из подготовки тендерной документации, определения и утверждения порядка и условий проведения тендера. К минимально необходимому комплекту тендерной документации можно отнести:
правила (методику) проведения и подсчета результатов;
приглашение на участие в тендере, которое будет рассылаться участникам;
анкета участника тендера (должна быть заполнена и возвращена вместе с подтверждением участия).
На этом этапе необходимо утвердить основные подходы к проведению процедуры тендера.
Второй этап - формирование расширенного списка участников (Long List) и рассылка приглашений (Invitation to Tender). Для выбора потенциальных участников тендера осуществляется анализ существующих поставщиков программных продуктов на предмет целесообразности включения их в тендерный список (предварительный анализ поставщиков и систем на предмет соответствия общим требованиям), после которого осуществляются определение и утверждение участников тендера.
|
|
|
Приглашение на участие в тендере содержит:
- общую информацию;
- условия тендера и порядок взаимодействия;
- сроки проведения;
- контактную информацию;
- условия конфиденциальности. Анкета участника содержит:
- общую информацию о компании (наименование представляемой системы, год создания, число сотрудников, количество клиентов, представительства и партнеры);
- общую информацию о системе (количество внедрений, в том числе в российских и зарубежных банках, техническая платформа - база данных, операционная система, требования к серверам и рабочим станциям, архитектура, иностранные языки, поставка лицензий на дополнительное программное обеспечение);
- сведения о функциональности (мультивалютность, ведение бухгалтерского учета в соответствии с инструкциями ЦБ РФ, поддержка нескольких планов счетов и международных стандартов учета);
- данные об открытости (возможность импорта данных из внешних систем, уровень детализации данных при импорте, взаимодействие с внешними системами);
- среднее время внедрения, примерную стоимость системы и услуг, сведения об организации сопровождения системы.
Третий этап - отбор наиболее предпочтительных систем для детального ознакомления (Short List). На этом этапе компаниям из расширенного списка, подтвердившим свое участие, передается документ требований к системе. Далее проводятся ознакомительные показы по общим возможностям системы (около 2-4 часов на каждую систему). Участникам дается некоторое время на формирование официального ответа о соответствии их решений представленным банком функциональным и техническим требованиям.
|
|
|
На основании информации, полученной из анкет участников тендера, впечатлений от просмотров систем, а также из ответов о соответствии требованиям осуществляется выбор наиболее предпочтительных систем для детального ознакомления. Результатом этапа должен стать список из 3-4 систем. Большее количество неудобно из-за существенного увеличения времени изучения, меньшее - потому, что увеличивается риск невключения в детальное изучение действительно подходящей банку системы.
Четвертый этап - детальное ознакомление и выбор системы. После оповещения компаний, прошедших во второй круг отбора, необходимо приступить к планированию встреч с поставщиками и просмотров систем. Такое планирование очень важно, так как детальный просмотр системы отвлекает огромное количество ресурсов как со стороны банка, так и со стороны фирмы - разработчика решения. Переносы сроков (например, в силу занятости соответствующих специалистов) могут затянуть этот процесс. Поэтому необходимо сформировать, согласовать и утвердить график встреч с поставщиками, который должен максимально точно соблюдаться. При ознакомлении предлагается использовать так называемые тестовые задания - заранее описанные банком процедуры, которые в ходе показа предлагается исполнить в системе. Иногда их необходимо заранее согласовать с поставщиком, чтобы он смог настроить соответствующий функционал системы для демонстрации и не отговаривался тем, что "система может, но для этого требуется небольшая перенастройка".
Далее начинается анализ предложений от поставщиков и оценка систем в ходе детального ознакомления. Поступившие предложения от поставщиков оцениваются по следующим критериям:
* степени соответствия бизнес-требованиям банка;
* необходимости в доработке и модификациях предлагаемого решения;
* предварительной стоимости и срокам проведения доработок и модификаций;
* стоимости системы и стоимости обслуживания/поддержки;
* скрытым издержкам и выгодам от использования системы;
* надежности и репутации поставщика, опыту деятельности в России и на других рынках, его способности оказывать достаточный уровень поддержки и обслуживания системы в Москве, а при необходимости - в регионах России.
Банк может применить метод взвешенной оценки, который будет использовать оценки специалистов различных элементов системы. К перечисленным критериям оценки и самим оценкам должны применяться различные веса, предварительно согласованные и утвержденные. В зависимости от критичности того или иного критерия ему будет присвоена соответствующая балльная шкала. Например, если "степень соответствия техническим требованиям банка" является важным критерием оценки, ему будет присвоен более высокий балл.
Стоимость системы и ее поддержки является критерием, который оценивается путем определения соотношения баллов, набранных после оценки всех остальных критериев, и стоимости. В результате получается так называемый коэффициент экономической эффективности системы. Необходимо отметить, что использовать стоимость системы как критерий сравнительной оценки нужно с осторожностью, так как он применим только в случае, если системы сопоставимы по всем основным параметрам. Также важно оценивать не предварительную, а действительную или окончательную стоимость системы, поэтому до завершения процесса оценки банк должен сформировать запрос на официальное коммерческое предложение для участников этого этапа тендера, так называемый Reques for Proposal, и ответ на него должен быть получен.
Итоговым результатом должен стать отчет по оценке и анализу систем с рекомендацией оптимального варианта. На основе отчета с перечислением плюсов и минусов каждой из систем руководство банка делает выбор. Такой окончательный выбор, учитывая важность задачи, обычно осуществляется на заседании правления, где выслушиваются представители различных подразделений, обсуждаются результаты взвешенной оценки и стоимостные параметры решений. Можно рекомендовать выбирать не только один (оптимальный) вариант (лидер тендера), но и второй (страховочный) вариант - в случае возникновения проблем с выбранным поставщиком (например, на стадии заключения контракта) можно будет вступить в переговоры со вторым поставщиком. Выбор двух вариантов можно открыть обеим компаниям, что, безусловно, пойдет на выгоду банку.
Заключение контракта
После окончательного выбора системы наступает стадия согласования и заключения контракта. И тут начинается игра, в которой банк практически изначально обречен на поражение. Даже при наличии квалифицированных юристов банку трудно противостоять компании-поставщику, которая имеет опыт заключения десятков, если не сотен, подобных контрактов, и специализирующимся по софтверным контрактам юристам. К тому же банковские юристы, да и ИТ-специалисты недостаточно разбираются в нюансах и, как это ни странно, склонны верить устным обещаниям.
Каковы же общие подходы к переговорам и заключению контракта, которые необходимо принимать в расчет? Попробуем дать ряд рекомендаций, которые могут облегчить заключение контракта и сделать его удобным банку, а не компании.
1. Необходимо помнить, что компания будет делать только то, что записано в контракте.
2. Предполагать негативный сценарий и анализировать контракт с этой точки зрения.
3. Софтверные компании умеют не только "вспоминать" о не включенных в первоначальное предложение услугах и модулях, но и "падать" в ценах.
4. Необходимо требовать прояснения терминологии и закрепления ее в контракте, в том числе таких понятий, как адаптация, доработка, настройка, конвертация и т.д.
5. В контракте должны быть определены ключевые точки проекта (Milestones) и признаки их достижения (например, опытная и промышленная эксплуатация, пользовательское тестирование и приемка, поставка программного обеспечения и т.п.).
6. Везде, где это только возможно, необходимо включить в контракт требование об обязательном согласовании с банком действий компании - поставщика решения.
7. В контракте должны быть предусмотрены санкции за задержку адаптации или внедрения по вине компании и процедуры определения и согласования причин задержек или перенесения работ.
8. Может быть предусмотрен возврат всех или части лицензионных платежей при неуспехе внедрения или его задержке более чем на 1 год (на этот пункт поставщики решения не всегда соглашаются).
9. Поддержка российской отчетности, налоговых и прочих требований должна быть рассмотрена отдельно и детально.
10. Процедура отказа от старой системы должна быть также рассмотрена.
11. Необходимо предусмотреть возможность по требованию банка замены отдельных специалистов или менеджера проекта в случае недостаточной их квалификации или при возникновении сложностей во взаимоотношениях с ними.
12. Желательно определение предельных сроков и стоимости работ.
13. Нужно включить в контракт процедуры разрешения споров и конфликтных ситуаций.
Если учесть все эти факторы, можно существенно снизить риски, сопровождающие выбор системы.
Потенциальные услуги
Выбор АБС является задачей, для решения которой во всем мире принято активное привлечение сторонних консультантов. Это связано с несколькими причинами.
Во-первых, наличие опыта существенно сокращает время выбора и помогает наиболее оптимально построить сам процесс. Крупные консалтинговые компании обладают таким опытом и имеют устоявшиеся и проверенные многочисленными проектами методики, самостоятельно разработать которые достаточно сложно (например, система взвешенной оценки АБС или организация тендера).
Во-вторых, привлечение сторонних наблюдателей, тем более организаторов и исполнителей тендерных процедур, повышает независимость и объективность выбора. К сожалению, часто покупка банковской системы сопровождается личной заинтересованностью того или иного руководителя банка в продвижении, лоббировании какой-либо одной системы. Поэтому использование консультантов, которые не только организуют процесс и наблюдают за объективностью, но и сами дают рекомендацию по оптимальному с их точки зрения выбору, очень важно.
В-третьих, консультанты иногда помогают банку разобраться в приоритетности его требований и различных скрытых проблемах или "подводных камнях". На практике может сложиться так, что выбираемая система соответствует 90% требований банка, но доработка оставшихся 10% очень сложна. Другая же система в меньшей степени соответствует требованиям, зато легче адаптируется. Сделать выбор в такой ситуации непросто, особенно если учесть, что все поставщики программ на начальных стадиях проекта, как правило, утверждают, что их продукты максимально легко адаптируются.
Таким образом, практически любому банку можно рекомендовать вовлечение консультантов в процесс выбора информационной системы. Степень этого вовлечения является индивидуальной. Это могут быть как консультации, которые займут всего несколько часов, так и привлечение консультантов на длительный срок до окончательного выбора АБС. Мы надеемся, что, используя наши рекомендации, вы сможете подойти к решению проблемы выбора новой автоматизированной банковской системы более взвешенно. Мы уверены, что, используя информацию, изложенную в этой статье, предложенные методики выбора систем и наши рекомендации, вы сможете существенно снизить риски и повысить вероятность успешного завершения всего проекта внедрения новой системы в разумные сроки и в рамках бюджета, так как первоначальная стадия этого процесса - выбор решения, как мы уже отмечали, имеет огромное влияние на успешное внедрение и последующую эксплуатацию новой системы.
Дата добавления: 2019-01-14; просмотров: 222; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!