Создание рисованных и графических объектов
PowerPoint позволяет применять элементы рисования объекта к уже существующему графическому объекту. Это может понадобиться при небольшом изменении внешнего вида графического объекта при неизменности самого рисунка.
Вывод на экран различных панелей инструментов, в том числе и панель инструментов “Рисование” (Рис. 6.4.19.) рассматривались ранее, теперь обратимся лишь к командам, которые выполняются при нажатии на кнопки данной панели.
Рис. 6.4.19. Панель инструментов “Рисование”.
“Действия” – служит для выравнивания рисованного объекта. Выравнивание элемента можно выполнить относительно страницы или относительно узлов невидимой сетки, покрывающей страницу. С помощью этой команды можно также группировать и разгруппировывать объекты рисунка, а также поворачивать и наклонять их, т.е. осуществлять основные действия при работе с рисунком;
“Выбор объектов” – предназначена для выбора как одного, так и множества объектов. Для этого нужно с помощью мыши растянуть прямоугольник выбора так, чтобы охватить все выделяемые рисованные объекты. После отпускания кнопки мыши охваченные прямоугольником выбора объекты выделяются. Кнопка [Выбор объектов] после нажатия фиксируется. Для возврата в режим работы с текстом документа кнопку следует нажать еще раз и она освободится;
“Свободное вращение” – позволяет повернуть или отразить рисованный объект. Эти выполняемые команды можно также найти в раскрывавшемся списке при нажатии на кнопку “Действия”;
|
|
|
“Автофигуры” – в результате щелчка на этой кнопке открывается меню выбора автофигуры. Все доступные автофигуры поделены на шесть категорий. Для вставки фигуры нужно выбрать элемент фигуры после нажать левую кнопку мыши и не отпуская ее протащить курсор обозначая положение и размер автофигуры в документе. После освобождения кнопки мыши автофигура остается выделенной размерными маркерами. Некоторые из автофигур снабжены еще и несколькими желтыми маркерами, перетаскивая которые с помощью мыши, можно менять форму автофигуры;
“Линия” – служит для рисования линии. Вам необходимо установить курсор в начало рисования линии, нажать левую кнопку мыши и не отпуская ее перетащить до конца линии, а затем отпустить кнопку мыши. PowerPoint соединит начальную и конечную точки;
“Стрелка” – служит для вставки стрелки. Способ создание стрелки абсолютно идентичен созданию линии за исключением того, что после выполнения операции у конечной точки появится стрелка;
“Прямоугольник” – позволяет нарисовать прямоугольник, для создания которого нужно задать две диагональные точки: начальную и конечную аналогично созданию линии (при нажатой клавише [Shift] получится квадрат);
|
|
|
“Овал” – создание эллипса, происходит аналогично созданию всех выше описанных объектов (при нажатой клавише [Shift] получится круг);
“Надпись” – позволяет в любом месте рисунка вставить надпись. Необходимо определить область в которой будет находиться текст надписи;
“Добавить объект WordArt” – открытие окна коллекции WordArt;
“Цвет заливки” – устанавливает способ заливки выделенного объекта. Возможно использование дополнительного цвета при нажатии на кнопку “Дополнительные цвета” в открывшемся списке “Цвет заливки”. При нажатии на эту кнопку на экране появится диалоговое окно “Цвета”, в котором можно выбрать любой цвет заливки. Можно использовать различные способы заливки при нажатии кнопку “Способы заливки” в списке “Цвет заливки”. На экране появится диалоговое окно Заливка в котором можно выбрать любой способ заливки выделенного объекта;
“Цвет линии” – служит для изменения цвета линии рисованного объекта;
“Цвет шрифта” – устанавливает цвет написанного текста;
“Тип линии” – производит выбор типа линии из стандартного списка;
“Тип штриха” – служит для выбора типа штриха и установки пробелов между штрихами;
|
|
|
“Вид стрелки” – предназначена для выбора вида стрелки, которые получаются при создании стрелки;
“Тень” – создает эффект тени различными способами с различным видом освещения;
“Объем” – придает объем фигурному тексту.
6.4.5. Основные инструменты MS PowerPoint 97 и последние штрихи оформления
Поиск текста
Для включения режима поиска необходимо загрузить документ, в котором нужно найти какой-либо конкретный символ или фрагмент, и выполнить команду Правка – Найти. Эта команда открывает доступ к диалоговому окну “Найти” (Рис. 6.4.20.).
Рис. 6.4.20. Диалоговое окно “Найти”.
В поле “Что:” введите текст, который необходимо найти. Если Вы хотите искать целые слова, установите флажок “только слова целиком”. Если нужно точное соответствие заглавных и строчных букв, установите флажок “с учетом регистра”. После чего Вы можете щелкнуть по кнопке “Следующее”.
Замена
Развитием функции поиска является функция замены, которая выполняется командой Правка – Заменить. На экране появится диалоговое окно “Заменить” (Рис. 6.4.21.).
Рис. 6.4.21. Диалоговое окно “Заменить”.
В общем случае пользователь может не только найти, но и заменить отдельные слоги, слова и фразы. Замена терминов во всем тексте выполняется автоматически. Заменяемый и замещающий термины, введенные последними, сохраняются в окне диалога и могут быть использованы повторно при переходе к другому документу.
|
|
|
Для включения автоматического режима замены необходимо нажать на кнопку “Заменить все”. Если эта опция не включена, то для замены каждого слова PowerPoint будет запрашивать разрешение на ее выполнение.
Проверка правописания
Если вы хотите проверить орфографию в презентации, необходимо выполнить команду Сервис – Орфография. Для начала проверки можно также использовать клавишу [F7].
PowerPoint сразу начинает проверку орфографии текста. Если программа встречает слово, отсутствующее в ее словаре, то оно выделяется в тексте и выводится в окне диалога на экране (Рис. 6.4.22.).
Рис. 6.4.22. Диалоговое окно “Орфография”.
В верхнем окне диалогового окна “Нет в словаре” указывается слово, которое не найдено в словаре и по мнению PowerPoint написано с ошибкой. Если пользователь уверен, что данное слово написано без ошибок, он может продолжить проверку правописания текста, щелкнув по кнопке “Пропустить”. Для того, чтобы PowerPoint всегда пропускал это слово, нужно щелкнуть по кнопке “Пропустить все”. Для включения слова в словарь нужно щелкнуть по кнопке “Добавить”.
Если же слово существует в словаре, то PowerPoint предлагает его заменить. В списке в нижнем окне диалогового окна “Орфография” обычно размещаются близкие по написанию слова в качестве предложений для исправления (Рис. 6.4.23.).
Рис. 6.4.23. Диалоговое окно “Орфография”, ошибка, найденная в тексте и варианты замены.
Средства PowerPoint позволяют проверять тексты на всех языках, которые, включены в поставку. Выделите текст, который необходимо проверять со словарем другого языка. Затем, используя команду Сервис – Язык, выберите язык для выделенного текста и щелкните по кнопке “ОК”.
6.4.6. Сортировщик слайдов, показ слайдов, печать
Сортировщик слайдов
PowerPoint снабжен функцией сортировки слайдов. Для перехода в режим сортировки слайдов необходимо нажать кнопку “Режим сортировщика слайдов” в строке режимов отображения, или выполнить команду Вид – Сортировщик слайдов. Этот режим отображения позволяет отобразить на экране миниатюры всех слайдов презентации, с содержащимся в них текстом и графикой. Для того, чтобы перетащить слайд, необходимо нажать на него левой кнопкой мыши и перетащить в необходимое место.
Показ слайдов
После того как презентация закончена, все проверено, все эффекты анимации настроены презентацию необходимо показать. Для этого необходимо воспользоваться командой Показ слайдов – Показ.
Печать
Перед печатью документа рекомендуется убедиться в том, что он выглядит так, как нужно.
Диалоговое окно “Печать”
Рис. 6.4.24. Диалоговое окно “Печать”.
В группе “Принтер” пункте “имя:” необходимо выбрать имя принтера, на котором Вы собираетесь напечатать документ. Если к компьютеру подключен только один принтер и нет сетевых принтеров, то в окне будет установлено это печатающее устройство по умолчанию. Кнопка “Свойства” позволяет перейти к свойствам печатающего устройства: качество печати, выбор качества бумаги, яркость, контрастность отпечатанных страниц и др. (определяется только возможностями принтера). При печати в файл необходимо выбрать принтер, на котором, в конечном счете, будет напечатан файл. Этот принтер может быть подключен к любому компьютеру (наличие PowerPoint на этом компьютере необязательно).
Существует возможность печати заданных слайдов, одного или текущего слайда, а также диапазона слайдов. Для этого используется группа “Диапазон печати”.
Группа “Копии” отвечает за количество копий документа, которые напечатает PowerPoint. Т.е. если Вам необходимо распечатать три копии документа, то не обязательно три раза нажимать “Печать”, а достаточно установить количество копий – 3. Если документ содержит более одной страницы, то PowerPoint позволяет разложить документ по копиям.
В окошке “Печатать” можно выбрать необходимый диапазон печати – слайды, разметки, структуру и т.д.
Функция “масштабировать по листу” позволяет выводить на один лист большие слайды, при этом не искажая их размеров, а пропорционально уменьшая или увеличивая слайд.
6.5. Система управления базами данных MS Access 97
Многие пользователи, даже обладающие значительным опытом работы с программами обработки текстов и подготовки электронных таблиц, сторонятся программ управления базами данных. Считается, что такие программы, как, например, Access 97, слишком сложны для рядового пользователя и не окупают тех умственных усилий, которые обычно тратятся на знакомство с новыми продуктами. К счастью, ни одно из этих утверждений не соответствует истине. Действительно, системы управления базами данных тесно связаны с программированием, и многие возможности мощной системы управления базами данных, какой является Access 97, лежат за пределами интересов обычного пользователя. Но совсем не обязательно становиться программистом, чтобы эффективно работать с Access. Благодаря Мастерам и другим возможностям Access 97, ориентированным на неискушенного пользователя, любой человек, который освоил MS Word и MS Excel, легко сможет управляться и с Access 97. На самом деле, когда Вы поймете, что Access – это просто, Вы пожалеете, что не начали изучать его раньше.
Технология баз данных сравнительно молода. Первое ее упоминание относится к концу шестидесятых годов. Фирмы, которые уже тогда пользовались элементами этой технологии, часто считались фирмами будущего. Тем временем профессиональные системы баз данных стали составной частью многих систем, функционирующих на персональных компьютерах. Поначалу их использование было возможно только на больших компьютерах, а со временем эффективное использование баз данных стало возможным и на компьютерах среднего класса. Вряд ли имеется область деятельности человека, которая не пользовалась бы средствами обработки баз данных. Банки, финансы, торговля, администрирование, научные исследования – вот лишь некоторые из таких областей. Благодаря использованию экранного текста многие люди, сознательно или нет, приобретали первый опыт работы с базами данных. В последующие годы методы создания баз данных были еще более усовершенствованы, так что стало возможным говорить о возникновении исключительно высококачественных информационных систем. Благодаря резкому увеличению мощности персональных компьютеров, использование персональных баз данных стало важнейшей тенденцией сегодняшнего дня. Уже повсюду предлагаются системы баз данных, которые без проблем можно интегрировать в существующие стандартные программные пакеты. Таким образом многие люди получают первые навыки работы с базами данных.
Все системы баз данных реализуют единую связь между программными адресами и основным ключом элемента данных. В них также используются программы, которые позволяют представить древовидные структуры в линейной форме, при этом нет необходимости в предварительной трансформации их в линейную структуру на логическом уровне. В обоих случаях физическая структура уже имеет иерархический характер. Современные системы баз данных, к которым относится и Access 97, построены таким образом, что каждый элемент данных предваряет контрольная область, так называемый префикс, в котором помечены адреса – ссылки на другие элементы данных.
6.5.1. Окно программы MS Access 97
Структура и внешний вид программы Access 97 в значительной мере определяется пользователем. Во время первого обращения к Access это окно будет похоже на представленное на рисунке (Рис. 6.5.0.). На рисунке показаны все основные компоненты рабочего окна Access.
Рис. 6.5.0. Экран после запуска программы.
Строка заголовка окна Access
Верхняя строка экрана называется строкой заголовка (Рис. 6.5.1.). В ней стоит имя активного приложения, т.е. Microsoft® Access и название редактируемого документа. Кроме того, в строке заголовка есть еще четыре кнопки: одна у левого края и три у правого.
Рис. 6.5.1. Строка заголовка с вызванным подменю.
– кнопка вызова управляющего меню.
Три другие кнопки также имеют отношение к работе с окнами:
– кнопка сворачивания окна, т.к. она сворачивает окно активной программы до пиктограммы.
–кнопка восстановления окна, т.к. она восстанавливает окно программы до нормального размера.
– кнопка закрытия окна.
Строка меню
Под строкой заголовка имеется строка меню (Рис. 6.5.0.). Строка меню содержит названия отдельных меню программы. Она активизируется нажатием клавиши [Alt] или нажатием левой клавиши мыши на необходимом пункте меню. При наведении курсора мыши на пункт меню, он выделяется, становится как бы выпуклым, по отношению к остальным пунктам. В строке меню перечислены группы команд:
“Файл”– Служит для открытия, закрытия, сохранения и других операций с файлами, импортирования данных, а также печати, предварительного просмотра и редактирования размеров и параметров страницы;
“Правка” – позволяет отменить ранее выполненные действия, копировать объекты и вставлять их в другие места, стирать участки текста и устанавливать связи с таблицами;
“Вид” – С помощью этого пункта меню управлять расположением панелей инструментов в документе. Также, можно, проверить таблицы, запросы, бланки, отчеты, макросы и модули. Здесь можно выбрать панели инструментов и установить множество опций, которые в наибольшей степени соответствуют конкретной конфигурации;
“Вставка” – Служит для вставки символов и дополнительных элементов форматирования документа, можно вставлять таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. Далее предлагаются команды “Автоформа” и “Автоотчет”, которые избавят от нудной рутинной работы;
“Сервис” – Предназначено для проверки орфографии, автозамены, а также там расположены команды для связывания объектов. Команда “Анализ” этого меню поможет при оптимизации структур баз данных, для обеспечения экономии памяти, необходимой для хранения информации. Если хотите защитить данные, можно присвоить им определенный пароль, который будет запрашиваться на основе указаний пользователя. Макросы, которые облегчают выполнение наиболее часто повторяющихся действий, также могут обрабатываться с помощью этого меню. Не в последнюю очередь с помощью команды “Надстройки” можно выполнить целый ряд полезных дополнительных функций, например связывание таблиц;
“Окно” – Предлагает различные команды, с помощью которых. можно регулировать управление выведенными на экран окнами. Можно наложить несколько окон друг на друга или открыть их рядом друг с другом. Окна, которые не нужны в настоящий момент времени, можно при необходимости скрыть. Позже можно снова сделать их видимыми. И, наконец, можно проконтролировать, какие базы данных располагаются в соответствующих окнах;
“Справка” – Предлагает огромный выбор средств, которые окажут весомую поддержку в затруднительных случаях. Здесь можно либо получить полное представление о всех сохраненных справочных темах, либо целенаправленно искать справочную тему по ключевому слову. И, наконец, можно вызвать данные о сервисной службе фирмы-изготовителя программного продукта, а также получить важную информацию о конкретной конфигурации системы;
Каждая группа объединяет набор команд, имеющих общую функциональную направленность.
Системные вкладки
Находятся в рабочем окне базы (Рис. 6.5.0.) и представляют собой перечень различных типов объектов базы данных.
“Таблицы” – Отображает все таблицы, содержащие наборы записи в текущей базе данных;
“Запросы” – Отображает все запросы, формирующие критерии для фильтрации данных в текущей базе данных;
“Формы” – Отображает все формы, для наглядного представления в текущей базе данных;
“Отчеты” – Отображает все отчеты, реализующие различные способы оформления данных для печати в текущей базе данных;
“Макросы” – Отображает все макросы, автоматизирующие выполнение большого числа последовательных операций в текущей базе данных;
“Модули” – Отображает все модули для программирования процедур для обработки информации на языке Access Basic в текущей базе данных.
Строка состояния
В нижней части экрана расположена строка состояния, которая дает краткую контекстно-зависимую информацию о выполняемых командах или индицирует сообщения об ошибках.
Панели инструментов
Под строкой меню располагается панель инструментов, которая в значительной степени облегчит и ускорит работу. На панели инструментов расположены кнопки со значками. Это – кнопки команд, которые можно найти и в меню. Для добавления какой-либо панели инструментов на экран необходимо навести курсор на уже существующую панель инструментов и щелкнуть правой кнопкой мыши. На вашем экране появится меню, в которой необходимо выбрать ту панель инструментов, которую вы хотите добавить или убрать с экрана. Если в вашем окне нет ни одной панели инструментов, то нужно выбрать пункт меню Вид – Панели инструментов – Настройка. На экране появится диалоговое окно “Настройка” (Рис. 6.5.2.) в котором необходимо указать какие панели инструментов вы хотите вывести на экран. Также можно выполнить команду Вид – Панели инструментов, и в раскрывшемся списке выбрать одну из панелей инструментов, которую вы хотите убрать с экрана или вывести на экран.
Рис. 6.5.3. Диалоговое окно “Настройка”.
Далее подробнее рассматривается панель инструментов “База данных”, так как с ней приходится сталкиваться постоянно при составлении баз данных.
Рис. 6.5.4. Панель инструментов “База данных”.
Кнопки слева направо (Рис. 6.5.4.) и команды, которые выполняются при их нажатии:
“Создать базу данных” – Создает новую базу данных;
“Открыть базу данных” – Открывает существующую базу данных;
“Сохранить” – Сохраняет макет объекта в режиме таблицы, структуру таблицы, запроса, формы или отчета, а также структуру и содержимое макроса или модуля;
“Печать” – Печатает выделенную форму, отчет, таблицу, запрос или модуль, не открывая диалогового окна “Печать”;
“Предварительный просмотр” – Выводит на экран активный объект, например, форму, таблицу или отчет, в том виде, который он будет иметь при печати. Пользователь имеет возможность увеличить и уменьшить масштаб изображения или вывести на экран несколько страниц одновременно;
“Орфография” – Запускает программу проверки орфографии для текстовых значений в формах, таблицах или запросах в режиме таблицы, а также для выделенного в поле текста в режиме формы;
“Вырезать” – Удаляет выделенный элемент (например, элемент управления или запись) в буфер обмена для последующей вставки;
“Копировать” – Копирует выделенный элемент (например, элемент управления или запись) в буфер обмена для последующей вставки;
“Вставить” – Вставляет содержимое буфера (например, элемент управления или запись) в активный объект базы данных. Команду “Вставить” используют вместе с командами “Копировать” или “Вырезать” для копирования или перемещения элементов;
“Формат по абзацу” – Копирует элементы форматирования (такие как цвета, типы линий и атрибуты шрифта) из одного элемента управления в другой. Нажмите кнопку “Формат по образцу” один раз для копирования формата в один элемент управления или нажмите кнопку дважды для копирования формата в несколько элементов управления. В последнем случае после завершения копирования формата нажмите клавишу [Esc] для отключения кнопки;
“Отменить” – Отменяет последнюю обратимую операцию. Имя команды изменяется в зависимости от отменяемого действия (например, на “Отменить удаление в буфер” или “Отменить перемещение”). Если последнее действие не может быть отменено, имя команды изменяется на “Отмена невозможна”;
“Связи с Office” – Запускает мастера по созданию составных документов, который выполняет слияние данных Microsoft Access с документом Microsoft Word, в результате чего создаются, например, стандартные письма для рассылки или почтовые наклейки;
“Анализ” – Запускает мастера по анализу таблиц, который анализирует файл таблицы и, при необходимости, разбивает ее на связанные таблицы. Это позволяет создает более эффективную структуру таблиц базы данных;
“Крупные значки” – Представляет объекты базы данных выбранного типа в виде крупных значков в окне базы данных;
“Мелкие значки” – Представляет объекты базы данных выбранного типа в виде мелких значков в окне базы данных;
“Список” – Представляет объекты базы данных выбранного типа в виде мелких значков в окне базы данных. Значки размещаются в окне базы данных по вертикали в алфавитном порядке по именам объектов;
“Таблица” – Выводит в окне базы данных список объектов выбранного типа, содержащий следующие дополнительные сведения: имя объекта, описание, дата последнего изменения, дата создания, тип, имя владельца;
“Программа” – Открывает программу формы или отчета в окне модуля;
“Свойства” – Открывает окно свойств для выбранного элемента, например, поля таблицы или элемента управления формы. Если ничего не выделено, открывает окно свойств для текущего объекта;
“Схема данных” – Открывает окно схемы данных, позволяющее просматривать, изменять и определять связи между таблицами или запросами;
“Автоформа” – Автоматически создает форму на основе выбранной таблицы или запроса;
“Помощник” – Помощник отображает справку и полезные советы.
6.5.2. Работа с базами
Создание базы данных
После запуска СУБД (системы управления базами данных) MS Access 97 автоматически открывается новая пустая база.
Чтобы создать новую базу, выберите команду Файл – Создать базу данных или щелкните на кнопке на панели инструментов.
В строке заголовка появится имя документа, присвоенное по умолчанию, – db1 : база данных. Редактор автоматически присваивает имена новым базам.
Если для создания базы необходим другой шаблон, предоставляемый СУБД, выберите команду Файл – Создать базу данных и в диалоговом окне команды “Создание” (Рис. 6.5.5.) выберите необходимый шаблон. В распоряжении MS Access 97 имеется более 20 шаблонов (адресная книга, библиотека, каталоги и т.д.). Выбор шаблона завершается щелчком на кнопке ОК.
Рис. 6.5.5. Диалоговое окно “Создание”.
Открытие базы данных
Чтобы открыть базу, необходимо знать имя и место размещения файла, определяемые при сохранении.
Access 97 запоминает последовательность Вашей работы с документами. Меню Файл содержит список нескольких (до 9) последних файлов из числа тех, с которыми Вы работали. Для открытия любого из этих файлов достаточно щелкнуть на соответствующем имени. Чтобы открыть другой документ, имени которого нет в списке, используйте команду Файл – Открыть базу данных или щелкните на кнопке Открыть базу данных панели инструментов.
В диалоговом окне “Открытие файла базы данных” (Рис. 6.5.6.) в поле “Папка” нужно указать место размещения необходимого файла, затем выделить его и щелкнуть мышкой на кнопке ОК, или дважды нажать левую клавишу мышки на имени файла.
Рис. 6.5.6. Диалоговое окно “Открытие файла базы данных”.
Сохранение базы данных
Чтобы сохранить базу, необходимо нажать кнопку Сохранить на панели инструментов или воспользоваться командами меню Файл – Сохранить. При создании новых таблиц, запросов и т.д. и первом их сохранении Access 97 предлагает названия таблиц, запросов и т.д. по умолчанию. Однако, эти названия можно изменить. По умолчанию база будет сохранена в каталоге “Мои документы” на диске С. При необходимости в последствии изменить название сохраняемого файла можно воспользоваться командой меню Файл – Сохранить как/экспорт….
После сохранения базы, она остается на экране, так что Вы можете продолжить с ней работу. При длительной работе, чтобы исключить возможность потери информации при сбоях компьютера, следует чаще сохранять документ на диске.
Работа с окнами
В СУБД Access 97можно редактировать одновременно несколько баз (таблиц, запросов, форм и т.д.). Переключение между открытыми документами осуществляется с помощью команды основного меню Окно, которое содержит список имен всех открытых документов. Чтобы открыть окно документа, необходимо щелкнуть на его имени в этом списке.
Различают полноэкранное и нормальное представления документа. Изменение представления осуществляется с помощью кнопки распахивания/восстановления окна документа. В режиме полноэкранного представления эта кнопка находится в строке меню и содержит изображение двойного окна.
В режиме нормального представления окна кнопка находится в строке меню документа и содержит изображение одного большого окна. Для перехода в полноэкранный режим следует выполнить щелчок на этой кнопке.
Если на экране отображено несколько окон документов, то для перехода от одного окна к другому нужно выполнить щелчок на строке заголовка какого-либо окна. Изменить размер окна можно, перемещая его рамку с помощью мыши.
Для сворачивания окна документа до пиктограммы используется кнопка строки меню с символом подчеркивания. Щелкните на ней. Для восстановления окна документа дважды щелкните на его значке.
Значок документа может быть не виден на экране – закрыт окном активного документа. В этом случае нужно изменить размеры или позицию окна. Для расположения активных окон рядом друг с другом используетсякоманда Окно – Упорядочить значки.
Завершение работы с СУБД
Вы можете закрыть базу, не завершая работу с программой Access 97.Для этого выберите команду Файл – Закрыть. Тот же результат можно получить щелкнув на кнопке в строке меню окна документа. Если в документе есть несохраненные изменения, на экране появится запрос на их сохранение.
Для того чтобы завершить работу с программой, достаточно выбрать команду Файл – Выход, или щелкнуть мышкой на кнопке закрытия окна в строке заголовка Access 97, или воспользоваться комбинацией “горячих клавиш” – [Alt] + [F4]. Следует отметить, что при завершении работы с программой Access 97, происходит автоматическое закрытие всех открытых документов. Если в каком-нибудь документе есть несохраненные изменения, редактор запросит пользователя, сохранять или нет изменения для каждого такого документа.
6.5.3. Создание и заполнение баз данных
Создание новой базы данных
Выберите из меню “Файл” команду “Создать”. Для этого помимо мыши можно использовать также комбинацию клавиш [Ctrl] + [N]. После этого Access 97 откроет окно “Создание”, которое содержит множество предварительно заданных шаблонов.
Access 97 объединяет в представленном окне важнейшие функции управления новой базой данных. На этой стадии настоятельно рекомендуется воспользоваться услугами интегрированного мастера по созданию баз данных, особенно это важно, для начинающих пользователей. Access 97 позволяет не принимать самостоятельного решения относительно последующего создания новой базы данных, т. к. Вы поначалу можете даже не представлять, как это сделать профессионально. В окне просмотра Вы получите первое представление о структуре создаваемой базы данных. Выделив подходящий шаблон данных с помощью мыши, щелкните один раз мышью по кнопке ОК, чтобы Access 97 мог открыть окно “Файл новой базы данных” (Рис. 6.5.7.).
Рис. 6.5.7. Диалоговое окно “Файл новой базы данных”.
В поле “Имя файла” указывается имя создаваемой базы данных: “База компакт дисков Shev®.mdb”. Щелкните мышью по кнопке “Создать”, чтобы Access 97 мог открыть другое окно, в котором укажите, хотите ли Вы создать таблицу, запрос, форму, отчет, макрос или модуль. Щелкнув мышью по кнопке “Создать”, Вы активизируете мастера по созданию баз данных, который поможет при выполнении остальных действий. Щелкните мышью по кнопке “Далее”. Далее Access 97 предложит соответствующие имена полей данных, некоторые из которых или даже все могут Вам не подойти. Используемые поля данных узнаются по маленькой черной галочке в соответствующем флажке. Важным в этой связи является то, что Access 97 автоматически задает некоторые поля, которые нельзя игнорировать. Названия полей, написанные курсивом, являются вариантными, их можно включать или выключать, щелкнув мышью по соответствующим флажкам. Выбрав все, что Вы хотели, щелкните мышью по кнопке “Далее”. Мастер по созданию баз данных откроет другое окно, в котором можно определить различные опции оформления. Вас, например, спросят, какой стиль должны иметь сообщения на экране, причем необходимо выбрать из нескольких вариантов. Имейте в виду, что смена различных окон с базами данных в зависимости от скорости компьютера может осуществляться несколько дольше, так что не предпринимайте никаких действий, пока процесс не завершится сам, это почти всегда приводит к нежелательным ошибочным реакциям Access 97.
Получив все требуемые данные, мастер базы данных выразит свое удовлетворение соответствующим сообщением. Затем щелкните мышью по кнопке “Готово”.
Дата добавления: 2019-01-14; просмотров: 236; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!