Лекція 10. ТЕРМІНИ ЗБЕРІГАННЯ ЗВІТНОСТІ В БЮДЖЕТНИХ ОРГАНІЗАЦІЯХ
Мета: вивчити поняттята дослідити звіти про виконання місцевих бюджетів, бюджетну заборгованість, дотації, субвенції, захищені статті видатків місцевих бюджетів, використання коштів з резервного фонду
10.1. Зазначення термінів зберігання документів
10.2. Примітки, що застосовуються в Переліку типових документів
10.3. Терміни зберігання документів за їх видами
Література: [3], [8, С.112-135], [9, С.99-120], [10, С.101-143], [11, С.121-136].
Зазначення термінів зберігання документів
Документи бухгалтерського обліку та звітності, які відображають діяльність бюджетної організації, поділяються на: необхідні для використання в практичній діяльності у межах до 3 років; ті, які підлягають після цього терміну знищенню без дозволу архівних органів; ті, які мають історичну цінність та зберігаються постійно у відповідних архівах.
Обчислення термінів зберігання документів проводиться з 1 січня року, який йде за роком завершення їх діловодством. Наприклад, обчислення терміну зберігання справ, завершених діловодством у 2009 році, починається з 1 січня 2010 року.
Терміни зберігання науково-технічної документації обчислюються з 1 січня року, який йде за роком завершення розробки теми, проекту.
Для документів, яким встановлено термін зберігання 75 років — «В», обчислення цього терміну слід проводити з урахуванням віку людини (позначеного літерою «В») на момент завершення справи. Тривалість зберігання справи після її закінчення діловодством повинна дорівнювати різниці 75 років — «В», де «В» — вік особи на момент завершення справи.
|
|
|
Відмітка «доки не мине потреба» означає, що документація має тривале практичне значення. Термін її зберігання визначається самими організаціями.
Наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 № 41, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 17.09.98 за № 576/3016, затверджено Перелік типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств із зазначенням термінів зберігання документів.
Цей перелік є основним нормативним документом при визначенні термінів зберігання документів та їх відбору для включення до складу Національного архівного фонду України (НАФ) або для знищення документів і має на меті схоронність, організацію і забезпечення якісного поповнення складу НАФ.
Перелік повинен використовуватися при підготовці інших посібників з експертизи цінності документів та формування НАФ. Він включає документи, що створюються під час документування однотипних управлінських функцій, виконуваних органами державної влади, місцевого самоврядування та іншими установами, організаціями і підприємствами (далі — організації) у процесі своєї діяльності, а також документацію, що утворюється в результаті виробничої і науково-технічної діяльності установ, організацій і підприємств.
|
|
|
Склад документів і терміни їх зберігання визначено в Переліку в результаті безпосереднього вивчення документів з урахуванням рекомендацій фахівців відповідних галузей народного господарства і соціально-культурної сфери, положень ряду примірних і типових номенклатур справ, затверджених Головархівом та іншими центральними органами виконавчої влади України, а також Примірних переліків документів, які підлягають передачі на державне зберігання від районних, міських, сільських установ та організацій повидового вибіркового прийому (1987 р.), Переліків видів статзвітності, яка підлягає прийому на зберігання в обласні держархіви та держархіви областей, м. Києва та Севастополя, держрайміськархіви (1989 р.). Для полегшення роботи з визначення термінів зберігання документів у Перелік включено також деякі види документів нетипового характеру.
Перелік призначено для застосування всіма органами державної влади, місцевого самоврядування, іншими установами, організаціями і підприємствами незалежно від форм власності. Він використовується при формуванні справ, підготовці різних видів номенклатур справ, розробці схем класифікації документів та галузевих переліків документів із зазначенням термінів їх зберігання, а також у практиці роботи експертно-перевірних комісій (ЕПК) державних архівних установ та експертних комісій (ЕК) організацій.
|
|
|
Перелік побудовано за функціональним принципом і містить розділи, які відображають основні напрями діяльності фондоутворювачів, що властиві їм незалежно від рівня в системі управління і галузевої належності. Розділи мають підрозділи з більш вузьким колом питань.
Документи у розділах і підрозділах Переліку розміщено за ступенем значущості їх видів та питань, що в них відображаються, у логічній послідовності. Статтям у Переліку присвоєно єдину наскрізну нумерацію (графа № 1), а кожному виду документа — узагальнене найменування (графа № 2). При об’єднанні в одній статті різних видів документів з одного питання, що мають однаковий термін зберігання, використовується термін «документи», а в дужках розкривається найменування всіх видів документів, включених у статтю.
|
|
|
Терміни зберігання документів у Переліку диференційовано за двома групами організацій.
До першої групи належать організації, в результаті діяльності яких створюються документи, що мають наукову історично-культурну цінність і підлягають включенню до складу НАФ. Терміни зберігання документів для таких організацій подаються у графі № 3 Переліку. Отже, перша група включає організації — джерела формування НАФ повного та вибіркового прийому (список № 1).
Друга група містить організації допоміжного й обслуговуючого характеру, безпосередньо від яких документи до складу НАФ не надходять (список № 2). Терміни зберігання документів цих організацій подаються в графі № 4 Переліку.
При визначенні термінів зберігання документів слід знайти відповідну статтю в Переліку і поаркушно переглянути справи. Відбір справ для включення до складу НАФ або знищення тільки за заголовками в описах або на обкладинках справ не допускаються. Документи повинні відбиратися до складу НАФ переважно у вигляді оригіналів (лише за їх відсутності приймаються копії відповідних документів, які мають юридичну силу).
Організаційно-розпорядчу документацію (статути, положення, правила, інструкції, накази тощо) рекомендується відбирати до складу НАФ, як правило, у фонді органу, що їх затверджує.
Відбір планової документації повинен здійснюватися у складі фонду організації — автора документа.
Статистична документація організацій, яка за встановленим Держкомстатом України порядком і строками подається незалежно від відомчої належності до органів державної статистики, до складу НАФ надходить від органів державної статистики, а відомча одноразова статзвітність організацій у разі надходження до однієї державної архівної установи відбирається до складу НАФ у фондах їх вищих органів.
З метою забезпечення схоронності найбільш цінних документів та їх широкого використання допускається певна дублетність документів при їх надходженні на зберігання в різні державні архівні установи. Так, підлягають включенню до складу НАФ розмножені примірники указів, розпоряджень Президента України, постанов Кабінету Міністрів України, наказів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, що стосуються діяльності конкретних організацій. З метою оптимізації складу НАФ надходження до державних архівних установ дублетних документів максимально обмежується. Щодо інших видів (різновидів) документів державним архівним установам надається право самостійно розв’язувати питання ліквідації їх дублетності.
При експертизі цінності науково-технічної документації (НТД) слід враховувати, що місцем зберігання оригінальної НТД є організації — розробники (автори), а також організації — замовники вказаної документації. Повний комплект НТД з проектування об’єкта капітального будівництва (за винятком проектів з будівництва залізниць і шосейних доріг магістрального значення), як правило, зосереджується у генпроектувальника, повний комплект НТД проектів залізниць і шосейних доріг — у відповідних управліннях шляхів сполучення. Оригінальна НТД окремих частин проекту, виконана на договірних засадах субпідрядними організаціями, передається генпроектувальнику за погодженням з ним для укомплектування проектів з подальшою передачею до державних архівних установ.
Патентна документація включається до складу НАФ, як правило, у вигляді оригіналів.
Постійні терміни зберігання НТД у Переліку означають, що для включення до складу НАФ відбираються документи з проектів, проблем, включених до переліків проектів; проблем, науково-технічна документація з яких має науково-історичну цінність. Науково-технічна документація в машинній формі, що має науково-історичну цінність, включається до складу НАФ у випадках, коли її інформація не повторюється на традиційних носіях. НТД, що не ввійшла до переліків проектів, проблем, зберігається відповідно до термінів, визначених цим Переліком, або доки не мине практична потреба.
Документація, що не ввійшла до відповідних розділів цього Переліку, але має термін зберігання «постійно» або позначку «ЕПК» за будь-яким відомчим переліком, залежно від результатів експертизи цінності включається до складу НАФ або знищується після її практичного використання.
Терміни зберігання документів, визначені в цьому Переліку, є мінімальними, їх не можна скорочувати. Збільшення в організаціях термінів зберігання документів, передбачених цим Переліком, допускається у випадках, якщо ця потреба спричинена специфічними особливостями роботи конкретної організації.
Дата добавления: 2022-01-22; просмотров: 20; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!