В яких умовах повинні зберігатися документи?
2. Чим регламентуються терміни зберігання документів?
3. Для чого необхідно зберігати звітну документацію установ?
4. Як залежать терміни зберігання документації від її видів?
Лекція 11. Інформаційне забеЗпечення ЗВІТНОСті бюджетних установ
Мета: вивчити поняттята дослідити звіти про виконання місцевих бюджетів, бюджетну заборгованість, дотації, субвенції, захищені статті видатків місцевих бюджетів, використання коштів з резервного фонду
11.1. Діловодство та документообіг бюджетних установ
11.2. Складання звітності при автоматизованій формі обліку
11.3. Подання електронних форм звітності
Література: [3], [8, С.112-135], [9, С.99-120], [10, С.101-143], [11, С.136-154].
Діловодство та документообіг бюджетних установ
Документ (офіційне) — це засіб закріплення різними способами на відповідному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумову діяльність людини.
Існує також інше визначення терміну: документ — це будь-яке джерело інформації, передання людської думки, знань незалежно від того, чи втілене воно в матеріально фіксованій формі або є провідником (передавачем) інформації в часі.
Документ має певну кількість властивостей, які відрізняють його від інших об'єктів. Сукупність властивостей — цілісна система, яка виконує покладені на неї суспільством функції. Зв'язок між властивостями документа досить тісний, тому відокремити їх можна лише умовно. Найбільш значимі властивості такі:
|
|
|
1) атрибутивність, тобто наявність невід'ємних складових, без яких він не може існувати;
2) функціональність — призначення для передачі інформації в просторі й часі;
3) структурованість — тісний зв'язок елементів і підсистем, що забезпечує єдність і цілісність документа.
Загальні функції:
- Інформаційна — документ створюється для передачі або зберігання інформації.
- Соціальна — задовольняє певну соціальну потребу.
- Культурна — засіб зв'язку між організаціями та суспільними структурами.
Спеціальні функції:
- Управлінська — за допомогою документа виконується управління підприємством.
- Правова — за документом закріплена юридична сила.
- Історична — надбання історії, матеріальне підтвердження того, що відбувалося у світі.
Функції документа - полягають в суспільній ролі, соціальному призначенні, цілях і завданнях документів. Головна функція - найбільш узагальнююча, полягає в здатності документа зберігати і передавати (поширювати) інформацію у часі та просторі.
Інформаційна функція - полягає в здатності документа задовольняти потреби суспільства в інформації, тобто служити джерелом інформації, знань
|
|
|
Підфункції:
1. Закріплення (фіксація) інформації
2. Зберігання інформації
3. Трансляція інформації
Комунікативна функція - Полягає в здатності документа бути інформативним засобом передачі, обміну, комунікації, спілкування, наступництва
Кумулятивна функція - Полягає в здатності документа нагромаджувати, концентрувати, збирати і упорядковувати інформацію з метою її збереження для сучасного і майбутніх поколінь.
Управлінська або регулятивна функція - Виконується документами, створеними з метою управління і в процесі його реалізації (закони, положення, статути, постанови, розпорядження, рішення, накази, протоколи, циркуляри, приписи, тобто офіційні ділові документи).
Правова функція - Здатність документа служити засобом доказування, підтвердження яких-небудь фактів (відомостей). Ця функція властива офіційним виданням (конституція, закон, указ, а також історичні джерела, що служать засобом підтвердження).
Меморіальна (пам’яткова) функція - Здатність документа служити "зовнішньою пам’яттю" людини і суспільства в цілому, зберігати інформацію і передавати її від одного покоління до іншого. Ця функція властива документам-пам’яткам, що мають особливу соціально-культурну та історичну цінність (рукописні книги, рідкісні, особливо цінні і унікальні документи).
|
|
|
Статистична функція - Здатність документа відображати кількісну характеристику інформації, служити засобом реєстрації і групування в формалізованому цифровому вираженні інформації, пов’язаної з господарськими, демографічними та іншими соціальними процесами з метою їх аналізу, контролю та оптимізації.
Документообіг – рух документів в організації починаючи з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення. Це рух документа від суб'єкта до об'єкта управління і навпаки, рух документа всередині об'єкта управління з метою його виконання або встановлення взаємозв'язку.
Документообіг на підприємстві здійснюється у вигляді потоків документів, що циркулюють між пунктами обробки (керівники установи та підрозділів, спеціалісти, службовці) та пунктами технічної обробки самих документів (експедиція, друкарське бюро та ін.).
Вимоги до потоків документів:
· 1) рух документів повинен бути прямоточним, тобто виключати непрямі маршрути;
· 2) принцип однократного перебування документа в одному структурному підрозділі чи в одного виконувача.
|
|
|
Документи э найдавнышим та самим уныверсльним носыэм информацыъ.
Інформація — абстрактне поняття, що має різні значення залежно від контексту. Походить від латинського слова «informatio», яке має декілька значень:
· роз'яснення; виклад фактів, подій; витлумачення;
· представлення, поняття;
· ознайомлення, просвіта.
Найважливішими, з практичної точки зору, властивостями інформації є цінність, достовірність та актуальність.
Цінність інформації — визначається забезпеченням можливості досягнення мети, поставленої перед отримувачем інформації.
Достовірність — відповідність отриманої інформації об'єктивній реальності навколишнього світу. У властивості достовірності виділяються безпомилковість та істинність даних, а також адекватність. Під безпомилковістю розуміється властивість даних не мати прихованих випадкових помилок. Випадкові помилки в даних обумовлені, як правило, неумисними спотвореннями змісту людиною чи збоями технічних засобів при переробці даних в інформаційній системі.
Актуальність — це міра відповідності цінності та достовірності інформації поточному часу (певному часовому періоду).
Обробка інформації – вся сукупність операцій (збирання, введення, записування, перетворення, зчитування, зберігання, знищення, реєстрація), що здійснюються за допомогою технічних і програмних засобів, включаючи обмін по каналах передачі даних.
Система автоматизації документообігу (система електронного документообігу) - організаційно-технічна система, що забезпечує процес створення, управління доступом і поширення електронних документів в комп'ютерних мережах, а також що забезпечує контроль над потоками документів в організації.
Дата добавления: 2022-01-22; просмотров: 27; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!