Общие сведения о текстовом процессоре Microsoft Word
В состав подготавливаемых на ПК документов могут входить текстовые данные, таблицы, математические формулы, графические объекты и т. д. Главная задача любого текстового редактора заключается в обеспечении оптимальных для пользователя условий по созданию и обработке документов.
Текстовый процессор Word является составной частью интегрированного пакета Microsoft Office, который занимает основную часть рынка офисных пакетов – около 90 %, и имеет широкий диапазон применения – от оформления коротких писем, рекламных проспектов до создания объемных дипломных проектов, диссертаций, монографий и других документов, содержащих таблицы, диаграммы, иллюстрации, сложные математические и иные формулы, звуковые комментарии и видеофрагменты, подготовленные в других приложениях. Word содержит большой набор различных шрифтов и многочисленные шаблоны документов, которые применяют в российском делопроизводстве; обеспечивает фоновую проверку орфографии, грамматики и расстановку переносов для текстов на русском и английском языках. Возможность использования многочисленных функций, средства работы с большими документами и средства точного форматирования приближают Word к настольным издательским системам.
Рис. 5. Элементы окна Microsoft Word: 1 – кнопка оконного меню программы; 2 – кнопка оконного меню документа; 3 – строка заголовка; 4 – строка меню; 5 – панель инструментов «Стандартная»; 6 – панель инструментов «Форматирование»; 7, 8, 9 – кнопки управления размерами окна документа; 10, 11, 12 – кнопки управления размерами окна Microsoft Word; 13 – маркер разделения окна на части; 14 – кнопка перемещения документа в окне на одну строку вверх; 15 – бегунок; 16 – кнопка перемещения документа в окне на одну строку вниз; 17 – кнопка перемещения документа в окне к предыдущему объекту; 18 – кнопка «Выбор объекта перехода»; 19 – кнопка перемещения документа в окне к следующему объекту; 20 – кнопка смещения документа в окне влево; 21 – строка состояния; 22 – бегунок на горизонтальной полосе прокрутки; 23 – кнопка смещения документа в окне вправо; 24 – кнопка «Режим структуры»; 25 – кнопка «Режим разметки»; 26– кнопка «Режим электронного документа»; 27 – кнопка «Обычный режим»
|
|
|
Окно Microsoft Word (рис. 5) содержит вдоль верхней границы строку заголовка 3, в которой отображено имя программы. Если окно документа развернуто, то имя программы и открытого документа выводится в строке заголовка. В остальных случаях имя документа находится в строке заголовка документа. В левой части строки заголовка располагается кнопка оконного меню Word 7, в правой части – кнопки управления размерами окна Microsoft Word 10–12. После щелчка кнопки 10 с жирной линией, прочерченной вдоль нижней границы, окно будет свернуто и представлено кнопкой на панели задач.
|
|
|
Кнопка Восстановить/Развернуть 11 в зависимости от размеров окна на экране восстанавливает окно до стандартного размера или разворачивает его во весь экран. Кнопка закрытия окна 12 закрывает окно Microsoft Word и завершает работу с программой.
Ниже строки заголовка находится строка меню 4, каждый пункт которой имеет собственное меню более низкого уровня. У левой границы строки меню находится кнопка оконного меню документа 2, в правой части строки располагаются кнопки управления размерами окна документа 7–9. В окне документа стандартного размера на кнопке развертывания окна 8 изображен квадрат, верхняя граница которого очерчена жирной линией. После щелчка этой кнопки окно занимает всю возможную площадь окна программы.
Чтобы обеспечить максимальное использование площади окна Microsoft Word, рекомендуется отображать документ в полноэкранном окне, нажав кнопку развертывания окна документа.
Если установить указатель на маркер 13, то он будет иметь вид двух стрелок, направленных друг к другу и разделенных двумя линиями. После перемещения вниз маркера при нажатой кнопке мыши окно будет разделено на две области, в которых можно просматривать одновременно две разные части одного документа или несколько документов. Разделение окна на части предоставляет пользователю дополнительные возможности при анализе материалов, перемещении и копировании фрагментов текста.
|
|
|
В Строке состояния 21 отображается справочная информация. Кнопки 24–27 на горизонтальной полосе прокрутки используются для быстрого перехода в различные режимы просмотра документа.
Полосы прокрутки. Полосы прокрутки располагаются у правой границы и внизу окна Microsoft Word. Назначение кнопок, расположенных на вертикальной полосе прокрутки, – перемещение документа в окне вверх или вниз, на горизонтальной полосе прокрутки – перемещение в горизонтальном направлении. После щелчка кнопки 14 документ перемещается на одну строку вверх, кнопки 16 – на одну строку вниз. Щелчок полосы прокрутки, расположенной между этими кнопками и бегунком, перемещает документ на один экран вверх или вниз.
Один из самых быстрых способов перехода на нужную страницу документа – перемещение бегунка 15 вертикальной линейки прокрутки вверх или вниз при нажатой кнопке мыши. При таком перемещении документа в окне рядом с бегунком высвечиваются заголовок просматриваемого раздела и номер страницы, которая будет отображена на экране, если отпустить кнопку мыши.
|
|
|
Панели инструментов. Отличительная особенность Microsoft Word – большое количество панелей инструментов. Кнопки панели инструментов позволяют быстрее выполнить многие операции, так как при их использовании не надо открывать меню, прежде чем выбрать команду. На рис. 6 показана панель инструментов Стандартная (Standard). Кнопки панели инструментов Стандартная ускоряют выполнение операций создания, открытия и сохранения файла, редактирования документа. Кнопки панели инструментов Форматирование позволяют выполнить форматирование символов и абзацев. Для отображения или скрытия какой‑либо панели инструментов в окне Word выберите команду Панели инструментов (Toolbars) в меню Вид (View). На экране появится подменю, содержащее список панелей инструментов. Этот же список появляется в виде контекстного меню после щелчка правой кнопкой мыши на любой панели инструментов. Кнопки на панели инструментов подобраны по определенной тематике, например кнопки 1–5 панели инструментов Стандартная предназначены для работы с файлом и дублируют команды из меню Файл (File), кнопки 7–12 дублируют команды из меню Правка (Edit), их используют для редактирования документа.
Рис. 6. Кнопки панели инструментов «Стандартная»: 1 – «Создать»; 2 – «Открыть»; 3 – «Сохранить»; 4 – «Печать»; 5 – «Предварительный просмотр»; 6 – «Правописание»; 7 – «Вырезать»; 8 – «Копировать»; 9 – «Вставить»; 10 – «Формат по образцу»; 11 – «Отменить»; 12 – «Вернуть»; 13 – «Добавить гиперссылку»; 14 – «Таблицы и границы»; 75– «Добавить таблицу»; 16 – «Добавить таблицу Excel»; 17 – «Колонки»; 18– «Рисование»; 19– «Схема документа»; 20 – «Непечатаемые знаки»; 21 – «Масштаб»; 22 – «Справка: Microsoft Word»
Режимы просмотра документа. Word позволяет просматривать документ в окне в нескольких режимах. Выбор режима просмотра зависит от выполняемой работы. Для смены режима просмотра документа используют кнопки 22–27 (см. рис. 5), расположенные в левой части горизонтальной полосы прокрутки.
Обычный режим (Normal View) установлен по умолчанию при открытии окна (кнопка 26 на рис. 5). Он удобен для ввода, редактирования текста и перемещения по документу, так как позволяет увидеть все виды форматирования символов (шрифт, начертание, размер) и абзацев, но не показывает разметку страницы, некоторые элементы ее оформления (например, колонтитулы), что ускоряет прокрутку документа в окне.
Режим электронного документа (Online Layout View) – оптимальный режим для просмотра электронных документов на экране (кнопка 27 на рис. 5). В этом режиме окно Word разделено на две области. Вертикальная область в левой части окна документа, в которой изображается структура его заголовков, называется схемой документа. Схему документа можно использовать для быстрого перемещения по документу и для определения собственного положения в нем.
Режим разметки (Page Layout View) позволяет увидеть страницу с рисунками, многоколонным текстом, сносками, колонтитулами и полями в том виде, в каком она будет напечатана. С некоторыми элементами документа: колонтитулом, буквицей, рамкой – можно работать только в этом режиме. Он удобен для компоновки страницы и размещения объектов, однако больше загружает процессор и замедляет работу. В нем можно редактировать и форматировать текст. Для перехода в режим разметки используйте кнопку 25 (см. рис. 5) на горизонтальной полосе прокрутки или команду Разметка страницы (Page Layout) из меню Вид (View).
Режим структуры (Outline View) позволяет просматривать как иерархию заголовков, так и содержимое выделенного заголовка. Отступ заголовка в режиме структуры зависит от его уровня. В этом режиме проще изменить уровень заголовка и расположение больших фрагментов текста, быстрее можно найти нужный раздел документа. Для перехода в режим структуры используйте кнопку 24 (см. рис. 5) на горизонтальной полосе прокрутки или команду Структура (Outline View) из меню Вид (View).
Подготовка текстового документа. Основными этапами подготовки текстовых документов являются:
– набор текста;
– редактирование текста;
– печать текста;
– ведение архива текстов.
Каждый этап состоит из выполнения определенных операций. Их состав зависит от используемого текстового редактора. Как правило, увеличение числа возможных операций, с одной стороны, делает текстовый редактор более универсальным, удовлетворяющим представителей разных профессий, а с другой – усложняет его освоение, повышает требования к оборудованию ПК.
Набор текста. Курсор – короткая (как правило, мигающая) линия, показывающая позицию рабочего поля, в которую будет помещен вводимый символ или элемент текста. В информационной строке (строке состояния) текстового редактора на экране дисплея пользователь всегда видит номер строки документа и номер позиции в ней, где в текущий момент находится курсор. В текстовом режиме курсор находится внизу знакоместа, на которое показывает; в графическом режиме курсор вертикальный, находится левее места вставки очередного символа. Каждый текстовый процессор имеет свои возможности как для обеспечения движения курсора, так и для управления интерфейсом вообще. Управление курсором можно осуществлять при помощи клавиатуры и мыши.
Перед началом работы курсор обычно находится в верхнем левом углу пустой области экрана, отведенной для набора текста. Набор текста осуществляют нажатием нужных клавиш на клавиатуре ПК, при этом очередной символ отображается на экране в позиции курсора, а курсор перемещается на одну позицию вправо. Текстовый редактор избавляет пользователя от необходимости следить за правой границей документа и осуществлять действия для перевода курсора в начальную позицию очередной строки. Он обеспечивает автоматическое выравнивание левых и, если необходимо, правых границ строк. Выравнивания правых границ строк достигают за счет увеличения размера очка пробела между словами строки таким образом, чтобы самый правый символ строки находился в позиции, соответствующей правой границе документа. Называется такая операция выключкой, а инструментами для работы являются трекинг и кернинг.
В конце каждого абзаца ставится признак конца строки (абзаца). Внутри абзаца пользователь может в необходимом месте поставить принудительный разрыв, используя одновременное нажатие клавиш Shift + Enter.
Редактирование текста. Созданный на этапе набора текста документ в большинстве случаев подвергается изменениям, связанным с реорганизацией его фрагментов, обнаружением ошибок, корректировкой информации и т. п. Применение ПК и текстовых редакторов отделяет этап печати документа от этапов его набора и редактирования. В принципе можно произвести все изменения, не выводя документ на бумагу, а просматривая его на экране дисплея. Такая информационная технология подготовки текстовых документов позволяет многократно переделывать и «шлифовать» их до тех пор, пока не будет достигнут необходимый уровень качества, экономит время, трудовые и материальные ресурсы.
Операции редактирования выполняются при подаче пользователем команд текстового редактора. Команды можно подавать выбором их из меню или нажатием нужных клавиш на клавиатуре ПК.
Операции редактирования над символами. Чтобы вставить один или несколько символов, текстовый редактор должен находиться в режиме вставки, а не в режиме замены. Переключение между этими режимами осуществляет клавиша Ins. Перед вставкой необходимо подвести курсор в нужную позицию и нажать клавишу с требуемым символом. Символ вставится в позицию курсора, а часть строки справа (включая курсор) сдвинется на одну позицию вправо.
Чтобы удалить один или несколько символов, используются клавиши Del (Delete) и Backspace. При нажатии клавиши Del удаляется символ в позиции справа от курсора, правая часть строки сдвигается влево, курсор остается на месте. При нажатии клавиши Backspace удаляется символ в позиции слева от курсора, курсор и правая часть строки сдвигаются влево. Эту клавишу удобно использовать, когда надо удалить один или несколько только что набранных символов.
Чтобы заменить один или несколько символов, текстовый редактор должен находиться в режиме замены, а не вставки. При этом вновь набранный символ просто заменяет символ, находившийся в позиции курсора. Такой способ замены удобен, если количество заменяемых символов равно количеству заменяющих, а также при редактировании различных таблиц.
Операции редактирования над строками. Основные операции редактирования для строк – удаление строки, разделение одной строки на две, слияние двух строк в одну, вставка пустой строки.
Чтобы удалить строку, как правило, надо установить на нее курсор и подать специальную команду. Строка изымается из текста, нижняя часть текста поднимается на одну строку, чтобы не было промежутка.
Чтобы разделить одну строку на две, как правило, надо установить курсор в позицию разделения и нажать клавишу Enter; при этом в позицию, где находился курсор, будет помещен «жесткий» признак конца строки, строка разделится на две, расположенные одна под другой.
Чтобы соединить две строки в одну, как правило, надо установить курсор в любую позицию за последним символом первой строки и нажать клавишу Del. При этом удаляется невидимый на экране разделитель строк, и две строки объединяются в одну.
Чтобы вставить между двумя строками пустую строку, как правило, надо установить курсор в любую позицию за последним символом первой строки и нажать клавишу Enter, что приведет к появлению признака конца строки, между строками возникнет новая пустая строка. Также можно использовать одновременное нажатие клавиш Shift + Enter, что приведет к мягкому разрыву строк, т. е. между строками возникнет новая пустая строка, без появления нового абзаца (признака нового абзаца).
Операции редактирования над фрагментами. Выделение фрагмента делает его объектом последующей команды. Выделить фрагмент – значит «подсветить» его с помощью мыши или клавиатуры с использованием клавиши Shift и управляющих символов на правой стороне клавиатуры. Выделенный фрагмент может состоять из одного или нескольких символов, слова, строки, предложения, абзаца или даже всего документа; может быть строчным, блочным или линейным. Строчный фрагмент состоит из последовательности целых строк. Блочный фрагмент обычно объединяет части строк, образующие в совокупности прямоугольник. Линейный фрагмент включает в себя последовательность (необязательно) целых строк. Существуют специальные способы выделения для слова, строки, предложения, абзаца (например, двойной или тройной щелчок мышью в редакторе Word).
Чтобы выделить фрагмент документа мышью, установите указатель в начальную или конечную точку выделения и, удерживая нажатой кнопку мыши, переместите указатель по диагонали в противоположный угол фрагмента: вправо вниз или влево вверх. Чтобы выделить рисунок, укажите на него и нажмите кнопку мыши.
Чтобы выделить большой фрагмент текста, щелкните мышью у начала выделяемого фрагмента, нажмите клавишу Shift и, не отпуская ее, щелкните у конца выделяемого фрагмента.
Для выделения слова укажите на это слово и дважды нажмите кнопку мыши.
Чтобы выделить абзац, поставьте указатель в любом месте абзаца и трижды нажмите кнопку мыши.
При выделении фрагмента или всего документа мышью можно использовать полосу выделения – пустую область слева от текста, расположенную вдоль края окна. После установки указателя на полосе выделения он принимает вид стрелки, направленной под углом вверх вправо (при перемещении по меню или панели управления указатель показывает вверх влево).
Для выделения фрагмента текста с клавиатуры можно использовать один из способов перемещения курсора по тексту в сочетании с клавишей Shift. Курсор устанавливают на позицию начала или конца выделения, затем, удерживая нажатой клавишу Shift, нажимают на одну из клавиш управления курсором.
Выделенный фрагмент можно перетащить мышью методом Drag and drop («Перетащи и отпусти»). Указатель подводят к выделенному фрагменту и, когда он примет вид стрелки, направленной под углом вверх влево, нажимают левую кнопку мыши. Затем перемещают фрагмент на место вставки, не отпуская кнопки мыши. Чтобы снять выделение, щелкают мышью вне перемещаемого фрагмента.
Копирование выделенного фрагмента с помощью мыши выполняют так же, как и перемещение. Отличие состоит в том, что, перед тем как подвести указатель к выделенному фрагменту, надо нажать клавишу Ctrl, а уже затем перетащить фрагмент, удерживая нажатой кнопку мыши. При этом рядом с указателем внизу виден знак «+». Клавишу Ctrl держат нажатой, пока не отпустят кнопку мыши.
Наиболее часто используемые операции в текстовых процессорах – копирование, перемещение и удаление фрагментов текста. Они могут выполняться как с буфером промежуточного хранения – буфером обмена, так и без него.
Буфером промежуточного хранения (буфером обмена) называют часть оперативной памяти для временного хранения копируемого или перемещаемого фрагмента.
Технология выполнения операций, использующих буфер промежуточного хранения, включает в себя несколько этапов:
– выделение фрагмента текста;
– перенос или копирование выделенного фрагмента в буфер промежуточного хранения;
– перемещение курсора в нужное место документа;
– вставку фрагмента из буфера в место документа, указанное курсором.
Необходимо помнить, что в буфере промежуточного хранения может содержаться только один фрагмент текста и каждый новый фрагмент, помещенный в буфер, заменяет предыдущий.
Поскольку все приложения Windows работают через общий буфер обмена, операции с фрагментами текста могут затрагивать документы, создаваемые не только в текстовом процессоре Word, но и в других приложениях. Так, вы можете перенести (скопировать) помеченный фрагмент из вашего текущего документа, создаваемого в редакторе Word, в какой‑либо документ, созданный в табличном процессоре Excel, и наоборот.
Копирование отличается от перемещения тем, что фрагмент остается без изменения там, где он располагался, и повторяется в другом месте. Находящийся в буфере обмена фрагмент можно вставлять многократно не только внутри одного документа, но и в другие документы из разных приложений.
Один из самых простых способов перемещения выделенного фрагмента документа – помещение его в буфер обмена командой Вырезать (Cut) в меню Правка (Edit). Вставку фрагмента из буфера обмена в позицию курсора выполняют командой Вставить (Paste). Если выделенный фрагмент надо копировать, то используют команду Копировать (Сору) в том же меню.
Команды Переместить или Копировать контекстного меню, появляющегося после щелчка правой кнопкой мыши на выделенном фрагменте, можно использовать для помещения текста в буфер обмена. Затем, поместив курсор в место вставки, нажимают правую кнопку мыши и выбирают в контекстном меню команду Вставить.
Удаление текста. В современных текстовых процессорах возможно удалить символ, слово, строку, фрагмент текста (строчный или блочный). При этом удаление последнего введенного символа (т. е. символа, стоящего левее курсора) осуществляется с помощью клавиши Backspace, а удаление символа, следующего за курсором, – с помощью клавиши Del.
Удалению слова, строки, предложения или любого другого фрагмента текста предшествует предварительное выделение соответствующего элемента текста, а затем применение либо клавиши Del, либо операции удаления. Место, занимаемое удаленным элементом текста, автоматически заполняется размещенным после него текстом.
Удаленный фрагмент текста может быть помещен в буфер промежуточного хранения, как и при выполнении операции перемещения. Тогда его можно будет восстановить, если в буфер не была произведена новая запись.
Форматирование текста. Операции форматирования включают в себя разбивку текста на строки (в рамках абзаца) и страницы, выбор размера, вида и начертания шрифта, расположения абзацев, отступов и отбивок между абзацами. Суть форматирования заключается в способности текстового процессора производить оформление документа, а именно:
– задавать границы рабочего поля (полосы набора), определяя поля сверху, снизу, слева, справа;
– устанавливать междустрочный (разреженность строк на странице) и межбуквенный (увеличение просветов между буквами) интервалы, другими словами – интерлиньяж:, трекинг и кернинг;
– выравнивать текст – центрировать, прижимать к левой или правой границе, равномерно распределять слова в строке;
– использовать различное шрифтовое оформление. Подавая команды форматирования, можно выравнивать левые и правые границы строк за счет вставки или удаления «мягких» пробелов между словами, изменения местоположения «мягких» признаков конца строки. Предварительно нужно установить желаемые границы размещения текста. Команда может выполняться как для одного абзаца, так и для всего текстового документа.
Форматирование часто применяют по отношению к абзацу. Абзац – фрагмент текста, процесс ввода которого завершается при нажатии на клавишу Enter, т. е. он характеризуется наличием в конце строки символов признака конца абзаца. Такое нажатие следует рассматривать как команду, при которой текущий абзац закрывается. В большинстве текстовых процессоров при завершении абзаца клавишей Enter новый абзац наследует стиль предыдущего, форматирование абзаца воздействует на весь абзац: оно как бы хранится в символе абзаца, которым заканчивается каждый абзац. Если удалить этот символ, то предшествующий ему текст станет частью последующего абзаца. В текстовом редакторе Word этот символ имеет вид «¶». Его можно увидеть при отображении на экране непечатаемых символов.
Печать текста. Получение отпечатанного текста является, как правило, главной целью подготовки документа с помощью текстового редактора на ПК. Этап печати состоит из операций подготовки текста к печати и собственно печати.
К операциям подготовки текста к печати относятся разделение его на страницы, их нумерация, изменение шрифта, выделение элементов текста при печати, задание заголовка и т. д.
Для разделения текста на страницы пользователь должен задать параметры страницы и расстояние между строками при печати. Специальные команды текстового редактора управляют расположением текстового материала на листе бумаги. С их помощью можно задать размер полей слева и справа от текста, расстояние между строками, количество пустых строк в верхней и нижней частях листа. На экране дисплея граница страницы указывается чаще всего горизонтальной линией из точек или черточек. В некоторых текстовых редакторах разделение на страницы производится автоматически на этапе набора текста, в других для этого нужно подать специальную команду.
Существуют автоматические («мягкие») и принудительные («жесткие») разделители страниц. Установка автоматических разделителей страниц производится текстовым редактором в зависимости от драйвера принтера, установленного на компьютере. При редактировании они могут изменять свое положение, например после удаления части текста.
Установку «жестких» разделителей страниц производит пользователь. «Жесткие» разделители страниц нужны в тех случаях, когда дальнейшую печать необходимо производить с новой страницы, например в конце главы; перед началом таблицы, которую надо обязательно уместить на одной странице, и т. п. Многие текстовые редакторы осуществляют нумерацию страниц автоматически или по команде пользователя. Номер можно расположить в верхней или нижней части страницы, слева, справа или в центре строки. Некоторые текстовые редакторы позволяют осуществлять нумерацию, начинающуюся не с единицы.
Спектр возможностей, предоставляемых текстовыми редакторами для подготовки к печати, весьма широк. Состав операций и способ их задания полностью определяются конкретным текстовым редактором.
При подготовке текста к печати полезно просмотреть документ на экране. Это дает возможность выявить неудачные результаты работы текстового редактора (например, когда заголовок раздела оказался в конце одной страницы, а начало текста самого раздела – на следующей) и осуществить дополнительное редактирование текста (скажем, вставить лишнюю пустую строку перед заголовком с последующей новой расстановкой «мягких» разделителей страниц), чтобы получить текстовый документ хорошего качества.
Собственно печать – заключительная операция этапа печати документа. Перед ее выполнением может возникнуть необходимость подачи специальных команд текстового редактора и установки режимов печати на панели управления принтера. Установка режимов печати зависит от модели принтера и подробно описана в руководстве по его эксплуатации.
Предоставляется возможность установить режим печати с остановкой после каждого листа либо режим непрерывной печати. Есть команда для того, чтобы печатать не весь документ, а только интересующую пользователя часть; эту команду удобно применять для печати отдельных страниц или фрагментов текста. Универсальные системы текстовой обработки предоставляют сервисные возможности для настройки на различные модели принтеров.
Операция сохранения записывает отредактированный документ, находящийся в оперативной памяти, на диск для постоянного хранения. Тип сохраненного документа обычно присваивается текстовым процессором автоматически. Например, в текстовом процессоре Word документу присваивается тип. DOC. В большинстве текстовых процессоров предусмотрены три операции сохранения данных:
– сохранить и продолжить редактирование – выполняется периодически, гарантируя сохранность более свежей копии создаваемого документа на случай возможной его утраты;
– сохранить и выйти – применяется для сохранения отредактированного документа и выхода в операционную систему;
– выйти без сохранения – позволяет выйти в операционную систему без сохранения документа, с которым работали.
В текстовых процессорах, имеющих многооконный режим работы, предусмотрены одна операция выхода и отдельные операции сохранения и закрытия окон. Если при выходе в закрываемом окне остается не сохраненный пользователем измененный документ, то текстовый процессор дополнительно запрашивает, сохранить его или нет. Некоторые текстовые процессоры имеют дополнительные возможности, активизируемые нажатием и удерживанием клавиши Shift.
Проверка правописания и синтаксиса. Для проверки правописания и синтаксиса предназначены специальные программы (Speller/checker), которые могут быть автономными, например Орфо, либо встроенными в текстовый процессор. Эти программы значительно различаются по своим возможностям. Наиболее мощные из них проверяют не только правописание, но и склонение, спряжение, пунктуацию и даже стиль. Указанный режим применим для контроля одного слова, страницы или целого документа.
Проверяемое слово сопоставляется с его написанием в словаре и в случае любых несоответствий выдается на экран для редактирования пользователем. При этом ему предлагается сделать следующий выбор:
– провести исправление;
– игнорировать ошибку;
– добавить данное слово во вспомогательный словарь.
Многие текстовые редакторы предлагают дополнительные услуги (например, варианты написания слова), облегчающие исправление ошибок. Но помните, что возможности программы зависят от полноты вспомогательного словаря. Поэтому постоянно пополняйте его новыми словами.
Как упоминалось выше, режим проверки правописания и синтаксиса обеспечивает выявление пунктуационных ошибок и выдает предложения по их устранению, некоторых стилевых ошибок (неправильное использование заглавных и строчных букв, повторение одного и того же слова несколько раз подряд, отсутствие пробелов между словами, закрывающих (или открывающих) кавычек и т. п.). Подобные ошибки выявляются при сопоставлении текста с хранящимися в памяти основными правилами. Заметим, что используемый в рамках текстового процессора набор таких правил существенно ограничен.
Словарь синонимов. Словарь синонимов поможет избежать повторений одних и тех же слов и тем самым улучшить стиль изложения. Его использование чрезвычайно просто. Наведите курсор на интересующее вас слово и введите команду просмотра словаря синонимов. Текстовый процессор выдаст на экран несколько синонимов. Выберите тот, который вам больше нравится, и он автоматически будет перенесен в документ.
Установка общих параметров страницы. Различают логическую и физическую страницы. Физическая страница (в некоторых текстовых редакторах вместо этого термина используется термин «размер бумаги») обычно имеет некоторый стандартный размер, например 210 х 297 мм (формат А4), а логическая страница образуется на поле физической за вычетом установленных пользователем границ (рис. 7). Количество данных на логической странице определяется, с одной стороны, плотностью печати (количеством знаков в строке), а с другой – разреженностью строк (интервалом между строками). Если вы собираетесь работать с двойными листами, конвертами или наклейками, следует установить новые размеры физической страницы.
Рис. 7. Вид страницы
Повторим: «мягкий» переход осуществляется автоматически после заполнения последней строки на странице. Однако пользователь может начать новую страницу, не дожидаясь ее окончательного заполнения, подав команду Разрыв страницы. Существует также команда Запрет разрыва страниц, которая используется, если необходимо, чтобы определенная часть документа (например, таблица) находилась на одной странице. В этом случае следует выполнить команду Запрет разрыва страниц перед интересующей вас таблицей, чтобы предотвратить ее разрыв.
При разрыве абзаца многие текстовые процессоры обеспечивают контроль за так называемыми висячими строками. Висячей строкой называют первую строку или заголовок нового абзаца, оказавшиеся на последней строке страницы, или последнюю строку абзаца, оказавшуюся в начале страницы. Размещение абзаца при его разрыве можно регулировать по‑разному: например, не менее двух строк в конце и не менее трех строк в начале страницы.
Для введения нумерации страниц в создаваемом документе текстовый процессор предложит специальное меню, в котором можно указать все необходимые условия нумерации: месторасположение номера страницы, отказ от нумерации первой страницы, использование колонтитулов и др. Номера страниц проставляются и в колонтитуле.
Колонтитулом называют данные, помещаемые в начале или конце каждой страницы документа. Обычно это номера страниц, названия глав и параграфов, название и адрес фирмы и т. п. Колонтитулы могут различаться для четных и нечетных страниц, а также для первой страницы и последующих. Использование колонтитулов позволяет лучше ориентироваться в документе.
Использование шаблонов и стилей. Для унификации структуры и внешнего вида документов используют шаблоны.
Шаблоном называют специальный вид документа, представляющий основные средства форматирования создаваемого документа.
Шаблон включает в себя ряд элементов:
– текст или форматирование, которые одинаковы в каждом документе определенного типа;
– стили;
– элементы автотекста;
– макрокоманды;
– панели инструментов;
– набор меню и «горячих» клавиш.
Шаблон можно считать своего рода пустым документом с заданными свойствами, который «накладывается» на создаваемый документ (или на основе которого строится новый документ). Задаются как свойства собственно документа, так и способы работы с ним. Наличие шаблона облегчает создание, редактирование и оформление документа, позволяет сравнительно просто создавать однотипные документы. Шаблоны позволяют составлять и хранить универсальные бланки документов различного типа: писем, служебных записок, доверенностей, платежных поручений.
Составной частью шаблонов являются стили. Стиль как элемент шаблона предназначен для внешнего оформления документа и его абзацев. Стиль имеет имя, задавая которое пользователь задает определенный набор параметров форматирования.
Таким образом, стиль – это набор форматирующих команд, сохраняемый под своим именем для многократного использования. Стили упрощают задачу оформления и изменения вида документа, обеспечивают согласованность представления его отдельных частей или документов одного типа, экономят время на процесс форматирования.
Текстовый процессор Word обладает большим числом стандартных (встроенных) стилей, часть из них являются стилями символов, остальные – стилями абзацев. Список доступных стилей зависит от шаблона, выбранного в момент создания документа. По умолчанию во всех новых документах, основанных на шаблоне Normal, Word использует Обычный стиль, в котором установлены основные параметры форматирования: шрифт – Times New Roman, размер шрифта – 10 пунктов, выравнивание по левому краю, одинарный междустрочный интервал.
Составление документа определенного типа следует начинать с вызова соответствующего шаблона, а уже затем заполнять его. При этом составление документа сводится к заполнению его определенных полей текстом. Один раз сделанный на основе стандартов шаблон можно в дальнейшем многократно использовать для создания документов определенного вида.
Использование макросов. Макросом называют файл, в котором хранится программа последовательности действий, заданная пользователем. Макрос имеет уникальное имя.
С помощью макросов можно автоматизировать многие типовые технологические этапы при работе с документами (например, макрос, выполняющий последовательность команд по созданию стиля для каждого абзаца документа). После вызова макроса записанная в нем последовательность действий или команд будет в точности воспроизведена. Макрос создают двумя способами:
– автоматически в специальном режиме текстового процессора путем записи последовательности действий пользователя;
– программированием последовательности команд, подлежащих выполнению.
Макрос может храниться в самом файле документа или в специальном стилевом файле как элемент общего окружения документа.
Контрольные вопросы
1. Дайте определение термина «текстовый редактор».
2. Каковы назначение и области применения текстовых процессоров?
3. Что общего и в чем различия между текстовым редактором, текстовым процессором и издательской системой?
4. Дайте определения понятий «текст», «абзац», «фрагмент».
Глава 4
Электронные таблицы
Дата добавления: 2018-10-26; просмотров: 657; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!