Порядок передачи дел в архив.
Экспертиза ценности доков постоянного и временного сроков хранения должна проводиться ежегодно. Отбор доков пост. срока хранения проводится на основании номенклатуры дел организации с обязательным полистным просмотром дел:
- подлежать изъятию постоянно дублирующие доки, черновики, не оформленные копии, и доки с временным сроком хранения.
Одновременно проводится и отбор доков и дел временного (до 10 лет) хранения и истекшими сроками хранения.
По документам, сроки которых не перечислены перечнем, ЭК выносит самостоятельное решение (заключение) о продолжительности их хранения. Устанавливать сроки хранения дел только по заголовкам нельзя. По рез-там ценности доков составляются описи Дел постоянного, временного хранения, доков по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. Формы описей и актов унифицированы. Дела вкл-ся в акт об уничтожении, если предусмотренный для них срок хранения истек 1 янв. того года, в котором составлен акт. Описи дел постоянного, временного сроков хранения, документов по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК и согласовываются в ведомственным архивом. Предархивная подготовка дел вкл-ет 2 процедуры:
1) оформление дел;
2) описание дел.
Полное или частичное оформление дел производится в зависимости от сроков хранения.
Полное оформление предусматривает:
|
|
|
1) перегруппировка документов дел в прямой хронологической последовательности с янв. по дек.;
2) должна быть нумерация листов в деле в верхнем правом углу арабскими цифрами (черный карандаш, тушь);
3) составление для наиболее ценных дел внутренней описи документов;
4) составление заверительной надписи дела;
5) подшивка дела в твердую темную обложку на 4 прокола или переплет в дело;
6) внесение необходимых уточнений в реквизиты, обложки дела:
уточнение названия структурного подразделения (если оно менялось), делопроизводственного индекса, даты.
Описи явл-ся учетным доком и основной частью научно-справочного аппарата архива, обеспечивающей оперативный поиск документов. Описи составляются на дела постоянного и временного срока хранения в трех экземплярах. Первый экз. передается вместе с делами в архив, второй экз. прилагается в качестве основании к протоколу ЭК. Третий остается в качестве контроля в аппарате фирмы.
Передача дел производится только по описям и в соответствии с составленным графиком. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки делопроизводственной службы организации.
Принимая дела сотрудник архива тщательно сверяет каждое дело с описью и проверяет оформление каждого дела. Заведующая расписывается во всех экземплярах описи. Один возвращается, другой остается в архиве. При передаче дел на гос. хранение организация представляет отношение на имя руководства гос. архива с указанием названия организации, общего кол-ва дел и дату документа. Описи в трех экз-ах, которые в свою очередь утвержден ЭПК архивного отдела.
|
|
|
3)если организация сдает впервые, должна предоставить инф-ия о предприятии;
4)если дела утрачены…
Затем дела шифруются.
Сверенные описи и сдача дел оформляется актом.
В задачи архива входит:
1) прием, учет и хранение документов законченных делопроизводств;
2) информационно справочная работа по архивному документу организации;
3) организационно-методическая помощь по ведении делопроизводства.
25.05.12
Качество документа.
Под качеством документа понимается совокупность существенных свойств, обеспечивающих его оптимально-эффективную работу в сфере св. применения. Черты:
1) функ-ое назначение – основной признак при оценке качества документа, имеют инструментальное значение;
2) Логичность – последовательная, связная, непротиворечивая, убедительное представление идеи, заложенной в документе, разумная обоснованность шрифтовых и прочих выделений, соотношений различных частей и реквизитов. С точки зрения содержания и формы документ должен соответствовать законам формальной логики;
|
|
|
3) надежность – способность документа в течение оптимально продолжительного времени при соответствующих условиях нормально и безотказно выполнять св. ф-ии;
4) долговечность – оптимальный срок службы документа до полного физического или морального износа, срок службы должен быть достаточным для полного документооборота, док должен обладать таким запасом прочности чтобы время его активного обращения было оптимальным, это значит, что запас прочности дока должен немного превышать время док/оборота;
5) технологичность – это соответствие дока современным требованиям, технологиям его подготовки, передачи и хранения; характер-ся простотой и удобством пользования дока;
6) экономичность – связана с требованиями эконом. развития общества, оптимизирует эффективность документов. Таким образом, экономичность требует. уменьшения физич размера дока, веса его носителей, активизации изобраз. средств, снижение с/с дока. Целесообразно гармоничное сочетание интересов как производителей, так и потребителей документа;
|
|
|
7) эстетичность – обеспечивается такими требованиями как информац. выразительность, рациональность форм, целостность композиции, стилевое единство и т.д. Док как элемент окр. нас предметной среды должен обладать принципами функционального и композиционного единства; сочетать утилитарную ф-ию с эстетической; необходимо учитывать, что практическое ф-ия дока определяет его построение, композицию, т.е. сочетание и взаимосвязь его элементов, обеспечивающих в рез-те законченность и целесообразность его «облика»
8) соответствие требованиям норм права и коллектива.
Дата добавления: 2018-09-23; просмотров: 162; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!