Технология обработки исходящих документов
прием конвертов, передача писем с пометкой
проверка правильности «Лично» работникам
адресования фирмы
 |
вскрытие конверта, передача документов
проверка вложений зам.директору,
в структурные подразд-я
Предварительное рассмотрение
(сортировка, разметка)
 |
Постановка отметки о
поступлении (входящего штампа)
на документе
 |
Регистрация
|
|
|
Регистрация доков – это присвоение ему индекса ( номера) и проставление его на документе с последующей записью кратких данных о нем в журнале/на карточке в памяти компьютера. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документа, оперативного поиска и контроля. Существует несколько форм регистрации доков:
1.Централизованная – система регистрации позволяет создать единый справочный центр по всем докам фирмы, т.е. устанавливает единый порядок регистрации документов.
2.Децентрализованная –регистрация происходит в местах их создания или исполнения.
3.Смешанная - одна часть регистрируется централизованно, другая – нецентрализованно.
Регистрация должна быть однократной. При регистрации доки делят на несколь групп, каждый из которых регистрируется отдельно:
1. Исходящие.
2. Входящие.
3. Внутренние.
4. Коммерческие документы.
При регистрации каждого вида должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров (индекса). Журнал регистрации входящих документов.
| № | Дата отправления дока | Дата поступления док-а | Краткое содержание | Исполнитель | Подпись исполнителя | Сроки исполнения |
| 1. | 05.08.2003 | 08.08.2003 | Обращение предпринимателя Харченко | Р.Л. Орлов | До 10.08.03 |
Каждая организация по св. усмотрению может выбрать оптимальный состав регистрационных граф, отражающий специфику св. документооборота. Каждая организация составляет для себя список или перечень нерегистрируемых документов. Обычно в него включают: приглашение, извещение, прайс-листы, рекламные письма, каталоги, поздравительные письма, печатные издания, брошюры, программа конференция и совещаний, сообщения о встречах и переговорах, информация, присланная для сведения, справки для внутреннего использования (графики, заявки, наряды).
|
|
|
После регистрации осуществляется фильтрация. Руководителю передаются лишь наиболее важные документы. При предварительном рассмотрении выясняется не нуждается ли документ в дополнении.
23.05.2012
Лекция №
Подготовка к архивному хранению
Отбор доков на хранению или уничтожение явл-ся формой экспертизы для проверки доков. Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия, которая руководствуется в свой д-сти след документами:
|
|
|
- Положение об архивном фонде РФ;
- Осн. правила работы ведомственных архивов;
- Типовые перечни доков с указанием сроков хранения;
- Типовое положение об экспертной комиссии;
- Номенклатура дел.
Завершающий этап работы с документами – это обработка дел для их дальнейшего хранению и использования.
Задачей экспертизы доков состоят в следующем:
- Отбор доков имеющих полит., хозяйств., научное, культурное значение для последующей передачи их на постоянное хранение в гос. архивы РФ.
- Отбор на временное хранение доков не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение.
- Выделение к уничтожению доков не имеющих научной ценности и утративших практическое значение.
- Установление или изменение сроков хранения доков.
Определение конкретных сроков хранения доков проводится по ПЕРЕЧНЮ ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ с указанием сроков хранения, утвержденным росархивом. На ряду с эим перечнем используют номенклатуру Дел организации, где указаны сроки хранения и ссылки. Критериями оценки явл-ся их происхождение, содержание и внешние особенности.
1. Критерии оценки происхождения: роль и место организации в системе гос. управления, значимость выполняемых ф-ий, время и место образования документов.
|
|
|
2. Критерии оценки содержания: значимость события, отраженного в документе, значение содержащейся в доке информации, целевое назначение, вид и разновидность документа.
3. Юрид. достоверность – наличие подписей, дат, печати, резолюции. Особенности передачи текста, материального носителя дока и его физ. состояния.
Результатом работы экспертной комиссии явл-ся распределение доков на 4 группы по разным срокам хранения:
- Постоянного хранения в гос. архивах;
- Временного хранения в ведомственных архивах (свыше 10 лет);
- Временного хранения (до 10 лет);
- Подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.
В зависимости от значимости документа устанавливают след даты хранения: 6 мес., 1 г., 3 года, 5 лет, 10, 15, 50, 75, постоянно.
ДМН – практическое значение, срок хранение устанавливает само предприятие. При исчислении сроков хр. учитывают только годы. День и месяц значение не имеют. Например, деловая переписка и 3 летним хранением за 2010 год должна храниться до 2014 г. Документом долговременного хранения передаваемого в архив отн-ся доки по личному составу, устав, протоколы, учред. состав, годовые планы и отчеты. Экспертиза ценности дока проводится при составлении номенклатуры дел при формировании дел а также при подготовке дел к послед. хранению и при выделении дел на уничтожение. Экспертная комиссия работает в постоянном контакте с экспертно-проверочными комиссиями соответствующего ведомственного архива.
Дата добавления: 2018-09-23; просмотров: 209; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!