Глава 4. Обзор задач и его роль в принятии решений
Планировать нужно достижение обозримых целей, не исключая промежуточных результатов.
М. Нордау
4.1. Суть обзора задач в тайм‑менеджменте. Основные понятия и определения
Любая ситуация выбора и принятия решения связана с неопределенностью. Мы не знаем, что нас ждет впереди, поэтому боимся ошибиться и сделать неверный шаг. Этот страх возникает прежде всего из‑за того, что мы не видим всех возможных вариантов развития событий. Для того чтобы действовать эффективно в ситуациях постоянных изменений, необходимо снизить неопределенность будущего. Однако чтобы принять решение, сделать выбор и начать что‑то предпринимать, необходимо иметь достаточно полное представление о ситуации, проблеме. Снизить неопределенность и обозначить верные ориентиры мы можем с помощью обзора – важного элемента структуры тайм‑менеджмента.
Обзор – наглядное представление информации (задач, сроков, справочных данных и т. д.), позволяющее легко видеть всю совокупность и взаимосвязь элементов и дающее возможность эффективно принимать решения.
Суть обзора состоит в создании своеобразной карты, на которой отражены основные ориентиры, направления движения, учтены все мелкие детали.
Основное отличие обзора от плана: обзор не привязан ко времени, он дает более наглядную картину ситуации и позволяет увидеть все возможности для решения тех или иных задач. Поэтому крайне важно организовать систему обзора таким образом, чтобы все внимание было направлено на решение наиболее важной для нас сейчас задачи. Яркой иллюстрацией этого принципа был ответ Альберта Эйнштейна на вопрос, каков номер его домашнего телефона: «Зачем забивать голову такими пустяками, если существует записная книжка?» А вот для того чтобы максимально быстро найти нужный номер телефона, или необходимого нам человека, или важную задачу, или новое креативное решение, следует применить основные инструменты обзора.
|
|
|
Инструменты создания обзора
Хороший обзор мы можем получить, используя совершенно различные инструменты: от простых записей на стикерах до двухмерных графиков MS Project и креативных интеллект‑карт. Каким бы способом мы ни пользовались, важно выполнять главное условие, делающее обзор эффективным средством принятия решений и достижения результата: вся информация обязательно должна быть материализована. Все, что хранится в голове, – ненадежно (можем забыть) и не дает полного представления о ситуации (нет наглядности). Внимание человека ограничено, и часть информации мы просто не замечаем, а именно она может оказаться решающей и повлиять на исход дела.
|
|
|
Все инструменты, позволяющие легко и просто создать эффективный обзор, можно разделить на три большие группы:
• контрольные списки;
• двухмерные графики;
• майнд‑менеджмент, или представление информации в форме интеллект‑карт (mind maps).
Контрольные списки
С этим инструментом обзора приходилось иметь дело каждому из нас. Перечни продуктов, которые необходимо купить, вещей, которые необходимо взять в отпуск, книг, которые хотелось бы прочитать, – все это контрольные списки, представляющие собой один из самых простых и эффективных инструментов обзора. Контрольный список позволяет быстро собрать необходимую информацию и служит прекрасным инструментом самоконтроля.
Важно запомнить, что контрольный список – это не жесткий план или алгоритм, он позволяет действовать более гибко и учитывать любые неожиданно возникающие изменения. Например, план телефонного разговора, в отличие от контрольного списка, – это своеобразный алгоритм, требующий четкого выполнения шагов: «Шаг 1: задаем вопросы 1, 2, 3; затем шаг 2 – вопросы 4, 5, 6,…» Составленный к телефонному разговору контрольный список вопросов позволяет нам задать любой из них в любом месте разговора в зависимости от целесообразности момента, но при этом ни одного не забыть.
|
|
|
Примеры наиболее часто используемых контрольных списков:
• список вопросов к телефонному разговору;
• вопросы к новым клиентам;
• список тем и вопросов к совещанию;
• анкеты сбора информации (например, анкета вопросов к посетителям выставки);
• перечень необходимых мероприятий, действий;
• список задач;
• список задач на день – один из самых важных контрольных списков.
Правила составления контрольного списка:
• все формулировки его пунктов должны иметь результато‑ориентированный вид;
• список составляется в свободном порядке, что позволяет не забыть ни одной детали, ни одного вопроса или пункта;
• в соответствии со структурой внимания человека в списке должно быть не более 10 основных пунктов.
Использование «То‑do list» в телефонном общении
Одним из наиболее удобных и простых инструментов тайм‑менеджмента является создание «To‑do list» – списка того, что нужно сделать. Это перечень задач на день, неделю или другой четко очерченный период времени. Он составляется в хаотичном порядке, а затем могут быть расставлены приоритеты.
|
|
|
Дневной список «To‑do list» может состоять из:
• звонков;
• встреч;
• самостоятельной работы;
• перемещений и других физических действий.
Недельный или месячный список «To‑do list» будет состоять из задач, требующих для решения целого ряда дневных действий. Он представляет собой список краткосрочных целей.
Можно привязать «To‑do list» к плановым или внеплановым телефонным переговорам в несколько шагов.
Шаг 1. Каждый пункт из «To‑do list» должен быть четко сформулирован, а глагол стоять в совершенной форме, например: «Зарегистрировать филиал предприятия N». Имея такой список, нетрудно контролировать выполнение задач.
Шаг 2. Составьте дополнительно короткий список людей, с которыми вы чаще всего общаетесь. Их может быть не более 10, чаще – от четырех до шести человек. Присвойте каждому из этих людей свой цвет.
Шаг 3. Теперь напротив каждой задачи из «To‑do list» впишите цветным маркером имена тех людей из списка, с которыми вы предполагаете общаться при выполнении той или иной задачи. Удобнее всего пользоваться таким «To‑do list» на неделю или месяц (задачи должны быть довольно масштабными, иначе это не имеет смысла). Список должен находиться под рукой, если вы преимущественно общаетесь по мобильному телефону, или возле стационарного телефона.
Шаг 4. Таким образом, заглянув в список, вы не упустите при разговоре и те вопросы, которые не были целевыми при совершении звонка, даже если его инициатором были не вы. Теперь у вас будет возможность связываться с нужными людьми не пять‑шесть, а только один‑два раза в день.
Удобный контрольный список Людям, которые любят на досуге готовить вкусные блюда, иногда приходят в голову необычные желания состряпать что‑нибудь эдакое в самый неподходящий момент. А потом, когда появляется время на готовку, им не всегда удается вспомнить, «что же такого вкусного я тогда хотел сделать?». В итоге готовится что‑то другое, а желание остается нереализованным. На одном из ТМ‑семинаров его участница поделилась своим опытом: «А я просто составила небольшой перечень, который назвала “Список вкусняшек”. Он у меня всегда с собой, и когда в голову приходят пожелания к следующему блюду, я просто записываю их в этот список. Иногда там может быть больше десяти записей, и когда мне удается найти время на мое любимое хобби – готовку, – я просто достаю этот список и выбираю самое вкусное».
4.4. Двухмерные графики как инструмент планирования и контроля в тайм‑менеджменте
При создании этого инструмента обзора используется принцип двухмерного представления информации. Двухмерный график в тайм‑менеджменте представляет собой упрощенный вариант графика Ганта.
Генри Гант начиная с 1901 г. работал консультантом и развивал научную теорию управления. На его счету около 150 публикаций, включая три книги. Им было запатентовано больше десятка изобретений. При этом Гант читал лекции в университетах, оставаясь одним из наиболее успешных консультантов по управлению. Как преподавателю Ганту была близка система передачи знаний, ориентированная на представление данных графическими средствами.
Один из его ранних примеров визуализации информации – графическое отображение с помощью горизонтальных полосок, отражающих прогресс рабочих в достижении нормы выработки. График контролировал как управляющих, так и рабочих. Улучшение работы цеха или отдела выражалось в увеличении количества черных линий в диаграмме. Поскольку этот метод диаграммирования помог в повышении производительности, Гант распространил свои графические пособия на ежедневный баланс производства, контроль над уровнем издержек, количество работы за каждой машиной, количество работы на человека по сравнению с первоначальными оценками и т. п.
Однако главное достижение в создании графиков относится к тому периоду, когда во время Первой мировой войны Гант служил консультантом в Военно‑морской корпорации и Департаменте флота. Первая созданная им диаграмма изображала пять изделий военного назначения, планирование требуемых заказов, их выполнение, а также наличие остатков на складе.
В управленческой мысли того периода графические пособия Ганта были революционными для планирования управления и самого управления. Руководство могло увидеть в графической форме, как выполнялись планы, и предпринять необходимые действия, чтобы вовремя контролировать сроки их реализации и рассчитать необходимый бюджет. Все последующие доски и диаграммы контроля, касающиеся производства, были заимствованы у Ганта[37].
Использование двухмерного обзорного графика выполняет в тайм‑менеджменте две основные функции и помогает осуществлять:
• контроль за исполнением задач;
• гибкое планирование задач со сложной структурой, имеющих вполне определенные сроки выполнения.
Виды двухмерных графиков:
• для планирования долгосрочных задач, целей и проектов;
• для планирования среднесрочных и краткосрочных задач;
• для планирования делегированных задач и контроля за их исполнением;
• для контроля за выполнением регулярных задач.
Дата добавления: 2018-09-23; просмотров: 3207; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!