Оптимизация расходов времени. Борьба с поглотителями
Рассмотрим организацию деятельности по минимизации расходов времени на примере одного из самых часто упоминаемых поглотителей – времени, затрачиваемого на дорогу. Как часто бывает обидно тратить на то, чтобы добраться до нужного места, полтора‑два часа, когда решение самого вопроса, ради которого приехал, занимает от трех до пяти минут. Расходы времени несоотносимые, как бы мы себя ни убеждали в важности и необходимости этой поездки: ради трех‑пяти минут результативного действия теряются безвозвратно полтора‑два часа. Можно ли оптимизировать эти расходы, сделать путь из одного пункта в другой максимально полезным? Один из вариантов решения этой проблемы, позволяющий осуществить перемещение и эффективно использовать время на дорогу, строится на применении простых правил:
• тщательная подготовка к поездке;
• оптимальный выбор времени, маршрута и типа транспорта;
• наполнение дороги полезным содержанием (почитать любимую книжку или конспект лекции, послушать любимую музыку, аудиокнигу, урок английского языка и т. д.).
Следуя этим правилам, нужно помнить, что каждое ваше действие должно приносить выгоду. Для определения пользы мероприятия задайте себе два вопроса:
1. «оптимизируя время на дорогу, какую выгоду получаю именно я?»;
2. «с помощью каких инструментов я могу этого достичь?»
Ответы на эти вопросы помогут найти решение проблемы.
|
|
|
Прежде чем начать готовиться к самой поездке, следует учесть несколько важных аспектов.
• Нужно сократить до оптимума число перемещений. Определяя лучшее количество поездок, следует помнить о принципе «золотой середины»: речь идет об оптимизации, а не о минимизации перемещений. Если поездки неизбежны, в ваших силах самостоятельно определить их время, вид транспорта и маршрут передвижения. Комбинирование этих трех составляющих дает возможность выбрать наилучший на данный момент вариант. Хороший способ оптимизации расходов времени на дорогу – определить «выездные» дни.
Совершать все необходимые поездки в четверг – такой принцип часто используется в компаниях, где у менеджеров есть определенные дни, на которые назначаются все разъезды.
Вот что говорит по этому поводу Андрей Блинков, один из участников ТМ‑сообщества: «Когда я так поступил, то получил очень интересный результат. Необходимость в некоторых поездках вообще отпала. Остальное было сделано за З ч. в пятницу вместо 5–7 ч. в обычные дни недели»[17].
Экономия времени – от двух до четырех часов. А это достаточный резерв для решения многих задач.
• Нужно испытывать уверенность в том, что мероприятия, ради которых совершаются поездки, будут использованы «на все сто».
|
|
|
Активно применяйте следующие принципы:
• по возможности предварительно договаривайтесь о встрече по телефону;
• старайтесь решать большинство вопросов по телефону или электронной почте;
• планируйте большинство встреч в офисе, без выездов (этот подход актуален для менеджеров);
• делегируйте выездные мероприятия службам доставки, курьерским службам и т. д.;
• координируйте свои перемещения с коллегами, друзьями, родными. Принцип прост, но максимально эффективен. Согласовывайте предполагаемые поездки: если кому‑то по пути и он может решить ваш вопрос заодно со своим, поручите ему эту задачу.
• Время в пути должно приносить дополнительную выгоду, не связанную с целью перемещения. Принцип «вторичной выгоды» осуществляется за счет «наполненности» времени перемещения полезными процессами, не связанными с мероприятием, ради которого совершается поездка.
Слушать аудиокниги, музыкальные записи, кассеты с уроками английского языка, читать журнал, серьезную книгу, конспект лекций или решать кроссворды, играть в шахматы, делать исходящие звонки, проверять свои SMS[18].
|
|
|
Это – сознательное содержание. Все зависит от того, каков ваш внутренний настрой на путь: это будет отдых («прогулка»), целенаправленное движение («маршрут»), спешка («галоп») или что‑то другое. Определить типичные для себя состояния в движении и возможность их использования каждый может сам, нужно лишь сфокусироваться на этом.
Если человек способен уйти в себя на время долгой поездки, он преодолевает и пространство, и время, а если он может только пялиться в окно и зевать от скуки, он вынужден пережить каждую минуту и каждый километр пути.
К. Уилсон
• Введите коэффициент «Польза перемещения», представляющий собой среднюю составляющую ответов на два вопроса: «Такая поездка действительно целесообразна именно сейчас или это прихоть момента?» и «Готов ли ты заплатить невосполнимым временем своей жизни за ту пользу, которую получишь от выездного мероприятия?». Введение и применение подобного коэффициента обеспечивают осознанный подход к проблеме, что позволяет решить ее более качественно за меньший промежуток времени. Следующий ряд советов касается использования времени так называемого вынужденного ожидания в бесконечных пробках, очередях, самолетах, поездах, метро. Ожидание – один из самых распространенных поглотителей времени, с которым можно справиться, если следовать нехитрым, но эффективно работающим правилам и рекомендациям. Некоторые из них приводит на страницах своей статьи Дмитрий Витер, делясь своим опытом борьбы с поглотителями времени.
|
|
|
Полезное время ожидания
По роду занятий мне часто приходится получать многостраничные документы, обязательные для прочтения (руководства, процедуры, объявления и т. д.).
Читать их на работе у меня получается плохо. Обычно я распечатываю подобные документы, скрепляю их степлером (никаких скрепок!) и кладу в портфель.
Когда я попадаю в ситуацию вынужденного ожидания, я достаю из портфеля такой документ и читаю его. После прочтения документ рвется на части и выбрасывается. (Обязательным примечанием в таком случае является осторожное обращение с конфиденциальными документами.)
Если вы добираетесь на работу на метро – не упустите возможность с пользой потратить эти ежедневные 1,5–2 ч. Конечно, ваши возможности в подземке в час пик ограничены, но удержать в руках книгу небольшого формата, заранее распечатанный документ или палм‑наладонник вполне возможно. В какой‑то момент я осознал, что читаю книги практически только в метро.
Если у вас есть лаптоп, берите его с собой. Львиную долю входящей электронной почты я читаю, находясь именно в режиме ожидания. Отличным вложением средств является дополнительная батарея для лаптопа – она удвоит полезное время вашей поездки.
Примером эффективного использования такого времени может служить само написание этой статьи. Она писалась в поездах. В самолетах. В метро. Первый черновик был сделан в маршрутке. Не потому, что у меня «не было времени» заняться этим в более комфортной обстановке. Мне так удобнее. Это проще, чем пытаться выделять «каждый день по часу за письменным столом», что, как правило, нереализуемо. (Эти строки я пишу в поезде Киев – Минск. Мой попутчик, аудитор из Deloitte & Touche, тоже стучит что‑то на лаптопе. Молодец!)[19]
Итак, любой процесс неэффективного использования времени может быть изменен с помощью создания системы определенных правил и принципов, оптимизирующих деятельность и позволяющих извлекать дополнительные резервы времени. Кроме того, подобная работа способствует более осознанному отношению к собственной жизни – вырабатывает навык, необходимый каждому успешному современному человеку: выделять неэффективные процессы и уметь их улучшать.
Дата добавления: 2018-09-23; просмотров: 1722; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!