ХРАНЕНИЕ, УТРАТА И ВОССТАНОВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
Порядок хранения бухгалтерской документации определен в п. п. 6.1 - 6.4 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 N 105 (далее - Положение о документообороте). Его можно использовать и для организации хранения прочих документов налогоплательщика, которые имеют отношение к исчислению и уплате налогов.
Обратите внимание!
Документы можно хранить и в электронном виде. Однако при этом вы должны обеспечить, чтобы они были подписаны электронно-цифровой подписью уполномоченных лиц с соблюдением требований п. 1 ст. 4 Федерального закона от 10.01.2002 N 1-ФЗ. Такие разъяснения дал Минфин России в Письме от 24.07.2008 N 03-02-07/1-314.
Отметим, что приведенная позиция финансового ведомства высказана применительно к ранее действовавшему Федеральному закону от 10.01.2002 N 1-ФЗ. Однако полагаем, что она актуальна и сейчас, если документ будет подписан электронной подписью, которая признается равнозначной собственноручной подписи в соответствии с новым Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ.
Подробнее о подписании документов электронной подписью в соответствии с Законом N 63-ФЗ читайте в разд. 20.4.3 "Принятие к учету первичных учетных документов, которые составлены в электронном виде".
Отсутствие документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, может повлечь привлечение к ответственности за грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения, установленной п. 1 или п. 2 ст. 120 НК РФ. А в случае искажения налоговой базы вам грозит доначисление налогов, пеней и штрафа по п. 3 ст. 120 или ст. ст. 122, 123 НК РФ в зависимости от квалификации правонарушения (о том, как разграничиваются правонарушения, предусмотренные п. 3 ст. 120 и ст. 122 НК РФ, см. разд. 8.2.3 "Налоговая ответственность при представлении уточненной декларации (расчета) в ходе камеральной проверки").
|
|
|
Примечание
До 2014 г. ответственность, предусмотренная ст. 120 НК РФ, применялась только к организациям. С 1 января 2014 г. она распространяется также на индивидуальных предпринимателей ( абз. 1 п. 1 ст. 120 НК РФ, пп. "а" п. 34 ст. 1 , ч. 3 ст. 6 Закона N 248-ФЗ).
Кроме того, с 1 января 2014 г. Законом N 248-ФЗ уточнено понятие грубого нарушения правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения, приведенное в абз. 3 п. 3 ст. 120 НК РФ ( пп. "б" п. 34 ст. 1 , ч. 3 ст. 6 Закона N 248-ФЗ). С вступлением в силу указанных изменений из положений ст. 120 НК РФ можно сделать вывод, что предусмотренная ими ответственность применяется и к налоговым агентам.
Напомним, что прежняя формулировка абз. 3 п. 3 ст. 120 НК РФ вызывала сомнения в том, применима ли эта ответственность к организациям - налоговым агентам. Некоторые специалисты придерживались мнения, что организация - налоговый агент не может выступать субъектом правонарушения, признаки которого определены в абз. 3 п. 3 ст. 120 НК РФ. Соответственно, ее нельзя привлечь к ответственности по ст. 120 НК РФ. Вместе с тем в разъяснениях контролирующих органов высказывалась и противоположная точка зрения ( Письмо ФНС России от 29.12.2012 N АС-4-2/22690).
|
|
|
Кроме того, нарушение порядка и сроков хранения учетных документов может повлечь еще и административную ответственность в соответствии со ст. 15.11 КоАП РФ.
Обратите внимание!
Отметим, что за организацию хранения бухгалтерской документации отвечает не главный бухгалтер, а руководитель организации ( ч. 1 ст. 7 , ч. 3 ст. 29 Федерального закона 06.12.2011 N 402-ФЗ).
В то же время руководитель может передать свои полномочия сотруднику организации. Передача оформляется внутренним приказом (распоряжением).
В этом случае уполномоченный сотрудник также будет отвечать за недостатки хранения документации.
Отметим, что индивидуальный предприниматель не может быть привлечен к ответственности, которая установлена ст. 15.11 КоАП РФ (ст. 15.3 КоАП РФ).
|
|
|
Примечание
О том, что следует предпринять при утрате документов, см. разд. 20.1.2 "Утрата и восстановление документов".
СРОК ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Законодательство устанавливает сроки хранения документов отдельно для целей налогового учета и для целей бухгалтерского учета. Поскольку один и тот же документ может быть необходим одновременно как для налогового, так и для бухгалтерского учета, нужно учитывать и те и другие сроки. Полагаем, что, если сроки хранения определенного документа для целей налогового и для целей бухгалтерского учета различаются, стоит ориентироваться на более продолжительный срок. Далее мы рассмотрим основные правовые акты, регламентирующие сроки хранения документов для целей налогового и бухгалтерского учета.
1. Законодательство о бухгалтерском учете.
В ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ установлено, что первичные учетные документы и другие названные в этой норме документы подлежат хранению в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года. Так, например, в Приложении к Приказу Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 перечислены типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения.
|
|
|
2. Налоговое законодательство.
По общему правилу для налогоплательщиков предусмотрена обязанность в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Аналогичный срок, в течение которого обеспечивается сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налогов, предусмотрен и для налоговых агентов (пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ).
По мнению Минфина России, течение четырехлетнего срока, предусмотренного пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов (Письма Минфина России от 19.07.2017 N 03-07-11/45829, от 30.03.2012 N 03-11-11/104).
Например, первичные документы, отражающие формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, используются для составления налоговой отчетности в течение всего периода начисления амортизации. Как следует из разъяснений Минфина России, четырехлетний срок хранения этих документов должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете ( Письмо от 12.02.2016 N 03-03-06/1/7604).
В заключение отметим, что из общего правила о сроке хранения документов предусмотрены исключения. Так, налогоплательщики, применяющие УСН с объектом налогообложения "доходы минус расходы", обязаны хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка и сумму, на которую была уменьшена налоговая база по каждому налоговому периоду, в течение всего срока использования права на уменьшение налоговой базы на сумму убытка (п. 7 ст. 346.18 НК РФ). Названное исключение является не единственным. Есть и другие примеры, когда для отдельных документов (отдельных лиц) предусматриваются специальные правила о сроке их хранения (см., например, п. 16 ст. 214.1, п. 5 ст. 346.6, п. 2 ст. 346.42 НК РФ).
Дата добавления: 2018-09-22; просмотров: 230; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!