Учет кассовых операций и денежных документов
Кассовые операции – это операции по приему, хранению и расходу наличных денег и денежных документов.
Работу с кассой осуществляет кассир (в небольших организациях – бухгалтер-кассир), на которого посредством подписания договора о полной материальной ответственности возлагается ответственность за сохранение денег и денежных документов.
С 1 января 2012 г. вступает в силу Положение № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации», утвержденное ЦБ РФ 12 октября 2011 г.
Новый порядок распространяется не только на юридических лиц, ведущих бухгалтерский учет, но и на юридических лиц, перешедших на УСН, а также на физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица. Т. е. теперь вести кассу должны не только компании, но и индивидуальные предприниматели.
До 2012 г. каждая компания, которая работала с наличными деньгами, должна была иметь изолированную и укрепленную кассовую комнату. Выполнить это требование было трудно, а порой и просто невозможно. И контролеры штрафовали провинившихся по ст. 15.1. Кодекса РФ об административных нарушениях. Специально оборудовать кассовые комнаты больше не нужно. Новое Положение никаких требований к обустройству кассы не предъявляет. Выбор места, где компания будет производить наличные расчеты, полностью оставлен на усмотрение ее руководства (п. 1.2 Положения № 373-П). Т. е. кассой может быть и отдельная комната, и бухгалтерия, и кабинет руководителя. Более того, не требуется, чтобы касса вообще располагалась в каком-то помещении. Например, Положение не запрещает разместить ее, скажем, в автомобиле.
|
|
|
Важная деталь: руководство компании само определяет, как и где оборудовать кассу и как обеспечивать ее безопасность. В п. 1.11 Положения № 373-П сказано, что перечень мер для защиты кассы компании и сохранности наличности руководство определяет самостоятельно. Порядок и сроки проверок наличия денег в кассе также устанавливает руководитель компании.
Еще одно очень важное изменение: теперь компаниям предоставлена возможность самостоятельно устанавливать объем наличности, который можно не сдавать в банк и хранить в кассе (п. 1.3 Положения № 373-ГО. Лимит остатка денег в кассе руководитель устанавливает сам. Ни о каком участии банков в этой процедуре в документе не сказано. Руководитель просто издает в произвольной форме соответствующее распоряжение. Более того, от компании не требуется даже уведомлять банк о размере установленного лимита остатка кассы: документ хранится в компании.
|
|
|
Чтобы определить лимит кассового остатка по-новому, нужно исходить из полученной ранее выручки. Причем директор компании волен сам выбрать, за какой период брать эту выручку – за предыдущие месяцы, за время пика продаж в текущем году или, скажем, за какой-нибудь период прошлого года. Главное, чтобы длительность этого периода не превышала 92 рабочих дня. Обратите внимание: речь идет о днях, в которые работает сама компания. Если, например, магазин открыт в воскресенье, то для расчета лимита это будет рабочий день, даже если у остальной страны выходной.
Далее нужно определиться с периодичностью, с которой компания будет сдавать излишки выручки в банк. В общем случае это можно делать не реже одного раза за семь рабочих дней. Но если в населенном пункте, где расположена касса, нет банков, то период можно увеличить до 14 рабочих дней. После этого предельную сумму, которую можно хранить в кассе, рассчитывают по следующей формуле:
L = V /P х Nc,
где L – лимит остатка кассы компании;
V – объем наличной выручки, полученной за расчетный период;
Р – количество дней в расчетном периоде, в которые компания работала;
Nc – количество рабочих дней компании в промежутке между моментами сдачи выручки в банк.
|
|
|
Если компания только начинает деятельность, и наличных поступлений у нее еще нет, для расчета берут выручку ожидаемую.
Если у компании наличной выручки не бывает, а деньги для финансирования наличных расходов поступают в кассу компании только с расчетного счета, тогда считать лимит остатка кассы нужно, исходя из объемов этих расходов за период, который, опять же, руководитель выбирает самостоятельно. Это может быть, например, прошедший квартал, месяц текущего года, в который случился максимум наличных выплат, или аналогичный период прошлого года. Он тоже не может быть длиннее 92 рабочих дней для данной компании. При этом в сумму расходов не включают зарплату и другие выплаты работникам.
Затем определяют, сколько рабочих дней проходит между моментами получения денег из банка по чекам. Этот срок не может превышать 7 дней, а если поблизости нет банка -14 дней. Далее определяют лимит остатка кассы по формуле:
L = R /P х Nn,
где L – лимит остатка кассы компании;
R – объем наличности, выданной за расчетный период на хозяйственные нужды компании, за исключением зарплаты и других выплат;
Р – количество дней в расчетном периоде, в которые компания работала;
|
|
|
Nn – количество рабочих дней компании в промежутке между моментами получения наличных в банке.
Добавим, что Положение № 373-П не оговаривает, на какой период нужно устанавливать лимит для кассы. Этот также вопрос оставлен на усмотрение руководства. Можно устанавливать лимит на месяц, квартал, год или другой разумный срок. И пересматривать при необходимости.
Изменились правила оформления кассовых операций. Теперь кассовые операции оформляют на основе шести документов, входящих в Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. Это кассовая книга, приходный и расходный ордеры, книга учета денежных средств и два вида ведомостей.
Формы остальных кассовых документов в новом Положении не конкретизированы. А некоторые применявшиеся ранее, больше не нужны. Например, остался в прошлом журнал регистрации приходных и расходных ордеров КО-3. Раньше по окончании рабочего дня кассир должен был передавать в бухгалтерию второй (отрывной) экземпляр листа кассовой книги с приложением соответствующих кассовых ордеров и других документов. Теперь этого делать не нужно. По какой форме должны составлять авансовые отчеты работники компании, Положение также не указывает. Впрочем, во избежание ненужных вопросов советуем пользоваться прежней формой.
На усмотрение руководства отдан и порядок хранения кассовых документов. Указано лишь, что хранить их надо в течение сроков, установленных архивным законодательством РФ (п. 1.9 Положения № 373-П).
Теперь довольно подробно изложено, как должны вести кассу обособленные подразделения компании. Например, филиалу не требуется отдельного баланса, чтобы у него был собственный кассовый лимит, независящий от головного подразделения компании. Достаточно только расчетного счета (п. 1.2 Положения № 373-П).
Один из главных вопросов, связанных с введением нового кассового порядка: кто с 2012 г. уполномочен проверять соблюдение компаниями кассовой дисциплины? Ранее эта обязанность была возложена на банки. Но теперь вопрос о проверках кассовой дисциплины остается открытым
На момент написания учебника ни один государственный орган не уполномочен контролировать новый кассовый порядок. Впрочем, рано или поздно контролера назначат. Поэтому лучше и сейчас следовать всем правилам. Ведь ответственность за нарушение кассовой дисциплины с коммерсантов никто не снимал. Напомним, санкции прописаны в ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Согласно Указанию ЦБ РФ от 20 июня 2007 г. № 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» (с изменениями от 28 апреля 2008 г.) предел составляет 100 000 рублей по одной сделке. Т. е. по договорам, стоимость которых больше указанной суммы, расчеты наличными деньгами запрещены. Ограничение распространяется на расчеты между: юридическими лицами, юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, индивидуальными предпринимателями в рамках одного договора.
Этим же документом устанавливается правило расходования наличной выручки. Фирмам и предпринимателям позволено тратить кассовую наличность на:
• заработную плату и другие выплаты работникам, в том числе социального характера, выплату стипендий, командировочные расходы;
• оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг, возврат сумм, полученных ранее наличными, в случае возврата товаров;
• выплату страховых возмещений по договорам страхования работников.
Внесение наличных денег из кассы организации на банковские счета других организаций и физических лиц не допускается.
При продаже товаров, работ, услуг за наличный расчет (или при оплате пластиковыми картами) в установленных случаях должна применяться контрольно-кассовая техника, включенная в Государственный Реестр.
Новый кассовый порядок в полной мере распространяется и на предпринимателей, с 2012 г. они обязаны вести кассу наравне с организациями. Об это сказано в п. 1.1 Положения № 373-П. Даже если предприниматель трудится в одиночку и сам получает выручку в офисах у клиентов, он должен вести кассовую книгу, следить за остатком кассы и сдавать сверхлимитную выручку в банк.
Индивидуальный предприниматель вправе потратить доход, полученный от бизнеса, сразу же на личные нужды. Поскольку индивидуальный предприниматель – это физическое лицо, и вся выручка, которую он получает от своей деятельности, сразу становится его личными средствами. В том числе и наличные деньги. Ими он может распоряжаться по своему усмотрению, если это не связано с предпринимательской деятельностью (π. 1 ст. 861 ГК РФ). Если он хочет немедленно потратить полученный доход, например, на нужды домохозяйства, нельзя запретить ему это сделать. И предварительно сдавать эти деньги в банк не нужно. Кстати, у предпринимателя может и вовсе не быть банковского счета, если он ведет наличные расчеты в разрешенных объемах – не более 100 000 рублей в рамках одного договора (указание ЦБ РФ от 20 июня 2007 г. № 1843-У). Закон не обязывает предпринимателя открывать счета в банках.
Скорее всего, составители Положения № 373-П имели в виду тех предпринимателей, у которых есть наемные работники и множество точек, в которые поступает наличная выручка. Например, несколько магазинов. Кассовый порядок для таких коммерсантов обретает смысл, позволяя регламентировать работу с наличными деньгами без постоянного личного участия.
Но как быть тем, кто с одной стороны, не хочет нести свои деньги в банк, а с другой – подставляться перед проверяющими, не сдавая сверхлимитную выручку на расчетный счет? Да почти также, как действуют организации, на время выдавая излишек из кассы под отчет своим сотрудникам.
Если предприниматель ведет кассовые операции в полном соответствии с новым Положением и однажды обнаруживает, что в его кассе наметился нежелательный остаток, он оформляет расходный ордер на самого себя с формулировкой «Передача предпринимателю дохода от текущей деятельности». В результате «излишек» денег покинет кассу предпринимателя. И перекочует в его личный карман, который кассой не является. При этом по существу даже не возникает расхода: лишь перемещаются личные деньги гражданина.
Если впоследствии потребуется кассу пополнить, сделать это можно с помощью приходного ордера с основанием «Пополнение предпринимателем кассы для текущей деятельности». Конечно, составление кассовых ордеров для самого себя выгладит несколько странно. Но это, с одной стороны, законом не запрещено, а с другой – позволяет предпринимателю выполнить требования нового кассового порядка.
Для учета наличия и движения денежных средств в кассе используется активный счет 50 «Касса». Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег в кассе, оборот по дебету – суммы, поступившие в кассу, а по кредиту – суммы, выданные из кассы.
При отражении поступления денежных средств в кассу организации делаются следующие бухгалтерские записи:
Дебет 50 «Касса»
Кредит 51 «Расчетные счета»;
62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» и др.
Выдача денег оформляется одной из следующих проводок:
Дебет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и др.
Кредит 50 «Касса»
По окончании месяца путем сопоставления итогов оборотов по дебету и кредиту счета 50 «Касса» выводится сальдо наличных денег на конец месяца. Его сверяют с остатком в кассовой книге.
В ИППС указано:
К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:
50-1 «Касса организации»;
50-2 «Операционная касса»;
50-3 «Денежные документы» и др.
На субсчете 50-1 «Касса организации» учитываются денежные средства в кассе организации. Когда организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.
На субсчете 50-2 «Операционная касса» учитывается наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т. п. Он открывается организациями (в частности, организациями транспорта и связи) при необходимости.
На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счете 50 «Касса» в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.
По дебету субсчета 50-3 отражается стоимость приобретенных документов в корреспонденции со счетами денежных средств и расчетов. Оплаченные наличными деньгами путевки в санатории, пансионаты и пр. отражаются бухгалтерской записью:
Дебет 50 «Касса», субсчет 50-3 «Денежные документы»
Кредит 50 «Касса», субсчет 50-1 «Касса организации».
При выдаче путевок работникам бесплатно или с частичной оплатой делают запись:
Дебет 50 «Касса»
– на сумму частичного платежа, сделанного работником;
Дебет 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»;
91 «Прочие доходы и расходы»
– на суммы, оплаченные за счет средств социального страхования или организации (в соответствии с условиями коллективного договора)
Кредит 50 «Касса», субсчет 50-3 «Денежные документы».
В сроки, определенные руководством организации, но не реже, чем установлено действующими нормативными документами, в кассе проводят инвентаризацию наличности. Результаты такой инвентаризации оформляют актом, который затем утверждается руководителем. Излишки денег, выявленные инвентаризацией, приходуют в кассу и зачисляют в доход организации. На счетах это отражается записью:
Дебет 50 «Касса»
Кредит 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-1 «Прочие доходы».
Недостача денежных средств в кассе подлежит взысканию с материально ответственного лица (кассира) и отражается бухгалтерской записью:
Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
Кредит 50 «Касса».
И одновременно относятся на виновника недостачи:
Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
В случае если во взыскании с виновных лиц отказано судом или они не найдены, убытки списываются на расходы организации:
Дебет 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-2 «Прочие расходы»
Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Из кассы организаций может производиться выдача денег под отчет работникам организации – подотчетным лицам. Наличные деньги выдаются под отчет на следующие цели:
• хозяйственно-операционные расходы;
• служебные командировки;
• для выплат по договорам страхования, если получатель денежных выплат не имеет возможности получить их непосредственно в кассе организации.
При выдаче наличных денежных средств из кассы под отчет делается проводка:
Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Кредит 50 «Касса».
Неиспользованный остаток подотчетной суммы возвращается в кассу: Дебет 50 «Касса»
Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Подробно об учете расчетов с подотчетными лицами см. п. 12.9. настоящего учебника.
Дата добавления: 2018-09-22; просмотров: 254; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!