ЖУРНАЛ УЧЕТА ВЫДАЧИ НОМЕРНЫХ БЛАНКОВ 12 страница
Ответственность за составление номенклатуры дел самостоятельного структурного подразделения возлагается на ответственных за делопроизводство в самостоятельных структурных подразделениях.
Самостоятельные структурные подразделения Компании обязаны ежегодно, не позднее 01 ноября текущего года, разрабатывать проект номенклатуры дел своего самостоятельного структурного подразделения, включая структурные подразделения (подразделения), входящие в его состав, на следующий год с учетом произошедших изменений в структуре и функциях самостоятельного структурного подразделения, структурного подразделения (подразделения) и представлять его в СЕАЦ для проверки и согласования. После согласования СЕАЦ номенклатура дел самостоятельного структурного подразделения передается секретарю ЭК для организации согласования на заседании ЭК и последующего подписания руководителем самостоятельного структурного подразделения. После подписания номенклатуру дел самостоятельного структурного подразделения на бумажном носителе необходимо до 10 декабря направить в СЕАЦ для составления сводной номенклатуры дел Компании.
При внесении существенных изменений в номенклатуру дел по сравнению с предыдущими годами (изменение сроков хранения, удаление определенных дел и пр.), в протоколе заседания ЭК самостоятельного структурного подразделения указываются причины внесения изменений.
|
|
|
Номенклатура дел составляется каждым самостоятельным структурным подразделением и должна включать разделы самостоятельного структурного подразделения и всех структурных подразделений (подразделений), входящих в его состав.
Вновь созданное самостоятельное структурное подразделение, структурное подразделение (подразделение) в месячный срок после утверждения уточненного цифрового классификатора структурных подразделений разрабатывает номенклатуру дел и представляет ее в СЕАЦ. После согласования СЕАЦ номенклатура дел самостоятельного структурного подразделения, структурного подразделения (подразделения) передается секретарю ЭК для организации согласования на заседании ЭК и последующего подписания руководителем самостоятельного структурного подразделения. После подписания номенклатура дел самостоятельного структурного подразделения, структурного подразделения (подразделения) на бумажном носителе направляется в СЕАЦ для учета и хранения.
Работники СЕАЦ проверяют правильность формирования заголовков дел, порядок их расположения в номенклатуре дел, соответствие сроков хранения и статей из перечней составу документов дел, а также соответствие оформления номенклатуры дел установленной форме (в соответствии с приложением Э).
|
|
|
Работники СЕАЦ могут внести изменения и уточнения в представленный проект номенклатуры дел и отправить его на доработку в самостоятельное структурное подразделение, структурное подразделение (подразделение) при нарушении требований настоящей Инструкции.
Номенклатура дел самостоятельного структурного подразделения в текущем году подлежит пересоставлению в случае реорганизации самостоятельного структурного подразделения, при этом новая номенклатура дел составляется в течение месяца после утверждения положения о самостоятельном структурном подразделении, уточненного цифрового классификатора и представляется в СЕАЦ для проверки.
Последней позицией в номенклатуре дел самостоятельного структурного подразделения, структурного подразделения (подразделения) указывается резервное дело (индекс ставится следующим номером по порядку, в столбце 3 указывается слово «Резерв»), которое показывает возможность дополнения номенклатуры дела в течение делопроизводственного года (см. пункт 9.2.3.5 настоящей Инструкции). Заводить дела с резервным номером без соответствующего включения их в номенклатуру дел не допускается, в номенклатуре дел в СЭД резервные дела не отображаются.
|
|
|
Если в самостоятельном структурном подразделении, структурном подразделении (подразделении) не образуются дела, то в его номенклатуре указывается резервное дело.
9.2.3.4 Порядок согласования и утверждения сводной номенклатуры дел Компании
Сводная номенклатура дел Компании составляется СЕАЦ на основании номенклатур дел самостоятельных структурных подразделений.
Номенклатура дел Компании согласовывается ЦЭК ПАО «Транснефть» и до 25 декабря текущего года утверждается вице-президентом, курирующим ДУД.
Номенклатура дел Компании не реже одного раза в 5 лет согласовывается с ЭПК РГАЭ.
Самостоятельные структурные подразделения до 30 декабря текущего года получают выписки из соответствующих разделов сводной номенклатуры Компании для использования в работе после ее утверждения. Выписка из сводной номенклатуры дел оформляется на карточке служебной записки в СЭД и подписывается в СЭД начальником отдела контроля и делопроизводства или работником, его замещающим.
СЕАЦ готовит в электронном виде справочник номенклатуры дел (в соответствии с приложением Ю) и до 25 декабря текущего года передает в ДИТ для внесения в СЭД. Все дополнения и изменения в номенклатуру дел (в соответствии с приложением Щ) после их утверждения передаются в ДИТ для внесения в СЭД.
|
|
|
Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 01 января следующего календарного года.
При формировании сводной номенклатуры дел Компании дополнительно составляются:
– оглавление;
– содержание;
– список сокращений;
– классификаторы, необходимые для систематизации документов.
9.2.3.5 Внесение изменений и дополнений в номенклатуру дел
Если в течение года в деятельности самостоятельных структурных подразделений, структурных подразделений (подразделений) возникают новые документированные участки работы, самостоятельное структурное подразделение должно инициировать внесение дополнения в номенклатуру дел (в соответствии с приложением Я). В случае необходимости внесения уточнений в текущую номенклатуру дел без добавления новых позиций (изменение сроков хранения дел, уточнение видового состава, добавление или снятие грифов конфиденциальности и т.д.) самостоятельное структурное подразделение инициирует внесение изменений в номенклатуру дел.
Решение о внесении изменений и дополнений в номенклатуру дел в течение года принимает начальник СЕАЦ. Вносить изменения и дополнения в номенклатуру дел за предыдущие годы запрещается.
Самостоятельное структурное подразделение направляет проект дополнения или изменения в номенклатуру дел в СЕАЦ для согласования. После согласования с СЕАЦ дополнение или изменение в номенклатуру дел согласуется на заседании ЭК самостоятельного структурного подразделения и подписывается руководителем самостоятельного структурного подразделения. После подписания оно передается в СЕАЦ для учета и хранения. СЕАЦ направляет дополнение или изменение в номенклатуру дел в ДИТ для корректировки справочника в СЭД.
В случае внесения существенных изменений в номенклатуру дел (изменения сроков хранения в сторону уменьшения, изменение видового состава дел или их удаления из номенклатуры) в протоколе ЭК самостоятельного структурного подразделения указываются причины их внесения.
Сводная номенклатура дел в текущем году подлежит пересоставлению в случае коренных изменений в функциях и структуре Компании.
9.2.3.6 Заполнение полей номенклатуры дел по итогам года и составление итоговой записи о количестве заведенных дел
По окончании делопроизводственного года работники, ответственные за ведение делопроизводства в самостоятельных структурных подразделениях, проверяют правильность заведения дел по номенклатуре, определяют количество дел (томов), заведенных в текущем году, и вносят соответствующие сведения в графу 3 «Количество дел (томов)» номенклатуры дел самостоятельного структурного подразделения, структурного подразделения (подразделения) а также заполняют итоговую запись о количестве заведенных дел (томов) (в соответствии с приложением 1).
Сведения о количестве заведенных дел передаются работниками, ответственными за делопроизводство в самостоятельных структурных подразделениях, секретарю ЭК самостоятельного структурного подразделения, который составляет единую итоговую запись от самостоятельного структурного подразделения, куда вносятся сведения о количестве заведенных в самостоятельном структурном подразделении, структурных подразделениях (подразделениях), входящих в его структуру.
Секретарь ЭК самостоятельного структурного подразделения обязан до 01 февраля года, следующего за отчетным, направить служебной запиской на имя начальника ПОУ сведения о количестве заведенных дел (в редактируемом формате и на бумажном носителе), а также копию номенклатуры дел самостоятельного структурного подразделения с заполненной графой 3.
Если дело по итогам года оказалось переходящим, то в графе 3 делается отметка «Переходящее на следующий год». Для переходящих дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы в номенклатурах за разные годы. В случае изменения индекса переходящего дела в графе примечание указываются индексы дела за предыдущие годы.
К переходящим делам относятся дела, формируемые по предметно-вопросному признаку (если решение вопроса длится более года) личные дела, регистрационно-учетные журналы, ведущиеся более одного года и др. К переходящим делам не могут относиться протоколы, акты и прочие документы, которые имеют валовую нумерацию в пределах календарного года. Такие дела необходимо завершать по окончанию делопроизводственного года, и в них запрещено подшивать документы за несколько лет.
Работники СЕАЦ вносят указанную информацию в сводную номенклатуру дел Компании и составляют сводную итоговую запись.
9.3 Организация формирования и хранения дел в самостоятельных структурных подразделениях, структурных подразделениях (подразделениях) Компании
9.3.1 Основные требования к формированию дел в делопроизводстве самостоятельного структурного подразделения, структурного подразделения (подразделения) Компании
Формирование дел – группировка исполненных документов, в том числе К, КТ, ДСП, в дела в соответствии с номенклатурой.
В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновики, дублетные экземпляры, распечатанные из СЭД копии документов, неоформленные копии документов и т.д.
Дела формируются в Компании децентрализованно, то есть в самостоятельных структурных подразделениях, структурных подразделениях (подразделениях) Компании.
Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в 5-дневный срок подшиваться в дела исполнителем. Индекс дела, в которое должен быть подшит документ, определяет ответственный за делопроизводство или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.
В начале календарного года самостоятельные структурные подразделения, структурные подразделения (подразделения), руководствуясь номенклатурой дел подразделения на текущий год, заводят папки для дел. В случае если в качестве обложек дел используются папки типа «Корона», соответствующим образом оформляется корешок (в соответствии с приложением 2). Если дело ведется в электронном виде и в графе «Примечание» имеется соответствующая отметка, то заводить папку не требуется.
При необходимости самостоятельные структурные подразделения, структурные подразделения (подразделения) могут заводить новые дела в течение года (см. п. 9.2.3.5 настоящей Инструкции).
В зависимости от производственной необходимости допускается как группировка документов К, КТ, ДСП в дела совместно с документами общего доступа, так и отдельно от них.
При включении документа (документов) К, КТ, ДСП в дело с документами общего доступа такое дело получает гриф «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально», который выносится на корешок (в случае когда в дело включены документы К, ДСП и КТ, такое дело получает гриф «Коммерческая тайна»). При включении документа (документов) ДСП в дело с документами общего доступа такое дело получает пометку «Для служебного пользования», которая выносится на корешок. Соответствующее уточнение вносится в номенклатуру дел в графу 1 «Индекс дела». Полученные документы с пометкой «Для служебного пользования» также после исполнения подшиваются в дела и приравниваются к документам с грифом «Конфиденциально».
Дела содержащие документы К, КТ, ДСП должны иметь внутренние описи (в соответствии с приложением 3).
Документы К, КТ, на бумажных носителях и внешних МНИ и ДСП на бумажных носителях хранятся в самостоятельных структурных подразделениях, структурных подразделениях (подразделениях) Компании в закрываемых и, при необходимости, опечатываемых сейфах (шкафах), при этом должна быть исключена возможность несанкционированного доступа к указанным документам, их копирование, хищение или уничтожение.
При увольнении или переводе работника имеющиеся у него конфиденциальные съемные МНИ и конфиденциальные документы передаются по решению руководителя самостоятельного структурного подразделения, структурного подразделения (подразделения) другому работнику, с оформлением акта приема-передачи (в соответствии с приложением 4).
При отказе работника самостоятельного структурного подразделения, структурного подразделения (подразделения) от передачи МНИ и конфиденциальных документов по акту приема-передачи этот факт фиксируется актом комиссии из числа работников соответствующего структурного подразделения в составе трех человек.
При формировании дел должны соблюдаться следующие правила.
Документы постоянного, долговременного и временного хранения группируются в разные дела.
Документы, относящиеся к разрешению одного вопроса, помещаются в одно дело.
В дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре.
В дела подшиваются документы одного календарного года (исключение составляют переходящие дела).
Документы подшиваются таким образом, чтобы документ-ответ располагался после документа-запроса.
Документы внутри дела должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы, при этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие – по датам поступления, исходящие – по датам отправления) или по авторам или корреспондентам в алфавитном порядке.
Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.
Запрещается подшивать в дела:
- неисполненные документы, на которых нет отметок об исполнении;
- черновые и дублетные материалы;
- копии документов, распечатанных из СЭД;
- неоформленные копии документов;
- документы с грифом «Подлежит возврату». Эти документы по миновании надобности должны быть возвращены в соответствующие организации или самостоятельные структурные подразделения, структурные подразделения (подразделения).
9.3.2 Организация оперативного хранения документов в самостоятельных структурных подразделениях, структурных подразделениях (подразделениях) Компании
Дела, завершенные в текущем году в структурных подразделениях, хранятся не более одного года в самостоятельных структурных подразделениях, структурных подразделениях (подразделениях) для оперативной и справочной работы, по истечении одного года дела оформляются и передаются на архивное хранение в СЕАЦ.
При подготовке к передаче на архивное хранение в СЕАЦ дела подлежат экспертизе ценности и оформлению в соответствии с пунктами 9.4.1, 9.4.2, 9.4.2.1, 9.4.2.2, 9.4.3 настоящей Инструкции.
Порядок размещения дел на полках шкафа должен соответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре. Размещение дел в шкафах или в столах у исполнителей в неупорядоченном виде не допускается.
В случае если подшивка документов в папку типа «Корона» невозможна, поскольку повлечет за собой утрату их юридической значимости, или запрещена отраслевыми регламентами Компании или ОСТ, их следует вкладывать в папки типа «Короб» (при ширине корешка не более 80 мм). Использование прочих видов папок и коробов для хранения документов допускается исключительно по согласованию с СЕАЦ.
СЕАЦ по указанию руководства Компании осуществляет плановые и внеплановые проверки правильности формирования, оформления и хранения дел в самостоятельных структурных подразделениях, структурных подразделениях (подразделениях).
Работники, ответственные за ведение делопроизводства в самостоятельных структурных подразделениях, обязаны совместно с секретарями ЭК самостоятельных структурных подразделений устранять все выявленные при проверке СЕАЦ недостатки, а также принимать меры по розыску и (или) восстановлению утерянных и (или) поврежденных дел.
Руководители и работники самостоятельных структурных подразделений, структурных подразделений (подразделений) несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них на хранении документов и дел.
В случае утраты и (или) повреждения документов и дел работники самостоятельных структурных подразделений, структурных подразделений (подразделений) обязаны сообщить об этом в СЕАЦ и организовать поиск или восстановление документов и дел. Если указанные меры не привели к нахождению или восстановлению документов, то составляется «Акт об утрате документов» (в соответствии с приложением 5), который рассматривается на заседании ЦЭК ПАО «Транснефть» и утверждается вице-президентом, курирующим направление деятельности исполнителя. После утверждения акты передаются для хранения и учета в СЕАЦ.
9.4Организация комплектования архивного фонда Компании
9.4.1 Экспертиза ценности документов
Экспертиза ценности документов проводится ежегодно в целях определения экономической, научной и практической значимости документов, образующихся в процессе деятельности Компании, и их отбора для дальнейшего хранения или уничтожения.
Экспертизе ценности подлежат все документы, которые были завершены за год до проведения экспертизы или ранее (например, в 2018 году подлежат экспертизе ценности все дела, завершенные до 2016 года включительно).
Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Компании создается постоянно действующая ЦЭК, а также ЭК самостоятельных структурных подразделений, функции, права и организация работы которых определяются положением о ЦЭК и ЭК, утвержденным приказом Компании от 08.06.2015 № 94.
Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов и дел принимает ЦЭК.
Экспертиза ценности проводится в самостоятельных структурных подразделениях, структурных подразделениях (подразделениях) Компании в соответствии с графиком, который вводится в действие приказом по основной деятельности.
При проведении экспертизы ценности документов в самостоятельных структурных подразделениях, структурных подразделениях (подразделениях) осуществляются:
– отбор, систематизация и формирование дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения, подлежащих хранению;
– выделение к уничтожению дел временного и долговременного хранения за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли;
– проверка качества и полноты номенклатуры дел, правильности определения сроков хранения дел.
Экспертиза ценности документов осуществляется путем полистного просмотра дел и определения соответствия содержания документов дела его заголовку.
Не допускается отбор документов для хранения или выделения дел для уничтожения только на основании заголовков дел.
После уточнения заголовка дела и содержания документов в нем определяется срок его хранения на основании номенклатуры дел, в которую данное дело было включено.
При полистном просмотре дел со сроком хранения «Постоянно» подлежат изъятию документы с временными сроками хранения, если они были ошибочно подшиты в дела, а также дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов. Такие документы нужно выделить в отдельные дела для дальнейшего хранения или уничтожения.
Дата добавления: 2018-09-20; просмотров: 374; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!