ЖУРНАЛ УЧЕТА ВЫДАЧИ НОМЕРНЫХ БЛАНКОВ 15 страница
Два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) документы и помещения архивохранилищ подвергаются обследованию для своевременного обнаружения насекомых и плесени. При обнаружении биологических вредителей принимаются срочные меры по дезинфекции и дезинсекции документов и помещений силами структурных подразделений, ответственных за эксплуатацию зданий и помещений Компании.
В архивохранилище запрещается находиться в верхней одежде, мокрой и грязной обуви; хранить посторонние предметы, имущество и оборудование, употреблять пищевые продукты.
9.5.4 Порядок размещения документов в архивохранилищах
Все поступающие в архив Компании документы размещаются в архивохранилищах на стеллажах или в шкафах в порядке, соответствующем описям дел.
Не допускается хранение непереплетенных и не подшитых в дела документов, а также хранение документов в транспортной таре, в штабелях, на полу, подоконниках, лестничных площадках и других не предназначенных для хранения документов местах.
Все помещения архива Компании, а также стеллажи, шкафы, полки нумеруются. Стеллажи, шкафы нумеруются в каждом архивохранилище слева направо от входной двери, а полки на стеллажах – по шкафам сверху вниз, слева направо.
В целях определения места хранения документов в архивохранилище составляются постеллажные топографические указатели и топографические указатели описей самостоятельных структурных подразделений, структурных подразделений (подразделений) (в соответствии с приложениями 14 и 15).
|
|
|
Изменения, происходящие в размещении документов, должны своевременно отражаться работниками СЕАЦ в топографических указателях.
9.5.5 Проверка наличия и состояния дел
Проверка наличия и состояния дел проводится работниками СЕАЦ в целях установления фактического наличия единиц хранения и соответствия их количеству, указанному в учетных документах, а также выявления документов, подлежащих реставрации и профилактической обработке.
В ходе проверки осуществляется:
– установление фактического наличия документов, находящихся на хранении в архиве;
– выявление и устранение недостатков в учете документов;
– выявление отсутствующих документов и организация их розыска;
– выявление и учет документов, требующих реставрации, консервации, профилактической и технической обработки.
Проверка наличия и состояния документов на бумажных носителях проводится в архиве Компании работниками СЕАЦ не реже одного раза в 5 лет.
Единовременные проверки наличия и состояния документов проводятся в архиве:
– после перемещения дел в другое помещение;
|
|
|
– после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в хранилища посторонних лиц;
– при смене руководителя архива или лица, ответственного за архив;
– при реорганизации или ликвидации.
При проверке наличия и состояния документов в архиве Компании необходимо:
– сохранять порядок расположения документов на стеллажах, в шкафах и контейнерах в соответствии с топографическими указателями. При изменении расположения дел необходимо своевременно делать соответствующие записи в топографических указателях;
– помещать на места надлежащего хранения обнаруженные во время проверки неправильно размещенные единицы хранения;
– изымать с последующей изоляцией документы, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями (для документов на бумажном носителе);
– изымать и размещать вслед за учтенными дела, не внесенные в описи.
Внесение выявленных в ходе проверки неучтенных дел в опись запрещается. Неучтенные дела подлежат обработке и описанию после завершения проверки.
По результатам проверки наличия дел составляется акт проверки наличия и состояния документов (в соответствии с приложением 16).
Физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра.
|
|
|
Если в ходе проверки обнаружена недостача дел и документов, то организуется их розыск. При обнаружении ошибок в учетных документах составляется акт о технических ошибках в учетных документах. В случае обнаружения документов, не относящихся к данному фонду, архиву Компании, или неучтенных документов, также составляется соответствующий акт. Указанные акты подписываются исполнителями, согласуются ЦЭК и утверждаются вице-президентом, курирующим направление деятельности исполнителя.
9.5.6 Выдача дел из архива Компании
Дела из архива выдаются во временное пользование работникам самостоятельных структурных подразделений, структурных подразделений (подразделений) Компании на срок не более одного месяца на основании акта о выдаче дел во временное пользование (в соответствии с приложением 17). При этом делается соответствующая отметка в журнале учета актов о выдаче дел во временное пользование (в соответствии с приложением 18).
Из архива выдаются дела самостоятельных структурных подразделений, структурных подразделений (подразделений) только работникам самостоятельного структурного подразделения, структурного подразделения (подразделения), сдавшего дела на хранение. Другие самостоятельные структурные подразделения или ОСТ могут получить дела во временное пользование на основании распоряжения руководства Компании или служебной записки за подписью руководителя самостоятельного структурного подразделения, чьи документы были переданы на хранение.
|
|
|
Дела выдаются из хранилищ на срок не более одного месяца во временное пользование работниками Компании, трех месяцев – для ОСТ.
Продление установленных сроков выдачи документов во временное пользование допускается, при этом направляется служебная записка на имя директора департамента управления делами.
Выдача дел из хранилища оформляется следующими документами:
– актами на выдачу дел работникам Компании (в соответствии с приложением 17);
– актами о выдаче дел во временное пользование ОСТ (в соответствии с приложением 19);
– заказами на проведение работ по страховому копированию и реставрации документов.
Выдача дел из хранилища регистрируется в журнале учета актов о выдаче дел во временное пользование (в соответствии с приложением 18).
Выдача дел во временное пользование в ОСТ оформляется актом, который составляется в двух экземплярах (один остается в СЕАЦ, а другой выдается получателю). Акт подписывается вице-президентом Компании и руководителем ОСТ, подписи скрепляются печатями организаций. После возвращения дел в обоих экземплярах акта делается соответствующая отметка, один экземпляр остается в ОСТ, другой хранится в деле фонда в архиве Компании.
Направление на страховое копирование, реставрацию, переплет оформляется заказом. Заказ оформляется в архиве Компании по форме акта о выдаче во временное пользование ОСТ. Дела выдаются из хранилища для использования и проведения работ по страховому копированию, реставрации, переплету только в обработанном виде.
Перед выдачей дел из хранилища проверяется соответствие шифра и заголовка дела на обложке шифру и заголовку дела в описи; перед выдачей и при возвращении дел в хранилище проверяются нумерация листов и состояние документов каждого выданного дела.
Каждое выдаваемое из хранилища дело должно иметь лист использования (в соответствии с приложением 20).
При выдаче дел из хранилища на место выданного дела подкладывается карта-заместитель (в соответствии с приложением 21), в которой указывается номер дела, номер описи, номер фонда, когда и кому выдано дело, дата его возврата и подпись сотрудника, выдавшего дело, с указанием должности. При возвращении дела в хранилище карта-заместитель изымается.
Состояние дел, возвращаемых в архив после использования, должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего документы.
При обнаружении недостачи дел или отдельных листов в них, а также повреждений дел и документов сотрудниками архива составляется акт в двух экземплярах, один из которых представляется вице-президенту, для привлечения виновных к ответственности, второй – остается в архиве.
При перемещении документов за пределами архива должны соблюдаться меры предосторожности, надежно обеспечивающие их сохранность. При транспортировке документов соблюдаются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды путем применения специальных видов упаковок, обеспечивающих защиту документов от осадков, света, механических повреждений.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях на основании постановления о производстве выемки, по согласованию с самостоятельным структурным подразделением, передавшим дела на хранение, СЕАЦ, департаментом безопасности, правовым департаментом, управлением информационной безопасности и по решению курирующего вице-президента Компании с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
9.6 Учет документов в архиве Компании
9.6.1 Учету подлежат все хранящиеся в архиве Компании документы (включая документы по личному составу) и описи дел.
ПАО «Транснефть» представляет в РГАЭ учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве Компании документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.
9.6.2 Основными единицами учета архивных документов являются архивный фонд и дело.
Единицам хранения присваиваются учетные номера, являющиеся частью архивного шифра. Сведения о составе единиц хранения и их количестве фиксируются в учетных документах архива.
Архивный шифр (обозначение, наносимое в левом нижнем углу на каждую единицу хранения в целях обеспечения учета и идентификации) состоит из номера архивного фонда, номера описи дел, номера единицы хранения.
9.6.3 В состав основных учетных документов архива Компании входят:
– журнал регистрации описей, учета поступления и выбытия дел (в соответствии с приложением 22);
– описи дел (в соответствии с приложениями 6, 7 и 23);
– журнал регистрации актов о выделении к уничтожению (в соответствии с приложением 24).
9.6.3.1 В журнал регистрации описей, учета поступления и выбытия дел последовательно вносятся все первичные и повторные поступления (выбытия) дел. Каждое поступление (выбытие) в пределах отчетного года получает порядковый номер в валовой последовательности.
Ежегодно на 1 января подводится итог количества поступивших и выбывших за год дел.
Не допускается присвоение описям дел одинаковых учетных номеров.
В конце всех экземпляров описи дел составляется итоговая запись, в которой указывается количество находящихся на хранении единиц хранения, первый и последний номера единиц хранения по описи, указываются имеющиеся пропуски номеров, литерные номера, выбывшие единицы хранения и основание выбытия.
После каждого поступления или выбытия документов составляется новая итоговая запись к описи дел, которая подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления.
Если опись дел состоит из нескольких годовых разделов, томов, итоговая запись составляется к каждому годовому разделу, тому; кроме того, к каждому последующему годовому разделу, тому в нарастающем порядке составляется сводная итоговая запись.
Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются, они хранятся в архиве в папках.
Законченная опись дел вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твердую обложку, нумеруется и подшивается или переплетается.
Каждая законченная опись дел должна иметь лист-заверитель.
Описи дел вносятся в журнал регистрации описей, учета поступления и выбытия дел в хронологической последовательности поступления под соответствующими порядковыми номерами.
9.6.3.2 В реестре описей фиксируются основные данные по составу каждой поступившей в архив Компании описи дел.
9.6.4 Для централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в архиве Компании, составляется паспорт архива организации.
9.6.5 Учетные документы архива Компании, кроме описей дел, предназначаются для служебного пользования и пользователям не выдаются.
Все акты, документирующие результаты архивных работ, включаются в дело фонда.
Дело фонда, наряду с документами, отражающими историю фонда и фондообразователя, включает учетные документы, характеризующие изменения фонда.
9.7 Взаимодействие с самостоятельными структурными подразделениями, структурными подразделениями (подразделениями) Компании в процессе разработки нормативных документов
При разработке самостоятельными структурными подразделениями, структурными подразделениями (подразделениями) Компании нормативных документов, в которых затрагиваются вопросы организации хранения, учета, комплектования или использования документов, в т.ч. касающихся сроков хранения документов, требуется их обязательное согласование ОКД и СЕАЦ.
В случае возникновения спорных вопросов нормативные документы согласуются ЦЭК.
9.8 Порядок хранения, учета и использования документов Компании, образующихся в ООО «Транснефть Финанс» по договорам возмездного оказания услуг
9.8.1 Ведение бухгалтерского учета ПАО «Транснефть» передано
ООО «Транснефть Финанс». В процессе работы сохранность документов Компании обеспечивает ООО «Транснефть Финанс».
9.8.2 Формирование, хранение, учет, использование, осуществление приема-передачи и выделения к уничтожению документов Компании, образующихся в ООО «Транснефть Финанс» по договору возмездного оказания услуг, должно осуществляться в соответствии с ОР-03.100-60-КТН-201-07, а также в соответствии с требованиями настоящей Инструкции. В случае несоответствия форм или порядка формирования, хранения, учета, использования, осуществления приема-передачи и выделения к уничтожению дел в ОР-03.100-60-КТН-201-07 и настоящей Инструкции необходимо руководствоваться положениями Инструкции.
9.8.3 Для организации оперативного хранения документов временного хранения в Компании создано специальное хранилище с переменным составом документов, за работу которого отвечает назначенный специалист отдела оценки рисков управления финансового обеспечения и оценки рисков департамента экономики Компании.
ООО «Транснефть Финанс» оформляет и передает законченные делопроизводством документы временного хранения в хранилище Компании с переменным составом.
9.8.4 Выдача документов временного хранения из хранилища Компании с переменным составом документов осуществляется назначенным работником отдела оценки рисков управления финансового обеспечения и оценки рисков департамента экономики Компании. Порядок выдачи дел во временное пользование аналогичен порядку выдачи дел во временное пользование из архива Компании (п. 9.5.6. настоящей Инструкции).
9.8.5 По истечении срока хранения документов временного хранения, ответственный за их оперативное хранение, с привлечением работников ООО «Транснефть Финанс» и иных заинтересованных лиц, проводит экспертизу ценности и отбор документов, не подлежащих хранению.
9.8.6 По завершении делопроизводственного года назначенный работник отдела оценки рисков управления финансового обеспечения и оценки рисков департамента экономики Компании передает в архив Компании документы постоянного и долговременного хранения, в т.ч. по личному составу, оформленные в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
10 Печати и штампы Компании
ПАО «Транснефть» в соответствии с Уставом имеет круглую печать со своим полным фирменным наименованием и указанием места его нахождения. Оттиск печати Компании ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Примерный перечень документов, на которые ставится печать Компании, приведен в приложении 25.
Круглой печатью Компании удостоверяются личные подписи Президента, первого вице-президента, вице-президентов и заместителей вице-президентов на уставах, финансовых документах, нормативных документах и т.д.
Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности и часть подписи лица, подписавшего документ, и был хорошо читаемым.
На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте. Как правило, это место нанесения печати обозначается символом «М.П.».
Функциональные печати и штампы, используемые в самостоятельных структурных подразделениях, структурных подразделениях (подразделениях), должны быть перечислены в положениях о соответствующих самостоятельных структурных подразделениях, структурных подразделениях (подразделениях).
Настоящий раздел не распространяется на печати и штампы СО.
Для оперативной обработки документов и сокращения ручного труда при выполнении работ с документами в Компании используются штампы, имеющие унифицированные тексты, содержание которых отражает или фиксирует выполнение соответствующих управленческих операций. Например: «Служебный почтовый ящик», «Экспресс-почта» и т.п. При этом штампы не содержат в себе реквизитов Компании и не подлежат передаче работникам под подпись с последующим учетом и списанием.
Текст штампа может иметь место для проставления исполнителем дополнительной информации.
Примеры
| Приложение к № ___ от ____ на ___ л. |
1
| ПАО «Транснефть» вх. № ___ дата ______ кол. л. ___ |
2
Форма и состав реквизитов штампов разрабатывается самостоятельными структурными подразделениями, структурными подразделениями (подразделениями) Компании. Заказ изготовления штампов для деятельности Компании осуществляется отделом материально-технического обеспечения департамента управления делами по соответствующим заявкам руководителей самостоятельных структурных подразделений, структурных подразделений (подразделений).
Заказ изготовления и выдача печатей, необходимых для деятельности Компании, осуществляется отделом материально-технического обеспечения департамента управления делами на основании решения вице-президента, курирующего деятельность департамента управления делами, по соответствующим заявкам руководителей самостоятельных структурных подразделений, согласованным с ДБ.
Выдача печатей производится под расписку работникам самостоятельных структурных подразделений, структурных подразделений (подразделений), ответственным за их использование и сохранность.
Временная передача печати от одного ответственного лица другому (в связи с болезнью, убытием в командировку, уходом в отпуск) осуществляется под расписку в акте приема-передачи.
Хранение печатей осуществляется этими работниками в сейфах или металлических шкафах.
Передача печатей посторонним лицам, вынос печатей за пределы здания не допускается.
Пришедшие в негодность и утратившие значение печати подлежат возврату в отдел материально-технического обеспечения департамента управления делами для последующего уничтожения в установленном порядке.
При расформировании самостоятельных структурных подразделений, структурных подразделений (подразделений) или при оставлении должности работник, которому были выданы печати, обязан их сдать в отдел материально-технического обеспечения департамента управления делами.
Об утере печати незамедлительно сообщается в ДБ.
Изготовление дубликата печати допускается только в случае ее утраты или износа по решению вице-президента Компании, курирующего деятельность департамента управления делами.
Контроль за хранением и правильным использованием печатей Компании возлагается на руководителей соответствующих самостоятельных структурных подразделений.
11 Взаимодействие Компании с организациями системы «Транснефть»
Дата добавления: 2018-09-20; просмотров: 286; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!