ВИМОГИ ДО БЛАНКІВ ДОКУМЕНТІВ ТА ОФОРМЛЮВАННЯ ДОКУМЕНТІВ
5.1. Для виготовляння бланків організаційно-розпорядчих документів як основні треба використовувати два формати паперу згідно з ГОСТ 9327 - А4 (210 х 297 мм) і А5 (210 х 148 мм). Дозволено використовувати бланки А3 (297 х 420 мм) і А6 (105 х 148 мм).
5.2. Бланки документів повинні мати такі береги, мм:
30 - лівий;
10 - правий;
20 - верхній та нижній.
5.3. Бланки документів виготовляють на білому папері високої якості, друкують фарбами насичених кольорів. Дозволено виготовляти бланки за допомогою комп'ютерної техніки.
5.4. Бланки документів проектують відповідно до додатка А, де у схемах позначено зафіксовані межі зон розташування реквізитів. Кожну зону призначено для розташовування певних реквізитів.
5.5. Можна використовувати два варіанти розташування реквізитів - кутовий і поздовжній.
5.6. Реквізити розміщують у межах, встановлених схемами, з допуском ±2 мм.
5.7. Реквізит 01 розташовують над серединою реквізиту 06 (за його відсутності - реквізиту 07).
Реквізити 06, 07, 08, 09, 10, обмежувальні відмітки для реквізитів 11, 12, 13 у межах зон розташування реквізитів треба розміщувати одним із способів:
- зцентрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів);
- прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони розташування реквізитів).
5.8. Встановлюють такі види бланків документів (зразки бланків документів наведено в додатку Б):
|
|
|
- загальний бланк для створювання різних видів документів (без зазначення у бланку назви виду документа), крім листа;
- бланк листа;
- бланк конкретного виду документа (із зазначенням у бланку назви виду документа), крім листа.
На основі загального бланка організації можна розробляти бланки структурного підрозділу організації або бланки посадової особи у тому разі, якщо керівник підрозділу чи посадова особа має право підписувати документи.
5.9. Загальний бланк залежно від установчих документів організації містить реквізити 01, 02, 03, 04, 06, 07, 08, 09, 14. Дозволено розміщувати обмежувальні позначки для реквізитів 11, 12, 19, 20.
Бланк листа залежно від установчих документів організації містить реквізити 01, 02, 03, 04, 06, 07, 08, 09. На бланку листа рекомендовано розміщувати обмежувальні позначки для розташовування реквізитів 11, 12, 13, 16, 18, 19, 20, 21.
Бланк конкретного виду документа, крім листа, залежно від установчих документів організації містить реквізити 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 10, 14, а також обмежувальні позначки для розташовування реквізитів 11, 12, 19, 20.
5.10. На бланках організацій - суб'єктів України, що мають право згідно із Законом України "Про мови в Українській РСР" використовувати поряд з українською мови національних меншин, друкують реквізити 06, 07, 08, 09 українською мовою та мовою національної меншини, на одному рівні поздовжнього бланка.
|
|
|
5.11. Організації, що ведуть листування з постійними закордонними кореспондентами, можуть виготовляти бланки двома мовами: ліворуч - українською, праворуч - іноземною.
Бланки, в яких використано іноземну мову, застосовувати в межах України не рекомендовано.
5.12. Залежно від характеру діяльності організації її бланки можна обліковувати. Порядкові номери, що їх проставляють нумератором, друкарським або іншим способом, рекомендовано розташовувати на нижньому березі зворотного боку бланка.
ВИМОГИ ДО ДОКУМЕНТІВ, ЩО ВИГОТОВЛЯЮТЬ
ЗА ДОПОМОГОЮ ДРУКУВАЛЬНИХ ЗАСОБІВ
6.1. Документи виготовляють на конторській друкарській машинці або за допомогою комп'ютерної техніки. Подані у подальших положеннях розміри стосуються документів, які мають розмір шрифту 12 - 14 друкарських пунктів.
Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні й доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволено оформлювати рукописним способом.
6.2. Текст документів, надрукованих на папері формату А4, рекомендовано друкувати через 1,5 міжрядкових інтервали, а формату А5 - через 1 - 1,5 міжрядкового інтервалу.
|
|
|
6.3. Реквізити документа (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкують через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Гриф погодження" відокремлюють один від одного 1,5 - 2 міжрядковими інтервалами.
Приклад
|
6.4. Реквізити документа відокремлюють один від одного 1,5 - 3 міжрядковими інтервалами.
6.5. Назву виду документа друкують великими літерами.
6.6. Розшифрування підпису в реквізиті "Підпис" друкують на рівні останнього рядка назви посади.
6.7. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту) - 73 мм (28 друкованих знаків).
Якщо заголовок до тексту перевищує 150 друкованих знаків (5 рядків), його дозволено продовжувати до межі правого берега. Крапку в кінці заголовка не ставлять.
6.8. Оформлюючи документи, треба дотримуватися таких відступів від межі лівого берега документа:
|
|
|
- 12,5 мм - для початку абзаців у тексті;
- 92 мм - для реквізиту "Адресат";
- 104 мм - для реквізитів "Гриф затвердження" та "Гриф обмеження доступу до документа";
- 125 мм - для розшифрування підпису в реквізиті "Підпис";
- не роблять відступ від межі лівого берега для реквізитів "Дата документа", "Заголовок до тексту документа", "Текст" (без абзаців), "Відмітка про наявність додатків", "Прізвище виконавця і номер його телефону", "Відмітка про виконання документа і направлення його до справи", назви посади у реквізитах "Підпис" та "Гриф погодження", засвідчувального напису "Згідно з оригіналом", а також слів СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ВИРІШИЛИ, УХВАЛИЛИ, НАКАЗУЮ, ПРОПОНУЮ.
6.9. За наявності кількох грифів затвердження і погодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф - від межі лівого берега; другий - через 104 мм.
6.10. Якщо в тексті документа йдеться про додатки або окремим абзацом є посилання на документ, що став підставою для його видання, слова "Додаток" і "Підстава" друкують від межі лівого берега, а текст до них - через 1 міжрядковий інтервал.
6.11. Тексти документів постійного зберігання друкують на одному боці аркуша. Документи зі строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша.
6.12. Оформлюючи документи на двох і більше сторінках, друга та подальші сторінки мають бути пронумеровані.
Номери сторінок ставлять посередині верхнього берега аркуша арабськими цифрами без слова "сторінка" та розділових знаків.
БІБЛІОГРАФІЯ
1. Конституція України. - К., 1997.
2. Закон України "Про затвердження Конституції Автономної Республіки Крим" // Відомості Верховної Ради України. - 1999. - N 5 - 6. - Ст. 43.
3. Закон України "Про внесення змін до Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" // Відомості Верховної Ради України. - 2002. - N 11. - Ст. 81.
4. Закон України "Про державну таємницю" // Відомості Верховної Ради України. - 1994. - N 16. - Ст. 93.
5. Закон України "Про інформацію" // Відомості Верховної Ради України. - 1992. - N 48. - Ст. 650.
6. Закон УРСР "Про мови в Українській РСР" // Відомості Верховної Ради УРСР. - 1989. - N 45.- Ст. 631.
7. Закон України "Про внесення змін і доповнень до деяких законодавчих актів України щодо охорони інтелектуальної власності" // Відомості Верховної Ради України. - 1995. - N 13. - Ст. 85 (п. 7).
8. Закон України "Про обов'язковий примірник документів" // Офіційний вісник України. - 1999. - N 18. - Ст. 776.
9. Указ Президента України "Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади" // Збірник указів Президента України. - 1992. - Жовтень - грудень. - С. 5 - 6.
10. Указ Президента України "Про геральдичні знаки - емблеми і прапори центральних органів виконавчої влади України" // Офіційний вісник України. - 2000. - N 49. - Ст. 2113.
11. Постанова Верховної Ради України "Про Державний герб України" // Відомості Верховної Ради України. - 1992. - N 40. - Ст. 592.
12. Постанова Кабінету Міністрів України "Про Правила користування послугами поштового зв'язку" // Офіційний вісник України. - 1997. - N 52. - Ст. 57.
13. Постанова Кабінету Міністрів України "Про внесення змін до Правил користування послугами поштового зв'язку" // Офіційний вісник України. - 2000. - N 41. - Ст. 1748.
14. Постанова Кабінету Міністрів України "Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави" // Офіційний вісник України. - 1998. - N 48. - Ст. 1764.
15. Єдиний державний реєстр підприємств та організацій України (ЄДРПОУ) (ведення ЄДРПОУ здійснює Державний комітет статистики України).
16. ДСТУ 3843-99 Державна уніфікована система документації. Основні положення.
17. ДСТУ 3844-99 Державна уніфікована система документації. Формуляр зразок. Вимоги до побудови. 01.140.30
Ключові слова: уніфіковані системи документації, організаційно-розпорядчі документи, реквізит документа, бланк документа.
ЗМІСТ
Передмова 3
Зміст програми 4
Перелік практичних знань, умінь і навичок, якими повинен оволодіти
студент у процесі вивчення дисципліни 7
Перелікт теоретичних питань, які виносяться на підсумковий
модульний контроль 8
Список літератури 11
Варіанти контрольних робіт
Контрольна робота № 1 12
Контрольна робота № 2 16
Контрольна робота № 3 20
Контрольна робота № 4 24
Контрольна робота № 5 29
Контрольна робота № 6 33
Контрольна робота № 7 37
Контрольна робота № 8 41
Контрольна робота № 9 45
Контрольна робота № 10 49
Вибірка тестів для підготовки до підсумкового модульного контролю 54
Додаток
Державний стандарт оформлення документів 67
Дата добавления: 2018-06-27; просмотров: 379; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!