Глава 3. Хранение архивных документов
Система мер обеспечения сохранности документов.
Организация хранения документов – система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению.
Для обеспечения сохранности документов в архиве осуществляется:
комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здание и помещения хранилищ, средства хранения документов, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных документов); комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения).
Система мер по организации хранения обеспечивает сохранность документов и контроль их физического состояния при поступлении документов в архив, при их хранении и передаче документов на постоянное хранение.
Режимы хранения документов.
Документы хранятся в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов.
|
|
|
Световой режим. Постоянное хранение документов осуществляется в темноте. Все виды работ с документами проводятся при ограниченных уровнях освещения. Освещение в хранилищах как естественное, так и искусственное. Для защиты документов используется хранение в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах открытого типа.
Температурно-влажностный режим. В помещениях хранилищ, поддерживается оптимальный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику видов документов. В данном архиве хранятся бумажные документы, поэтому температура – 17-19°С, относительная влажность воздуха – 50-55%. Температурно-влажностный режим в хранилищах контролируется путем регулярного измерения параметров воздуха: один раз в неделю. Показания приборов фиксируются в регистрационном журнале.
Санитарно-гигиенический режим. Помещения архива содержатся в чистоте. В помещениях хранилищ обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении. Открывающиеся в теплое время года окна защищены сетками. В помещениях хранилищ запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви. В хранилищах проводятся систематические влажные уборки. Два раза в год проводится уборка пыли со стеллажей, шкафов; полы, плинтусы, подоконники, цокольные части стеллажей обрабатываются водными растворами антисептиков (2%-ный формалин). Так же два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) документы (выборочно) и помещения хранилищ подвергают обследованию для своевременного обнаружения насекомых и плесневых грибов.
|
|
|
Охранный режим. Наружные двери архива и хранилищ имеют металлическую облицовку и прочные запоры. На доступные извне окна установлены запираемые, распашные наружу металлические решетки. Помещения архива оборудовано охранной сигнализацией, в нерабочее время помещения пломбируются. Хранилища в рабочее время закрыты на ключ. Право доступа в хранилище имеют заведующий и сотрудники хранилища.
Размещение документов в хранилище. Документы в хранилищах размещены в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в соответствии с учетными документами и оперативный поиск.
Средства хранения. Хранилища оборудованы стационарными металлическими стеллажами и металлическими шкафами, а также имеются сейфы, где хранятся описи дел, расположенные в данном хранилище. Стеллажи установлены перпендикулярно стенам с оконными проемами. Документы размещены на стеллажах, в шкафах с использованием первичных защитных средств хранения (коробок, папок) в соответствии с видами, форматом и другими внешними особенностями документов: бумажные документы постоянного хранения размещены в картонных коробках, папках, а документы временного хранения – в связках.
|
|
|
Заключение
Практику по получению профессиональных умений и опыта профессиональной деятельности студент проходил в государственномучреждении в «Организационно - правовом управлении РЭУ им Плеханова. Архив». В ходе четырех недель студент изучал структуру архивного учреждения, работал в двух отделах – отделе информационно-поисковых систем и отделе комплектования и обеспечения сохранности документов. Это дало возможность шире ознакомиться с организацией делопроизводства в архиве: был получен опыт работы с автоматизированным научно-справочным аппаратом архива, студент работал с оргтехникой, установленной на предприятии, занимался регистрацией входящих документов, затем получил навыки в архивной обработке дел и изучил способы и условия хранения, обеспечивающие полную сохранность документов.
|
|
|
Список литературы
1. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р. 51141 – М., 2015.
2. Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации. – М., 2016.
3. Основные правила работы архивов организаций. – М., 2015.
5. Сборник законодательных и нормативно-правовых актов об архивном деле. – М., 2002.
6. Федеральный закон. «Основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах» от 07.07.1993г.№ 5341-1-ФЗ
7. Федеральный закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ
8. Внутренние документы РЭУ им. Плеханова, регулирующие деятельность архива.
Дата добавления: 2018-06-01; просмотров: 470; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!