Глава 2. Особенности осуществленияархивного делопроизводства в учреждении.
Документы, организующие деятельность архива в РЭУ им. Плеханова, и работа с ними.
Работа с документами архива регулируется ФЗ «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, Правилами организации хранения, учета и использования документов архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, нормативно-методическими документами Росархива и внутренними положениямив РЭУ им Плеханова, номенклатурой дел ГАСПД и инструкцией по делопроизводству.
Инструкция по делопроизводству архива согласована с экспертно-методической комиссией В организационно - правовое управление, экспертно-проверочной методической комиссией Комитета. В соответствии с инструкцией документы оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или А5, либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление. Документы в архиве оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, а состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.
В организационно - правовое управление применяются следующие бланки: бланк письма; бланк конкретного вида документа, кроме письма; общий бланк – используется для изготовления любых видов документов кроме письма. Установлены два варианта расположения реквизитов на бланках – угловой и продольный.Среди документопотоков организации выделяются: поступающая документация, отправляемая документация, внутренняя документация. Документы, поступающие в архив специалисту 1 категории (секретарю), проходят первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу директору на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела. Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о документе в регистрационный журнал традиционным способом, присвоении документу соответствующего регистрационного номера и проставлении его непосредственно на документе. Контроль исполнения документов обеспечивает директор архива, ответственный за делопроизводство и ответственные исполнители. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций – с даты их поступления. Документы подлежат исполнению в следующие сроки: с конкретной датой исполнения – в указанный срок; без указания даты исполнения, имеющие в тексте пометку «оперативно» - в 10-дневный срок; остальные документы - в месячный срок. Письма, не требующие разбирательства (запросов в другие организации) исполняются в 10-тидневный срок. Продлить срок исполнения документов может только директор архива, при этом изменения документируются – проставляется новый срок, дата изменения, подпись. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 на всех документах, подлежащих контролю проставляется на правом верхнем поле знак контроля, составляется карточка (приложение 12). Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям, лицам. На документе и карточке проставляется отметка об исполнении и направлении его в дело.
|
|
|
|
|
|
Доставка и отправка документов осуществляется средствами почтовой и электронной связи. С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых, заказных писем, писем с уведомлением, а также печатные издания. Правовое управление формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения ихсохранности,учета до передачи дел в архив.
Порядок передачи документов на хранение в архив.
Существует ряд норм и требований для документов, передаваемых в архив. Их учет, использование, отбор и подготовка к передаче на хранение вархив. Подготовка документов к передаче на хранение в архив включает: проведение экспертизы ценности документов, составление описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.
|
|
|
Экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбор их для включения в архив.
Вопросы организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора и подготовки их для передачи на постоянное хранение, а также на уничтожение рассматриваются экспертно-методической комиссией в организационно - правовом управлении РЭУ им Плеханова. По результатам составляются описи дел постоянного хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не имеющих научно-исторической ценности и утративших практическое значение. Описи дел постоянного хранения и по личному составу утверждаются директором организационно - правового управления. Передача дел на постоянное хранение в отдел комплектования и обеспечения сохранности документов производится по утвержденным и согласованным описям. Вместе с делами постоянного хранения и по личному составу в архив передаются три экземпляра утвержденной описи, 4-й экземпляр вместе с актом передачи дел остаетсяу ответственного за делопроизводство.
Дата добавления: 2018-06-01; просмотров: 537; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!