Значение организационных коммуникаций в функционировании организаций. Формы и методы организационных коммуникаций

Ключевые слова: коммуникация, коммуникационный процесс, модели коммуникаций, информация

Понятие, значение и функции коммуникаций в управлении

Невозможно переоценить важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что делают руководители для достижения определенной цели, требует эффективного обмена информацией, т. е. коммуникаций. Коммуникации выполняют жизне обеспечивающую роль в каждой организации, и если вдруг перекрыть потоки сообщений в организации, то она прекратит свое существование.

Коммуникация – это универсальная и одна из основных характеристик человеческого общения, так и деятельности любых организаций. Коммуникация безостановочна и безгранична, без нее не обходится ни один акт человеческого взаимодействия. Суть коммуникации - обмен информацией, знаниями, образами, эмоциями, интеллектуальной собственностью.

Коммуникации являются основным и связующим процессом в осуществлении управленческой деятельности.

Эффективные коммуникации способствуют повышению показателей деятельности организации и уровня удовлетворенности работников трудом, формированию чувства сопричастности к работе организации.

Выделяют следующие функции коммуникаций:

Информационная – проявляется в циркуляции информации и упорядочении информационных потоков;

Интегративная – выражается в обеспечении связи между различными видами человеческой деятельности;

Дестабилизирующая – направлена на создание напряженности и конфликтности обществе;

Культурологическая – проявляется в обеспечении преемственности развития материальной и духовной культуры, трансляции накопленного опыта;

Экспрессивная – возбуждение или изменение характера эмоциональных переживаний;

Контактная– установление и поддержание коммуникативного контакта;

Регулятивная– социализация и воспитание, социальный контроль, внедрение социальных норм.

Необходимо отметить, что многие из этих функций взаимосвязаны.

Коммуникация– это процесс социального взаимодействия и обмена сообщениями, информацией между двумя и более людьми.

Коммуникации осуществляются в процессе общения как обмен специальными знаковыми образованиями (сообщениями) в которых отображены мысли, идеи, знания, опыт, ценностные ориентации, программы деятельности общающихся сторон.

Элементы и этапы коммуникационного процесса. Модели коммуникаций

Коммуникационный процесс- обмен информацией между двумя или более людьми.

Основная цель коммуникационного процесса- обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т. е. сообщений.

В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента:

1. Отправитель - лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.

2. Сообщение - собственно информация, закодированная с помощью символов.

3. Канал - средство передачи информации.

4. Получатель - лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

И отправитель, и получатель в процессе обмена информацией взаимодействуют между собой на нескольких этапах. Их задачами являются составление сообщения, выбор канала передачи сообщения таким образом, чтобы обе стороны поняли, восприняли и разделили исходную идею.

Трудность заключается в том, что на каждом этапе смысл информации может быть искажен или полностью утрачен. В практике управления процесс коммуникаций часто завершается в несколько секунд. Однако на каждом этапе могут возникать свои проблемы. Сам факт обмена еще не гарантирует эффективности общения, т.е. достижения взаимопонимания людей, принимающих участие в коммуникации. Достаточно часто передаваемое сообщение бывает неправильно понятым или искаженным. Соответственно, в таком случае коммуникации являются неэффективными.

Все модели коммуникации делятся на две группы – линейные и нелинейные.

К линейным моделям относят модели коммуникации Лассуэлла , Дж. Герберта, К. Шеннона и У. Уивера, к этой же группе относят модели У. Шрама, (И. Эвен-Зохара), М. Маклюэна, Н. Винера.

Первой и наиболее известной моделью коммуникативного процесса стала так называемая «формула Лассуэлла» или модель «5W»: Кто говорит? Что говорит? По какому каналу? Кому? С каким эффектом?

Коммуникатор. Сообщение. Средство. Реципиент. Эффект. Каждый элемент формулы представляет самостоятельную область анализа коммуникативного процесса: «Кто говорит?» — изучение коммуникатора; «Что говорит?» — анализ содержания сообщения; «По какому каналу?» — изучение средства коммуникации; «Кому?» — исследование аудитории; «С каким результатом?» — измерение эффективности коммуникации.

Обобщающий характер модели подразумевает включение в ее структуру всех факторов, имеющих влияние на процесс коммуникации. Таким образом, каждый элемент формулы является совокупностью переменных. Доказано влияние на восприятие коммуникатора характера его позиции, установок, внешности и многих других характеристик.

Модель Шеннона–Уивера описывает пять функциональных и один дисфункциональный (шум) факторы коммуникативного процесса. Главной задачей модели было снижение «шума» и максимальное облегчение обмена информацией. Модель включает пять элементов: источник информации, передатчик, канал передачи, приемники и конечную цель, расположенные в линейной последовательности.

Преимущество этой схемы состоит в том, что сообщение, отправленное источником, и сообщение, достигшее реципиента, имеют неодинаковое значение. Преимущественно она отражает технические способы коммуникации, а человек включается лишь в качестве «источника» или «приемника» информации.

Энтропия (шум) в теории коммуникации связана с теми внешними факторами, которые искажают сообщение, нарушают его целостность и возможность восприятия приемником.

Негэнтропия (отрицательная энтропия) связана с теми случаями, когда неполное или искаженное сообщение получено приемником, благодаря его способности распознать сообщение, несмотря на искажения и недостающую информацию.

В коммуникационной модели профессора У. Шрамма сигнал взаимодействует с социальной средой, превращаясь в сообщение. Коммуникацию Шрамм определил как акт установления контакта с помощью сообщения между отправителем и получателем.

В кибернетической модели Н. Винера управленческая информация, возвращаясь к источнику, стремится противодействовать отклонению управляемой величины от управляющей. Винер рассматривает стабилизирующие системы не только на техническом, но и на общественном уровне.

Линейные модели, благодаря упрощенности, облегчают понимание последовательности событий. Однако в реалии коммуникация представляет собой сложные многоуровневые и не всегда последовательные действия субъектов, обменивающихся информацией.

Получившая распространение нелинейная социально-психологическая (интеракционистская) модель коммуникации разработана Т. Ньюкомбом. Она имеет вид равностороннего треугольника, вершины которого — коммуникант, коммуникатор и социальная ситуация. Взаимодействие коммуниканта с коммуникатором осуществляется как с учетом социальной ситуации, так и без ее учета. Данная модель включает как отношения, складывающиеся между общающимися, так и их отношение к объекту разговора.

В модели Малецке большое значение придается принципу детерминизма: уникальное сочетание факторов, сложившееся в данный момент в звене коммуникатора, порождает четко (ими) заданное коммуникативное поведение, которое накладывается на ситуацию в звене получателя и влечет закономерные, предсказуемые последствия. Предсказуемость – ценнейшее качество модели, позволяющее прогнозировать исход коммуникативной ситуации и управлять ею.

В последнее время в науке распространяются идеи философии диалогизма. Ее связывают с русским ученым, литературоведом и лингвистом М. Бахтиным.

Две основные идеи Бахтина существенны для понимания процесса коммуникации. Во-первых, необходимым признаком любого высказывания является его обращенность, адресованность, т. е. без слушающего нет и говорящего, без адресата нет и адресанта. Во-вторых, всякое высказывание приобретает смысл только в контексте, в конкретное время и в конкретном месте (идея хронотопа: от греческих слов, обозначающих «время» и «место»).

Объемные модели коммуникации. Среди объемных моделей определенное распространение получила мозаичная модель Л. Бейкера, состоящая из маленьких кубиков, четыре грани которых соответствуют источнику, получателю, посланию и каналу коммуникации. Все кубики объемной системы соприкасаются четырьмя гранями.

Виды коммуникаций

По характеру восприятия информации коммуникации делятся на:

- прямые, или целевые (в которых цель сообщения заложена в его тексте),

- косвенные (в которых информация заложена скорее «между строк»);

- смешанные.

Организационные коммуникации- это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации и передачи сведений как внутри организации так и за ее пределами. Она служит необходимым инструментом в координации деятельности по всей вертикали и горизонтали управления, позволяет получать необходимую информацию.

Внешние коммуникации- коммуникации, представляющие собой информационное взаимодействие с внешней средой. Сюда относятся средства массовой информации, потребители, надзор за качеством продукции, органы государственного регулирования, политические группы, комитеты, поставщики и т. п. С имеющимися и потенциальными потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. Организации подчиняются государственному регулированию и заполняют в этой связи письменные отчеты. В своих ежегодных отчетах любая компания сообщает информацию по финансам и маркетингу. Это лишь немногие примеры из всего разнообразия способов реагирования организации на события и факторы внешнего окружения.

Ф. Котлером все контактные аудитории, окружающие организацию, разделены на три типа: благожелательные аудитории, характеризующиеся позитивным интересом к организации; искомые аудитории, в которых заинтересована сама организация при условии их позитивности; нежелательные аудитории, чье внимание менее всего хотела бы привлечь к себе организация.

Возникновение коммуникаций внутри предприятия в виде собраний, обсуждений, телефонных переговоров, отчетов и т. д., как правило, являются реакцией на воздействие внешней среды. В качестве коммуникаций для организации используются различные формы. Так, для реализации товара используются программы маркетинга и реклама. Соблюдение норм государственного регулирования требует письменного оформления документов. Изучение рынка ведется при помощи специальных организаций, т. е. существует множество способов коммуникаций.

Внутренние коммуникации- коммуникации между уровнями управления и подразделениями.

Коммуникации между уровнями и подразделениями.

Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может перемещаться по нисходящей, т. е. с высших уровней на низшие. Таким путем подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т. п. Организация нуждается в коммуникациях по восходящей, т. е. передачи информации с низших уровней на высшие, которая может заметно влиять на производительность. Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел.

В дополнение к обмену информацией по нисходящей или восходящей организации нуждаются в горизонтальных коммуникациях. Организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий. Горизонтальная коммуникация устанавливается между равно уровневыми, равноправными сотрудниками и подразделениями организации. Дополнительные выгоды от коммуникаций по горизонтали заключается в формировании равноправных отношений, которые являются важной составляющей удовлетворенности работников организации. Наиболее очевидным компонентом коммуникаций в организации являются отношения между руководителем и подчиненными. Эти отношения связаны с прояснением задач, приоритетов и ожидаемых результатов, обеспечением вовлеченности в решение задач отдела, обсуждением проблем эффективности работы, достижением признания и вознаграждения с целью мотивации, совершенствованием и развитием способностей подчиненных, со сбором информации о назревающей или реально существующей проблеме, оповещением подчиненного о грядущем изменении, а также получением сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях. Имеет место обмен между руководителем и его рабочей группой. Коммуникации с рабочей группой позволяют руководителю повысить эффективность действий группы. Каждый член группы имеет возможность поразмышлять о новых задачах и приоритетах отдела, о том, как следовало бы работать вместе, о предстоящих изменениях и возможных их последствиях и т.д.

Межличностные коммуникациимогут возникать в любом из рас-

смотренных видов коммуникаций и предполагают прямой межличностный обмен информацией, в котором преимущественно используется канал устной речи. При множестве методов коммуникации почти все свое время руководители тратят на прямой межличностный обмен информацией. В межличностных коммуникациях главным является передача информации от одного лица к другому. Межличностные коммуникации обладают рядом отличительных характеристик, которые необходимо учитывать менеджерам в профессиональной деятельности:

- межличностная коммуникация практически всегда более оперативна и достигает своего адресата при минимуме помех;

- она всегда избирательна, так как межличностный канал оперативно формируется в наиболее подходящий для передачи информации момент

и способен выходить на нужного респондента;

- межличностная коммуникация более свободна от формальных регламентирующих форму и стиль сообщения рамок, что делает ее более доступной и доходчивой;

- в межличностной коммуникации открываются огромные неограниченные возможности для использования эффекта обратной связи.

Организация состоит из формальных и неформальных компонентов.

Формальная коммуникация– однонаправленный акт передачи информации по иерархической вертикали формальной структуры. Формальные коммуникации отражают связи, необходимые для выполнения функций и полномочий, связи, определяемые характером и системой распределения функций. Такие коммуникации обычно бывают в виде письменного сообщения. Письменные сообщения имеют определенные преимущества. Они могут быть сохранены как записи и источники ссылок, они часто более тщательно сформулированы, чем устные сообщения, и иногда могут сэкономить и время и деньги. Они используются для осуществления огромного объема бумажной работы при заключении сделок и соглашений, изложения организационных схем и правил, составления уставов корпораций и других юридических документов, для публикации бюллетеней, меморандумов, составления контрактов и рекламаций, рекламы и сообщений печати, изложения курса деятельности, делегирования полномочий, описания должностей и многих других вещей. Канал неформальных коммуникацийможно назвать каналом распространения слухов. Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации или сведений типа «только между нами». Приписываемая слухам репутация неточной информации сохраняется и до сегодняшнего дня. Но исследования показывают, что информация, передаваемая по каналам неформального сообщения, т.е. слухи, чаще оказывается точной, а не искаженной.

Дата добавления: 2018-06-27; просмотров: 794; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

⇐ Предыдущая 11 12 13 14 151617 18 19 20 Следующая ⇒

Мы поможем в написании ваших работ!