Начальник управления по работе с персоналом
Личная подпись Т.Б. Смашникова
"11" 05 2006г.
Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования: лист согласования может иметь различную форму.
Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.
Реквизит 25 (доп.)— «Оттиск печати»
Реквизит заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Документы заверяют печатью организации.
Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы захватить часть наименования должностного лица, подписавшего документ. Оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы.
Требования к гербовой печати изложены в ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» (с изм. № 1 от 2002 г.).
В Типовой инструкции сказано, что оттиск печати следует располагать так, чтобы он захватывал окончание наименования должности лица, подписавшего документ.
|
|
Форма документа может иметь пометки «Место для печати» или «МП». Место для печати может быть обозначено кругом.
На финансовых документах (например, чеках) печать должна располагаться строго в границах установленной для нее зоны и не затрагивать другие реквизиты. Наложение печати на другие реквизиты затрудняет проверку подлинности документа.
Вопрос 26. Реквизиты 26-30.
Реквизит 26 (доп.)— «Отметка о заверении копии»
Реквизит документа, придающий юридическую силу копии документа.
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись"проставляют:
ü заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию;
ü личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
ü дату заверения.
Верно
Инспектор службы кадров Личная подпись Т.С.Левченко
Дата
Организация может выдать копии только тех документов, которые создаются в самой организации (кроме нотариата и архива)
При решении дел, касающихся приема граждан на работу и учебу, при формировании личных дел организация может изготовить копии документов, выданных другими организациями согласно действующему законодательству (копии дипломов, аттестатов и т.д.).
|
|
При оформлении копий документов, касающихся прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делают отметку о том, кому и когда она выдана, а на самой копии — отметку о том, что подлинник хранится в данной организации.
В Типовой инструкции сказано, что отметка о заверении копии обязательно удостоверяется оттиском печати.
Копии документов заверяются руководителем организации или специально уполномоченными им должностными лицами (заместителем или руководящим отдела кадров).
Отметка о заверении копии используется и для удостоверения верности выписок из документов.
В установленных законом случаях копии уставов, лицензии и т.д. требуют нотариального заверения.
Реквизит 27 (доп.)— «Отметка об исполнителе»
Реквизит документа, содержащий сведения о непосредственном составителе документа.
Включает в себя:
ü инициалы и фамилию исполнителя документа;
ü номер его телефона.
Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
|
|
При отправке документов в другой город следует дополнять номер телефона междугородным кодом.
В.А. Жуков
(812)924 45 67
Реквизит 28 (обяз.)— «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»
Реквизит документа, содержащий сведения о характере исполнения документа и месте его хранения в архиве учреждения.
Включает в себя следующие данные:
ü ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении;
ü слова "В дело";
ü номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
Результаты исполнения могут формулироваться следующим образом:
· «Направлен ответ, дата, номер» или «Дан устный ответ»
· «Вопрос решен по телефону» и т.п.
Реквизит 29(обяз.)— «Отметка о поступлении документа в организацию»
Реквизит содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).
|
|
Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.
Регистрационный штамппроставляется на первом листе входящего документа в нижнем правом углу
Реквизит 30(доп.)— «Идентификатор электронной копии документа»
Отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Отметка для автоматического поиска документа делается, если документ вводится в память машины. В отметке следует указать полный путь к файлу-электронной копии документа, включая имя файла и расширение.
Дата добавления: 2018-05-09; просмотров: 225; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!