Перевірка і обробка документів
ТЕМА 2. ДОКУМЕНТУВАННЯ ТА ІНВЕНТАРИЗАЦІЯ
Бухгалтерські документи, їх класифікація
Будь-яка господарська операція повинна відображатись на місці її здійснення у відповідних бухгалтерських документах. Така реєстрація господарських операцій називається первинним обліком, який є основою бухгалтерського обліку.
Документ - письмове свідоцтво, яке підтверджує факт здійснення господарської операції, або право на її здійснення.
Бухгалтерські документи мають велике економічне і правове значення. Економічне значення полягає в тому, що вони дають оперативну інформацію, з допомогою якої здійснюється оперативне управління підприємствами. Правове значення - в тому, що своєчасно і правильно оформленні документи є єдиним фактом, який підтверджує здійснення господарської операції і її законність. Вони мають доказову силу в суді при виявленні різних суперечок, претензій.
Всі документи класифікуються за ознаками:
- за призначенням;
- за способом складання;
- за місцем складання;
- за змістом;
- за кількістю облікових позицій,
За призначеннямбухгалтерські документи поділяють на:
- розпорядчі;
- оправдальні або виконавчі;
- документи бухгалтерського оформлення;
- комбіновані.
Розпорядчіназивають документи, які містять розпорядження (наказ) на здійснення господарської операції (накази, розпорядження, платіжні доручення).
Оправдальні або виконавчідокументи підтверджують факт здійснення господарської операції (квитанції, акти, прибуткові, видаткові касові ордери).
|
|
|
Документи бухгалтерського оформленняскладаються в бухгалтерії на основі відповідних первинних оправдальних і розпорядчих і документів (журнали, ордери, групувальні відомості).
Документа, які поєднують в собі ознаки трьох видів документів, перерахованих вище, називають комбінованими (лімітно-забірні картки).
За способом складаннябухгалтерські документи поділяють на:
Ø разові (вимоги, касові ордери);
Ø нагромадонувальні (накопичувальні відомості).
Разовідокументи використовуються для оформлення однієї або декількох господарських операцій, але в одному робочому прийомі.
Нагромаджувальнідокументи відображають ряд однорідних господарські» операцій протягом відповідного періоду часу.
За місцем складаннябухгалтерські документи поділяють на:
Ø внутрішні (касові ордери, акти, квитанції, вимоги) - документи, які складаються даним підприємством;
Ø зовнішні (рахунок фактура постачальника) - документи, що надходять від інших організацій.
За змістомбухгалтерські документи поділяють на:
Ø первинні (касові квитанції, накладні) - документи складаються в момент здійснення господарської операції.
|
|
|
Ø зведені (групувальні відомості, журнали-оренди) складаються на основі первинних шляхом угрупування та узагальнення різних показників.
За кількістю облікових позицій бухгалтерські документи поділяються на:
Ø однорядкові (касовий ордер);
Ø багаторядкові (розрахунково-платіжна відомість).
Однорядкові - документа, в яких заповнюється одна позиція.
Багаторядкові - містять ряд облікових позицій.
Вимоги до змісту і оформлення документів
До бухгалтерських документів ставляться наступні вимоги:
· своєчасність складання;
· реальність показників;
· правильність оформлення.
Документи повинні складатися своєчасно в момент здійснення господарських операцій, чітко, розбірливо, без виправлень і підчисток та Інших дефектів, які викликають сумнів в правильності документів. Документи, складені з порушенням встановлених правил, не мають Юридичної доказової сили, правильно оформлений документ повинен мати псі показники, які необхідні для отримання повної інформації про операцію. Показники, які є в документі і характеризують операцію називають реквізитами. Кожен документ повинен мати обов'язкові реквізити:
|
|
|
• назва документа;
• його номер і дата складання;
• зміст господарської операції;
• вимірювачі операцій;
• підписи осіб, які відповідають за здійснення операцій і за правильність оформлення.
При відсутності якогось з обов'язкових реквізитів документ втрачає юридичну силу і не може служити основою для облікових записів. За достовірність і реальність показників, які знаходяться в документі, за доброякісність його оформлення несуть відповідальність посадові особи, які підписують документ і головний бухгалтер.
Перевірка і обробка документів
Документи після запису в них господарських операцій передаються в бухгалтерію. Здаються по реєстру, копією якого служить розписка бухгалтерії в їх прийомі. Прийняті документи підлягають перевірці. Перевірка необхідна для встановлення правильності їх складання, законності і повноти відображення в них господарських операцій. Перевірка буває суттєва, формальна і арифметична.
Суттєва - полягає у встановленні законності і доцільності виконаної господарської операції.
Формальна- перевірка документів по формі, яка має за мету встановити повноту заповнення реквізитів документів, наявність-відповідних підписів.
|
|
|
Арифметична - перевірка всіх арифметичних підрахунків.
Перевірені і прийняті бухгалтерією документи підлягають подальшій обробці, яка заключається в угрупуванні документів, таксуванні і розмітці.
Угрупування- підбір однорідних по змісту документів в групи і запис їх в накопичу вальні відомості для отримання загальних підсумків.
Таксування- розцінка, проставляються на документах ціни і суми.
Решітка- полягає у визначенні кореспондуючих рахунків, на яких повинна відображатися господарська операція.
Зберігання документів
Після запису в облікові реєстри документи передаються на! зберігання в архів під відповідальність головного (старшого) бухгалтера, або спеціально призначеної особи. Організація правильного зберігання і документів в архіві має велике значення, тому архів повинен бути. організований так, щоб було забезпечено збереження документів і міцність швидкого їх знаходження. Для цього оправдальні документи систематизують, підшивають в папки в хронологічній послідовності. На папках з документами - справах - вказують назву організації, № документів, кількість, до якого періоду вони відносяться.
Всі прийняті на зберігання справи реєструють в архівній книзі. Зберігаються документи в зачинених шафах, або спеціально відведеному приміщенні. Архіви бувають поточні і постійні, поточний архів утворюється посередньо в бухгалтерії для зберігання документів за поточний рік. Для поточного архіву відводиться шафа, ключ від якої знаходиться у особи, відповідальної за зберігання архіву.
Постійний архів знаходиться в спеціально обладнаному приміщенні і призначений для зберігання не тільки бухгалтерських документів, але й справ інших відділів. Документи з поточного архіву передаються в постійний після закінчення звітного року. В постійному архіві документи зберігаються на протязі строків, встановлених для окремих видів документів відповідними міністерствами по узгодженню з Головним Архівним Управлінням. Справи видаються з архіву з дозволу головного (старшого) бухгалтера, а в окремих випадках по письмовій вимозі судово-слідчих органів, але з дозволу керівника підприємства.
Документообіг
Документообігомназивають шлях, який проходять документи від Моменту їх складання або одержання від інших підприємств до моменту Використання в бухгалтерському обліку.
Порядок документообігу залежить від організації обліку, структури підприємства і засобів обчислювальної техніки. На кожному підприємстві на основі типового документообігу розробляється схема документообігу у піп ляді плану-графіку. В ньому перераховуються всі первинні документи, які вкладаються, вказується їх призначення, хто і в які строки їх складає, куди і коли представляють кожен документ, хто приймає і обробляє, а також в які Облікові реєстри їх записують. Цей план-графік документообігу затверджується керівником і доводиться до відома всіх матеріально-відповідальних осіб, до відома облікових працівників і осіб. План-графік документообігу дає можливість встановити строки виконання облікових робіт по підприємству, по структурних підрозділах і по кожному Виконавцю.
Дата добавления: 2018-05-09; просмотров: 410; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!