Пізнавальна (освітня) або когнітивна функція
Правова функція
Загально-культурна функція
Гедонічна функція - Здатність документа служити засобом відпочинку, розваги, раціонального використання вільного часу.
Статистична функція - Здатність документа відображати кількісну характеристику інформації, служити засобом реєстрації і групування в формалізованому цифровому вираженні інформації, пов’язаної з господарськими, демографічними та іншими соціальними процесами з метою їх аналізу, контролю та оптимізації
Функція історичного джерела - Здатність документа служити засобом засвідчення історичних подій, фактів, бути підставою дослідження історії розвитку природи та суспільства
Класифікація документів.
Документ (від лат. взірець, зразок) – це засіб закріплення на спеціальному матеріалі (папері) результатів діяльності установи або фірми.
Класифікація службових документів – це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців.
Документи поділяють за такими основними ознаками:
¨ за назвою - наказ, протокол, статут, акт, довідка;
¨ за походженням - службові та особисті;
¨ за місцем складання - внутрішні та зовнішні;
¨ за напрямком - вхідні та вихідні;
¨ за формою - типові, трафаретні, індивідуальні;
¨ за способом фіксації -письмові, графічні, акустичні,
|
|
фото- та кінодокументи;
¨ за стадіями створення - оригінали та копії;
¨ за терміном зберігання -тимчасового зберігання (до 10 років), тривалого зберігання (понад 10 років), постійного зберігання;
¨ за змістом - організаційно–розпорядчі, фінансово–розрахункові, постачально–збутові тощо.
В управлінській (службовій) діяльності установ і фірм особливе місце займає організаційно-розпорядча документація (ОРД), яку поділяють на 5 груп:
¨ організаційна –положення, правила, статути, інструкції;
¨ розпорядча – розпорядження, постанови, накази;
¨ довідково-інформаційна – листи, телеграми, доповідні записки, довідки, акти тощо;
¨ з кадрових питань (по особовому складу) – заяви про працевлаштування, автобіографії, резюме, характеристики, накази по особовому складу, особові листки з обліку кадрів, особові картки, трудові книжки тощо;
¨ офіційно-особисті документи -пропозиції, заяви та скарги громадян, розписки та доручення.
16Реквізити (вимоги до змісту і розташування)
Реквізити- основні елементи документа, що мають свою послідовність. Реквізити - це сукупність обов’язкових відомостей у документі, без яких він не може бути підставою для обліку і не має юридичної сили.
|
|
Кожний документ складається з постійних реквізитів(тих, що друкуються під час виготовлення бланка) і змінних (тих, що фіксуються на бланку в процесі заповнення).
Реквізит | Місце розташування реквізиту і форма запису |
Зображення Державного герба України | Зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки на бланках із кутовим розміщенням реквізитів ставлять на верхньому полі бланка над серединою рядків з назвою установи |
Емблема підприємства, установи, організації або товарного знака (знака обслуговування) | Відповідно до статуту (положення про установу) розміщують з лівого боку від назви установи. |
Код підприємства, установи, організації | У верхньому правому кутку після реквізиту “довідкові відомості про організацію” |
Код форми документа | Вище реквізиту “назва виду документа” |
Найменування організації вищого рівня | У верхньому лівому кутку або посередині рядка |
Найменування установи, організації або підприємства | У верхньому лівому кутку, може наноситися за допомогою штампа або друкарським способом. |
Найменування філії, територіального відділення, структурного підрозділу | Нижче найменування установи. У верхньому лівому кутку, дозволяється друкувати машинописним способом |
10Назва виду документа має відповідати переліку форм, що використовують в організації | Перелік містить назви уніфікованих форм документів згідно з ДК 010 і назви інших документів, що відповідають організаційно-правовому статусу установи. Розміщують посередині рядка. Наводиться в усіх документах, крім листів |
11Дата документа | Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні бути оформлені цифровим способом. Якщо документ складено не на бланку, його дату проставляють під підписом, ліворуч. Дату затвердження документа зазначають у відповідній графі |
9Індексування документів | У верхній частині сторінки ліворуч. |
Місце складення або видання документа | Розташовують на рівні або нижче реквізитів “дата документа” та “індекс документа” посередині рядка У верхній частині сторінки зліва. Включає назву міста чи населеного пункту, де видається документ |
15Гриф обмеження доступу до документа | Проставляють без лапок праворуч у верхньому куті на першій сторінці документа. |
Адресати документа | У верхній частині сторінки праворуч. Кожний елемент пишеться із середини нового рядка з великої літери. |
17Гриф затвердження. | У верхній правій частині документа. Елементи грифу затвердження: слово ЗАТВЕРДЖУЮ; назва посади; особистий підпис; ініціали та прізвище особи, яка затвердила документ; дата затвердження; слово ЗАТВЕРДЖЕНО; назва документа, яким затверджено |
Резолюція | У правому верхньому кутку. Якщо це місце зайняте іншим реквізитом, то резолюцію вміщують на будь-якій вільній площі лицьового боку сторінки документа, крім полів. Резолюція складається з таких елементів: ініціалів та прізвища виконавця, якому відправлений документ; вказівки про порядок у характері виконання документа; терміну виконання документа; особистого підпису керівника; дати. |
24Гриф погодження | На зовнішній формі і складається зі слова ПОГОДЖЕНО, назви посади службової особи, включаючи назву установи, з якою погоджується документ, особистого підпису, його розшифрування, дати. Гриф погодження розміщується нижче від реквізиту “Підпис” або на окремій сторінці |
Віза(внутрішнє узгодження проекту документа - це візування) | Віза складається з особистого підпису особи, що візує, і дати. Віза ставиться нижче реквізиту “підпис” від краю лівого поля. |
Печатки бувають гербові та прості | Відбиток печатки проставляється так, щоб він захоплював частину назви посади особи, яка підписала документ, частину підпису і був зручним для прочитання |
Відмітка про завірення (засвідчення) копії | у правому верхньому кутку пишеться слово “Копія”, під реквізитом “Підпис” - слово “Правильно”); дата; посада виконавця; підпис і його розшифрування. У разі потреби підпис завіряється печаткою |
Прізвище виконавця і номер його телефону (обов’язкові на вихідних документах; листах, довідках, висновках) | У нижньому лівому кутку зворотного або лицьового боку останньої сторінки документа. Складається з прізвища виконавця і номера його службового телефону |
Відмітка про виконання документа і направлення його до справи | У лівій або центральній частині нижнього поля першої сторінки документа і містить стислу довідку про виконання; слова “ДО СПРАВИ” та номер справи, до якої має бути підшитий документ; дату скерування документа до справи; підпис керівника структурного підрозділу або виконавця |
Відмітка про перенесення даних на машинний носій | Після тексту в нижній частині документа і містить запис “Інформація перенесена на машинний носій”; підпис особи, відповідальної за перенесення даних; дату перенесення |
31Відмітка про надходження | Праворуч на нижньому полі лівої сторінки документа. Містить скорочену назву організації, що отримала документ; дату його надходження |
|
|
|
|
17Вимоги до тексту документа.
Текст — головний елемент документа. При складанні тексту документа мають виконуватися вимоги, найголовніші з яких — достовірність та об'єктивність змісту, нейтральність тону, повнота інформації та максимальна стислість.
Достовірним текст документа є тоді, коли викладені в ньому факти відображають справжній стан речей.
Точним текст документа є тоді, коли в ньому не допускається подвійного тлумачення слів та висловів.
Повним називається такий текст документа, зміст якого вичерпує всі обставини справи.
Стислим є текст, у якому відсутні зайві слова та смислові повтори, надмірно довгі міркування не по суті справи.
Переконливим є такий текст, який веде до прийняття адресатом пропозиції або виконання прохань, викладених у документі.
Дата добавления: 2018-05-02; просмотров: 270; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!