Документооборот и его роль в рациональной организации бухгалтерского учета
Документооборот – это движение документов на предприятии от их создания или получения от других организаций до принятия к учету, обработки и передачи в архив.
Рационально организованный документооборот предполагает наличие минимального разрыва во времени между совершением хозяйственной операции и получением необходимых обобщенных сведений. Это достигается применением наиболее совершенных способов и средств сбора и продвижения первичной информации к месту ее обработки, а также предварительным планированием документооборота.
Для этого на каждом предприятии должны быть разработаны и утверждены приказом руководителя:
а) рабочий альбом форм документов;
б) график документооборота.
Рабочий альбом форм документов представляет собой альбом, в который собираются все первичные документы, применяемые на данном предприятии.
Он формируется по разделам:
- документация по учету основных средств;
- документация по учету материальных ценностей;
- документация по учету труда и его оплаты;
- документация по учету кассовых операций;
- документация по учету платежных и банковских операций;
- документация по учету затрат и выходу продукции основного производства;
- документация по учету процесса реализации;
- документация по учету работы транспорта.
Применение форм первичных документов зависит от направлений деятельности предприятия.
Каждый раздел альбома состоит из четырех частей:
|
|
|
1) титульного листа;
2) перечня документов;
3) образцов документов;
4) кратких указаний по их заполнению.
Образцы первичных документов должны быть напечатаны типографским способом и заполнены данными наиболее типичных операций. В кратких указаниях по заполнению первичных документов указывается методика, техника заполнения, количество экземпляров, назначение каждого экземпляра и его использование.
Рабочие альбомы форм первичных документов являются практическим руководством для работников предприятия, связанных с составлением и обработкой первичной информации.
Рабочие альбомы форм первичных документов утверждаются приказом по предприятию и хранятся в бухгалтерии наравне с другими нормативными материалами.
Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.
Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия.
Документооборот, организованный по графику, позволяет:
· ускорить прохождение каждым первичным документом весь путь – от оформления и проверки до обработки;
|
|
|
· способствует равномерному распределению учетной работы в течение всего рабочего времени;
· повышает производительность труда счетных работников;
· способствует усилению контрольных функций бухгалтерского учета.
График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.
Этапы процесса управления документооборотом в организации
Основные этапы создания системы управления документооборотом в организации:
1) разработка Положения о бухгалтерской службе;
2) разработка должностных инструкций работников бухгалтерии;
3) составление графика документооборота;
4) создание технологии обработки учетной информации;
5) разработка номенклатуры дел и порядка текущего хранения документов;
6) подготовка дел к длительному хранению,
В графике документооборота можно выделить следующие этапы обращения каждого документа:
1) составление документа согласно требованиям, предъявляемым к его оформлению;
|
|
|
2) проверка документов по форме (проверяются полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов) и содержанию;
3) утверждение документа уполномоченными лицами;
4) ознакомление с документом ответственных исполнителей;
5) передача документа (его копий) в соответствующий отдел для своевременного исполнения (или отправки адресату);
6) выполнение исполнителями требований, содержащихся в документе;
7) контроль за исполнением документа;
8) подведение итогов исполнения документа и привлечение ответственных за исполнение лиц к ответственности за допущенные нарушения;
9) сдача и оформление документов в архив на хранение.
Дата добавления: 2018-04-15; просмотров: 870; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!