Управленческий контроль.Характеристики эффективного контроля



Контроль — это управленческая деятельность, задачей которой являются количественная и качественная оценка и учет результа­тов работы организации. Под контролем понимают систему регулярной проверкисо­стояния и результатов функционирования организации, ее отдель­ных элементов, внешнего окружения.

В ней выделяют два главных направле­ния:

- контроль за выполнением работ, намеченных планами;

- принятие мер по корректировке всех значительных отклоне­ний от плана или самого плана.

Контроль является функцией процесса управления, его важ­нейшей частью, которая обеспечивает обратную связь и позволяет непрерывно повторять циклический процесс управления на новой ос­нове. Он неразрывно связан с остальными функциями управления и, с одной стороны, зависит от них, с другой же — предопределяет их содержание. Поэтому при организации контроля на пред­приятии необходимо учитывать факторы, предрешающие эффек­тивность проведения этой управленческой функции. В их соста­ве выделим главные:

- организационные — объекты контроля (что должно контроли­роваться), субъекты контроля (кто контролирует), место конт­рольной функции в организационной структуре управления (кому
подчиняется, права, ответственность, полномочия);

- масштабы контроля — количество и точность контролируе­мых параметров, частота и скорость проведения контроля;

- контрольная информация — объем, частота, точность и свое­временность необходимой для контроля информации;

- затраты на контроль — средства, связанные с организацией контрольной функции и ее информационным обеспечением.

Эффективно поставленный контроль обязательно должен быть достаточно простым и своевременным, иметь стратегическую на­правленность и ориентироваться на результаты. В современных условиях организации стремятся строить свою работу на принципе доверия к людям, и это создает условия для существенного сокра­щения контрольных функций, выполняемых непосредственно менеджерами. В итоге контроль становится менее жестким и бо­лее экономичным. Ответственная роль данной функции раскры­вается при рассмотрении ее как процесса, состоящего из несколь­ких этапов.

В системе управления контроль решает несколько задач.

Во-первых, позволяет заранее обнаружить во внутренней или внешней среде фирмы факторы, которые могут оказать влияние на ее деятельность, а также необходимым образом подготовиться и своевременно на них отреагировать.

Во-вторых, помогает отслеживать недостаточно четко выра­женные тенденции развития, их направление и глубину и созда­вать более обоснованные планы.

В-третьих, позволяет своевременно выявить нарушения, ошиб­ки, промахи, оперативно их предотвратить или устранить.

В-четвертых, дает возможность выявить резервы.

В-пятых, обеспечивает установление и поддержание в системе управления обратной связи.

В-шестых, позволяет оценить работу персонала за определен­ный период, эффективность и надежность системы управления.

Контроль осуществляется в соответствии с определенными принципами, к которым можно отнести:

5) охват основных сфер деятельности организации и процес­сов, протекающих в ней;

6) непрерывность, обусловленная соответствующим характе­ром производственной и хозяйственной деятельности (в ряде слу­чаев контроль может осуществляться эпизодически);

7) привлечение к осуществлению контроля всего персонала организации или его значительной части;

8) наличие четкой стратегической направленности, задавае­мой основными приоритетами развития организации; увязка с процессом планирования и преобразований в организации, ее структуре, системе управления;

9) гибкость, приспособление к происходящим изменениям, что обеспечивает его высокое качество и действенность;

10) своевременность, позволяющая устранять нарушения, пре­жде чем они примут опасные размеры;

11) ориентированность на конкретные результаты, повышение эффективности и качества работы фирмы, поддержку нового;

12) экономичность, предполагающая, что выгоды, приносимые контролем, должны превышать затраты на его проведение (про­тивное свидетельствует о том, что он не улучшает степени владе­ния руководством реальной ситуацией);

10) индивидуализированность, нацеленность на конкретные процессы, результаты, лиц (требует учета личных качеств людей, их положения, связей в коллективе);

14) максимальная прозрачность, открытость, гласность, объективность, доброжелательность, создание благоприятного морально психологического климата;

15) соответствие характеру контролируемого процесса;

16) регулярное подведение итогов контроля, своевременно проведение корректирующих мероприятий, поощрение отличившихся и наказание нерадивых.

Элементами контроля являются:

Субъект контроля — специалист или группа специалистов, осуществля­ющих контрольные функции при наличии соответствующих полномочий.

Объект контроля — составляющая организационной системы, в отношении которой проводится контроль. Объектам контроля могут быть:

ресурсы организации (трудовые, материальные, технические, финансо­вые, информационные, интеллектуальные и др.);

процессы;

продукты управленческого труда (решения, управленческие системы, разработки).

Предмет контроля — характеристики объекта контроля, подлежащие конт­ролю (затраты, действия, сроки, результаты, качество, количество).

Стандарты контроля — конкретные результаты, состояния или действия, степень отклонения от которых определяется (измеряется) в процессе кон­троля. В качестве стандартов могут использоваться значения показателей,регламенты, отраженные в положениях, инструкциях, приказах, правилах,
установленные процедуры выполнения операций, описания, требования
к качеству и т. д.

Процедура контроля — последовательность действий по проведению конт­роля.

Методы контроля — способы его проведения. В качестве методов контроля используются метод сравнения, сопо­ставления факторов, методы обследования процессов, опросы, наблюдения и пр.

Средства контроля — все то, что используется в процессе проведения конт­роля.

Характеристики эффективного контроля:

1. Стратегическая направленность контроля, т.е. отражение общих приоритетов организации и поддержание их.

2. Ориентация на результаты. Конечная цель контроля состоит не в том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед организацией. В итоге контроль можно назвать эффективным только тогда, когда организация фактически достигает желаемых целей и в состоянии сформулировать новые цели, которые обеспечивают её выживание в будущем.

3. Соответствие делу. Для того чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать контролируемому виду деятельности. Он должен объективно измерять и оценивать то, что действительно важно.

4. Своевременность контроля заключается не в исключительно высокой скорости или частоте его проведения, а во временном интервале между проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует контролируемому явлению. Значение наиболее подходящего временного интервала такого рода определяется с учётом временных рамок основного плана, скорости изменений и затрат на проведение измерений и распространение полученных результатов.

5. Гибкость контроля. Контроль, как и планы, должен быть достаточно гибким и приспосабливаться к происходящим изменениям.

6. Простота контроля. Наиболее эффективный контроль – это простейший контроль с точки зрения тех целей, для которых он предназначен. Простейшие методы контроля требуют меньших усилий и более экономичны. Избыточная сложность ведёт к беспорядку. Для того чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать потребностям и возможностям людей, взаимодействующих с системой контроля и реализующих её.

7. Экономичность контроля. Любой контроль, который стоит больше, чем он даёт для достижения целей, не улучшает контроля над ситуацией, а направляет работу по ложному пути, что является ещё одним синонимом потери контроля.

8. К контролю необходимо привлекать весь персонал, ибо лучший контроль – это самоконтроль. Для того чтобы повысить надёжность контроля, необходимо расширять границы полномочий персонала.


Дата добавления: 2018-04-05; просмотров: 603;