Контроль в системе управления организацией. Этапы процесса контроля

Контроль — это управленческая деятельность, задачей которой являются количественная и качественная оценка и учет результа­тов работы организации. Под контролем понимают систему регулярной проверкисо­стояния и результатов функционирования организации, ее отдель­ных элементов, внешнего окружения.

В ней выделяют два главных направле­ния:

- контроль за выполнением работ, намеченных планами;

- принятие мер по корректировке всех значительных отклоне­ний от плана или самого плана.

Контроль является функцией процесса управления, его важ­нейшей частью, которая обеспечивает обратную связь и позволяет непрерывно повторять циклический процесс управления на новой ос­нове. Он неразрывно связан с остальными функциями управления и, с одной стороны, зависит от них, с другой же — предопределяет их содержание. Поэтому при организации контроля на пред­приятии необходимо учитывать факторы, предрешающие эффек­тивность проведения этой управленческой функции. В их соста­ве выделим главные:

- организационные — объекты контроля (что должно контроли­роваться), субъекты контроля (кто контролирует), место конт­рольной функции в организационной структуре управления (кому
подчиняется, права, ответственность, полномочия);

- масштабы контроля — количество и точность контролируе­мых параметров, частота и скорость проведения контроля;

- контрольная информация — объем, частота, точность и свое­временность необходимой для контроля информации;

- затраты на контроль — средства, связанные с организацией контрольной функции и ее информационным обеспечением.

Эффективно поставленный контроль обязательно должен быть достаточно простым и своевременным, иметь стратегическую на­правленность и ориентироваться на результаты. В современных условиях организации стремятся строить свою работу на принципе доверия к людям, и это создает условия для существенного сокра­щения контрольных функций, выполняемых непосредственно менеджерами. В итоге контроль становится менее жестким и бо­лее экономичным. Ответственная роль данной функции раскры­вается при рассмотрении ее как процесса, состоящего из несколь­ких этапов.

В системе управления контроль решает несколько задач.

Во-первых, позволяет заранее обнаружить во внутренней или внешней среде фирмы факторы, которые могут оказать влияние на ее деятельность, а также необходимым образом подготовиться и своевременно на них отреагировать.

Во-вторых, помогает отслеживать недостаточно четко выра­женные тенденции развития, их направление и глубину и созда­вать более обоснованные планы.

В-третьих, позволяет своевременно выявить нарушения, ошиб­ки, промахи, оперативно их предотвратить или устранить.

В-четвертых, дает возможность выявить резервы.

В-пятых, обеспечивает установление и поддержание в системе управления обратной связи.

В-шестых, позволяет оценить работу персонала за определен­ный период, эффективность и надежность системы управления.

Контроль осуществляется в соответствии с определенными принципами, к которым можно отнести:

1) охват основных сфер деятельности организации и процес­сов, протекающих в ней;

2) непрерывность, обусловленная соответствующим характе­ром производственной и хозяйственной деятельности (в ряде слу­чаев контроль может осуществляться эпизодически);

3) привлечение к осуществлению контроля всего персонала организации или его значительной части;

4) наличие четкой стратегической направленности, задавае­мой основными приоритетами развития организации; увязка с процессом планирования и преобразований в организации, ее структуре, системе управления;

5) гибкость, приспособление к происходящим изменениям, что обеспечивает его высокое качество и действенность;

6) своевременность, позволяющая устранять нарушения, пре­жде чем они примут опасные размеры;

7) ориентированность на конкретные результаты, повышение эффективности и качества работы фирмы, поддержку нового;

8) экономичность, предполагающая, что выгоды, приносимые контролем, должны превышать затраты на его проведение (про­тивное свидетельствует о том, что он не улучшает степени владе­ния руководством реальной ситуацией);

10) индивидуализированность, нацеленность на конкретные процессы, результаты, лиц (требует учета личных качеств людей, их положения, связей в коллективе);

11) максимальная прозрачность, открытость, гласность, объективность, доброжелательность, создание благоприятного морально психологического климата;

12) соответствие характеру контролируемого процесса;

13) регулярное подведение итогов контроля, своевременно проведение корректирующих мероприятий, поощрение отличившихся и наказание нерадивых.

Элементами контроля являются:

Субъект контроля — специалист или группа специалистов, осуществля­ющих контрольные функции при наличии соответствующих полномочий.

Объект контроля — составляющая организационной системы, в отношении которой проводится контроль. Объектам контроля могут быть:

ресурсы организации (трудовые, материальные, технические, финансо­вые, информационные, интеллектуальные и др.);

процессы;

продукты управленческого труда (решения, управленческие системы, разработки).

Предмет контроля — характеристики объекта контроля, подлежащие конт­ролю (затраты, действия, сроки, результаты, качество, количество).

Стандарты контроля — конкретные результаты, состояния или действия, степень отклонения от которых определяется (измеряется) в процессе кон­троля. В качестве стандартов могут использоваться значения показателей,регламенты, отраженные в положениях, инструкциях, приказах, правилах,
установленные процедуры выполнения операций, описания, требования
к качеству и т. д.

Процедура контроля — последовательность действий по проведению конт­роля.

Методы контроля — способы его проведения. В качестве методов контроля используются метод сравнения, сопо­ставления факторов, методы обследования процессов, опросы, наблюдения и пр.

Средства контроля — все то, что используется в процессе проведения конт­роля.

2. Виды и методы управленческого контроля в организации

- По периодичности

Тесная связь контрольной функции с функцией планирования проявляется в том, что временные периоды осуществления обеих управленческих функций должны совпадать. Это означает, что по периодам проведения контроль должен быть трех видов: страте­гический, тактический и оперативный.

Стратегический контроль ставит задачу оценки и регулирова­ния деятельности организации с позиций выполнения ею долго­срочных целей и взаимоотношений с внешней средой. Этот вид контроля наиболее сложен в силу большой зависимости стратегии организации от изменений в окружающей ее среде и некоторой абстрактности стратегических установок по развитию организации в целом.

Непредсказуемость внешней среды усложняет разработку стан­дартов и параметров на длительный период, а следовательно, и проведение контроля их выполнения. Несмотря на это, многие фирмы и крупные корпорации создали в составе своих структур службы стратегического контроля. При этом они могут быть как централизованными на верхнем уровне, так и децентрализованы по разным уровням иерархии. Централизация стратегического контроля имеет место в диверсифицированных компаниях с боль­шим числом подразделений, если окружающая среда относитель­но стабильна и предсказуема. В противном случае централизация контроля неэффективна.

Тактический контроль нацелен на анализ выполнения такти­ческих планов организации,, неразрывно связанных с ее стратеги­ей. Он осуществляется как в целом по организации, так и по ее ключевым подсистемам. Все сравнения достигнутых показателей с запланированными охватывают, в первую очередь, показатели, отражающие состояние внутренней среды организации — ее ресур­сов, структуры, культуры. Периодичность тактического контроля совпадаете длиной периода, на который составляются планы так­тического развития. Его осуществляют службы, создаваемые в со­ставе структуры управления. Их главная задача — своевременное выявление отклонений от стандартов и целевых установок и про­ведение корректировочных мер. Наряду с этим в организациях широко используется метод самоконтроля, когда контрольные функции выполняют сами работники или группы.

Оперативный контроль выполняется ежедневно по периодам, характерным для оперативного планирования. Он включает кон­троль выполнения работ и методов, используемых для производ­ства продукции и услуг и выполнения всех видов процессов в орга­низации и подразделяется на три вида:

предварительный — осуществляется до фактического начала работ по ключевым видам ресурсов, необходимых для нормаль­ного протекания процессов: человеческим, материальным и фи­нансовым. Это контроль на входе процесса, который направленна достижение максимального соответствия стандартам и нормам ресурсов, вводимым в процесс;

текущий или производственный контроль — осуществляется походу выполнения всех этапов и процедур самого процесса, позво­ляет своевременно выявлять проблемы, устанавливать причины их
возникновения, разрабатывать и внедрять предложения и решения и таким образом минимизировать или полностью ликвиди­ровать наметившееся отклонение от стандартов;

• заключительный (итоговый).— контроль качества продук­ции и услуг, полученных по завершении процесса, который про­изводится путем сравнения полученных результатов с заданными. Он обеспечивает руководство необходимой информацией для пла­нирования аналогичных процессов в будущем и разработки сис­тем мотивации, направленных на повышение заинтересованнос­ти в улучшении ожидаемых результатов.

Данные итогового контроля используются для составления очередных планов и вознаграждения работников.

---

Дата добавления: 2018-04-05; просмотров: 1477; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

---

---

Мы поможем в написании ваших работ!