Унификация и стандартизация управленческих документов
Унификация – приведение чего-либо к единой системе. Унификация документов – установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций и единых правил работы с документами. Унификация проводится в целях сокращения количества документов, типизации их форм, что снижает трудоемкость их обработки, более эффективное использование средств вычислительной техники. Таким образом, унификация направлена на создание трафаретных текстов. Работа по унификации документов включает:
¾ разработку (УСД, которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;
¾ внедрение межотраслевых УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД:
¾ внедрение УСД и ОКТЭД с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;
¾ разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;
¾ разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.
Стандартизация – процесс установления и применения стандартов, по которым определяется эталон или образец, принимаемый за исходный для сопоставления с ним других объектов.
Стандартизация документов – это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.
|
|
|
Установлены следующие категории стандартов:
- государственные стандарты (ГОСТ);
- отраслевые стандарты (ОСТ);
- республиканские стандарты (РСТ).
Цель внедрения стандартов - достижение эффективности документирования управленческой деятельности.
Для сокращения количества применяемых форм документов министерства и ведомства разрабатывают отраслевые табеля документов, необходимых и достаточных для реализации функций, и задач организации. В табель включаются документы как традиционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники.
Табель подписывается ответственным за его составление и утверждается руководителем ведомства. Ведение табеля, внесение в него изменений осуществляется службой документационного обеспечения. Составление документов, не указанных в табеле, запрещается[8].
РАБОТА СИСТЕМЫ ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
Процедурасоздания организационно-правовой документации
Комплекс организационно-правовой документации по кадрам регламентирует порядок построения и функционирования системы управления персоналом в конкретном учреждении, организации, предприятии или фирме. В комплекс входят: Правила внутреннего трудового распорядка или Положение о персонале, Положение об отделе (управлении) кадров, Положение о службе персонала, положения о структурных подразделениях организации, должностные инструкции сотрудников организации, в том числе сотрудников отдела кадров, приказы (схемы, матрицы) разграничения полномочий между руководителями организации, различные положения, технологические инструкции, правила, методики, памятки по организации, контролю и анализу работы персонала, разнообразные методики по проведению собеседований, тестированию, аттестации и анкетированию претендентов на вакантные должности и работающего персонала и другие документы[3].
|
|
|
Технологическая цепочка процедуры составления организационно-правовой документации в обобщенном виде включает в себя:
1. сбор и изучение действующих законодательных и нормативных правовых актов, утвержденных типовых и примерных положений, инструкций, рекомендаций и методик ранее действовавших организационно-правовых документов;
2. сбор и изучение распорядительных документов организации, касающихся объекта регламентации (учредительные документы, приказы о создании структурных подразделений, штатное расписание и др.);
|
|
|
3. собеседование с руководством организации и основных структурных подразделений, ведущими специалистами, работниками по заранее разработанной схеме вопросов, с целью выяснения их мнения по поводу содержания будущего организационно-правового документа;
4. разработку концепции организационно-правового документа (назначение, структура, основные разделы, принципиальные положения и т.п.);
5. согласование концепции с заинтересованными должностными лицами и работниками;
6. составление первого варианта организационно-правового документа, рассылку его в копиях заинтересованным должностным лицам и работникам, сбор замечаний, предложений и пожеланий;
7. обобщение и анализ полученных отзывов, составление окончательного варианта (проекта) организационно-правового документа;
8. согласование (визирование) проекта документа с заинтересованными должностными лицами и руководителями соответствующих функциональных структурных подразделений;
9. подписание, утверждение документа, рассылку его в структурные подразделения для изучения работниками и использования в работе;
10. проставление на документе росписей работников об ознакомлении с документом;
11. контроль со стороны руководителей всех рангов за реализацией требований и правил, установленных организационно-правовым документом;
12. регулярное внесение изменений и дополнений в организационно-правовой документ в соответствии с эволюцией направлений деятельности организации, структурных подразделений, методов управления, способов документирования и технологии производства.
Дата добавления: 2018-04-05; просмотров: 303; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!