Нормативно-методические документы учреждения (фирмы), организующие работу секретаря



Первый документ, который вы должны положить в эту папку – копия устава вашей организации. Этот документ нужен вам, прежде всего потому, что он является основным внутренним нормативным документом организации (фирмы). В нем закреплено полное и сокращенное (если оно есть) фирменное название вашей организации, и секретарь обязан строго следить за правильностью воспроизведения названия фирмы.

В уставе устанавливаются структура и компетенция органов управления и порядок принятия решения, что также необходимо знать секретарю, особенно при рассмотрении корреспонденции, перенаправлении посетителей и телефонных звонков.

Для секретаря особенно важны пункты устава о порядке подготовки и проведения собраний, совещаний и перечень вопросов, решение которых принимается большинством голосов или единогласно, так как на секретаря чаще всего падает подготовка и обслуживание работы коллегиальных органов.

В уставе указано, кто имеет право подписи документов, наличие печати, а также отражены и другие вопросы, с которыми секретарь сталкивается в своей работе.

Второй документ в этой папке – положение о службе делопроизводства (управлении делами, общем отделе, департамента ДОУ, канцелярии, секретариате и т.д.), если такое структурное подразделение есть. Оно должно обязательно создаваться, если организация имеет значительный документооборот и делопроизводственным обслуживанием занимается не один работник. В этом документе сформулированы цели и задачи службы делопроизводства, показаны его место в структуре организации, функции, выполняемые службой.

Секретарь в организации, имеющей службу документационного обеспечения управления, входит в ее состав или, если это секретарь руководителя или отдела, методически подчиняется ей, так как служба ДОУ призвана обеспечивать единую (корпоративную) систему делопроизводства всей организации.

Секретарь выполняет лишь часть функций, указанных в Положении о службе ДОУ. Однако, если организация маленькая и секретарь один, он берет на себя выполнение всех функций, которые в крупной организации выполняет целый отдел – служба документационного обеспечения управления. Но, конечно, объем работ, выполняемых в таком случае одним секретарем, значительно меньше.

Третий документ – должностная инструкция секретаря. Это ваш главный организационно-правовой документ, определяющий место секретаря в управленческой структуре, его подчиненность, круг обязанностей, права, ответственность.

Сегодня все большее распространение получают так называемые «Обучающие» должностные инструкции, в которых записывается не только то, что должен делать секретарь, но и как он должен выполнять свою работу.

Если у вас пока нет должностной инструкции, составьте ее сами и утвердите у руководителя. Для вас это очень важно, так как подобная инструкция оградит вас от дополнительных, не свойственных вашей должности работ. Особое внимание обратите на раздел «права». Какие права запишите в должностной инструкции, такие у вас и будут. Поэтому отнеситесь к этому разделу очень внимательно. Например, не забудьте записать право при представлении документов на подпись руководителю проверять правильность их составления и оформления и возвращать неправильно оформленные документы исполнителю на доработку.

Если в ваши обязанности входит телефонное обслуживание, то должно быть указано право организации телефонных переговоров руководителя, то есть фильтрации телефонных звонков.

При организации приема посетителей для секретаря важно право определения приоритетности их представления руководству. Если на вас возложен предварительный просмотр всей полученной корреспонденции, важно в должностной инструкции указать право на определение путей их дальнейшего движения, то есть направлении части документов, в зависимости от их важности, непосредственно исполнителям, минуя руководителя. Нужно также записать право контроля исполнения поручений руководителя и другие права, которые вам нужны для полного выполнения всех возложенных на вас функций.

Как видно из вышеизложенного, должностная инструкция – это важнейший документ для организации работы секретаря.

Четвертый документ, необходимый в этой папке – инструкция по делопроизводству вашей организации. Она обычно составляется на базе типовой и отражает особенности и степень автоматизации работы в вашей организации. Если организация маленькая, секретарь один ведет все делопроизводственное обслуживание, и инструкции по делопроизводству пока нет, ее надо составить самому или организовать заказ на ее составление. Инструкция по делопроизводству установит единый порядок составления, оформления документов и работу с ними в вашей организации. Каждый, принимаемый на работу, будет с ней ознакомлен и начнет работу в соответствии с ее требованиями. В инструкции прописывается порядок составления и согласования наиболее часто разрабатываемых в организации документов, и в результате закрепляется порядок решения типовых вопросов.

Специальный раздел инструкции расписывает порядок формирования и хранения дел и таким образом обеспечивает сохранность документов. Если инструкция по делопроизводству в организации есть, секретарь обязан неукоснительно ее соблюдать.

Пятый документ, без которого не может быть организовано делопроизводство в любой организации – номенклатура дел – «Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке». Иначе говоря, номенклатура дел это простейший классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска в случае надобности. Номенклатура дел – документ многоцелевого назначения.

Секретарь, в обязанности которого входит формирование и хранение дел, обязан иметь номенклатуру дел, а если ее нет, ее обязательно надо составить. Если в вашей организации нет номенклатуры дел, можно сразу сказать, что у вас нет никакого порядка в хранении документов, и найти нужный документ затруднительно. При отсутствии номенклатуры дел документы часто попадают в папки произвольно и теряются.

Последний документ, который желательно иметь в организации – табель форм документов организации. В нем в табличной форме перечисляются: вид документа (его форма), кто готовит документ, с кем документ согласовывается, кто подписывает документ, куда (кому) передается, где хранится, периодичность. Наличие такого табеля форм документов позволяет секретарю четко знать порядок подготовки документа (наличие необходимых виз) при представлении документа на подпись руководителю.

Таким образом, наличие под рукой необходимых законодательных актов, общегосударственных нормативно-методических документов, организационных и нормативно-методических документов организации, в которой вы работаете, позволит вам быстро уточнить вызывающий затруднение момент и безукоризненно выполнить любой вид работ.

 


Дата добавления: 2018-04-04; просмотров: 234;