Тема 4.2. Языковые формулы официальных документов. Интернациональные свойства русской официально-деловой письменной речи.
Слово документ происходит от лат. documentum, что означает "доказательство, свидетельство". В русский язык оно вошло в Петровскую эпоху: документами стали называть деловые бумаги, имевшие правовую значимость.
Существует около 60 видов управленческих документов. Служебные документы делятся на несколько больших групп по своему функциональному значению: 1) личные – заявление, автобиография, резюме и др.; 2) директивные и распорядительные – приказ, распоряжение, решение; 3) административно-организационные – устав, положение, должностная инструкция; 4) информационно-справочные – акт, справка, докладная записка, протокол; 5) деловые письма – письмо-запрос, письмо-напоминание, письмо-отказ и др.; 6) финансовые и учетные документы – платежные ведомости.
Каждый человек, поступая в учебное заведение или устраиваясь на работу, должен представить ряд личных документов, в частности: заявление, автобиографию, резюме. Как правильно их написать? Какова форма составления этих личных документов? Какие конструкции следует предпочесть? Рассмотрим некоторые личные документы.
Заявление – это документ, содержащий просьбу, предложение или жалобу какого-либо лица, адресованный организации или должностному лицу учреждения.
Автобиография (греч. Autos – "сам", bios – "жизнь", graphö – "пишу") – описание своей жизни, собственноручно написанная биография. В автобиографии как деловой бумаге неуместны эпитеты, лирические отступления, разговорная лексика. Автобиография должна быть выдержана строго в официально-деловом стиле. Литературные автобиографии пишутся по-другому. Автор литературной автобиографии свободен в выборе материала и языковых средств. Здесь может быть нарушена хронологическая последовательность изложения событий, уместны лирические отступления, воспоминания.
|
|
|
Резюме (франц. re'sum) в первом значении – это краткое изложение сути написанного, сказанного или прочитанного.
Резюме во втором значении – это вид деловой бумаги, в которой кратко излагаются необходимые для нанимателя сведения о том, кто претендует на вакантную должность.
Доверенность – это документ, дающий кому-либо право (полномочия) действовать от имени лица, выдавшего доверенность. Доверенность выдается одним лицом или учреждением другому лицу, которому доверяется ведение какого-либо дела, получение ценных предметов, денежных средств и т.п. В доверенности фигурируют два лица: доверитель (лицо, доверяющее что-либо) и доверенное лицо (тот, кому доверяется что-либо, кому выдана доверенность).
Расписка – это официальный документ, удостоверяющий получение чего-либо (денег, документов, ценных вещей и т.п.), заверенный подписью получателя.
|
|
|
Руководство любой организации наделяется правом издания распорядительных документов. От того, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты его работы. В юридическом плане распорядительные документы относятся к нормативным правовым актам. С помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица и сотрудники.
Какие требования предъявляются к языку и стилю, распорядительной документации? Основная задача документов такого вида – придание юридической силы тому или иному действию руководителя. В связи с этим язык и стиль документации этого типа отличается жесткой регламентированностью, стандартизацией языковых моделей. Использование сложившихся формулировок: освободить от занимаемой должности…; контроль за исполнением возложить на…; создать комиссию в составе…; установить причины нарушения…; назначить… на должность… и др. – указывает на то, каким именно действиям придается юридический статус.
К распорядительным документам относятся решение, приказ, постановление. Решение – это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Ключевым словом текста решения является глагол РЕШИЛ (РЕШИЛА, РЕШИЛИ), например: "Коллегия РЕШИЛА…" или "Совет директоров РЕШИЛ…"
|
|
|
Приказ – это распоряжение руководителя, служебный документ (правовой акт) повседневного управления, содержащий нормы, обязательные для исполнения подчиненными. В деятельности организаций различаются приказы:
1) по организационным вопросам,
2) основной деятельности;
3) личному составу.
Приказы оформляются на специальном бланке – бланке приказа – или общем бланке организации с указанием вида документа – ПРИКАЗ. Обязательными реквизитами приказа являются: наименование вышестоящей организации (если она имеется), название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы. Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В первой части документа указывается обоснование или причина составления документа. Во второй части излагается решение руководителя. Если содержание документа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только вторую (распорядительную) часть. Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме от первого лица и начинается словом "ПРИКАЗЫВАЮ".
|
|
|
К инструктивно-методическим документам относятся служебная записка, протокол, распоряжение, указание и др. Рассмотрим некоторые из этих документов, наиболее часто встречающихся в деловой практике.
Служебная записка – это документ, адресованный руководству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Различают несколько видов служебных записок: докладные, аналитические, обзорные, информационно-статистические и др.
Служебная записка состоит из заголовка, сведений об адресате и разработчике, даты написания, наименования темы, основного текста, подписи разработчика, указаний на приложения.
Протокол – это документ, содержащий запись выступлений участников собрания, совещания, заседания, конференции и принятых по обсуждаемым на них вопросам решений. Различают два типа протоколов: простые (или краткие), называемые еще протоколами решений, и сложные (или полные). В простых протоколах указывают только повестку дня, фамилии докладчиков, фамилии выступивших в прениях и принятые решения. В сложных протоколах фиксируется весь ход и результаты собрания, заседания, конференции и т.п., а также вопросы и выступления присутствующих, предложения и решения.
Необходимо помнить, что протокол – один из наиболее распространенных видов документов в сфере делового общения. Текст протокола должен быть кратким, ясным, точным и содержать информацию, по существу характеризующую ход обсуждения вопросов.
Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении коммерческих сделок. От того, насколько грамотно и убедительно составлено коммерческое письмо, зависит в конечном итоге успех будущей сделки.
Коммерческую корреспонденцию составляют такие виды писем, как письмо-запрос, письмо-предложение (оферта), письмо-ответ (на запрос, предложение), письмо-претензия (рекламация).
Коммерческий запрос – это документ, представляющий собой обращение лица (организации), желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру), с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах и т. и.) и (или) направить предложение на поставку товара (обращение продавца к покупателю).
При составлении письма-запроса могут быть использованы следующие стандартные языковые выражения: Просим выслать нам предложение на поставку…; Просим Вас сообщить нам, можете ли Вы…; Мы будем благодарны, если Вы информируете нас о возможности поставить нам…;
Письмо-предложение (оферта) – это заявление продавца, экспортера о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий. Предложение может быть направлено в ответ на запрос покупателя, импортера либо по инициативе продавца, экспортера. При составлении предложения используются следующие стандартные языковые модели: В ответ на Ваш запрос от… мы предлагаем Вам…; Качество товара соответствует образцам, высланным Вам вместе с каталогом…; Товар сертифицирован (снабжен сертификатом качества)… и др.
Ответ на предложение (оферту) может содержать согласие на условия предложения, подтверждение принятия предложения. В этом случае сделка считается окончательно законченной. Принятием предложения является выдача заказа или заключение контракта.
Унификация языка служебных документов
| Цель | Тип документа | Стандартные языковые модели |
| Информирование | служебная записка сопроводительное письмо письмо-сообщение и т. д. | довожу до Вашего сведения… высылаем запрошенные Вами… извещаем Вас о том, что… информируем Вас о том, что… сообщаем, что… уведомляем, что… |
| Побуждение | приказ распоряжение указание и т. д. | назначить расследование по факту… ввести в эксплуатацию… изыскать дополнительные возможности для… обязываю всех начальников отделов предприятия… |
| Придание юридического статуса чему-либо | договор | (наименования сторон) заключили настоящий договор о нижеследующем… настоящий договор составлен в том, что… организация в лице администрации обязуется … |
| доверенность | я, (фамилия, имя, отчество),... доверяю… … настоящей доверенностью уполномочиваю … | |
| справка | дана … в том, что … действительно работает … | |
| Инициирование, поддержание отношений | гарантийное письмо | гарантируем, что… фирма … гарантирует … |
| письмо-просьба | просим Вас… убедительно прошу Вас решить вопрос… нам хотелось бы привлечь Вас… сообщите нам, пожалуйста … | |
| Выражение приглашения, напоминания, отказа | письмо-приглашение и | примите наше приглашение … позвольте пригласить Вас…. мы будем весьма признательны за участие в … |
| письмо-напоминание | напоминаем, что… вторично ставим Вас в известность … | |
| письмо-ответ (отказ от предложения) и т.д. | Ваше предложение отклонено по следующим причинам … К сожалению, мы не можем положительно откликнуться на Ваше предложение о … |
Рассмотрим правила оформления документов.
При составлении документа особое значение имеет его форма. Форма документа – это установленная совокупность реквизитов, расположенных в определенной последовательности
Требования к оформлению реквизитов (изложены в последнем ГОСТе Р6.30–97. Унифицированная система организационно-распорядительной документации) распространяются на все типы документов. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов, поскольку их состав зависит от назначения каждого отдельного документа.
Все реквизиты подразделяются на 1) постоянные, т.е. фиксируемые при изготовлении бланка документа, и 2) переменные, т.е. вносимые на бланк в процессе его заполнения.
Существует два типа бланков – угловые и продольные. Они различаются расположением реквизитов, предваряющих текст письма.
К основным реквизитам документов относятся: государственный герб, эмблема, наименование и код организации, код формы документа, дата и др.
Печать. На письмах, требующих особого удостоверения, подтверждения их юридической силы, ставится печать организации. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами. Печати бывают гербовые и простые.
Дата добавления: 2016-01-04; просмотров: 18; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!