Стандартизация и унификация делового письма.

Унификация деловых писем рассматривается в настоящее время как организованная деятельность, направленная на повышение эффективности функционирования документов в сфере управления, что достигается путем сокращения времени на составление документов и их восприятие, обеспечения оптимальной плотности записи, возможности выборочного чтения, организации многоаспектного поиска информации и приспособления документации к обработке средствами организационной и электронно-вычислительной техники.

Поскольку документирование является одним из основных способов осуществления функций, возложенных на аппарат управления, то при унификации текстов документов необходимо прежде всего установить точное соответствие между управленческой функцией (задачей) и содержанием документа, который ее реализует. В связи с этим при проведении унификации текстов документов важнейшим предварительным условием является учет состояния и при необходимости уточнение организационных аспектов управления, права издания тех или иных видов документов, определение постоянного круга корреспондентов и адресатов и т.д.

К информационным деловым документам относятся доклад, отчет, справка, сводка, служебное и сопроводительное письма. Их разновидности: письмо-запрос, письмо-напоминание, просьба, извещение, а также телеграмма, телефонограмма. Официальное письмо - один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии, письмо сопровождают материальные ценности в пути и т.д.

Несмотря на наличие современных форм связи: телефона, телеграфа, факса, модемной связи и т.п., объем переписки даже на небольшом предприятии весьма велик. Однако диапазон управленческих ситуаций, дающих повод для составления деловых писем, далеко не беспределен и поддается сравнительно четкой классификации. Огромное количество писем при однотипности управленческих ситуаций, требующих их составления, вызывает острую необходимость в унификации делового письма. К сожалению, анализ современной деловой переписки показывает отсутствие у многих управленческих работников навыков составления писем.

Очень важно, чтобы текст официального письма не допускал нескольких толкований. Сегодня во многих странах активно идет процесс унификации делового письма. Так, в Англии разработан кодифицированный стиль официального общения, известный под названием Zip-Code, что в буквальном переводе означает «код-молния». Но особенно сильна тенденция к унификации делопроизводства в США, что обусловлено широкой автоматизацией информационных процессов в управлении. Сейчас, когда компьютеризация охватывает все новые и новые сферы информационной деятельности учреждений, предприятий, организаций, факт преднамеренной эволюции американского делового письма служит убедительным доводом в пользу того, что весь состав информации в служебной документации настолько стандартен, что его выражение через индивидуальную исполнительскую технику совершенно не оправданно.

Унификация затрагивает все уровни и аспекты языка: его словарный состав, морфологию, синтаксис, графику, пунктуацию и стиль. В частности, поскольку деловые письма отражают в основном не индивидуальные, а групповые интересы -- интересы государственных учреждений, фирм, компаний и т.д., практически во всех странах письма сегодня составляются чаще всего от имени коллективного субъекта. Иными словами, унифицированный стиль изложения в деловой переписке в сфере промышленности и торговли имеет свою социальную базу, коллективный характер производственных отношений. Технической его базой является, как уже отмечалось, компьютеризация. Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке.

 

12.Синтаксические средства выразительности. Для усиления выразительности речи используются так называемые стилистические фигуры, т. е. особые синтак­сические построения: инверсия, эллипсис, умолчание, ри­торические фигуры, повторы, антитеза, градация, ретар­дация, присоединительные конструкции, многосоюзие, бессоюзие, период, несобственно-прямая речь.
Инверсией называется стилистическая фигура, состоящая в изменении нейтрального порядка слов с целью придать фразе своеобразный выразительный оттенок.

На необычное место могут ставиться главные и второ­степенные члены предложения. Особенно выразительным оказывается тот член предложения, который выносится в начало или в конец предложения (если это место не является для него обычным.

Эллипсис — это стилистическая фигура, основан­ная на умышленном пропуске одного из членов предло­жения в стилистических целях.

Эллипсис сообщает речи динамичность, усиливает ее выразительность, например: Не отпирай дверь, я — через окно (М. Шолохов.); Скрип шагов вдоль улиц белых, огоньки вдали (А. Фет.); За городом — поле, в полях — деревеньки. В деревнях крестьяне (В. Маяковский.).

Умолчание представляет собой стилистическую фигуру, заключающуюся в незаконченности высказывания. Оно используется в художественной литературе для передачи эмоциональной речи, например: Неудержимо, неповторимо все пролетело... далече... мимо... (С. Есенин.); Но слушай: если я должна тебе... кинжалом я владею, я близ Кавказа рождена (А. Пушкин.).
К риторическим фигурам относятся рито­рический вопрос, риторическое обращение и риторическое восклицание.

Риторический вопрос — это такое построение речи, при котором утверждение или отрицание высказы­вается в форме вопроса. Вопрос этот не требует ответа, по имеет эмоционально-экспрессивное значение, напри­мер.

Риторическим обращением называется об­ращение к отсутствующему лицу, неодушевленному пред­мету или отвлеченному понятию для усиления вырази­тельности речи.

Повторы — это стилистические фигуры, заклю­чающиеся в повторении одних и тех же элементов (зву­ков, слов, словосочетаний, предложений). Различаются такие виды повторов, как анафора, эпифора, эпистрофа (или кольцо строфы, кольцевой повтор), композиционный стык, параллелизм.
Анафорой, или единоначатием, называ­ется повторение одинаковых звуков, слов или синтаксических конструкций в начале смежных стихов, строф или прозаических отрывков.
Анафора может быть звуковой и лексической. Выдвижение повторяющихся элементов на первое место усиливает их значение и экспрессивную окраску.

Эпифора, или концовка, — это повторение сло­ва или словосочетания в конце стихотворных строк или предложений. Эпистрофа, или кольцо строфы, представ­ляет собой повторение слова или выражения в начале и в конце фразы, строфы или всего стихотворения.

Композиционный стык — это повторение сло­ва в конце и в начале смежных стихотворных строк или фраз.

Параллелизм представляет собой единообраз­ное построение смежных или близких предложений.
Антитеза служит для усиления выразительности речи путем противопоставления понятий.

Градацией называется усиление или ослабление выразительных средств художественной речи (сравнений, эпитетов, метафор и др.).

Ретардация — это замедление повествования пу­тем введения описаний природы, обращений к прошлому героя, лирических отступлений, вопросительных предло­жений и т. п. Прием этот используется в художественной, публицистической и научно-популярной литературе, в ораторской речи.
Присоединительные конструкции — это члены предложения или целые предложения, добавляе­мые к основному высказыванию путем присоединения. Они выделяются в речи логически и интонационно, слу­жат эмоционально-экспрессивным средством.

Многосоюзие, или полисиндетон,— это на­меренное повторение сочинительных союзов для логиче­ского и интонационного подчеркивания соединяемых слов или предложений, для усиления выразительности речи.

Бессоюзие, или асиндетон, представляет со­бой намеренный пропуск соединительных союзов между словами или предложениями для выражения динамизма.

Период — это многочленное сложное предложение или распространенное простое предложение, характери­зующееся ритмической законченностью интонации: зако­номерным повышением и понижением голоса.

При чтении периода создается определенная ритмич­ность, музыкальность: его начинают спокойным голосом, затем голос постепенно повышается, достигает кульминации, а после паузы опять понижается до первоначаль­ного спокойного тона. Первая часть периода называется повышением, а вторая — понижением. В боль­ших по объему периодах повышение и понижение может распадаться (посредством небольших пауз) на более мелкие части — члены периода.
По содержанию период представляет собой закончен­ное стройное целое, как бы маленькое самостоятельное произведение. Смысловые отношения между частями пе­риода те же, что и между частями сложного пред­ложения — временные, причинно-следственные, условные, уступительные, противительные, разделительные и т. д.

---

Дата добавления: 2016-01-04; просмотров: 26; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

---

---

Мы поможем в написании ваших работ!