Группы процессов управления проектом
ОГЛАВЛЕНИЕ
3. УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТОМ: ЗАДАЧИ, ПРОЦЕССЫ, ОБЛАСТИ ЗНАНИЙ.. 1
3.1. Задачи управления проектами. 1
3.2. Группы процессов управления проектом. 3
3.3. Области знаний управления проектом. 8
3.4. Критические факторы успеха проекта. 9
КОНТРОЛЬЕ ВОПРОСЫ
1. Понятие управления проектами.
2. Общие задачи УП.
3. Задачи УП по фазам ЖЦ проекта.
4. Группы процессов управления проектом, их назначение.
5. Взаимодействие групп процессов проектного управления.
6. Области знаний управления проектом.
7. Успех проекта и критерии успешности (3 группы).
8. Факторы успеха проекта, перечень, иерархия.
9. Типовые причины краха проектов.
УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТОМ: ЗАДАЧИ, ПРОЦЕССЫ, ОБЛАСТИ ЗНАНИЙ
Задачи управления проектами
Управление проектом — использование знаний, навыков, методов, средств и технологий при выполнении проекта в целях достижения или превышения ожиданий участников проекта [НТК].
Управление проектами — это наука определения цели деятельности и организации работ группы людей так, чтобы эти цели достигались по завершении деятельности [Мортин Варне].
Набор методов и инструментов УП позволяет менеджерам:
- оценить и обосновать бизнес-идею и концепцию проекта;
- четко определить цели, содержание и условия реализации проекта;
- разработать план достижения целей и оценить потребность в ресурсах;
- создать команду проекта;
- привлечь необходимых специалистов и подрядчиков, организовать и контролировать их работу;
|
|
|
- оценить и контролировать риски проекта;
- обеспечить эффективное взаимодействие участников проекта, контроль хода проекта и управление изменениями;
- обеспечить получение и сдачу результатов заказчику и последующее эффективное закрытие проекта.
Успешная реализация проектов является важным условием успешной карьеры как профессионального менеджера проекта, так и практически любого руководителя, отвечающего в организации за те или иные проекты.
Компетенции по УП становятся базовой компетенцией современного менеджера.
Задачи управления по фазам ЖЦ
Основные управленческие задачи и решения в ходе фазы концепции, включают:
· уточнение целей и результатов проекта;
· предварительную оценку операционной и стратегической ценности проекта для достижения существующих целей организации;
· первоначальную оценку осуществимости проекта (в отношении техники, экономики, окружения), полезности ожидаемых результатов проекта;
· первоначальную оценку требуемых ресурсов;
· организацию команды для управления проектом;
· решение о переходе к следующей фазе проекта − разработке.
Существует высокая вероятность того, что по результатам проработки концепции заказчик может принять решение о закрытии или существенной переработке проекта. Фаза концепции предполагает определенные затраты на реализацию, но они существенно меньше стоимости последующих фаз проекта (см. рис. 2.5). Поэтому именно по итогам данной фазы еще раз тщательно анализируют бизнес-план проекта и принимают решение о дальнейшем финансировании. В некоторых организациях эта фаза является прединвестиционной и выполняется еще до назначения менеджера проекта.
|
|
|
Основные управленческие задачи и решения в ходе фазы разработки, следующие:
· полная оценка результатов проекта перед тем, как на реализацию проекта будут направлены основные ресурсы;
· разработка и утверждение детальных планов проекта, утверждение процессов управления реализацией проекта;
· окончательное определение потребностей проекта в ресурсах;
· определение областей проекта, где высокий уровень рисков и неопределенности диктует необходимость дальнейшей оценки и переработки проекта;
· определение потребности в дальнейшем изучении и разработке проекта;
· утверждение технической документации и планов реализации проекта;
|
|
|
· принятие решения о переходе к фазе реализации проекта.
По результатам выполнения рассмотренной фазы может быть принято решение о внесении изменений в проект и стратегию его реализации. Например, может быть принято решение о создании «прототипа» и необходимости дополнительной оценки эффектов внедрения и воздействия проекта на деятельность организации. Существует также вероятность того, что проект будет закрыт или «заморожен» заказчиком после детальной проработки и осознания технических сложностей реализации и уточненных оценок стоимости проекта.
Фаза реализации — основная фаза проекта, в ходе которой создается конечный продукт проекта. В крупных проектах эту фазу разделяют на более мелкие в соответствии с технологией создания продукта, определяют моменты получения промежуточных результатов и процедуры принятия решений о переходе к последующим шагам реализации.
Основные управленческие задачи и решения в ходе фазы реализации, следующие:
· привлечение и интеграция исполнителей и ресурсов, необходимых для реализации проекта;
· анализ и утверждение промежуточных результатов проекта;
· принятие решений о переходе к последующим фазам реализации или к фазе завершения проекта;
|
|
|
· принятие решений о внесении изменений в проект и планы реализации.
Все еще существует вероятность досрочного закрытия проекта, которая может быть связана с внутренними проблемами или с изменениями во внешней среде. Но принятие решения о закрытии проекта на этапе реализации является достаточно сложным для руководства организации, поскольку на этой фазе в проект уже вложены значительные средства.
Часто фаза завершения проекта включает начальные этапы эксплуатации созданного продукта (системы) и вывод продукта (системы) на запланированные эксплуатационные показатели (показатели продаж и т. п.).
Основные управленческие задачи и решения в ходе фазы завершения, связаны с формальным закрытием проекта и включают:
· выполнение финального тестирования для определения соответствия результатов проекта запланированным;
· анализ результатов проекта;
· разработка технических руководств и эксплуатационной документации;
· формальная передача окончательных результатов проекта в эксплуатацию, подведение итогов проекта;
· подготовку и утверждение финальной отчетности проекта;
· расформирование команды проекта и передачу ответственности за результаты эксплуатации продукта на последующих фазах.
Группы процессов управления проектом
Обычно выделяют пять групп управленческих процессов:
1) инициация проекта;
2) планирование проекта;
3) организация исполнения проекта;
4) контроль исполнения проекта;
5) закрытие проекта.
1. Процессы инициирования проекта − принятие решения о старте, авторизации проекта, запуск проекта. Начальная группа процессов, выполняемая для обеспечения эффективного старта проекта. В нее входят все действия менеджера и команды, необходимые для четкого определения целей проекта, формального согласования ожиданий от проекта его основными заинтересованными сторонами, авторизации запуска проекта. Важнейшая задача − определить, согласовать и затем утвердить у заказчика основные показатели проекта, которые необходимо достичь в ходе его реализации.
2. Процессы планирования − совокупность действий, направленных на прогнозирование и расчет оптимального способа достижения целей проекта. При этом планированию подлежит большое число элементов проекта: сроки, стоимость, персонал, поставки, риски, коммуникации и др. Процессы планирования итеративны, т.е. выполняются неоднократно. Планы несколько раз уточняются и детализируются в ходе планирования. Иногда они уточняются и изменяются уже в ходе реализации проекта. При этом планирование отдельного элемента проекта очень тесно связано с планированием других элементов.
3. Процессы организации и обеспечения (исполнения) проекта − действия по координации участников проекта и обеспечению выполнения проекта согласно плану. Задача менеджера проекта − распределить задания между исполнителями, обеспечить им фронт работ и необходимые ресурсы. В случае необходимости менеджер проекта разрешает возникающие конфликты и противоречия.
4. Процессы мониторинга, контроля, анализа и внесения изменений − совокупность действий менеджера проекта, направленных на обеспечение регулярного отслеживания хода выполнения проекта, выявление и анализ отклонений от плана и выполнение корректирующих действий для обеспечения выполнения проекта в соответствии с основными плановыми показателями (сроки, стоимость, ресурсные затраты и др.).
5. Процессы завершения – завершение работ, подведение итогов, закрытие проекта, формальные действия по завершению работ, включающие сдачу продукта проекта заказчику, закрытие договоров и контрактов, подведение итогов проекта и его авторизованное окончание.
Управление является сложной, комплексной работой. С одной стороны, управление представляет собой набор некоторых действий, выполняемых последовательно одно за другим. Результаты одних действий являются исходными для последующих действий. При этом управленческие действия пересекаются и тесно переплетаются между собой. Иногда невозможно определить, какого рода работу выполняет менеджер в конкретный момент времени.
Например, сбор исходных данных о стоимости рабочей силы и материалов в регионе, где, предполагается запуск проекта, можно рассматривать как элемент анализа перед принятием решения о запуске (отказе от) проекта. В случае принятия положительного решения о запуске проекта эти самые данные будут положены в основу грубой оценки стоимости проекта. В таком случае их вполне можно считать частью планирования и разработки уже ведущегося проекта.
Внутри группы процессы являются близкими по содержанию и смыслу. Часто результатом выполнения нескольких процессов становится общий результат. Важно, чтобы итоги выполнения группы процессов имели более или менее точные, прогнозируемые и формализованные результаты, которые станут входом для следующей группы процессов (рис.3.1).
Рис.3.1. Взаимосвязь групп процессов управления проектом по PMBOK
На этом рисунке явно видна тесная взаимосвязь процессов управления. Процессы итеративны. Они повторяются и тесно переплетаются между собой. Процессы инициации могут относиться не только ко всему проекту, но и к отдельной фазе или этапу жизненного цикла проекта, т. е. выполняться в ходе проекта несколько раз.
Процессы планирования выполняются в течение всего проекта. Принцип планирования «бегущая волна» не рекомендует разрабатывать подробный детальный план проекта большой продолжительности. Более разумным будет составлять детальные планы на ближайшую обозримую перспективу, например, на очередную фазу проекта, а на остальные фазы готовить укрупненные планы. После того как «волна накатится» на очередную фазу, т.е. сделает ее ближайшей и обозримой перспективой, придется укрупненные планы переработать в детальные подробные графики.
Процессы координации, подобно планированию, выполняются в ходе всего проекта. Они сопровождают процессы запуска и инициации. Координация при выполнении проекта — одна из важнейших задач, т. е. вполне допустимым является параллельное выполнение действий, относящихся к двум, а то и трем группам процессов управления проектом. А если быть точными, не допустимым, а необходимым является параллельное выполнение нескольких процессов для получения максимальной эффективности (см. рис.3.2).
Рис.3.2. Взаимодействие групп процессов в проекте согласно PMBOK, 4-е издание
При этом в ходе реализации сложного комплексного проекта, состоящего из нескольких этапов (фаз, очередей и др.), подобное взаимодействие процессов будет наблюдаться неоднократно.
Например, корректно выполнив инициацию инвестиционного проекта, менеджер проекта обеспечил грамотный запуск проекта, начало работ по выполнению проектного анализа, разработки технико-экономического обоснования и бизнес-плана.
После рассмотрения и защиты этих документов будет принято решение озапуске или отказе от дальнейшей реализации проекта, т. е. переходе (отказе) к инвестиционной (строительной) фазе. В этом случае вновь потребуется выполнить процессы инициации, относящиеся к этапу проектной подготовки строительства. Необходимо подготовить начало работ по проектированию, уточнить цели и результаты проекта, назначить ответственных за очередную фазу и ее этапы, авторизовать переход к новой фазе и зафиксировать ее начало.
В рамках большого и сложного проекта могут происходить процессы, которые надо будет повторить несколько раз, чтобы определить и выполнить требования участников проекта и достичь согласия относительно результатов. Успешное управление проектом включает активное управление этими взаимодействиями, чтобы выполнять все требования спонсоров, заказчиков или других участников проекта.
Взаимодействие между входами и выходами процессов УП представлено на рис.3.3.
Рис.3.3. Взаимодействие между процессами УП
Группа процессов включает составные процессы управления проектами, которые связаны соответствующими входами и выходами, т.е. результат одного процесса становится входом другого.
Группы процессов — это НЕ то же самое, что фазы проекта. Если большие или сложные проекты могут быть разбиты на отдельные фазы или подпроекты, такие, например, как анализ осуществимости, разработка идеи, проектирование, создание прототипа, производство, испытание и т.д., то все группы процессов будут применяться к каждой фазе или подпроекту.
В современной трактовке классическое проектное управление можно рассматривать как совокупность процессов, задаваемых ПЕРЕСЕЧЕНИЕМ
групп процессов УП: инициация, планирование, исполнение (обеспечение), контроль, завершение и
функциональных (предметных) областей УП: управление интеграцией проекта, содержанием, сроками, стоимостью, качеством, человеческими ресурсами, коммуникациями, рисками, поставками и контрактами (табл.3.1, табл.3.2).
Таблица 3.1
Поле проектного управления
| Управление | |||||||||
| Области знаний Группы | интегра-ией | содержа-нием | срока-ми | стоимо-стью | качест-вом | чел. ресур-сами | коммуни-кациями | риска-ми | поставками и контрактами |
| Инициация | +/− | +/− | +/− | +/− | +/− | +/− | +/− | +/− | +/− |
| Планирование | +/− | +/− | +/− | +/− | +/− | +/− | +/− | +/− | +/− |
| Исполнение | +/− | +/− | +/− | +/− | +/− | +/− | +/− | +/− | +/− |
| Контроль | +/− | +/− | +/− | +/− | +/− | +/− | +/− | +/− | +/− |
| Закрытие | +/− | +/− | +/− | +/− | +/− | +/− | +/− | +/− | +/− |
Таблица 2.2
Соответствие между процессами управления проектами, группами процессов УП и областями знаний(в соответствии со стандартом РМВОК, 2004)
| Группы процессов управления проектом
 Мы поможем в написании ваших работ! | |||||||