Засоби зберігання та пошуку документів
Пошук інформації за запитом керівника або відвідувачів займає значний час у працівників служби документаційного забезпечення управління. Для підвищення оперативності та ефективності цієї роботи необхідно знати, які технічні засоби можуть виконувати окремі операції в цьому напрямку, принципи систематизації масивів документів в поточному та архівному діловодстві.
В правильно організованому масиві інформації кожний документ або картка мають в його структурі постійне місце (адресу). Одиницею зберігання може бути справа, документ за змістом, лист або обліковий аркуш, алфавітно-цифровий знак.
Технічні засоби зберігання документів поділяються на засоби для механізованого зберігання документів, картотеки та карткове обладнання.
Для зручності пошуку документів, які зберігаються у папках вертикального зберігання, необхідно на одну із сторін нанести індикатор зі змістом матеріалу у папці.
Документи можуть зберігатися також у папках, що підвішені та розташовані у секційних металевих шафах.
Підшиті документи зберігають у папках-регістрах в спеціалізованих шафах, на стелажах тощо.
В архівах документи зберігають в металевих одноярусних або двоярусних з металевими перекриттями стелажах.
Значний обсяг оперативної та довго часової інформації може зберігатися на картах. Карти зберігаються у картотеках. Картотека – це визначена окрема кількість карт, які мають загальний зміст та розташовані у систематизованому порядку. Картотеки бувають вертикальні, підвісного зберігання, плоскі, механічні тощо.
|
|
|
В практиці склалися декілька способів розташування карт: за номерами, за алфавітом, за змістом (за темами).
Розміщення карт за номерами дозволяє легко знайти потрібну інформацію, визначити відсутність або порушення порядку, необмеженого продовжувати картотеку та забезпечити таємницю зберігання.
Алфавітне розташування карт використовують для класифікації інформації, яка має особисте найменування (наприклад, особові картки працівників). Перевагами цього способу є: точне розташування карт в алфавітному порядку, легкість визначення дублювання, простота знаходження карти. Недоліками при цьому способові розташування карт є важкість визначення відсутності карти та порушення порядку розташування.
Тематичне розташування карт застосовують для інформації, яку добре можна класифікувати. Цей спосіб дозволяє необмежено розширювати картотеку, розділяти її на під масиви.
Засоби передачі інформації
Засоби передачі інформації прийнято поділяти на два види:
- засоби та обладнання транспортування носіїв запису;
|
|
|
- засоби акустичного прийому та передачі інформації.
До комплексу засобів та обладнання транспортування носіїв запису входять ліфтові підйомники, горизонтально-вертикальні транспортери та конвеєри для документів.
Ліфтові підйомники використовують для транспортування великих мас документів. Їх розрізняють за обсягом вантажу, висотою підйому, ступенем автоматизації та числом станцій.
Автоматизовані пошти являють собою системи автоматизованої доставки документів за адресатами. Вони бувають конвеєрні, пневматичні та електромагнітні. Конвеєрні пошти представляють собою систему транспортування документів у спеціальних контейнерах-папках. Пневматична пошта являє собою систему передачі по трубопроводу від станції до станції документів та невеликих предметів (у спеціальних патронах) під дією тиску або повітря. Електромагнітна пошта представляє собою систему переміщення кореспонденції між абонентами за допомогою сил електромагнітного току. За призначенням та технічним можливостям вона схожа на пневмонічну пошту.
Група засобів акустичного прийому та передачі інформації у поділяється на: системи аварійної сигналізації, системи виклику з провідними каналами зв’язку, система пошуку та система виклику представляють собою сукупність засобів, які слугують для передачі різних повідомлень всередині підприємства працівникам, що знаходяться на робочих місцях Вони мають центральний пульт керування (виклику), пульт каналів зв’язку з прийомною апаратурою. Якщо центральний пульт підключений до АТС, то є можливість здійснювати виклик автоматично з будь-якого її телефону.
|
|
|
Системи пошуку та виклику поділяються за видами каналів зв’язку на провідні та безпровідні, за характером обміну інформацією – односторонній та двосторонній зв’язок, за характером ідентифікуючих засобів – оптичні та акустичні.
Засоби зв’язку можна класифікувати за формою представлення інформації та каналам інформації. Ця класифікація представлена на рис. 14
Рис. 14. Класифікація засобів зв’язку
Телефонний зв’язок є самим розповсюдженим видом управлінського зв’язку. Виходячи з цього можна сказати, що існують багато видів телефонного зв’язку залежно від територіального розташування. Ці види зображені на рис. 15.
Обов’язковим атрибутом телефонного зв’язку є телефонний апарат. Апарати розрізняють за конструкту цією (настільні, настінні, портативні, переносні), так і за сервісними можливостями. Сучасний телефонний апарат має: довготривалу пам′ять номерів, оперативну пам′ять (для повторного виклику), кнопку тимчасового відключення мікрофону від мережі, можливість підключення до ПК.
|
|
|
Рис. 15. Види телефонного зв’язку
Для службових цілей використовують телефонний апарат із розширеними можливостями, який називають „комутатор секретаря”. На цьому телефоні є можливість приймати дзвінки від зовнішніх абонентів, підключатися до декількох телефонних ліній, пере адресація абонентів на інший номер, організація телефонних конференцій, електронний телефонний довідник тощо.
Системний телефон – це апарат нового покоління, який має дисплей, мікрофон, спікер, регулятор рівня шуму та клавіші, що програмуються.
Багато установ використовують особисті телефонні станції або комутатори, які мають назву міні-АТС або офісні-АТС. Такі АТС використовуються в установах де є внутрішні телефони. Вони приймають усі зовнішні виклики та переводять їх на внутрішні телефони.
Також необхідно відзначити приватні види телефонного зв’язку: радіотелефонний, відеотелефонний, пейджингова.
Дата добавления: 2022-01-22; просмотров: 17; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!