Аналіз даних про виконання документів
Дані про результати виконання документів, які знаходяться на контролі узагальнюються станом на перше число кожного місяця та доповідаються керівнику установи.
В установах 1-ї та 2-ї категорії щомісячно складаються звіти про виконання документів та звіти розгляду звернень громадян.
Практикою вироблена наступна форма звіту:
ЗВЕДЕННЯ
Про виконання документів, що підлягають контролю
станом на __________200__ року
| № п/п | Найменування та індекс структурних підрозділів | Документи, які знаходяться на контролі | ||||
| Всього на контролі | Виконані | Виконані з порушенням терміну | Не виконані | Термін виконання не настав | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Керівник
діловодної служби _______________ ____________
(підпис) (І.П.П.)
Дані про хід і результати виконання документів періодично аналізуються. На підставі аналізу розробляються пропозиції по прискоренню виконання документів та підвищення виконавської дисципліни, удосконаленню організації контролю та управління в цілому.
Тема 7. Складання номенклатури справ. Формування справ
Види номенклатури справ
Номенклатура справ - це систематизований перелік конкретних заголовків справ, створюваних у діловодстві установи з зазначенням строків їх зберігання. Цей документ забезпечує встановлення єдиної системи формування справ, їх облік i являється обов’язковим для кожної установи.
|
|
|
Розрізняють три види номенклатури справ: типова, зразкова i індивідуальна окремої установи.
Типова номенклатура справ складається для однорідних за характером діяльності та структурою установ. Вона встановлює типовий склад справ з єдиною системою індексації i її нормативним документом.
Зразкова номенклатура справ встановлює орієнтовний склад справ для установ однорідних за характером дiяльностi, але різних за структурою i має рекомендаційний характер. Типові i зразкові номенклатури справ розробляються вищими установами для мережі підвідомчих установ i використовуються ними як методичні посібники під час складання індивідуальних номенклатури.
Вимоги до номенклатури справ
Кожна установа повинна мати свою конкретну номенклатуру справ, яка розробляється службою документацiйного забезпечення в грудні місяці на основі вивчення складу документів, що склалися за поточний рік.
Номенклатура справ установи, що не має структурних підрозділів, розробляється як iндивiдуальна номенклатура справ для всієї установи.
|
|
|
Складається в кількох примірниках. погоджується з керівником установи. В установах 1 та 2 категорії номенклатури справ розробляються по структурним підрозділам особою, відповідальною за діловодство із залученням провідних спеціалістів, підписується з керiвником структурного підрозділу, погоджується з начальником канцелярії та зав.архiвом установи.
Оформлення номенклатури справ
Номенклатура справ структурного пiдроздiлу установи складається у трьох примiрниках. Затверджується керiвником структурного пiдроздiлу, та погоджується ЕК (експертною комісією) структурного пiдроздiлу та завідуючим архівом установи. Примірники використовуються таким чином:
1-й - недоторканий зберігається у структурному підрозділі;
2-й - передається в канцелярію установи;
3-й - використовується для формування справ i пошуку потрібного документа.
Номенклатури справ структурних пiдроздiлiв після їх розгляду i аналізу зводяться в єдину (зведену) номенклатуру справ установи. протягом кiлькох років, якщо структура установи не змінюється.
Зведена номенклатура справ складається у п’яти примiрниках, на кожному iз них повинен бути гриф погодження з державною архівною установою. Вони розподіляються так:
|
|
|
1-й - недоторканий, зберiгається в справі канцелярiї;
2-й - передається до архіву установи для контролю за формуванням прав у структурних підрозділах;
3-й - направляється до відповідної державної установи, з якою проводилося узгодження;
4-й - використовується у поточній роботі канцелярiї;
5-й - передається в структурні підрозділи для практичної роботи.
Зведена номенклатура справ затверджується керівником установи.
Вона щороку (не пізніше грудня місяця) переглядається, аналізується i уточнюється. Після внесення відповідних змін вони передруковуються i затверджуються керівництвом вiдповiдних рівнів. Повторному перегляду i погодженню з архівними установами номенклатури справ підлягають один раз на п’ять рокiв або у разі зміни у структурі, функціях та характері роботи установи.
Дата добавления: 2022-01-22; просмотров: 14; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!