Контролируемые организацией РЯ материалы для внешней аудитории. Деловые письма
Общие замечания. В то время как письменные материалы, создавае-
мые специалистами по связям с общественностью для использования
средств массовой коммуникации в качестве канала передачи инфор-
мации, не адресованы конкретному лицу, хотя и предназначены всег-
да для определенной целевой аудитории, деловые документы, такие
как письма, приглашения и многое другое, практически всегда имеют
адресное персональное обращение. Эти документы относятся к кате-
гории так называемых контролируемых организацией материалов, по-
скольку они распространяются в том виде, в каком они были созданы,
и по адресам, четко обозначенным на документе. Что же касается ма-
териалов, доставляемых целевой аудитории средствами массовой ком-
муникации, решение относительно объема публикуемого материала и
времени его публикации принадлежит редакторам соответствующих изданий или выпусков. В этой связи всегда следует помнить, что вы,
специалист по связям с общественностью, подготавливая деловые до-
кументы, являетесь не только их составителем, но и контролирующим
органом и отвечаете не только за содержание, но и за качество подго
товки и оформление этих документов.
Тем не менее, поскольку речь идет о деловом письме, оно должно быть
составлено с соблюдением всех необходимых для этого требований: ясность изложения и цели создания документа, полнота информации, Краткость, точность, вежливость, ответственность,
|
|
|
Формат письма. Как правило, деловые письма пишутся на бланке
организации (белая бумага, формат А4), на котором помимо полно-
го наименования организации, отправившей послание, указываются
также ее почтовый и электронный адреса, контактные телефоны. Эти
данные обязательно должны быть специально указаны, если письмо
пишется не на бланке. Считается, что деловые письма не должны быть
длиннее одной или двух страниц; если требуется отправить более объ-
емную информацию, то обычно пишется сопроводительное письмо,
а содержательная часть послания идет как приложение. Текст печата-
ется через один интервал, абзацы разделяются либо двойным интерва-
лом, либо сдвинутым началом строки.
Обращение. Имя адресата, с указанием его звания или должности,
его почтовый адрес и дата отправления, а также тема сообщения по ев-
ропейским стандартам помещаются в верхнем левом углу письма. В рус-
ской практике в настоящее время принято обращение «Уважаемый го-
сподин Петров» или «Уважаемая госпожа Петрова»; в том случае, когда
фамилия адресата неизвестна, в обращении указывается должность это-
го лица, например: «Уважаемый господин директор». Однако некоторые
|
|
|
организации используют, может быть, и несколько устарелую, но все
еще встречающуюся форму обращения «Глубокоуважаемый господин
Петров». Если отправитель и адресат знакомы и общаются довольно ре-
гулярно, вполне уместно обращение по имени и отчеству «Уважаемый
Иван Иванович», а в некоторых случаях в деловом письме возможно и
обращение «Дорогой Иван Иванович».
Содержание. Обычно письмо начинают кратким вводным абзацем,
в котором излагаются причины и цель его написания, а также объяс-
няется, почему оно направлено данному адресату. Далее следует абзац
(или два), в котором раскрывается существо дела; в заключительном
абзаце делаются какие-либо предложения.
В заключительной
части может быть предложено место и время встречи.
Подпись. Имя автора письма должно быть напечатано, его соб-
ственноручная подпись ставится либо справа от имени, либо над его
напечатанным именем.
Виды деловых писем. В специальной литературе деловые письма
обычно классифицируют на основе их содержания, так как именно со-
держание письма и цель его написания определяют целевую аудито-
рию вообще и конкретных адресатов в частности. Ниже приводится
перечень наиболее важных видов деловых писем, составляемых спе-
циалистами по связям с общественностью:
• информирующее письмо;
• информационное (новостное) письмо, информационный релиз;
• рекомендательное письмо;
Дата добавления: 2018-02-18; просмотров: 478; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!