II. Краткое изложение учебного материала по теме
В информационных системах масштаба предприятия основным режимом работы с базой данных этой системы являются Windows-формы или Web-формы, которых может быть очень много и которые могут быть предназначены для тех или иных рабочих мест и различных решаемых задач. Простой пользователь в этом случае не знает, с какими таблицами базы данных он работает с использованием формы.
В системе Access также могут использоваться такие формы, но кроме того может использоваться режим непосредственной работы с таблицами, которых, как правило, немного и информация о которых наглядно представлена в этой системе.
В то же время Windows-формы и Web-формы предоставляют дополнительные возможности по одновременной работе с несколькими таблицами базы данных, по использованию разнообразных элементов управления на форме (поле со списком, кнопки, вложенные формы и пр.).
В системе Access имеется Мастер разработки экранных форм, который позволяет легко создавать формы нескольких видов (простые для работы с данными одной таблицы, сложные для работы с несколькими таблицами с использованием подчиненных или связанных форм). Полученные формы далее, как правило, приходится дополнять и модифицировать в Конструкторе форм для реализации всех необходимых условий работы с данными.
Занесение информации в таблицы-справочники
Для работы со справочниками можно использовать стандартный режим работы с таблицами. Перед тем, как заносить данные в таблицы, в настройках системы (вкладка Файл → Параметры → Текущая база данных) уберем галочку у параметра Включение изменений структуры таблиц в табличном представлении (после этого изменение структуры будет возможно только в Конструкторе таблиц). После этого нужно закрыть и снова открыть файл базы данных.
|
|
|
Таблица Предметы в режиме работы с данными (двойной щелчок мышкой на ее названии в Области переходов или команда Открыть контекстного меню) показан на рисунок 1.1.
Рис. 1.1. Работа с таблицей Предметы базы данных
В данном режиме каждая запись таблицы базы данных представлена как строка, состоящая из столбцов – полей, над которыми показаны имена полей. В нижней части таблицы присутствует пустая строка с символом звездочка * в левой колонке – это несуществующая запись, которая добавляется в таблицу, как только в ней появляется ка-кая-либо информация. На нижней рамке окна присутствуют кнопки для перемещения по таблице, номер текущей записи и информация об общем количестве записей в таблиц, а также поле быстрого поиска и сведения об установленном фильтре отбора данных. Колонка слева с символом присутствует, если у таблицы есть связь от одной записи данной таблицы ко многим записям связанной с ней таблицы. В данном случае при щелчке мышью на плюсе откроется подтаблица оценок для выбранного предмета.
|
|
|
После окончания добавления, редактирования или удаления данных можно закрыть окно таблицы, при этом все изменения будут сохранены автоматически.
Для занесения информации в справочную таблицу Специальности можно использовать импорт данных. Для этого откроем сайт университета и из раздела Абитуриенту –Направления подготовки скопируем таблицу всех направлений в новый файл Excel, сохраним его в своей папке с именем Специальности с сайта. Удалим из таблицы Excel лишние столбцы, оставим только код и название направления подготовки/специальности. Добавим в файле новую первую строку, в которой подпишем названия столбцов в точном соответствии с названием полей в таблице базы данных Специальности. Зададим для столбцов A и B в таблице Excel тип текстовый. Если в кодах специальностей вместо точки стоит запятая, выполним автозамену всех запятых на точки. После этого таблица Специальности с сайта должна выглядеть, как показано на рисунке 1.2.
Рисунок 1.2. Фрагмент таблицы Excel для экспорта данных
|
|
|
В базе данных закроем все таблицы, на вкладке Внешние данные нажмем кнопку Excel (импорт электронной таблицы Excel), выберем имя файла Специальности с сайта, выберем позицию Добавить копию записей в конец таблицы: Специальности и выполним импорт данных. Некоторые данные будут потеряны, т. к. есть одинаковые специальности в таблице в разных институтах. В результате получим заполненную таблицу Специальности, как показано на рисунке 1.3.
Рис. 1.3. Фрагмент таблицы Специальности после импорта данных
Аналогично можно выполнить импорт данных в таблицу базы данных Институты с сайта университета.
Дата добавления: 2018-02-18; просмотров: 591; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!