Оценка социальной и экономической значимости предложенного предложения
Предлагаемая система электронного документооборота позволит филиалу Дятьковскому дорожно-ремонтному участку ОАО "Брянскавтодор" осуществлять следующие функции:
1. Оперативный контроль над ходом согласования заявок.
2. Планирование расходов.
3. Возможность оперативного уточнения заявки до начала работы.
4. Возможность оформления документов с использованием данных согласованной заявки.
5. Исключение ошибок в расчете, связанных с ручным вводом данных документа.
6. Сокращение времени оформления за счет использования технологии обмена электронными данными.
7. Подача заявок в электронном виде, получения оперативной информации о состоянии лицевого счета.
8. Наличие средств защиты информации, сертифицированных соответствующими государственными органами;
9. Наличие механизмов электронно-цифровой подписи, позволяющих после создания удостоверяющих центров перейти на полностью безбумажную технологию обмена документами;
10. Полный технологический цикл формирования документов в соответствии с Правилами;
11. Оформление всех видов документов, сопутствующих работе.
64
Представление об экономическом эффекте от внедрения в Дятьковский ДРСУ ОАО «Брянскавтодор» можно получить на некоторых расчетах, которые основаны на методике компании "Вест Концепт".
Благодаря данной методике можно представить возможный экономический эффект от внедрения системы электронного документооборота.
|
|
|
Для этого необходимо воспользоваться следующими расчетами на основе оценки труда сотрудника при работе с документами по традиционной бумажной технологии.
Для расчёта соответствующих возвратов можно воспользоваться данными Siemens Business Services (были опубликованы в журнале iBusiness, N4, 2000):
- работники Дятьковского ДРСУ ОАО «Брянскавтодор» выполняет в день 10 операций по поиску различных документов;
- поиск одного документа занимает в среднем 2 минуты;
- в 10% случаев сотрудник не находит нужный документ;
- если документ не был найден сразу, на его поиски тратится еще 2 минуты дополнительно;
- если документ все-таки не найден, сотрудник переключается на иную работу;
- годовая зарплата 120 тыс.руб в год (10 тыс.руб в месяц);
- накладные расходы на содержание сотрудника (налоги и пр.) 100%;
Исходя, из выше изложенных данных, можно провести следующий расчёт экономии после внедрения системы электронного документооборота:
65
(10 раз/день х 2 мин. + 10 раз/день х 10% х 2 минуты) х 1/(8 час. х 60 мин.) х 240 т.р.
Итог данного вычисления заключается в том, что если внедрить электронную систему управления документами, то получается 20 тыс. руб. экономии в год в расчете на одного сотрудника.
|
|
|
Наиболее сложный формализуемый аспект внедрения системы электронного документооборота заключается в возврате инвестиций от внедрения системы документооборота и оценки его эффективности.
Так как с одной стороны данная система является осознанной крайней необходимостью, а с другой стороны требует определенных расходов на внедрение и сопровождение.
Систему электронного документооборота можно разделить на две части:
1. Прямой эффект от внедрения системы, связанный с экономией средств на материалы, рабочее время сотрудников и т. д.;
2. Косвенный эффект, связанный с теми преимуществами для функционирования организации, которые дает система электронного документооборота.
Социально-экономический эффект от внедрения системы электронного документооборота можно выразить в следующих аспектах:
- увеличение скорости работы ОАО "Брянскавтодор" и его филиалов с документами;
- снижение административных барьеров;
- увеличение управляемости транспортной системы;
66
- повышение качества труда отдельного работника системы управления;
- совершенствование управленческих решений путем улучшения информационного обеспечения.
|
|
|
Следствием всего выше сказанного является повышение качества обслуживания клиентов.
Оценить эффективность второго типа в общем случае очень сложно. Она заключается в том, что оценка всегда будет экспертной, а такую оценку можно очень легко поставить под сомнение. Парадокс состоит в том, что в действительности этот эффект существенно превышает непосредственную экономию от внедрения системы электронного документооборота в виде неизрасходованной бумаги или уменьшения трудозатрат.
Оценка прямого эффекта
Начнем с оценки прямой экономии средств. Допустим, данная оценка включает стоимость бумаги, сэкономленной при внедрении такой системы, и стоимость сэкономленного рабочего времени работников. Это постоянные расходы, поэтому посчитаем расходы в месяц, чтобы затем оценить сроки окупаемости. Эти расходы существенно варьируются в зависимости от вида деятельности организации, и расчеты будут носить существенно априорный характер усредненных оценок.
Исходя, из возможностей одного работника прочитать и усвоить определённое количество документов в месяц, можно рассчитать максимальную стоимость расходуемой в месяц бумаги.
Проведя один из простых экспериментов, выяснилось, что в течение рабочего дня один сотрудник может прочесть не более 100 машинописных листов документов.
|
|
|
67
С другой стороны, минимальный объем страниц, которые читает один работник в течение рабочего дня, не может быть меньше одного полного документа, то есть 4-5 страниц. Проведя опрос сотрудников Дятьковского ДРСУ ОАО «Брянскавтодор» выяснилось, что на одного сотрудника приходится 25 страниц в день.
Если P - стоимость одного листа бумаги с нанесенной информацией (ксерокс, печать), то месячные расходы на бумагу составят 21*25* P*N.
Ещё сложнее оценить стоимость сбереженного рабочего времени. Данная стоимость складывается из следующих факторов:
1. Экономия усилий за счет повторного использования существующих документов;
2. Экономия времени на поиск нужных документов за счет систематизации в хранении документов и эффективных средств поиска информации.
3. Ускорение всех бизнес-процессов за счет их автоматизации, формализации и контроля исполнительской дисциплины.
Все организации занимаются решением практически одинаковых задач, поэтому возможность повторного использования существующих документов очевидна. Следовательно, для одних типов документов - это устоявшаяся практика, а для документов типа коммерческих предложений, аналитических обзоров, предварительных проектов или даже просто переписки процент повторного использования в большинстве случаев равен нулю.
Исходя из того, что для любого документа в существующей организации всегда найдется прототип. Чаще всего от прототипа можно будет "взять" от 20 до 30%,а остальное - специфика отдельного случая, которая требует продумывания и принятия решений.
68
На создание новых документов каждый сотрудник примерно тратит 30% своего рабочего времени, следовательно, общая экономия времени сотрудников составит примерно 7,5% от их полного рабочего времени.
Адептами внедрения системы электронного документооборота измеряется экономия времени на поиск документа. В рекламных целях называют цифры, доходящие до 30% рабочего времени сотрудника. В реальности, конечно же, эта цифра меньше, и скорее всего, находится в диапазоне 5-10%. Для определенности возьмем 5%. Таким образом, общая экономия рабочего времени по этим двум факторам составит примерно 12%.
Оценив стоимость лицензии программного обеспечения в пересчете на рабочее место при данном объеме L= 9430 руб. можно сделать вывод, сто стоимость программного обеспечения составит 471 830 руб.
Для внедрения потребуется дооснащение техникой на 20%. Стоимость дополнительного оборудования в этом случае составит примерно=0,2*47 183 руб.*50= 471 830 руб.
У Дятьковского ДРСУ ОАО «Брянскавтодор» есть сотрудников, которые способны организовать внедрение данной системы.
Типовой объем работ по внедрению информационных систем такого класса, порядка пяти человеко-месяцев. Из них примерно два человеко-месяца - работа консультанта, которая стоит дороже. Добавим еще два человеко-месяца с учетом достаточно большого количества работников на предприятии.
Средняя стоимость собственного персонала - примерно 12 580 руб. в месяц. Стоимость консультанта равна 157 270 руб. Следовательно, около 377 466 руб. понадобится для работ по внедрению системы.
69
Таким образом, суммарные расходы по внедрению такой системы при разумной организации процесса могут составить 1 321 131 руб. Стоимость сопровождения составит еще около 503 288 долларов за два года. Получаем 1 824 419 руб расходов за два года.
Для оценки прямого экономического эффекта от внедрения рассмотрим следующие положения. Для того чтобы определить стоимость тиражирования документов предположим, что один напечатанный на предприятии лист стоит примерно 0,629 руб. следовательно, в месяц организация расходует примерно 16 514 руб. на бумагу.
Оценка экономии трудозатрат составила примерно 20%, исходя из средних месячных расходов на одного сотрудника в 12 582 руб., можно сделать вывод, что внедрение системы электронного документооборота позволяет сэкономить 50 чел.*12 582 руб. *0,2 = 125 820 руб. в месяц.
Окупаемость системы электронного документооборота составит менее двух лет. Это является достаточно хорошим показателем.
70
Заключение
Так как целью выпускной квалификационной работы являлось обобщение и систематизация совершенствования документооборота на предприятии и использование его в управлении, поэтому данная цель достигнута и предполагает следующие выводы.
Документооборот на предприятии представляет собой движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение.
Организацией документооборота на предприятии занимается канцелярия. В обязанности данного подразделения входит организация потоков документов на данном предприятии В каждой организации документооборот строится на основе нормативно-методической базы делопроизводства, состоящей из законов, нормативных правовых актов, методических документов, а также индивидуальной инструкции по делопроизводству, которая принимается руководством.
В целях оптимизации документооборота все документы распределяются на документопотоки:
- регистрируемые и нерегистрируемые документы;
- входящие, исходящие и внутренние документы;
- документы, направляемые или поступающие из подведомственных организаций.
Система автоматизации документооборота предприятия не должна заканчиваться на канцелярии, она должна иметь продолжение в системах управления документооборотом подразделений организации.
71
Каждый документооборот включает в себя прохождение водящих, исходящих и внутренних документов.
Опыт отечественных предприятий по совершенствованию документооборота показал, что эффективная система документооборота достигается за счет соблюдения следующих условий:
- Исключение или крайнее ограничение возвратного движения документов;
- Однократность пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя;
- Пребывание документа в той или иной инстанции должно быть обусловлено только необходимостью его обработки;
- Передача учетно-информационных сведений о ходе движения и исполнения документов;
- Необходимость использования всех возможных вариантов движения документов, в том числе средств оргтехники.
В работе проведено исследование документооборота на примере ОАО "Брянскавтодор". В настоящее время ОАО "Брянскавтодор" включено в перечень открытых акционерных обществ, акции которых находятся в федеральной собственности.
ОАО "Брянскавтодор" имеет 22 филиалов. Деятельность компании ведется на всей территории РФ и сопровождается большими объемами документов.
В ОАО "Брянскавтодор" ведется непрерывная работа по совершенствованию документооборота, что обусловлено наличием большого количества документов, а также развитой филиальной сетью организации.
72
На предприятии существует как традиционный (бумажный) документооборот, так и создана автоматизированная система, позволяющая упростить обработку входящих, исходящих и внутренних документопотоков.
Для регламентации бумажного документооборота в компании разработана и активно применяется инструкция по делопроизводству, в которой подробно описан порядок обработки документопотоков, а также правила оформления основных распорядительных и информационно-справочных документов.
В представленной работе проведен анализ объема документооборота ОАО "Брянскавтодор". Исследование документооборота по месяцам свидетельствует о некоторой сезонности, связанной с повышением количества документов в отчетные периоды. На основе данных о документообороте отдельных подразделений ОАО "Брянскавтодор" сделан вывод о неравномерной документной загрузке отдельных подразделений.
В ОАО "Брянскавтодор" создана эффективная система электронного делопроизводства. В некоторых филиалах ОАО "Брянскавтодор" такая система уже внедрена и показала свою действенность. Поэтому основной рекомендацией будет являться использование опыта ОАО "Брянскавтодор" и внедрение в филиале ОАО "Брянскавтодор" - Дятьковском ДРСУ ОАО «Брянскавтодор» системы электронного документооборота.
73
Дата добавления: 2018-02-18; просмотров: 582; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!