Документооборот ОАО «Брянскавтодор»
| Наименование документа | Количество документов | Абсолютное изменение, шт | Темп роста, % | |
| 2012 г. | 2013 г | |||
| Входящие | 750 | 1148 | 398 | 53,06 |
| Исходящие | 1350 | 1739 | 389 | 28,8 |
| Приказы | 2065 | 2193 | 128 | 6,2 |
| Внутренние | 3666 | 3010 | -656 | -17,9 |
| ИТОГО | 7831 | 8090 | 259 | 70,16 |
Таким образом, проведенный анализ свидетельствует о том, что наибольшая доля документов как в 2012 году, так и в 2013 году приходилась на внутренние документы.
Кроме того, их количество сократилось в течение года на 656 штук или 17,9 %.
Рост числа приказов в течение 2013 года (6,2 %) вызван повышением доли ряда вопросов, что указывает на то, что основная задача руководства предприятия - это поддержание уже существующего организационного порядка.
В табл. 7 представлена группировка видов документов по основным подразделениям, а также анализируется их динамика.
Данные для заполнения таблицы берём из отчётности бухгалтерского баланса.
52
Таблица 7
Группировка видов документов по подразделениям ОАО «Брянскавтодор»
| Подразделения | 2012 г | Кол, шт | 2013 г | Кол, шт |
| Департамент управления делами | 400 | 8,8 | 378 | 7,6 |
| Департамент бухгалтерского учёта | 765 | 16,8 | 742 | 15,0 |
| Департамент бюджетирования | 685 | 15,04 | 693 | 14,01 |
| Департамент по организации оплате труда | 587 | 12,9 | 610 | 12,3 |
| Департамент безопасности | 297 | 6,5 | 331 | 6,7 |
| Департамент управления имуществом | 78 | 1,7 | 95 | 1,9 |
| Департамент управления персоналом | 399 | 8,8 | 442 | 8,9 |
| Прочие отделы и службы | 1343 | 29,5 | 1653 | 33,4 |
| ИТОГО | 4554 | 100 | 4944 | 100 |
|
|
|
Наибольшая доля документов приходится на департамент бухгалтерского учета, департамент бюджетирования. Высока доля документов в бухгалтерии, так как практически каждый внутренний документ должен быть заверен в бухгалтерии для отслеживания движения финансово-материальных потоков предприятия.
Документы в ОАО "Брянскавтодор" обрабатываются с помощью автоматизированной системы, которая упрощает работу компании.
53
Технологический документооборот составляет основу контроля, анализа, оперативного управления и планирования эксплуатационной деятельности ОАО «Брянскавтодор».
Образование информационных технологий позволило перевести в практическую плоскость электронизацию документооборота и автоматизацию управления им. В дорожно-ремонтной отрасли уже давно используют систему электронного документооборота, защищенной электронной почты, централизованное хранилище данных, различные автоматизированные системы учета и управления.
Между тем 95% документооборота в компании осуществляется на бумажных носителях и это обусловлено характером деятельности предприятия, так как данная отрасль требует четкого документального подтверждения всех шагов в реализации технологического процесса. Утвержденные формы первичной учетной документации ОАО «Брянскавтодор» формируются по каждым хозяйствам и сопровождают практически все технологические операции. Перевод в электронную форму, т.е. замена бумажного носителя электронным без совершенствования самого технологического процесса, не решает задачи повышения производительности бизнес-процесса, так как документооборот не является изолированной технологической цепочкой в бизнес-процессе компании. Документодвижение тесно интегрировано с другими задачами, решаемыми информационно-управляющими системами.
|
|
|
Следовательно, автоматизация документооборота должна обеспечивать прикладные интерфейсы, позволяющие встраивать функции передачи и сохранения документов в действующие на дорожном транспорте прикладные системы.
54
В условиях реформирования отрасли существует острая необходимость пересмотра технологии эксплуатационной работы хозяйств, участвующих в ремонтном процессе.
Все это требует увеличения скорости передачи информации о факте выполненных технологических операций и значительного повышения достоверности данных.
|
|
|
Необходимо будет сократить затраты и издержки на регистрацию производственных операций, исключить дублирование документов и данных, централизовать отчетность, обеспечить оперативный доступ к производственным и финансовым результатам компании.
Образование филиалов определяет потребность в наличии структурированного информационного обмена не только между предприятиями, но и другими субъектами хозяйственной деятельности.
Для реализации этих задач в ОАО «Брянскавтодор» разработана автоматизированная система электронного технологического документооборота, которая предоставляет работникам массовых профессий средства для выполнения функциональных обязанностей в соответствии с должностной инструкцией и установленным регламентом. При этом каждый участник электронного технологического документооборота обеспечивается средствами электронной подписи.
Благодаря программе ЭТРАН осуществляется электронный документооборот, который позволяет:
1. Самостоятельный ввод заявок в электронном виде (за себя и своих клиентов);
2. Сокращение времени согласования заявок и оформления документов;
|
|
|
55
3. Возможность мониторинга клиентами хода согласования заявок и оформления документов;
4. Возможность предварительного (справочного) расчета стоимости ремонта по подаваемой заявке;
5. Получение информации об остатке средств на лицевом счете.
В филиале ОАО «Брянскавтодор» Дятьковском дорожном ремонтно-строительном участке такая система еще не внедрена.
Необходимость внедрения в филиале ОАО «Брянскавтодор» электронного документооборота обусловлена в первую очередь документом, принятым в аппарате ОАО «Брянскавтодор» - Положением об организации электронного документооборота при оформлении ремонтных и иных документов с применением электронной цифровой подписи при организации ремонтных работ.
На сегодняшний день в филиале ОАО «Брянскавтодор» - Дятьковский ДРСУ ОАО «Брянскавтодор» отсутствует электронный документооборот с предприятиями. Это вызывает ряд недостатков.
Все ремонтные и транспортные документы оформляются внутри ERP-системы предприятия, потом на бумажных носителях передаются в соответствующие структуры ОАО «Брянскавтодор».
Результаты согласования заявок на ремонт приходится отслеживать работникам транспортного отдела, что не способствует оперативности. Все накладные оформляются вручную, что увеличивает вероятность ошибок.
Информация в бумажном виде передается на ОАО «Брянскавтодор». Там ее вручную вводят в систему "ЭТРАН". Полученная информация о номерах квитанций и платежах передается на бумажных носителях для ввода в АСУ предприятия. Все делается достаточно долго, и существует значительная вероятность ошибок.
56
Внедрение электронного документооборота в филиале ОАО «Брянскавтодор» - Дятьковском ДРСУ при организации ремонта дорожного покрытия может привести к:
– повышению оперативности взаимодействия с ОАО «Брянскавтодор» за счет электронного документооборота;
– сокращение транспортных издержек, простоев из-за ошибок в оформлении документов;
– организация электронного архива собственных документов;
– ускорение расчетов с заказчиками за счет приобретения оперативной информации об исполнении;
– возможность планировать свою деятельность, исходя из оперативных данных о прибытии в собственный адрес, по информации ОАО «Брянскавтодор»;
– организация безбумажного документооборота с применением электронной цифровой подписи (ЭЦП).
Таким образом, основными направлениями совершенствования является внедрение в Дятьковский ДРСУ ОАО «Брянскавтодор» системы электронного документооборота при оформлении ремонтных и иных документов с использованием электронной цифровой подписи.
57
Дата добавления: 2018-02-18; просмотров: 595; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!