ГЛАВА 3. Направления повышения эффективности документооборота на ОАО «Брянскавтодор»
Комплекс мероприятий по оптимизации документооборота ОАО «Брянскавтодор»
Основными направлениями совершенствования документооборота являются:
- сокращение объема документооборота,
- совершенствование технологии документооборота.
В качестве основных методов улучшения технологии документооборота выделяют:
1. разработку моделей документооборота в и организациях;
2. составление маршрутных карт технологического процесса;
3. разработку рациональных схем документооборота:
- оперограмм;
- документограмм;
- схем движения документов и др.
Итак, основным комплексом мероприятий по совершенствованию документооборота в ОАО «Брянскавтодор» является внедрение в филиале – Дятьковском дорожном ремонтно-строительном участке (Дятьковский ДРСУ) электронного документооборота. В данном случае необходимо внедрение системы ЭТРАН.
ЭТРАН (Электронная Транспортная Накладная) - это автоматизированная система централизованной подготовки и оформления документов.
58
Это одна из первых программ, которая включает клиента в технологический цикл приема заявок и оформления заказов, которая даёт возможность оформлять заявки, подготавливать электронные накладны, получать итоговые документы, получать результаты расчетов и отслеживать хода работы со своего рабочего места. Также, клиенту предоставляется возможность получения информации обо всех работах.
|
|
|
В основу системы положены требования, установленные Уставом дорожного транспорта Российской Федерации и Правилами приема заявок на работу.
Рассмотрим подробный порядок работы данной системы.
Обмен электронными данными между Дятьковским ДРСУ ОАО «Брянскавтодор» и ОАО «Брянскавтодор» выполняется по следующим принципам:
Сторона-отправитель вводит электронные данные документа на своем автоматизированном рабочем месте, затем запрашивает в системе ЭТРАН формирование электронных данных в формализованном текстовом виде и подписывает сформированные системой ЭТРАН электронные данные своей ЭЦП.
После чего система ЭТРАН проводит проверку ЭЦП Стороны-отправителя электронных данных. После проверки данных результаты выводятся системой ЭТРАН на экран автоматизированного рабочего места ППД Стороны-отправителя электронных данных в виде информационного текстового сообщения.
Если результаты проверки данных оказались положительными, тогда подписанный ЭЦП Стороны-отправителя данных принимается системой ЭТРАН в качестве документа, оформленного Стороной-отправителем.
59
После чего документ отправляется на хранение в архив Дятьковского ДРСУ ОАО «Брянскавтодор», находящийся на автоматизированном рабочем месте Дятьковского ДРСУ ОАО «Брянскавтодор» и в архив ОАО «Брянскавтодор», находящийся на автоматизированном рабочем месте ОАО «Брянскавтодор». Кроме того, система ЭТРАН открывает доступ автоматизированного рабочего места Стороны-получателя электронных данных к электронным данным Стороны-отправителя.
|
|
|
Если результаты проверки данных оказались отрицательными, то Сторона-отправитель электронных данных на основе анализа полученного информационным текстовым сообщением принимает решение о продолжении работы с применением ЭЦП, либо о переходе на бумажный документооборот.
Продолжение работы с ЭЦП предполагает запрос Стороной-отправителем в систему ЭТРАН на повторное формирование электронных данных в формализованном текстовом виде и подписание сформированных электронных данных своей ЭЦП. При не поступлении в течение двадцати четыре часов запроса в систему ЭТРАН на повторное формирование электронных данных в формализованном текстовом виде система ЭТРАН автоматически фиксирует принятие.
Если Стороной-отправителем было принято решение о переходе на бумажный документооборот, то в этом случае система ЭТРАН направляет Стороне-отправителю информационное текстовое сообщение с уведомлением о переходе на бумажный документооборот.
|
|
|
Используемые в системе ЭТРАН электронные данные, подписанные ЭЦП, признаются Сторонами эквивалентными соответствующим бумажным документам и порождают аналогичные им права и обязанности сторон.
60
Благодаря электронным данным возникают определённые обязательства сторон, если они правильно оформлены, заверены ЭЦП, составлены и переданы с применением системы ЭТРАН Стороной-отправителем, а Стороной-получателем получены, проверены и приняты по результатам этой проверки. После чего все данные допускаются к работе.
Передача или получение Сторонами другой информации электронным способом не является основанием возникновения обязательств в рамках Договора.
Отображение электронных данных на бумажном носителе осуществляется путем его распечатки на печатающих устройствах исключительно через систему ЭТРАН.
Подлинником электронных данных является файл в нужном формате, который включает в себя все необходимые реквизиты документа и ЭЦП уполномоченных лиц стороны, подписавшей этот документ, с положительным результатом проверки подлинности ЭЦП, произведенной программными средствами системы ЭТРАН, с использованием открытых ключей, зарегистрированных в установленном порядке.
|
|
|
В качестве даты и времени создания ЭЦП под электронными данными Стороны принимают дату и время, указанные в штампе времени под электронными данными с ЭЦП.
Приостановление обмена электронными данными производится:
При установлении несоблюдения одной из Сторон требований к обмену электронными данными и обеспечению информационной безопасности при обмене электронными данными, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
61
На основании письменного уведомления произвольной формы Стороной-инициатором другой Стороны не позднее четырнадцати календарных дней до приостановления обмена электронными данными. В уведомлении указываются причина, дата начала приостановления обмена электронными данными и срок приостановления обмена электронными данными. На основании уведомления произвольной формы одной из Сторон о компрометации закрытого ключа ЭЦП этой Стороны, то есть о свершении или подозрении на свершение события, которое Сторона-инициатор определяет как ознакомление неуполномоченным лицом (лицами) и (или) процессами с его закрытым ключом ЭЦП. Данное уведомление передается с использованием любых средств связи, которое позволяет достоверно установить, что уведомление передано и получено уполномоченными лицами Сторон (телефон, факс, и т.д.).
В течение двух календарных дней с момента установления факта компрометации закрытого ключа ЭЦП оригинал уведомления, составленный на бумажном носителе с подписями уполномоченных лиц и печатями, должен быть направлен Стороной-инициатором другой Стороне курьером или почтовым отправлением с уведомлением о вручении. Автоматически, по истечении срока действия, приостановлении действия или аннулировании УЦ сертификата ключа подписи одной из Сторон, а также истечении срока действия закрытого ключа подписи одной из Сторон.
Восстановление обмена электронными данными происходит в согласованный Сторонами срок на основании письменного уведомления Стороны-инициатора приостановления обмена электронными данными другой Стороны об устранении причин приостановления и готовности возобновить обмен электронными данными с приложением необходимых документов, в том числе подтверждающих устранение причин приостановления обмена электронными данными.
62
Сторона вправе расторгнуть Договор (отказаться от исполнения Договора) письменно уведомив об этом другую Сторону не позднее, чем за шестьдесят календарных дней до даты прекращения действия Договора.
Для того чтобы установить систему ЭТРАН необходимо выполнить следующие условия:
1. Заключить Договор об электронном обмене данными;
2. Заключить Договор о поставке комплекса программ автоматизированного рабочего места Клиента системы ЭТРАН с заполненной заявкой на подключение к СПД МПС ф.500у с ИВЦ;
3. Подготовить необходимые аппаратные, системные, сетевые и телекоммуникационные средства в соответствии с требованиями к системе;
4. Обучить персонал работать с данной системой.
Для подключения к системе ЭТРАН необходимо иметь следующие ресурсы: Персональный компьютер с характеристиками не хуже чем:
– Процессор Intel Pentium III с частотой 700 Mhz
– Оперативная память 128 Мбайт
– 50 Мбайт свободного места на жестком диске
– Видеоподсистема с разрешением не менее 800х600
– Принтер формата А4
– Операционная система Windows 98 SE или Windows 2000
– Подключение к сети Интернет с эффективной скоростью работы с узлом доступа к системе ЭТРАН не менее 14 400 бит/сек
63
Дата добавления: 2018-02-18; просмотров: 488; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!