Автоматизация формирования товарных документов, книг закупок и

Продаж, оборотных и инвентаризационных ведомостей, аналитических

Отчетов.

В соответствии с новыми национальными стандартами финансовой отчетности оперативно модифицируются бухгалтерские приложения Системы ПАРУС. Таким образом, для тысяч клиентов, работающих с этими программами, процесс перехода на новые формы отчетности будет осуществлен в ускоренные сроки. А одна из крупнейших в России (среди компаний-производителей программного обеспечения) региональная сеть Корпорации ПАРУС позволит переобучить специалистов по всей стране.

Прежде чем перейти к краткому описанию приложения "Бухгалтерский учет" стоит отметить, что оно может работать совершенно автономно (впрочем, как и большинство других приложений Системы).

"Бухгалтерский учет" - это приложение, построенное по проверенной временем и тысячами клиентов концепции работы автоматизированной бухгалтерии. Оно реализует все необходимые функции для эффективной и точной работы бухгалтерии, предоставления полной бухгалтерской отчетности, ведения учета для нужд управления предприятием и предоставления данных в вышестоящие организации для консолидированного учета.

Приложение "Бухгалтерский учет" поможет вести учет в национальной и иностранных валютах:

* основных средств и нематериальных активов;

* малоценных и быстроизнашивающихся предметов;

* товарно-материальных ценностей;

* расчетов с дебиторами и кредиторами;

* денежных средств на счетах;

* затрат на производство и других расходов;

* и при этом:

* детализировать учет по счетам расширенного аналитического учета до пятого порядка, а также по ряду вспомогательных признаков, определяемых самим пользователем;

* детализировать учет по материально-ответственным лицам и подразделениям предприятия, не являющимся самостоятельными балансовыми единицами;

* использовать для оценки материальных ценностей методы "Учетные цены", "Средние цены", "Партионный учет", "Учет по дате поступления", а также вести учет по складам и связанным с ними материально-ответственным лицам;

* рассчитывать амортизационные отчисления и проводить переоценку основных средств;

* проводить переоценку валютных активов и пассивов;

периодически контролировать результаты учета при помощи оборотных ведомостей;

* создавать платежные документы;

* формировать книги покупок и продаж;

* готовить нормативную отчетную документацию, а также отчеты любой формы и содержания.

Распоряжение на оплату представляет собой основание для подготовки банковского или кассового документа, который, в свою очередь, отрабатывается в журнале учета хозяйственных операций. Однако существует и другой вариант отработки, так как Система не требует обязательной электронной регистрации всех документов. Так, по "электронному" распоряжению об оплате может быть сформирован только "бумажный" документ. Тогда основанием для регистрации в Системе хозяйственной операции выступает само распоряжение об оплате.

Товарный отчет позволяет избежать регистрации в Системе отдельных документов по каждой хозяйственной операции. Например, в торговых залах магазина работа может вестись без выписки документов по каждой операции. В других случаях документы (счета, накладные и т.п.) выписываются, но не регистрируются сразу в Системе. После завершения рабочего дня (смены или иного периода) составляется товарный отчет, который регистрируется вручную или автоматизированно, например, в приложении логистики, а затем отрабатывается в учете при помощи бухгалтерского приложения Системы.

Входящее и исходящее авизо обеспечивают автоматизированный процесс передачи и отработки в учете данных о хозяйственных операциях внешних подразделений (филиалов) Вашей организации.

Финансовая выписка представляет собой выборку из журнала учета хозяйственных операций за некоторый период времени, сделанную по определенным правилам и поступающую в другие приложения Системы ПАРУС. Таким образом, пользователь приложения (например, логистики) получает возможность отследить прохождение отработки своих документов в бухгалтерском учете и перенести информацию из финансовой выписки в специализированные учетные регистры (например, в журнал платежей).

Данные в денежном выражении об остатках имущества и об обязательствах предприятия хранятся в Системе в регистре "Остатки средств по счетам". Информация в этом регистре хранится отдельно для каждого синтетического счета бухгалтерского учета, аналитического счета, подразделения балансовой единицы, а также по каждой валюте. Также в Системе имеются регистры "Остатки материальных ценностей", "Дебиторская/кредиторская задолженность" и "Инвентарная картотека". В этих регистрах ведется учет остатков: товарно-материальных ценностей, обязательств по отношению к дебиторам/кредиторам, основных средств. Однако эти регистры вторичны по отношению к регистру остатков средств по счетам и позволяют детализировать хранящуюся в нем информацию.

Остатки на начало первого с момента начала эксплуатации Системы учетного периода вводятся в Систему вручную. Остатки на конец очередного периода рассчитываются автоматизированно при его закрытии по данным об остатках на начало периода и об оборотах средств, материальных ценностей и обязательств. Затем эти остатки переносятся на начало следующего учетного периода.

Информация о движении средств, материальных ценностей и обязательств с дебиторами/кредиторами накапливается в регистре, который называется "Журнал учета хозяйственных операций".

Обработка и обобщение информации

Сбор и регистрация информации - это только одна из сторон бухгалтерского учета. Другая его сторона - обобщение информации, представление ее в форме, пригодной для отчета перед налоговыми органами, учредителями, акционерами или вышестоящей организацией, а также для анализа и принятия управленческих решений.

Оборотные ведомости

Оборотные ведомости используются в приложении как средство оперативного контроля финансового состояния предприятия, а также как удобный инструмент для поиска и исправления ошибок в бухгалтерском учете. Такая ведомость формируется за любой период времени между двумя произвольными датами.

Не выходя из оборотной ведомости, можно получить полный список хозяйственных операций, на основании которых сформировано та или иная строка ведомости, исправить любую из этих хозяйственных операций или сформировать новую хозяйственную операцию для исправления обнаруженной в учете ошибки.

В ведомости движения средств по счетам для каждого синтетического счета (отдельно для каждого подразделения балансовой единицы и вида валюты) отражаются обороты по дебету и кредиту, входящие и исходящие остатки как по бухгалтерской, так и по управленческой оценкам.

В ведомостях по аналитическим счетам, по корреспондирующим счетам и по дополнительным признакам эти обороты детализируются. Для оборотной ведомости по корреспондирующим счетам возможна группировка счетов по дебету или по кредиту, учет всех аналитических счетов или только определенных порядков, составление ведомости в разрезе определенных счетов, валют, подразделений балансовой единицы или специальных признаков и т.п.

И наконец, в ведомости по движению материальных ценностей отражаются остатки и обороты по счетам материального учета в разрезе материально-ответственных лиц и наименований товарно-материальных ценностей.

Распределение остатков и оборотов по счету на другие счета

На практике нередко бывает нужно отнести остатки или обороты по одному счету на несколько других счетов. Либо разнести единовременно понесенные затраты по разным месяцам. Либо и то, и другое. Например, стоимость коммунальных или арендных платежей можно распределить между подразделениями фирмы, а крупные расходы на участие в ежегодной выставке разнести по месяцам и направлениям деятельности.

Чтобы выполнить подобную операцию, достаточно задать правила распределения (счета формируемых проводок, коэффициенты распределения и разноска по месяцам), и по команде пользователя Система автоматически сформирует одну или несколько хозяйственных операций.

Отчеты

Приложение "Бухгалтерский учет" позволяет формировать большое количество разнообразных отчетов. Прежде всего, речь идет о стандартных документах, которые обязана готовить бухгалтерия любого предприятия: баланс предприятия, оборотный баланс, главная книга, кассовая книга, ведомости аналитического учета (журналы-ордера) и т.д.

Если подобных отчетов недостаточно, то можно сформировать отчеты любого вида и содержания, используя MicrosoftExcel или SeagateCristalReports, с которыми интегрируется Система.

Консолидация

Приложение "Консолидация" служит для накопления и анализа данных о финансово-хозяйственной деятельности структурных единиц предприятия, которые могут являться юридическими лицами или входить в предприятие на правах филиалов. Источником данных для приложения консолидированного учета являются данные бухгалтерского учета структурных единиц, подготовленные с помощью приложения 'Бухгалтерский учет"

Данные передаются в виде ордеров. В бухгалтерском приложении формируется исходящий ордер: он представляет собой выборку из журнала учета хозяйственных операций за некоторый период времени. Приложение консолидации, установленное в головной организации, принимает этот ордер как входящий.

Перечислим основные способы обмена ордерами между указанными выше приложениями Системы.

* Если приложения консолидации и бухгалтерского учета установлены на компьютерах, соединенных локальной вычислительной сетью, и оба приложения используют общую базу данных, то можно воспользоваться наиболее быстрым и удобным способом передачи при помощи специальной команды в разделе "Исходящие ордера" бухгалтерского приложения. Если затем войти в раздел "Входящие ордера" приложения консолидации, то там сразу появится запись о полученном ордере. Именно первый вариант передачи ордеров наиболее удобен в головной организации, где ведется самостоятельный бухгалтерский учет и консолидация бухгалтерского учета.

Если приложения консолидации и бухгалтерского учета установлены, но полностью изолированных друг от друга компьютерах, то надо применить стандартное средство Системы: файловый экспорт/импорт. При этом промежуточным "хранилищем" информации надо задавать съемный магнитный носитель, например, дискету. Отметим, что при помощи файлового экспорта/ импорта можно быстро передать ордера между приложениями, установленными на компьютерах, которые соединены ЛВС, но не используют общую базу данных. При этом в качестве промежуточного "хранилища" информации можно указать общедоступный каталог жесткого диска сервера ЛВС.

В каждом ордере указано, от какой организации он поступил. Более того, при дальнейшей обработке всегда сохраняется информация, указывающая организацию - источник информации. Поэтому консолидированную информацию можно получить для каждой организации (филиале) раздельно, по произвольным группам и обобщенную для всех организаций.

Приложение "Консолидация" (см. рис. 3) организовано аналогично приложению "Бухгалтерский учет", что позволяет быстро освоить его пользователю, знакомому с бухгалтерским приложением, и обеспечивает сходные функции в части финансового учета:

* Ведение консолидированных журналов хозяйственных операций, остатков средств по счетам и дебиторской-кредиторской задолженности.

* Переоценка валютных активов и пассивов. Расчет остатков средств на счетах и остатков по взаиморасчетам с дебиторами/кредиторами, которые переносятся на начало следующего учетного периода.

* Формирование консолидированных оборотных ведомостей по счетам, аналитическим счетам, корреспондирующим счетам, дополнительным признакам.

* Формирование консолидированной главной книги и ведомостей аналитического учета предприятия.

* Подготовка самых разнообразных консолидированных отчетных документов.

Приложение "Консолидация" обеспечивает также:

* взаимоисключение расчетов между филиалами компании;

* сверку данных на основании консолидированной главной книги и отчетности бухгалтерий отделений.

Современная система консолидации бухгалтерского учета должна обеспечивать гибкие средства согласования планов счетов отдельных организаций (филиалов) с планом счетов консолидации, которые, вообще говоря, могут попарно отличаться друг от друга. Система ПАРУС в полной мере отвечает этому требованию. Она обеспечивает такую согласованность при помощи механизма счетов соответствия, устанавливающего, в простейшем случае, для каждого счета консолидированного учета номер соответствующего счета для каждой организации.

Основное направление в определении логистики связано с функциональным подходом к товародвижению, то есть управлением всеми физическими операциями, которые необходимо выполнять при доставке товаров от поставщика к потребителю.

Логистика - это планирование, управление и контроль поступающего на предприятие, обрабатываемого там (если это производственное предприятие) и покидающего это предприятие потока материальной продукции (материалов, сырья и т.п.) и соответствующего ему информационного потока с целью оптимального, например, с точки зрения получения прибыли, ускорения движения материальных ресурсов и товаров внутри и вне предприятия. Важнейший аспект логистики - возможность влиять на стратегию и тактику работы предприятия и на создание новых конкурентных преимуществ для фирмы на рынке, то есть на ее конечные цели.

Логистика имеет несколько функциональных областей или, другими словами, имеется несколько видов логистики: закупочная, запасов и сбытовая. Соответственно в логистической цепи, то есть пути, по которому проходят товарный и информационный потоки от поставщика до потребителя, выделяются следующие главные звенья: закупка товаров, их хранение и реализация.

Факторами, обуславливающими бурное развитие логистики в настоящее время является:

* Усложнение (а для России - установление и развитие в условиях кризиса) системы рыночных отношений и повышение требований к качественным характеристикам процесса распределения.

* Создание гибких (перенастраиваемых) закупочно-сбытовых и производственных систем.

* Унификация правил и норм по поставке товаров в национальных рамках и во внешнеэкономической деятельности.

* Технический прогресс в средствах связи и автоматизации. И, как следствие, использование в управлении хозяйственной практикой предприятий электронно-вычислительной техники и экономических программных продуктов (систем).

Закупки, склад, реализация

В процессе управления закупками и реализацией товаров в Системе формируются два встречных информационных потока - о товарах и финансах. Каждый из этих потоков имеет плановую и фактическую составляющую. Система обеспечивает план-факт-контроль и анализ логистического потока.

Для оперативного контроля и анализа равнодействующей этих потоков по каждому контрагенту они сводятся вместе в лицевом счете. Важной функцией подобного счета является контроль получения/отпуска товаров, а также отправки/получения денежных средств в соответствии с установленными графиками поступления/отпуска товаров и платежей. Этот контроль осуществляется по трем группам сумм, совокупность которых отражает полную картину состояния взаимных расчетов с контрагентом:

* Суммы по графику - формируются на основании графиков поступления/отпуска товаров и платежей по лицевому счету. Эти суммы отражают заранее оговоренные и согласованные с контрагентом объемы и периоды поступления/отпуска товаров и осуществления платежей.

* Плановые суммы - формируются на основании плановых товарных документов (распоряжений на отгрузку товаров, плановых приходных ордеров и т.п.) и плановых платежей, а фактические суммы - на основании фактических товарных документов (накладных на отпуск товаров, фактических приходных ордеров и т.п.) и фактических платежей.

Плановые и фактические суммы отражают оперативную информацию по лицевому счету об ожидаемых и совершенных поступлениях/отгрузках товаров, а также об ожидаемом и фактическом поступлении/ отправке денежных средств. На основании этих сумм автоматически формируются исходящий плановый и фактический остатки по лицевому счету, отрицательные значения которых указывают на плановую и фактическую задолженность контрагента по отношению к Вашей организации, а положительные - на задолженность организации контрагенту.

Лицевой счет содержит также сумму лимита кредита, которая предоставляется покупателю для оплаты закупок товаров. Если покупатель исчерпал сумму, внесенную для оплаты закупок (при этом исходящий остаток становится отрицательным), то он может закупать товары в счет лимита кредита. Превышение лимита кредита допускается, но при этом Система предупреждает о подобной ситуации.

Исходные данные лицевого счета формируются вручную или на основании этапа договора. Учет и контроль исполнения взаимных обязательств сторон, возникающих после заключения контрактов на покупку и продажу товаров, ведется при помощи договоров, каждый из которых содержит список этапов, которые, в свою очередь, характеризуются графиками поступления (отпуска) товаров и платежей. При регистрации этапа договора в Системе автоматически формируется лицевой счет контрагента. Кроме того, на основании этапа договора можно сформировать любой из документов, связанных с его исполнением: приходный ордер, счет на оплату, распоряжение на отгрузку потребителю, накладную на отпуск потребителю, плановый платеж и фактический платеж, приходную накладную и т.п.

В договоре автоматически формируются три группы сумм (аналогичных суммам лицевого счета), совокупность которых отражает полную картину состояния взаимных расчетов с контрагентом по данному договору.

Таким образом, функции регистрации, контроля и анализа логистического потока сконцентрированы в лицевом счете (для отдельного контрагента) и/или в договоре.

Функции приложений логистики

Все приложения логистики обеспечивают учет товаров по партиям с точностью до модификаций и упаковок.

Приложение "Закупки" обеспечивает учет (формирование):

* Заявок на приобретение товаров от подразделений предприятия.

* Планов закупки товаров и заказа работ на основании заявок подразделений.

* Договоров с контрагентами, оперативное отслеживание выполнения договоров.

* Приходных накладных, входящих счетов-фактур и актов о выполнении работ.

* Приказов на принятие товарно-материальных ценностей (ТМЦ), приходных ордеров и актов рассогласования.

* Финансовых и материальных транзакций по расчету с поставщиками в разрезе лицевых счетов и договоров.

* Товарных отчетов о приобретении товаров и выполнении работ.

* Отчетов о различных аспектах работы, связанных с закупками - сводных или в разрезах по товару, группе товаров, контрагенту, договорам, лицевым счетам, налоговым группам и т.п.: о закупках за период, баланс расчетов с контрагентами, о приходе товаров; а также о внесенных заявках, их утверждении и выполнении (в разрезах подразделений, товаров и т.п.), о планах закупок, их утверждении и выполнении (в разрезах направлений финансирования, подразделений, товаров и т. п.

Приложение "Склад" - это:

* Автоматизация всех учетных операции по приходу и отпуску товаров.

* Ведение единых карточек складского учета.

* Учет приходных ордеров и актов недостачи.

* Учет расходных накладных.

* Учет накладных на внутреннее перемещение товара (между складами предприятия и внутри склада между материально-ответственными лицами).

* Поддержка комплектов товаров и учет накладных на комплектование/разукомплектование товара.

* Учет актов списания.

* Формирование товарных отчетов на основании данных о перемещении товаров.

* Учет инвентаризационных описей и генерация актов рассогласования.

* Формирование отчетов о товарных запасах (по складам, по товарам, группам товаров, партиям, модификациям и т.п.).

Приложение "Реализация" - инструмент управления торговыми операциями для:

* Ведения учета номенклатуры и цен реализации товаров и услуг. Цена реализации зависит от многих факторов, например: склада, вида оплаты (наличная, безналичная и пр.), вида отгрузки (самовывоз, транспортом продавца и пр.).

* Перерасчета цен в прайс-листах.

* Выписки счетов на оплату товаров и услуг с учетом скидок, наценок и налогов и контроль их оплаты.

* Контроля количества свободного товара при выписке счета с учетом ранее выписанных счетов и накладных.

* Резервирования и снятия товара с резерва.

* Формирования накладных на отпуск товара на основании счетов.

* Формирования исходящих счетов-фактур для покупателей.

* Ведения учета расчетов с покупателями в разрезе лицевых счетов в журналах финансовых и материальных транзакций.

* Формирования товарных отчетов о реализации услуг.

* Формирования отчетов о деятельности, связанной с реализацией, - в разрезе контрагентов, потребителей и т.п.: о реализации товаров и услуг, потребителям или в подразделения; о возврате товаров - сводный, от потребителей, из подразделений; о прибыли и рентабельности и другие.

Приложения логистики обеспечивают также:

* прогнозирование объема закупок и продаж;

* учет накладных расходов при движении товара;

* проведение взаимозачетов между поставщиками и потребителями товаров;

* анализ товарооборота.

Все приложения логистики обеспечивают многовалютный учет.

В рамках логистики в Системе реализован персональный ситуационный центр, который служит средством анализа товарных потоков (в разрезе групп и партий товаров с возможностью детализации до каждого наименования товара) и предназначен для оценки текущего состояния компании. Для анализа используются первичные документы и агрегированные данные различных учетных регистров.

Управление персоналом

Вся работа, связанная с персоналом, обеспечивается модулями (АРМ) "Учет персонала", "Табельный учет рабочего времени" и "Расчет заработной платы", которые по своим функциональным возможностям полностью удовлетворяют потребностям кадровой службы и планово-экономического отдела (в части управления персоналом) предприятия и его подразделений по расчету заработной платы.

Фундаментальным свойством этих модулей является обеспечение тесной связи процессов кадрового учета, учета труда и расчета заработной платы, которые находятся, как правило, в компетенции разных подразделений предприятия.

В модуле учтена отраслевая специфика хозрасчетных предприятий и бюджетных учреждений (медицина, образование, наука, культура и т.п.) по управлению кадрами.

В части учета персонала обеспечивается:

* Учет штатного расписания - структурных подразделений и должностей. Каждая должность тарифицируется - составляется фонд заработной платы должности, содержащий оклад (по разряду ЕТС, месячный, почасовой) и надбавки.

* Учет сведений о сотрудниках - в объеме, соответствующем типовой форме Т-2, а также дополнительных данных.

* Учет сведений об исполнении сотрудниками должностей.

Сотрудник может исполнять должность как основной, временный, сверхштатный работник, внешний или внутренний совместитель. Формируется фонд заработной платы (фонд заработной платы должности корректируется в соответствии с индивидуальными особенностями сотрудника). Система проводит контроль соответствия фонда заработной платы исполнения сведениям о сотруднике и учетным данным исполняемой им должности.

* Выполнение действий по кадровым перемещениям и изменениям в штатном расписании, формирование отчетности. В процессе повседневного учета выполняются: ввод в штатное расписание новых подразделений и должностей, прием на работу, увольнение и кадровые перемещения сотрудников: перевод на другую должность, совместительство, заместительство, совмещение профессий, исполнение обязанностей и т.д.

* Формирование и учет приказов по сотрудникам и штатному расписанию.

Табельный учет использования рабочего времени подразумевает: раздельное ведение табелей учета рабочего времени по внутренним структурным подразделениям; автоматическое формирование табелей в соответствии с индивидуальным рабочим календарем сотрудника и основаниями для оплаты (больничными листами, отпусками и т.п.).

Модуль "Расчет заработной платы" обеспечивает расчеты:

* Заработной платы по каждой исполняемой сотрудником должности.

* Расчет может выполняться индивидуально или массово, включать произвольный набор выплат и удержаний, полагающихся сотруднику по исполняемой должности. Расчет ведется с учетом норм рабочего времени, заданных в графике работ исполняемой должности, и табеля учета рабочего времени. Данные из табеля можно фильтровать, отбирая их по классификационным признакам (ночные, сверхурочные и т.д.).

* Окладов (почасовых и тарифных), надбавок (процентных и в виде увеличения разрядов ЕТС к окладу). При расчете используются тарификационные данные из фонда заработной платы исполняемой должности.

* Авансов, доплат, премий, пособий на детей и т.п. с учетом индексации суммы на величину районного или иного коэффициента, определяющего особый характер местных условий.

* Выплат из среднего заработка - отпусков, пособий по временной нетрудоспособности, по уходу за ребенком и т.п.

* Удержаний по исполнительным листам и по кредиту, подоходного налога, пенсионных, профсоюзных и других взносов. Расчет ведется с учетом ранее рассчитанных по другим исполнениям выплат и удержаний. Подоходный налог может рассчитываться сразу в нескольких исполняемых должностях (или несколько раз, но с разной налогооблагаемой базой). Настройка позволяет установить правильное взаимодействие таких налогов. При расчете подоходного налога и пенсионного взноса можно отдельно учесть суммы, подлежащие льготному налогообложению (северные надбавки, районные коэффициенты и т.п.). Расчет алиментов выполняется с учетом районного коэффициента получателя.

* А также "переходящих копеек" и "долга по округлению".

В ходе расчета заработной платы проводится учет перечислений в банк и депонентов.

При этом ведется учет карточек депонентов и перечислений, с возможностью отработки в бухгалтерском учете соответствующих хозяйственных операций и формирования платежных документов. Предусмотрен инструмент для анализа состояния расчетов по депонентам и перечислениям - оборотная ведомость.

В результате проведения расчета заработной платы формируются и могут быть распечатаны:

* Расчетно-платежные и сводные ведомости, а также платежные документы на основе этих ведомостей.

* Система показывает распределение проходящих по ведомости сумм по набору аналитических признаков "подразделение - категория персонала - вид исполнения", по фондам и статьям целевых расходов.

* Ордера - произвольно настраиваемые своды проводок по оплате труда. Подобные ордера могут быть отработаны в бухгалтерском учете.

* Лицевые счета (текущие и архивные) и расчетные листы; ведомости отпусков, больничных листов и пособий; отчетные формы и реестры.

Администрирование Системы

Система имеет набор специальных средств для общей настройки и сопровождения. Подобные функции осуществляются при помощи модуля "Администратор", который обеспечивает:

* логическое разбиение базы данных на независимые части;

* ведение списка пользователей Системы, разграничение прав доступа этих пользователей к ее ресурсам;

* оптимизацию работы Системы;

* общесистемный мониторинг;

* а также выполнение других служебных функции.

Логическое разбиение базы данных позволяет "сымитировать" наличие нескольких независимых физических баз. Благодаря этой возможности Вы сможете попеременно работать с данными нескольких предприятий, находясь на одной рабочей станции, простым перезапуском сеансов работы без выхода из прикладного модуля, а для словарей с нормативо-справочной информацией - даже не выходя из раздела Системы! Информацию определенных словарей можно сделать общей сразу для нескольких организаций, что особенно удобно при консолидации данных.

Современная система, рассчитанная на одновременное использование сразу многими пользователями, не может обходиться без мощных средств разграничения прав доступа. Система ПАРУС в полной мере отвечает этому требованию, обеспечивая многоуровневое разграничение прав по доступу к:

* модулям,

* логическим частям базы данных,

* разделам Системы,

* функциям, которые можно выполнить в разделе (например, добавлению новой информации, ее исправлению или удалению),

* отдельным записям базы (например, по условию "запретить просмотр документов, сумма которых превышает заданную, или документов с особыми пометками).

Общая совокупность прав пользователя складывается из возможностей, связанных с определенными ролями, зарегистрированными в Системе, и отдельно присваиваемых индивидуальных прав. Применение концепции ролей позволяет проводить групповое изменение прав сразу всех пользователей, связанных с "исправляемыми" ролями.

Средства оптимизации позволяют увеличить производительность Системы в ходе ее эксплуатации при помощи специальных действий со статистиками, индексами и вторичными ключами таблиц базы данных - это значительно проще и надежнее сделать в модуле "Администратор", чем с использованием средств ORACLE.

Общесистемный мониторинг (аппарат отслеживания событий) дает возможность без снижения производительности работы выяснить, кто выполнил ту или иную операцию в Системе. Подобный мониторинг является эффективным средством для выявления пользователя, выполнившего некорректное действие.

Нужна ли автоматизация?

Использование информационных систем для управления предприятием делает любую компанию более конкурентоспособной за счет повышения ее управляемости и адаптируемости к изменениям рыночной конъюнктуры. Подобная автоматизация позволяет:

* Повысить эффективность управления компанией за счет обеспечения руководителей и специалистов максимально полной, оперативной и достоверной информацией на основе единого банка данных.

* Улучшить делопроизводство при помощи оптимизации и стандартизации документооборота, автоматизации наиболее трудоемких его процедур.

* Снизить расходы на ведение дел за счет автоматизации процессов обработки информации, регламентации и упрощения доступа сотрудников компании к нужной информации. Изменить характер труда сотрудников, избавляя их от выполнения рутинной работы и давая возможность сосредоточиться на профессионально важных обязанностях.

* Обеспечить надежный учет и контроль поступлений и расходования денежных средств на всех уровнях управления.

* Руководителям среднего и нижнего звеньев анализировать деятельность своих подразделений и оперативно готовить сводные и аналитические отчеты для руководства и смежных отделов.

* Повысить эффективность обмена данными между отдельными подразделениями, филиалами и центральным аппаратом.

* Гарантировать полную безопасность и целостность данных на всех этапах обработки информации. И многое другое.

На основании опыта, накопленного Корпорацией ПАРУС, выработаны следующие принципы:

* Автоматизация - не самоцель, а целенаправленная перманентная деятельность по рационализации и оптимизации организационно-штатной структуры предприятия и его бизнес-процессов, информационная поддержка связанных с этим мероприятий.

* Система автоматизации не должна навязывать свои правила выполнения работ. Она призвана обеспечивать поддержку принятой на предприятии и отвечающей его нуждам технологии.

* Автоматизация дает значительно больший эффект при комплексном подходе. Частичная автоматизация отдельных рабочих мест или функций способна решить лишь очередную "горящую" проблему. Однако при этом возникают и отрицательные эффекты: не снижаются, а порой даже увеличиваются трудоемкость и затраты на содержание персонала; не устраняется несогласованность работы подразделений.

Поэтому настоятельно рекомендуется комплексное решение проблем с выходом на единую информационную базу предприятия. Проектирование отдельных подсистем сразу ведется в расчете на функционирование в составе единой Системы.

 

                                                                                  

 

44.Современные программы учета заработной платы, их функциональныевозможности.

Наиболее полно учёт и расчёт заработной платы автоматизирован в программе “1С:Зарплата и Кадры”. Именно в ней реализованы различные виды начислений и удержаний из заработной платы. Такая программа подходит организациям со сложной системой оплаты труда.

Однако есть и другой вариант. Часто в небольших организациях для ведения бухгалтерского и налогового учёта уже используется программа “1С:Бухгалтерия”. При наличии на фирме небольшого штата и несложной системы оплаты труда учёт заработной платы вполне можно вести в типовой версии программы “1С:Бухгалтерия 7.7”.

Основные возможности при учёте оплаты труда в типовой конфигурации “1С:Бухгалтерия 7.7 редакция 4.5”.

Кадровый учёт с ведением основных документов:

приказ о приёме на работу;

приказ о кадровых изменениях;

приказ об изменении окладов;

приказ об увольнении.

Начисление заработной платы по видам:

основная заработная плата;

дополнительные виды доходов.

Учёт удержаний из заработной платы:

по исполнительным листам;

НДФЛ.

Начисления на фонд оплаты труда (учёт ЕСН)

Формирование отчётности:

налоговая карточка 1-НДФЛ;

справка о доходах физического лица 2-НДФЛ;

индивидуальная карточка учёта ЕСН;

декларация по страховым взносам в ПФР;

декларация по единому социальному налогу;

отчёт об использовании сумм страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве;

расчётная ведомость по средствам ФСС РФ (форма 4-ФСС РФ);

страховые взносы ФСС по временной нетрудоспособности (форма 4а-ФСС РФ).

Налоговый учёт:

формирование регистров налогового учёта.

Перед началом ведения учёта оплаты труда необходимо настроить программу через Константы (пункт меню Операции) или через меню Сервис ® Общая настройка.

Необходимо настроить приведённые ниже показатели и значения.

Районный коэффициент (не путать с северной надбавкой!). Формат заполнения следующий: например, при значении 15 % (повышении) заполняется 1.15.

Предел вычетов для расчёта НДФЛ — 20 000 руб. (осуществляется только через Константы).

Учёт заработной платы ведётся во внешней программе — “нет” (т. е. галочку не ставить) (в Общих настройках).

Использовать регрессивную шкалу ставок ЕСН (“да” или “нет”) — через Константы.

Предоставляется ли организации льгота по уплате ЕСН согласно п. 1.2 ст. 239 НК — через Константы.

Напоминаем, что согласно этому пункту от уплаты налога освобождаются общественные организации инвалидов; учреждения, созданные для достижения образовательных, культурных, лечебно-оздоровительных, физкультурно-спортивных, научных, информационных и иных социальных целей (подробнее см. Налоговый кодекс РФ).

Использовать регрессивные тарифы страховых взносов в ПФР — значения “да” или “нет” — через Константы.

Рассмотрим основные положения по учёту оплаты труда в конфигурации в соответствии с перечисленными возможностями.

Кадровый учёт

Кадровые данные подробно заполняются по каждому сотруднику в справочнике “Сотрудники” или в документе “Приказ о приёме на работу”. При приёме нового сотрудника достаточно ввести данные только в документ “Приказ о приёме на работу”, и они автоматически скопируются в справочник “Сотрудники”.

Флажок “Сотрудник является налоговым резидентом” определяет ставку и порядок расчёта НДФЛ. Доходы резидентов облагаются по ставке 13 %, нерезидентов — по ставке 30 %. К физическим лицам — налоговым резидентам Российской Федерации относятся физические лица, фактически находящиеся на её территории не менее 183 дней в календарном году.

Реквизит “Вычет на одного ребёнка” указывает сумму стандартного налогового вычета на одного ребёнка, предоставляемого при начислении НДФЛ (300 руб., если ребёнка воспитывают двое родителей, и 600 руб., если ребёнка воспитывает один родитель и годовой доход работника нарастающим итогом не достиг 20 000 руб.).

Напомним, что при вводе данных необходимо заполнять все поля для правильности дальнейших расчётов и заполнения отчётности. Особое внимание необходимо обращать на периодические реквизиты, ставя нужную дату при вводе новых реквизитов или изменении имеющихся. Надо отметить, что документ “Приказ о кадровых изменениях” даёт возможность бухгалтеру нагляднее видеть и своевременно отражать в соответствующих операциях изменения по личному составу. Ранее такие изменения по сотруднику можно было производить только вручную и видеть их через историю реквизитов. Документ “Приказ об увольнении” имеет достаточно упрощённый вид: программа предлагает выбрать сотрудника и дату, когда он был уволен. В окне формы документа есть строка “Комментарий” — это комментарий для бухгалтера, в приказ такие данные не попадают. Основание увольнения придётся вводить вручную на экране непосредственно в форме документа перед его распечаткой (но данные не сохранятся в памяти) либо прямо в распечатанном документе.

Печатные формы приказов Т-1, Т-5, Т-8, начиная с релиза программы 459, приведены в соответствии с новыми унифицированными формами, утверждёнными постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1.

Начисление заработной платы

Редакция 4.5 даёт возможность начисления оплаты труда по видам начислений, что существенно увеличивает аналитичность расчётов. Справочник “Виды начислений” позволяет самостоятельно заносить используемые виды начислений, указывая код дохода в соответствии со списком, утверждённым приказом МНС России от 01.11.2000 № БГ-3-08/379, а также определить с каждого вида начислений взимаемые налоги.

Для того чтобы отразить доход, не облагаемый НДФЛ, следует указать вид начисления, соответствующий доходу с кодом 0000 “Доходы, освобождаемые от налогообложения в соответствии со ст. 217 НК РФ”.

Для правильного расчёта НДФЛ важна хронологическая последовательность ввода регламентных документов в информационную базу. В частности, документ “Начисление зарплаты” следует вводить перед документом “Закрытие месяца”.

Подробнее последовательность ввода регламентных документов описана в Путеводителе по конфигурации, в разделе “Формирование финансовых результатов” (меню Сервис ® Путеводитель).

Для каждого вида начислений должен формироваться отдельный документ “Начисление заработной платы”. Бухгалтерские проводки формируются в соответствии с указанными в справочнике “Сотрудники” данными (для основной заработной платы) или вводятся самостоятельно в ведомости.

Таким образом, бухгалтер может вводить больничные, премии, отпускные и прочие виды начислений с соответствующими бухгалтерскими корреспонденциями. Расчёт, однако, по этим и другим видам начислений придётся производить вручную.

Выплата заработной платы производится отдельным документом “Выплата заработной платы” с формированием платёжной ведомости. Кроме того, выплату можно производить и через кассу по расходным кассовым ордерам.

Учёт удержаний из заработной платы

Основным видом удержаний является налог на доходы физических лиц. Расчёт данного налога в программе реализован достаточно полно. НДФЛ рассчитывается по ставкам 13 %, а также 6 % (дивиденды) и 35 % (материальная выгода).

При вводе данных на нового сотрудника или с момента начала ведения учёта в программе пользователю необходимо правильно выставить в ней дату начала исчисления налогов — это дата приёма на работу.

Пример

Сотрудник Петренко принят на работу 09.08.04. Он пользуется льготой при исчислении НДФЛ как физическое лицо — 400 руб., а также имеет одного ребёнка (300 руб). Оклад сотрудника — 4000 руб. Доход с начала года (с предыдущего места работы) составил 15 000 руб.

При вводе данных в справочник “Сотрудники” на закладке Начальные данные необходимо поставить дату начала учёта налогов в программе — 09.08.04.

Дата 31.07.04 приведёт ко льготам в сумме 1400 руб (400 + + 300) 5 2, т. е. двойным льготам), и соответственно сумма НДФЛ будет рассчитана неверно. Доход с начала года также проставляется для учёта возможности применения льгот по НДФЛ.

Для учёта доходов сотрудников предназначен программный счёт ДФЛ (“Доходы физических лиц”), который имеет субсчета: ДФЛ.1 “Доходы, относящиеся к деятельности, не облагаемой ЕНВД” и ДФЛ.2 “Доходы, относящиеся к деятельности, облагаемой ЕНВД”.

По счёту можно стандартным способом сформировать отчёт. Обороты по счёту ДФЛ определяют базу для расчёта НДФЛ и налогов с ФОТ. Движение по счёту автоматически происходит при проведении документа “Закрытие месяца”.

Прочие удержания (например, удержания по исполнительным листам) производятся через ручные операции или через созданные типовые операции. Расчёт производится вручную.

Учёт единого социального налога

Ставки налогов по ЕСН и ФСС можно просмотреть и заполнить в справочнике “Налоги и отчисления” (меню Справочники ® Налоги). В этом же справочнике можно заполнить реквизиты налогов для заполнения платёжных поручений по перечислению налогов.

Расчёт ЕСН и формирование бухгалтерских проводок производится через документ “Закрытие месяца”. Бухгалтерские проводки формируются по каждому сотруднику и виду налога.

Ещё раз отметим, что если в справочнике “Виды начислений (выплат)” бухгалтер не отметил какое-то начисление (например, больничный лист) как базу для расчёта ЕСН, то налог с этого начисления не будет рассчитываться.

В бухгалтерском учёте ЕСН и взносы в ПФР отражаются проводками с кредита счетов 69-2-1, 69-2-2 или 69-2-3 в дебет счетов учёта соответствующих затрат.

Чтобы при проведении документа “Закрытие месяца” исчисление ЕСН и взносов в ПФР производилось в соответствии с описанной методикой, в константе “Порядок исчисления ЕСН” укажите “2” (меню Операции ® Константы). Надо отметить, что приказ Министерства РФ по налогам и сборам от 01.02.02 № БГ-3-05/49 “Об утверждении формы расчёта по авансовым платежам по единому социальному налогу и Порядка её заполнения” (утв. приказом МНС России от 26.03.03 № БГ-3-05/ 134), на который ссылается программа “1С:Бухгалтерия”, не действует.

Формирование отчётности

Новые формы отчётности по налогу на доходы физических лиц, утверждённые приказом МНС России от 31.10.03 № БГ-3-04/ 583, реализованы в программе начиная с релиза 454. Формы отчётности по НДФЛ можно просмотреть через справочник “Сотрудники”. Поля, выделенные жёлтым цветом, редактируются вручную. Поля, выделенные зелёным цветом, не подлежат редактированию. Там же можно просмотреть индивидуальную карточку по учёту ЕСН.

Отчётность для сдачи в МНС и фонды формируется через меню Отчёты ® Регламентированные.

Налоговый учёт

Для реализации налогового учёта по оплате труда и отчислениям реализовано два документа:

расходы на оплату труда;

начисление налогов.

Документы формируются автоматически по данным бухгалтерского учёта после закрытия месяца через меню Налоговый учёт ® Регламентные операции.

Кнопка Заполнить автоматически заполняет поля в данных документа. Документ “Начисление налогов” автоматически заполняет налоги по ЕСН, ФСС и ПФР. Остальные налоги (на имущество, на прибыль и пр.) заполняются вручную.

Сами регистры налогового учёта формируются через меню Налоговый учёт ® Регистр учёта хозяйственных операций. Это регистр учёта расходов на оплату труда и регистр учёта налогов, включаемых в состав расходов. Расходы по оплате труда могут включаться и в некоторые другие регистры, например регистр учёта прямых расходов на производство.

В заключение хотелось бы отметить, какие возможности по учёту оплаты труда не предусмотрены в программе “1С:Бухгалтерия”.

Нельзя вести штатное расписание. Расчёт отпускных, больничных, сверхурочных, алиментов необходимо производить вручную. Наконец, типовые операции не настроены на расчёт начислений и удержаний из заработной платы.

 

                                                                                               

 

45.Назначение и общая характеристика АРМ учета заработной платы. Состав

решаемых задач, информационные взаимосвязи с другими задачами АИС

предприятия.

Автоматизация учета заработной платы является одним из важнейших аспектов автоматизации бухгалтерского учета. Цель данной курсовой работы звучит как «Организация АРМ бухгалтера по заработной плате». В рамках данной цели выполняется следующий ряд задач: Раскрыть общую характеристику возможностей используемой на предприятии компьютерной бухгалтерской программы. Охарактеризовать технологию ведения справочников условно-постоянной информации по участку учета заработной платы. Описать организацию первичного учета. Описать синтетический и аналитический учет Найти пути совершенствования организации автоматизированного бухгалтерского учета Рассчитать экономическую эффективность автоматизации учета Объектом исследования данной курсовой работы является КОГУП «Кировлес», периодом исследования для экономической характеристики предприятия является 2008-2010 гг., а для характеристики состояния автоматизированного учета на участке по оплате труда февраль 2010 года. Широкое внедрение в практику персональных компьютеров привело к возможности создания АРМ бухгалтеров. С их помощью выполняются значительно быстрее и надежнее расчетные и другие технические операции, автоматизировано получение бухгалтерских регистров оборотного (оборотно-сальдового) баланса. С помощью компьютера в бухгалтерии значительно облегчается решение информационно-поисковых задач, упрощается работа по подготовке, составлению и распечатке первичных документов. Использование компьютеров привело к созданию и распространению различных бухгалтерских программ. В настоящее время используются, как комплексные программы по учету, так и программы по учету отдельных объектов, например, такие как 1С. Широкое использование средств вычислительной техники привело к появлению новых приемов и способов организации учета. Разработаны машиноориентированные формы бухгалтерского учета. Отличительной их особенностью является возможность составления в автоматическом режиме машинограмм, обобщающих учетную информацию в разрезах, необходимых для управления, контроля, анализа и составления бухгалтерской отчетности. В настоящее время происходит быстрое оснащение организаций компьютерами. Они позволяют накапливать данные как непосредственно в учетных регистрах (карточках, свободных листах и др.), так и на машинных носителях информации (например, на жестком диске, дискетах). Относительная простота освоения и эксплуатации позволяют использовать компьютеры в качестве персональной техники, оснащать ими бухгалтеров и на их основе создавать автоматизированные рабочие места (АРМ) бухгалтера. Одним из обязательных условий автоматизации и учета является наличие программы регистрации и обработки бухгалтерских данных. Они включают разработку технологий автоматизированного получения и обработки информации, в их числе: Первичные документы, приспособленные к их автоматизированной обработке; Документооборот, рассчитанный на обработку учетных данных на компьютерах; Коды; Отчетные разработки, получаемые автоматически; Программы работ вычислительной техники; Технологические и инструментальные карты, формализующие порядок выполнения работ на всех этапах технологического процесса обработки информации, включая использование полученных машинограмм. При этом программы обработки бухгалтерской информации должны быть адаптированы к правилам ведения бухгалтерского учета. Это относится к представлению бухгалтерских регистров в удобном для чтения виде, невозможность несанкционированных исправлений в записях и др. Организации самостоятельно выбирают формы и методы бухгалтерского учета исходя из объема учетных работ, наличия вычислительной техники и других условий. Они могут не только использовать рекомендованные формы, но и разрабатывать свои, включая формы бухгалтерских регистров, программа регистрации и обработки информации. Вместе с тем они должны соблюдать общие методологические принципы, установленные в централизованном порядке, а также технологию обработки учетных данных. С переходом к прогрессивным формам учета кардинально меняются характер и содержание бухгалтерской работы, сокращается удельный вес технических процессов, основанных на ручном труде. Главными для учетного персонала становятся функции организаторов процесса обработки экономической информации. В данной курсовой работе мы рассмотрим автоматизацию учета заработной платы в КОГУП «Кировлес» с помощью индивидуально разработанного комплекса 1С по автоматизации учета заработанной платы. 1. Анализ бухгалтерской информационной системы (БИС) на КОГУП «Кировлес» 1.1 Общая характеристика возможностей используемой на предприятии компьютерной бухгалтерской программы Объектом исследования данной курсовой работы является Слободской лесхоз-филиал КОГУП «Кировлес». За период с 2008 по 2010 год выручка от продажи продукции выросла с 33227 тыс. руб. до 41600 тыс. руб., также себестоимость выросла с 27881 тыс. руб. до 39509 тыс. руб., таким образом, видно, что рост себестоимости более значителен, нежели рост выручки от продаж. Чистая прибыль от продаж увеличилась на 4%. За 3 года уменьшилось количество работников в КОГУП «Кировлес» на 10 человек. КОГУП «Кировлес»действует на основании устава. КОГУП «Кировлес»занимается следующими видами деятельности: ведение лесного хозяйства Лесоводство Лесозаготовка и лесопиление (пиловочник хвойных пород, балансы, фанкряж, дрова) Рациональное использование, охрана, защита лесного фонда воспроизводство лесов В ходе осуществления производственной деятельности предприятия регистрация хозяйственных операций производится бухгалтерской службой КОГУП Кировлес Слободского филиала, численность которой составляет 4 чел. В КОГУП Кировлес сложилась линейная структура бухгалтерии: все работники бухгалтерии подчиняются непосредственно главному бухгалтеру. Организационная структура бухгалтерии представлена на рисунке 1. Рисунок 1 – Организационная структура бухгалтерской службы предприятия Должностные обязанности распределены следующим образом: * главный бухгалтер – отвечает за формирование учетной политики организации, ведет учет по налогам, занимается составлением бухгалтерской отчетности; * заместитель главного бухгалтера отвечает за правильность расчетов с организациями, подотчетными лицами, в том числе расчетов по оплате труда; осуществляет учет и ведение кадрового производства и одновременно учет по основным средствам. * бухгалтер материального стола – осуществляет учет и ведение первичных документов по оказанным услугам; * бухгалтер-кассир ведет учет операций по наличным и безналичным расчетам, принимает и сдает выручку предприятия, выдает деньги подотчетным лицам. У каждого бухгалтера стоит компьютер с установленной программой 1С: Бухгалтерия 7.7, то есть в бухгалтерии 4 компьютера, они соединены в локальную сеть, главный компьютер – это компьютер главного бухгалтера. Доступ ко всем компьютерам имеют все бухгалтера, пароли на компьютеры не устанавливаются. На каждом компьютере установлена справочно-правовая система «КонсультантПлюс», которая еженедельно обновляется. Каждый бухгалтер имеет доступ ко всем изменениям законодательства. Бухгалтерский учет на КОГУП «Кировлес» автоматизирован не польностью, наряду с бухгалтерской программой ведется ручной учет некоторых хозяйственных операций.на КОГУП «Кировлес» используется компьютерная бухгалтерская программа 1С: Бухгалтерия 7.7 в редакции 4.5. Программа «1С: Бухгалтерия 7.7» предназначена для ведения на малых предприятиях. Эта программа позволяет вести учет бухгалтерских операций типа «Проводка – Главная книга – Баланс», а также обеспечивает оформление таких документов, как платежное поручение, реестр чеков, доверенности, счета и т.д. Эта программа имеет много достоинств, поэтому и пользуется спросом у предприятий. Она ориентирована на привычную ручную работу бухгалтера (журнально-ордерную систему), при этом, значительно упрощая её, и рассчитана на пользователя-непрофессионала. Меню программы составлено в удобной форме. С:Бухгалтерия 7.7" - универсальная программа массового назначения для автоматизации бухгалтерского учета. Она представляет собой компоненту "Бухгалтерский учет" системы программ "1С:Предприятие 7.7" с типовой конфигурацией. Компонента "Бухгалтерский учет" позволяет реализовать любую схему учета и может использоваться как автономно, так и совместно с другими компонентами "1С:Предприятия 7.7". Типовая конфигурация представляет собой готовое решение для автоматизации большинства участков бухгалтерского учета. В комплект поставки входит конфигурация, предназначенная для учета в хозрасчетных организациях. Для ведения учета в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете, предназначена поставляемая отдельно конфигурация "Для бюджетных организаций". "1С:Бухгалтерия 7.7" может также использоваться с другими (специально созданными) конфигурациями. Автоматизация бухгалтерского учета 1С:Бухгалтерия позволяет автоматизировать ведение всех разделов бухгалтерского учета: операции по банку и кассе; основные средства и нематериальные активы; материалы и МБП; товары и услуги, выполнение работ; учет производства продукции; учет валютных операций; взаиморасчеты с организациями; расчеты с подотчетными лицами; расчеты по зарплате; расчеты с бюджетом; другие разделы учета. Гибкие возможности учета использование нескольких планов счетов одновременно; многоуровневые планы счетов; многомерный аналитический учет; многоуровневый аналитический учет; количественный учет; многовалютный учет по неограниченному числу валют; ведение на одном компьютере учета для нескольких предприятий; ведение консолидированного учета; учет импортных товаров разрезе ГТД (автоматический подбор необходимых номеров ГТД при выписке счетов-фактур). Ввод, хранение и печать любых первичных документов 1С:Бухгалтерия позволяет автоматизировать подготовку любых первичных документов: платежные поручения; счета на оплату и счета-фактуры; приходные и расходные кассовые ордера; акты, накладные, требования, доверенности; другие документы. Средства работы с документами позволяют организовать ввод документов, их произвольное распределение по журналам и поиск любого документами по различным критериям: номеру, дате, сумме, контрагенту. Разнообразные отчеты 1С: Бухгалтерия включает набор стандартных отчетов, позволяющих получить информацию за произвольный период различных разрезах и с необходимой степенью детализации. Отчеты по синтетическому учету: оборотно-сальдовая ведомость; шахматная ведомость; главная книга; журнал-ордер и ведомость по счету; анализ счета - за период и по датам; карточка счета. Отчеты по аналитическому учету: оборотно-сальдовая ведомость по счету в разрезе объектов аналитического учета; журнал-ордер в разрезе объектов аналитики; анализ счета в разрезе объектов аналитики; отчет "Диаграмма" позволяет представить бухгалтерскую информацию в графическом виде. Отчеты по разделам учета: анализ объекта аналитики по счетам; карточка операций по объекту аналитики; кассовая книга; книги продаж и покупок; отчеты по ОС и НМА; отчеты по заработной плате и т.д. Формирование регламентированной отчетности ввод, заполнение и печать бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности, а также отчетов в фонды; в "Ручном" режиме заполнения отчетов бухгалтер вводит основные показатели, а программа рассчитывает все итоговые и производные показатели; в Автоматическом режиме программа заполняет отчеты на основании введенных за период хозяйственных операций; перед формированием отчетов специальный режим позволяет проверить состояние учета и выявить ошибки бухгалтера, не позволяющие правильно составить отчетность; режим расшифровки позволяет получить "обоснование" заполненных автоматически показателей вплоть до каждого первичного документа и хозяйственной операции; формы отчетности ежеквартально обновляются фирмой "1С" и бесплатно предоставляются зарегистрированным пользователям. При использовании данной программы численность бухгалтерии может достигать от 3-5 человек. Предпочтение создается интегрированным бухгалтерским системам. Работа программы заключается в объединении сводных проводок синтетических счетов отдельных участков бухгалтерского учета в единой книге учета хозяйственных операций, на основе которых автоматически формируется баланс и бухгалтерская отчетность. С этой целью после окончания расчетов по отдельным участкам учета составляются проводки по синтетическим счетам, которые сначала заносятся в локальную книгу учета операций, а затем в сводную. Имеется возможность корректировать план счетов, типовые проводки, различные справочники, заложенные в программу. В данной курсовой работе мы полностью рассмотрим автоматизированный учет на участке по учету труда и заработной платы. Для этого в рамках 1С: Бухгалтерия установлена платформа «1С: Зарплата. Кадры». «1С: Зарплата. Кадры» позволяет сформировать различные отчеты и документы. На базе этой платформы в КОГУП «Кировлес» производится расчет заработной платы. Так на предприятии представлена как повременная, так и сдельная система оплаты труда. В рамках данной платформы ведется учет отработанного времени путем занесения отработанных дней в нужный документ. Кроме того «1С «Зарплата. Кадры» предусматривает учет северных и районных особенностей, так в КОГУП «Кировлес» дополнительно к заработной плате начисляется северный коэффициент в размере 15% от начисленной заработной платы. Каждое предприятие не может обойтись без кадрового состава, так на данном предприятии ведется кадровый учет и штатное расписание. Конфигурация позволяет регистрировать прием, увольнение и перемещения сотрудников, автоматически создавать стандартные формы кадровых приказов и генерировать отчеты по кадровым данным сотрудников. Нельзя не отметить, что в КОГУП этот участок учета автоматизирован, так как штат на предприятии достаточно большой – в 2009 году он составил 81 человек. Для защиты информационной базы от несанкционированного доступа в программе 1С: Бухгалтерия предусмотрена процедура администрирования, так каждому работнику бухгалтерии определены свои права в пользовании программой, и за рамки этих прав никто зайти не может. Демонстрационная конфигурация программы предполагает 6 типов пользователей, имеющих следующие условные названия: администратор, главный бухгалтер, бухгалтер, расчетчик, кадровик и менеджер. Тип пользователя определяет интерфейс работы с информационной базой (т.е. данными программы), состав доступных данных и права на редактирование и просмотр существующих и ввод новых данных. Так, например, расчетчик не имеет возможности делать проводки по кассе, а главный бухгалтер имеет доступ ко всем данным информационной базы. Под интерфейсом будем подразумевать состав главного меню программы и набор панелей инструментов, первоначально предлагаемый программой пользователю. Также этой программой предусмотрена специфика учета в бюджетных организациях, специфический план счетов и многие другие особенности. Также специфической особенностью этой программы является то, что в ней предусмотрены основные функциональные возможности конфигурации по расчету денежного довольствия и кадровому учету военнослужащих, а также настройка конфигурации для расчета денежного довольствия. В рамках данной программы автоматически начисляются налог на доходы физических лиц, при условии, что в справочниках содержится информация о существующих налоговых вычетах. Наконец, программой предусмотрена процедура составления отчетности в конце месяца. 1.2 Характеристика и технология ведения справочников условно-постоянной информации по участку учета заработной платы Справочники хранят информацию об однородных объектах, используемых в программе «1С: Бухгалтерия». Чаще всего объектами справочников являются аналитические счета, варианты заполнения какого-либо реквизита документ и т.п. Например, сотрудники, материалы, ставки НДС и др. Справочники открываются с помощью пункта меню Справочники. Полный список справочников можно открыть, используя Операции > Справочники. Справочник представляет собой список древовидной структуры. В справочнике могут быть объекты и группы ( текущая группа). У каждого объекта справочника имеется свой уникальный код, наименование и другие необходимые показатели. Для каждого справочника открывается отдельное окно. В левой части окна выводится дерево групп, в правой – перечень объектов текущей группы. Справочники бывают основные и подчиненные. Подчиненные справочники содержат объекты, принадлежащие основному справочнику. Например, для справочника контрагентов (организаций) подчиненным справочником является справочник Расчетные счета, Договоры. Некоторые реквизиты справочников являются периодическими, то есть их значения меняются с течением времени, например, оклад, цена, норма амортизации и т.п. Периодические реквизиты позволяют выполнять перерасчет сумм и документов, относящихся к прошлым периодам. При заполнении справочника значения периодических реквизитов сохраняются с указанием даты, с которой эти значения начинают действовать. В качестве даты используется рабочая дата. Она устанавливается: Сервис > Параметры > Общие > Рабочая дата> Ок. Рабочую дату настоятельно рекомендуется установить до заполнения справочника. Справочники можно заполнять как до начала ведения учета, так и в процессе. Содержимое некоторых справочников лучше продумать и внести заранее, чтобы впоследствии вести учет наиболее систематизированно, например, статьи затрат. В процессе настройки программы сначала заполняют наиболее простые справочники: единицы измерений, статьи затрат, подразделения, ставки налогов и др., так как на эти справочники будут ссылаться более сложные справочники. Например, при вводе материалов единицы измерений выбираются из справочника единиц измерений, поэтому будет удобнее, если последний справочник будет заполнен раньше, чем справочник материалов. В программе «1С: Предприятие» справочники служат для: хранения условно-постоянной информации, поддержки внутрифирменных или общих классификаторов, формирования списков возможных значений субконто, (то есть для организации аналитического учета). Термин «субконто» введен для обозначения набора значений, используемых для ведения аналитического учета по бухгалтерским счетам. В качестве субконто обычно выступают объекты, по которым ведется аналитический учет на предприятии: основные средства, организации, товары и т. д. Вид субконто определяет совокупность объектов конкретного тина, которые используются для ведения аналитического учета. Использование справочников позволяет исключить неоднозначность при заполнении тех или иных реквизитов документов или других справочников. Например, если в счете требуется вводить наименование организации-клиента, выбор элемента из справочника клиентов позволит избежать ошибочного ввода наименования разными конечными пользователями (продавцами). Если это не запрещено в конкретной конфигурации (для конкретного пользователя), справочник может редактироваться в процессе работы - могут вводиться новые записи, редактироваться или удаляться существующие. Работа со справочниками может осуществляться в двух режимах: режим «просмотра и редактирования» и режим «выбора элемента справочника». В режиме просмотра и редактирования форма справочника открывается при помощи главного меню программы: нажатием кнопки панели инструментов, нажатием кнопки другой формы, какими-либо другими действиями, если это обусловлено конфигурацией задачи. В режиме выбора справочник открывается только при вводе значения субконто, константы, реквизита документа или реквизита другого справочника нажатием кнопки или клавиши F4. В конфигурации могут быть определены различные формы для выбора элементов справочника. Вызов справочника осуществляется различными способами в зависимости от конфигурации задачи. Самый простой вариант вызова через системное меню: Операции - Справочник. Программа выдаст список справочников, существующих в данной конфигурации. Далее выбирается необходимый справочник и нажимается кнопка «ОК». Внешний вид формы справочника полностью определяется в процессе настройки конфигурации задачи. Однако существует несколько общих элементов, которые имеет каждая форма справочника: заголовок окна справочника; табличное поле справочника - список элементов справочника в форме таблицы. В заголовке окна справочника выдается название справочника. Название справочника задается в процессе настройки конфигурации задачи и может быть изменено только в сеансе конфигурирования задачи. Табличное поле справочника содержит колонки. Их состав и структура определяется конкретной конфигурацией. Минимальное количество колонок - две: код и наименование элемента справочника. Если справочник содержит много элементов (строк) и имеет много колонок, то в таблице справочника выводится только определенная его часть, а внизу и справа появляются линейки прокрутки. Справочник имеет панель элементов, необходимую для быстрого доступа к наиболее часто используемым командам работы со справочником. Если при настройке параметров интерфейса не задано иное, то обычно панель инструментов располагается в верхней части окна справочника под строкой заголовка окна. При работе со справочником используется «активная ячейка». Такая ячейка в таблице справочника всегда выделена инверсным цветом. Иногда она называется «текущей» ячейкой. Строки в справочнике могут быть двух типов: элементы справочника и наименования групп справочника. Для справочника, у которого установлена иерархия элементов, каждый элемент может представлять собой группу. Кроме того, как элементы, так и группы могут быть помечены к удалению, что отражается «зачеркнутыми» значками в крайней левой колонке справочника. Для просмотра информации в группах/элементах используется двойной щелчок мыши по группе / элементу. Для просмотра подчиненного справочника используется кнопка «Перейти», расположенная на панели инструментов справочника. Когда окно справочника открывается для просмотра или выбора из него нужного элемента, строки в справочнике могут быть упорядочены: по коду, по наименованию элементов, по произвольному реквизиту, если это обусловлено конфигурацией системы. Порядок сортировки можно задать с помощью кнопки «Действия», и выбора из раскрывающегося списка действий пункта «Сортировка». Ввод в справочник нового элемента осуществляется с помощью клавиши INS. или с помощью меню «Действия». После того, как откроется форма ввода нового элемента справочника, необходимо заполнить все графы и сохранить их, нажав на кнопку «ОК». Заполнение каждой колонки завершается нажатием клавиши Enter. Редактирование данных справочника осуществляется с помощью клавиши F2 или команды «Действия - Изменить». Для редактирования необходимо установить курсор на тот элемент, который подлежит изменению! Для удаления данных в системе «1С: Предприятие» существует два режима: непосредственное удаление и пометка на удаление данных. Для пометки на удаление или удаления элемента справочника необходимо поместить курсор на строку с удаляемым элементом и выполнить одно из следующих действий: нажать клавишу Del, нажать мышью кнопку на панели инструментов окна справочника, выбрать пункт «Удалить» («Пометить на удаление») в меню «Действия», расположенного на панели справочника. Программа выдаст запрос об удалении или пометке на удаление. После ответа «Да» на запрос об удалении или пометке на удаление элемент справочника будет удален (помечен на удаление). Если элемент помечается на удаление, это будет отражено в изменении условного значка в крайней левой графе таблицы. Для удаления объектов, помеченных на удаление, необходимо в главном меню выбрать пункт «Операции - Удаление помеченных объектов». В справочники существуют и предопределенные элементы. Они вводятся в режиме Конфигуратор и не подлежат удалению в обычном режиме, их можно только редактировать. При работе с многоуровневыми справочниками может возникать необходимость реорганизации элементов справочника, то есть переноса существующих элементов из одной группы в другую группу справочника. Подобная операция доступна в меню только в том случае, если в окне для просмотра справочника, помимо таблицы, существует дерево групп. Для переноса элемента или группы в другую группу справочника последовательно выполните следующие действия: в таблице справочника установите курсор на строку с тем элементом или группой, которую необходимо перенести в другое место справочника; нажмите клавиши Ctrl+F5 или выберите пункт «Переместить в группу» в меню «Действия»; в дереве групп выберите наименование той группы, куда пред­полагается перенести выбранный элемент. Если в конфигурации задана поддержка уникальности кодов элементов справочника, то необходимым условием переноса будет несовпадение кода переносимого элемента с кодами элементов, уже существующих в группе. В случае совпадения кодов на экран будет выдано сообщение «Код не уникальный», при этом необходимо будет исправить код. Если совпадения кодов не обнаружено, на экран будет выдан запрос о переносе, и после ответа «Да» будет произведен перенос элемента или группы в указанную группу. Так на КОГУП «Кировлес» по участку заработная плата образованы следующие справочники условно-постоянной информации. 1. Вычеты по НДФЛ. В данном справочнике представлены вычеты в разрезе тип вычетов (стандартные, социальные, имущественные, профессиональные), каждому вычету в программе присвоен свой код, также каждому вычету представлена соответствующая сумма вычета. Бухгалтеру при исчислении НДФЛ с заработной платы работников не нужно каждый раз искать информацию о наличии детей, их возрасте и т.д., а при наличии данного справочника эта информация уже зарегистрирована и при нажатии кнопки заполняется автоматически. 2. Должности организации – этот справочник систематизирует все должности работников КОГУП «Кировлес». Данный справочник имеет следующие реквизиты: код и название должности. 3. Доходы ЕСН – в данном справочнике определены доходы работников, с которых работодатель не платит страховые взносы. Освобождение от уплаты данного взноса может происходить не всецело, это зависит от того, в какой фонд уплачивается взнос. 4. Доходы НДФЛ. В данном справочнике представлена информация о типах доходов налогоплательщиков с присвоенным каждому доходу коду и ставкой налога, соответствующей определенному доходу. Этот справочник является постоянным. Нельзя не отметить наличие в данном справочнике кода дохода для отчетности. Этот код единый для применения во всех организациях. 5. Основания выслуги лет. Справочник является информационной базой для доначисления заработной платы по выслуге лет. В нем представлены названия профессиональной деятельности с присвоенным к нему кодом. Бухгалтер должен руководствоваться данным справочников при начислении заработной платы. 6. Основания исчисляемого трудового стажа. В этом справочнике представлены категории работников, которым раньше других исчисляется трудовой стаж, и раньше других им начисляется трудовая пенсия. 7. Основания увольнения из организации. Данный справочник можно назвать условно-постоянным, его формирует при создании конфигурации программы. В нем содержится информация об основания увольнения из организации, как по инициативе работника, так и по инициативе работодателя. 8. В справочнике «Регламентированные отчеты» представлены типы основных отчетов, создаваемых управленческим персоналом для принятия управленческих решений. В КОГУП «Кировлес» на участке по учету заработной платы созданы следующие группы отчетов: отчеты по физ. лицам и отчеты в фонды. Отчеты по физическим лицам включают в себя: сведения о доходах физических лиц, индивидуальная карточка учета сумм страховых взносов. А отчеты по фондам: 4-ФСС, 4а-ФСС. 9.Сотрудники организации. В данном справочнике представлена информация о всех сотрудниках, принятых в организацию. Данные в этот справочник заносятся в момент принятия человека на работу в организацию. В справочнике можно просмотреть всю информацию о нужном работнике. Каждому работнику присвоен свой табельный номер, о каждом работнике можно узнать личные данные, данные о занятости (место работы сотрудника). 10. Списки работ, профессий и должностей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение. Этот справочник представлен названием работ, профессий и должностей с присвоенным каждому кодом, Дающим право на льготное пенсионное обеспечение (досрочный выход на пенсию). 11. Способы отражения зарплаты в регламентированном учете представляет собой справочник, в котором отражаются сведения о том, на какой счет спишутся затраты на заработную плату. Данный справочник заполняется бухгалтером по заработной плате, и в соответствии с этим справочником заработная плата отражается в регламентированном бухгалтерском и налоговом учете. 12. Статьи движения денежных средств. Во многих первичных документах необходимо указать статью движения денежных средств, чтобы статьи движения денежных средств носили одноименный характер, создают данный справочник. При возникновении новой статьи движения денежных средств ее просто добавляют в справочник. При выплате заработной платы в расходном кассовом ордере КОГУП «Кировлес» указывается статься «Оплата труда», имеющий код 03. 13. Статьи затрат. При отнесении той или иной затраты на основное или вспомогательное производство указывается статья затрат. При начислении заработной платы указывается статья затрат «Оплата труда», имеющая код 04. 14. Справочник «Физические лица» содержит подробную информацию о работниках организации. 1.3 Организация первичного учета Организацию первичного учета заработной платы можно разделить на несколько этапов. На первом этапе в КОГУП «Кировлес» первичные документы составляются в электронном виде. На второй стадии учетного цикла сведения о хозяйственных операциях накапливаются во внутримашинном информационном фонде АРМ, который позволяет исключить многочисленные книги, тетради, папки и другие способы группировки и хранения информации, характерные для ручных вариантов учета. Хранение в машиночитаемом виде условно-постоянной информации позволяет сократить трудоемкость подготовки первичной учетной информации. Так, создание массива — справочника работающих в организации позволяет, обеспечив ручной ввод кодового обозначения или табельного номера работника, выбрать из справочника все необходимые для получения выходной информации сведения: фамилию, имя, отчество; должность; признак квалификации и т.п. В целях предупреждения потерь и искажений информации создаются копии информационного фонда АРМ на внешних машинных накопителях информации. Высокое быстродействие современных компьютеров при выполнении как арифметических, так и логических (группировка, сравнение, выборка и др.) операций обработки данных дает возможность достаточно быстро и практически без участия бухгалтера обобщить сведения, требуемые для формирования регистров хронологического, аналитического, синтетического и сводного учета, а также бухгалтерской отчетности. В третьем варианте организации автоматизированного учета информационный фонд создается исходя из потребностей не одного, а Всех обслуживаемых компьютерной сетью пользователей с учетом организации обмена данными между комплексами задач учета и других функций управления как в пределах АРМ, так и между ними. Организация обмена данными по сети обеспечивает возможность одновременного доступа различных пользователей к любой разрешенной ин формации. Учет заработной платы в КОГУП «Кировлес» строится на основе утвержденного положения по оплате труда, в котором подробно описан порядок начисления заработной платы, тарифные ставки. Весь первичный учет строится на основе данного положения. Первичный учет включает в себя составление следующих первичных учетных документов. 1. Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу. Составляется при приеме работника на работу. В 1С: Бухгалтерия 7.7 документ составляется по команде кадры – прием работника в организацию, в нем ставится текущее число. Данным документом можно принять неограниченное число людей, в табличной части указывается табельный номер работника, ФИО работника, дата приема, подразделение и должность. На КОГУП «Кировлес» такой документ составлен от 17.01.2011 на Ворожцова А.С., которого принимают на работу в Слободской мастерский участок по 2 разряду тарифной сетки (Приложение 1). 2. Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора с работником (увольнении) составляется в 1С: Бухгалтерия по команде кадры – увольнения из организации. Данный документ составляется в день увольнения работника, в нем можно отразить увольнение нескольких сотрудников, если они увольняются одним числом. Так от 4.10.2010 года в КОГУП «Кировлес» был составлен документ на увольнение Ситникова А.Л. из Пригородного подразделения, в документе отражается основание увольнения, в данном случае, по соглашению сторон (Приложение 2). 3. Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку составляется при отправлении работника в командировку (приложение 3). 4. Приказ (распоряжение) о поощрении работника (Приложение 4) составляется при необходимости. 5. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (Приложение 5). 6. Личная карточка работника – документ, который составляется на каждого работника, в нем отражается вся информация о работнике. Личная карточка работника - документ, составляемый на работника и содержащий краткие сведения о нем (образование, стаж, семейное положение, трудовая деятельность и т. д.).Личная карточка работника является одним из основных документов по учету персонала, которая заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу. Личная карточка работника заполняется на основании документов: приказов по личному составу; паспорта, трудовой книжки, военного билета, страхового свидетельства пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе, других документов, предусмотренных законодательством. Личная карточка работника оформляется на бланке унифицированной формы № Т-2. Личная карточка заполняется работником кадровой службы на лиц, принятых на работу, на основании: приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма N Т-1 или N Т-1а); паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником.В режиме 1С: Бухгалтерия ее можно найти кадры – личная карточка. Выбрав нужного работника и нажав по кнопке сформировать, она сформируется автоматически. В приложении 6 представлена личная карточка на работника КОГУП «Кировлес» Меньшикова А.Н. В ней отражены личные сведения, сведения об образовании, сведения о дате приема на работу, профессия, стаж работы, состав семьи и другие. 7. Штатное расписание по форме N Т-3 применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом. При заполнении графы 2 количество штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, указывается в соответствующих долях, например, 0,25; 0,5; 2,75 и пр. В графе 4 "должностной оклад" указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации В графах 5 - 7 "Надбавка" показываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством Российской Федерации (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда). Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом. В приложении представлена часть штатного расписания КОГУП «Кировлес» (Приложение 7). Для учета количества отработанного времени в КОГУП «Кировлес» применяют первичную форму учетных документов табель учета рабочего времени, который заполняется в конце месяца путем ввода бухгалтером по заработной плате количества дней и часов отработанных каждым работником (Приложение 8). В зависимости от отработанного работниками времени составляется автоматически в режиме 1С: Предприятие расчетная ведомость, в которой подробно расписаны все начисления, удержания по каждому работнику. По КОГУП «Кировлес» для наглядного примера взята расчетная ведомость по Мерзлякову В.В. (Приложение 9). Эта ведомость формируется автоматически при начислении заработной платы в конце месяца, путем применения стандартных кнопок заполнить и сформировать. 1.4 Организация синтетического и аналитического учета Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы. Первичные и сводные учетные документы по анализируемому участку учета составляются на машинных носителях информации. В этом случае исследуемая организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций. Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности. Аналитический учет по счету 70 ведется по каждому работнику организации. Регистром синтетического учета в программе 1С: Бухгалтерия является Обороты по счету 70 за 1 квартал 2010 года. В данном регистре можно проследить, какие проводки были сформированы за февраль 2010 года в корреспонденции с счетом 70 (Приложение 10). В регистрах синтетического учета прослеживаются лишь проводки, и нет детализации по субконто. Также типичным регистром синтетического учета является в режиме 1С: Предприятия журнал-ордер и ведомость по счету 70 (Приложение 11,12). Аналитический учет Для получения информации о наличии и движении средств предприятия не только по счетам, но и в более детальных разрезах, предназначено ведение аналитического учета. Сама возможность ведения аналитического учета и количество возможных измерений (разрезов) аналитического учета по одному счету задается в процессе конфигурирования системы. Субконто. Для обозначения объектов аналитического учета в 1С:Предприятии используется термин субконто. Наличие субконто позволяет более детально раскрыть информацию о средствах предприятия, накапливаемых на счетах бухгалтерского учета. В этом субконто похожи на субсчета — они позволяют получать более мелкую градацию итогов внутри одного счета но определенному признаку. Например, с помощью субконто можно вести учет денежных средств на каком-либо счете в разрезе организаций. При этом вывод информации при получении отчетов можно организовать таким образом, что внутри одного счета информация будет выдаваться по субконто, т. е. по организациям. С другой стороны, вывод информации можно организовать и по-другому — так, чтобы информация собиралась по каждой организации со всех счетов, на которых ведется аналитический учет по организациям. Это позволяет получить полную информацию по взаиморасчетам с организацией, даже если они учитываются на нескольких синтетических счетах. Таким образом, использование субконто позволяет отслеживать наличие и движение средств не только по счету, но и по одному объекту аналитического учета. Виды субконто. На этапе конфигурирования определяется набор доступных видов субконто. Под видом субконто понимается совокупность однотипных объектов аналитического учета. Каждый вид субконто имеет один из существующих в системе типов данных, который определяет набор значений субконто этого вида - обычно это справочник или перечисление. Например, вид субконто «Основные средства» будет иметь тип «Справочник Основные средства». При этом два вида субконто могут иметь тип одного и того же справочника. Например, виды субконто «МБП» и «Основные средства» могут ссылаться на один и тот же справочник «Материальные ценности». Ведение аналитического учета по конкретному счету определяется настройкой субконто, задаваемой в плане счетов. Для одного счета может быть задано ведение аналитического учета по нескольким видам субконто. Так, например, для счета 70 может быть определено ведение аналитического учета по одному виду субконто: «Сотрудники». Аналитический учет, который основывается на нескольких видах субконто по одному счету, называется многомерным, то есть имеет несколько разрезов представления информации. Вышеописанный пример с материалами, хранящимися на складах, как раз иллюстрирует многомерность аналитического учета. Итоги можно получать как по материалам в разрезе складов, так и по складам в разрезе материалов, а также, разумеется, в целом по всем материалам и по всем складам. С другой стороны, аналитический учет может быть многоуровневым, если одним из субконто счета является многоуровневый справочник. Например, на предприятии при учете товаров требуется получать информацию как по отдельным товарам, так и по группам товаров. В этом случае справочник «Товары» будет иметь многоуровневую структуру. При такой организации справочника товаров можно в дальнейшем получать итоговую информацию как по группе товаров, так и по каждому товару в отдельности. В рамках КОГУП «Кировлес» регистром аналитического учета является оборотно-сальдовая ведомость, в ней показано начисление заработной платы в разрезе работников организации. Начислив заработную плату документом «Начисление заработной платы», бухгалтер по заработной плате в КОГУП «Кировлес» определяет заработную плату к выплате с учетом всех удержаний, а затем отражает заработную плату в регламентированном учете, в том же документе можно просмотреть автоматически сформированные проводки, проверить их правильность. 2. Аудит БУИС по данному участку учета Важной задачей при исследовании автоматизации учета на предприятии является проведение аудита ИС. Хорошие бухгалтерские системы вне зависимости от их масштаба, программно - аппаратной платформы и стоимости должны обеспечивать качественное ведение учета, быть надежными и удобными в эксплуатации. Аудит ИС направлен не столько на проверку достоверности бухгалтерской отчетности и соответствия учетных процедур, сколько на предотвращение негативных явлений в деятельности информационной системы, анализ и прогнозирование её состояния, управления рисками в ИС. В цели аудита информационной системы входит: Оценка рисков в ИС Содействие предотвращению и смягчению последствий сбоев в ИС Контроль за деятельностью ИС Правильная организация управления ИС Ввиду важности этого вопроса необходимо провести аудит ИС в КОГУП «Кировлес», а именно, выявить нарушения в деятельности ИС, оценить риски, связанные с этими нарушениями, и предложить способы управления существующими рисками.  Аудит следует начать с функционального аспекта бухгалтерской системы. Они должны безошибочно производить арифметические расчеты; обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных документов произвольной формы; осуществлять безошибочный перенос данных из одной печатной формы в другую; производить накопление итогов и исчисление процентов произвольной степени сложности; обеспечивать обращение к данным и отчетам за прошлые периоды (вести архив). Чтобы следить за всем этим на предприятии должен работать аудитор, который бы регулярно проверял БУИС. В КОГУП «Кировлес» это не организовано. При работе компьютеров на предприятии редко, но бывают остановки и сбои в функционировании программы. Эту проблему решается либо вызовом представителя компании-разработчика программы на предприятие, либо самостоятельной доставкой компьютера в данную компанию для исправления неполадок. Обычно при этом работа на компьютерах приостанавливается на 1-2 дня. Что является большим недостатком. На предприятии используется лицензионна версия программы «1С: зарплата. Кадры». Она регулярно обновляется. Для сохранности данных учета необходимо делать резервные копии данных. Благодаря этому в случае сбоев в работе программного и технического обеспечения вся важная информация сохранится. В КОГУП «Кировлес» такая практика применяется только по участку «зарплата». Как на компьютерах, так и в программе, не установлены пароли, что делает доступным рабочее место для любого сотрудника организации. Отсюда возникает риск несанкционированного доступа к данным. На всех 4 компьютерах установлена антивирусная программа. Но антивирусные базы обновляются довольно редко, что подвергает компьютер риску заражения вирусами и может привести к нарушениям в работе, утере данных. На основе проведенного анализа бухгалтерской информационной системы КОГУП «Кировлес» были выявлены недостатки в организации информационной системы и предложены рекомендации по их устранению. Результаты представлены в Таблице 1. Таблица 1 – Отчет по результатам аудита БУИС в КОГУП «Кировлес» Выявленные нарушения Риски Рекомендации по устранению нарушений Неэффективное обслуживание пользователей БУИС, большие затраты времени на устранение неполадок в работе. Повышение рисков сбоев в работе с программой, снижение оперативности при работе с бухгалтерской программой. Необходимо включить в штат организации программиста. Отсутствие аудита БУИС Полное отсутствие либо неадекватность контроля за деятельностью БУИС. Назначить аудитора по проверке БУИС Редко обновляются антивирусные программы Слабая защита рабочего места от вирусов. Регулярно обновлять антивирусные базы. В бухгалтерии не применяется резервное копирование данных по всем автоматизированным участкам учета кроме зарплаты. При сбоях в работе ТО и ПОвозможна безвозвратная потеря информации. Ввести практику резервного копирования. Назначить ответственных за это лиц. Отсутствие паролей к компьютеру, свободный доступ ко всем данным. Риск несанкционированного пользования информацией. Ограничить доступ сотрудников к данным, установить пароли на всех компьютерах. 3. Экономическая эффективность автоматизации учета Организации, использующие "1С:Бухгалтерию 7.7" для ведения учета, стоят перед выбором: переходить на "1С:Бухгалтерию 8.0" или продолжать вести учет в предыдущей версии программы. С 1999 г. "1С:Бухгалтерия 7.7" обеспечивает решение основных задач по ведению бухгалтерского и налогового учета предприятия. Обновления программы отражают все существенные изменения законодательства. Однако многим пользователям "1С:Бухгалтерии 7.7" уже не хватает заложенных в программу функциональности и сервиса. И это неудивительно — время не стоит на месте. "1С:Бухгалтерия 8.0" создана на современной технологической платформе "1С:Предприятие 8.0". Благодаря своей гибкости и новому функционалу она позволяет вести бухгалтерский и налоговый учет без изменения и доработки типовой конфигурации. Пользователь может самостоятельно настраивать документы, справочники, стандартные и регламентированные отчеты с учетом особенностей хозяйственной деятельности предприятия и индивидуальных предпочтений. Все больше пользователей, оценив преимущества "1С:Бухгалтерии 8.0" по сравнению с "1С:Бухгалтерией 7.7", принимают решение перейти на новую версию программы. В основных методических решениях и технологии работы сохранена преемственность с "1С:Бухгалтерией 7.7", поэтому они могут достаточно легко перейти и освоить новые возможности "1С:Бухгалтерии 8.0". Фирма "1С" выпустила книгу "Руководство по переходу с 1С:Бухгалтерии 7.7 на 1С:Бухгалтерию 8.0", которая поможет пользователям самостоятельно перенести данные и настроить "1С:Бухгалтерию 8.0" для начала ведения учета. Рассчитаем экономическую эффективность от внедрения 1С: Бухгалтерия 8.0. При определении экономической эффективности от внедрения экономических компьютерных программ следует рассчитать и проанализировать следующие показатели: 1 этап. Общие капитальные затраты, связанные с автоматизацией задач управления (КЗа). 2 этап. Текущие затраты пользователя, связанные с автоматизацией задач управления (За). 3 этап. Расчет текущих годовых затрат предприятия до использования компьютерной программы Здо авт. 4 этап. Годовую экономию, связанную с использованием ПК и пользовательских программ (Эг). Срок окупаемости общих капитальных затрат(Ток). 1 этап Общие капитальные затраты, связанные с автоматизацией задач управления (КЗа), рассчитываются по формуле: КЗа=Цпо +Ктех +Крм +Кпр+Кн = 32000+18910+32330+19600+19000+4000=125840 руб. (1) где Цпо – капитальные затраты на покупку программного обеспечения; Ктех - капитальные затраты на покупку технического обеспечения; Крм - капитальные затраты на создание рабочего места пользователя; Кпр – капитальные затраты, связанные с приобретением и установкой программы; Кн – капитальные затраты, связанные с настройкой программы. А) Расчет Крм - капитальных затрат на создание рабочего места пользователя, осуществляется по формуле: Крм=(Sпл*Цпл+Змеб)* Тм/Тобщ , =(3*14000+11000)* 1225/2016=32330 руб. (2) где Sпл - площадь, необходимая для создания рабочего места; Цпл – цена 1 м2 площади; Змеб – затраты на приобретение мебели; Тм – время использования персонального компьютера для решения задачи с приобретенной программой. Тм рассчитывается по формуле: Тм=Вт*Др,=5*245=1225 (3) где Вт – ежедневное время работы с программой; Др - количество рабочих дней, в течение которых применяется программа; Тобщ – общее время использования компьютера в течение года. Тобщ рассчитается по формуле Тобщ =Ds*S*Др*Nм*Кис=8*1*21*12*1=2016 (формула 4), (4) где Ds – длительность смены; S – число смен; Др - среднее число рабочих дней в месяце; Nм – число месяцев эксплуатации ЭВМ; Кис- - средний коэффициент использования ЭВМ в течение смены. Б) Ктех - капитальные затраты на покупку технического обеспечения, рассчитываются по формуле: Ктех=(Цком+Цтех)*(1+Кт)*(1-Киз)*Тм/Тобщ= =(21000+10000)*1*1*0,61=18910 руб. (5) где Цком – рыночная цена компьютера; Цтех рыночная цена дополнительного технического обеспечения; Кт – коэффициент транспортных затрат по доставке технического обеспечения; Киз – коэффициент износа технического обеспечения. 2 этап Расчет годовых текущих затрат предприятия, связанных с использованием ПК и компьютерной программы Зпосле авт. Зпослеавт= Тм*См +Зтех+ Цпо/Тс +Зот,=1225* 4,69+6300+10000/5+483840=497885,25 (6) где См – стоимость одного часа эксплуатации ПК. См = (1+Кнр)*Ом/(Др*Ds), =(1+0,15)*8000/245*8=4,69 (7) где Кнр – коэффициент накладных расходов, связанных с работой ПК; Ом - месячный оклад специалиста, работающего с программой; Тс=5 лет; Зот- затраты на оплату труда пользователей ПК. Рассчитываются по формуле :Зот=Р*Нм * (Ом +Осн),=4*12*(8000+2080)=483840 (8) где Р – количество пользователей после внедрения программы; Нм – количество рабочих месяцев в году; Осн – отчисления на социальные нужды; Зтех – текущие затраты, связанные с использованием прочего технического обеспечения(30% от Цком) . 3 этап Расчет текущих годовых затрат предприятия до использования компьютерной программы Здо авт. Если ранее использовалась другая, менее эффективная программа, то расчет производится аналогично 2 этапу. Если обработка информации производилась вручную, то Здоавт = Рручн*Нм*(Ом+Осн)+Зпр, =5*12*(8000+2080) =604800 (9) где Рручн – количество пользователей, обрабатывающих информацию вручную; Зпр – прочие затраты, связанные с обработкой информации. 4 этап Расчет годовой экономии: Эг= Здоавт - Зпослеавт=604800-497885,25=106914,75 руб. (10) Расчет срока окупаемости Ток= КЗа/ Эг =125840/106914,75=1,2 то есть внедрение данной программы окупиться через 1 год 2 месяца месяцев. (11)   Заключение В результате проведенного исследования в курсовой работе мы ознакомились с действующей на предприятии компьютерной бухгалтерской программой. В КОГУП «Кировлес» для учета заработной платы используется 1С: Бухгалтерия 7.7 в редакции 4.5, это достаточно распространенная версия, но мы видим необходимость переход на более совершенную версию. В результате исследования был выявлен ряд недостатков: - Отсутствие «Политики информационной безопасности» в КОГУП «Кировлес». - Отсутствие аудита БУИС. - Не устанавливаются пароли. - Свободный доступ сотрудников к серверу, стоящему в бухгалтерии. - В бухгалтерии не применяется резервное копирование данных по всем автоматизированным участкам учета кроме зарплаты. - Антивирусная программа обновляется не регулярно. - Применяются не все предлагаемые возможности программы «Bux», а именно, не используется акт сверки расчетов с контрагентами. По данным недостаткам предложены пути их решения. Также в курсовой работе обоснована эффективность внедрения более новой компьютерной бухгалтерской программы. При внедрении 1С: Бухгалтерия 8.0 оно окупится за 1 год 2 месяца. Расширяющееся внедрение в учетную практику компьютеров приводит к выработке специфической формы учета, основанной на использовании электронной техники. При этой форме еще больше повысится степень автоматизации учетного процесса и скорость получения всех необходимых показателей. Все большее число организаций используют в учете современные средства вычислительной техники и самое разнообразное программное обеспечение. Каждый пользователь может выбрать программное обеспечение, соответствующее потребностям и возможностям предприятия. В настоящее время существует широкий выбор различных систем автоматизации бухгалтерского учета. Не следует делить их на плохие и хорошие, сильные слабые. Все они хороши и их возможности находят практическое применение на предприятиях различного размера, профиля и рода деятельности. При автоматизации следует выбрать необходимую систему автоматизации бухгалтерского учета, исходя из задач и имеющихся ресурсов. При автоматизации бухгалтерского учета важно не просто перевести всю бумажную работу на компьютер. Важно, чтобы это увеличило эффективность работы бухгалтерии и улучшило контроль над финансово-хозяйственной деятельностью предприятия, что в свою очередь увеличит эффективность управления предприятием, и, как следствие, эффективность его работы. Таким образом, бухгалтер перестает работать исключительно на внешнюю отчетность и начинает более полно влиять на принятие управленческих решений.

 

                                                                                                                                         

 

 

46.База данных АРМ учета заработной платы. Классификаторы и

справочники.

 

Автоматизация обработки учетной и контрольной информации на предприятиях охватывает весь комплекс задач по синтетическому и аналитическому учету, контролю и аудиту. Предпосылкой этому является организация централизованной базы данных и распределенных баз данных на местах обработки информации. Для реализации задач учета, контроля, анализа и аудита труда и заработной платы создается информационная база с использованием АРМ бухгалтера трех категорий (рис.1).

АРМ Б 3 категории (руководитель)

АРМ Б 2 категории (бухгалтерия)

АРМ Б 1 категории (цеха, отделы, участки.)

Рис.1 Информационная модель организации АРМ бухгалтера по учету, контролю и аудиту труда и заработной платы

На АРМ бухгалтера I категории осуществляется ввод первичных данных, расчет информации и выдача на экран или печатающее устройство машинных документов по структурным подразделениям. Контроль, анализ и аудит информации выполняется по отдельным структурным подразделениям. Автоматизация задач по учету, контролю и аудиту труда и заработной платы базируется на обособленных алгоритмах расчета.

Технологический процесс обработки и получения информации по учету, контролю и аудиту труда и заработной платы на АРМ бухгалтера I категории состоит из следующих этапов:

Подготовка первичной информации

Ввод первичных данных осуществляется в диалоговом режиме. Важное значение при этом имеет обеспечение высокой достоверности исходных данных. Поэтому программное обеспечение соответствующих АРМ должно обеспечивать автоматизированную проверку вводимых данных и выдачу сообщений о выявленных ошибках.

.Расчет сумм оплаты и удержаний по соответствующим кодам видов оплат и удержаний,

3.Выдача выходной информации по структурным подразделениям

.Контроль и корректировка результатной информации;

.Аудит учетной информации

На АРМ бухгалтера II категории (в бухгалтерии) создается информационная база данных по учету труда и заработной платы, в которой объединяются все данные, поступающие с АРМ бухгалтера I категории из структурных подразделений.

Конечным результатом решения задач по учету труда и заработной платы является формирование информационной базы в целом по предприятию.

На АРМ бухгалтера III категории осуществляется свод оплаты труда в целом по предприятию. Здесь же проводится анализ средств на оплату труда, контроль, моделирование, прогнозирование труда и заработной платы.

В условиях децентрализованной автоматизации учета с использованием АРМ бухгалтера практически все задачи по учету труда и заработной платы могут быть решены как в подразделении (на АРМ бухгалтера I категории), так и в бухгалтерии (на АРМ бухгалтера II категории), т.е. ни одна из этих задач не относится к стандартным. Возможность и целесообразность решения задач в подразделениях (на АРМ бухгалтера I категории) обусловлена тем, что именно там возникает большая часть исходной информации и используется в значительной степени результатная информация. Возможны различные варианты распределения задач между бухгалтерией и подразделениями.

При распределении задач между бухгалтерией и подразделениями необходимо учитывать следующие условия решения задач:

численность работающих и подразделений, условия оплаты труда;

способ документирования первичной информации, используемой в учете труда и заработной платы;

состав других задач, решаемых средствами АРМ в подразделениях;

вариант распределения задач учета труда и заработной платы между бухгалтерией и подразделениями.

Информационная увязка задач учета, контроля, анализа и аудита труда и заработной платы в условиях функционирования АРМБ внутри полной информационной системы учета и информационной системы предприятия в целом осуществляется по следующим принципам:

Принципы, обуславливающие использование АРМБ в информационной системе предприятия: использование взаимной информации; общность отдельных источников информации; общность отдельных первичных носителей информации; общность отдельных результатных носителей информации; единство системы кодирования информации; наличие обратной связи; единство системы показателей.

На рис.2 приведена укрупненная схема информационной взаимосвязи АРМ бухгалтера по учету труда и заработной платы.

АРМ бухгалтера по учету труда и заработной платы взаимосвязано с другими системами по следующим функциям.

. С АРМ бухгалтера по учету финансово-расчетных операций по функциям:

а) выплаты заработной платы через кассу и перечисления через расчетный счет;

б) начисление заработной платы;

в) начисление страховых взносов;

г) удержание из заработной платы;

д) резерв предстоящих расходов.

. С АРМ бухгалтера по учету затрат на производств по функциям:

а) начисление заработной платы по корреспондирующим счетам и кодам затрат;

б) начисление страховых взносов.

. С АРМ бухгалтера сводного учета и составления отчетности по функциям:

а) начисление заработной платы по корреспондирующим счетам;

б) начисление страховых взносов;

в) удержание из заработной платы;

г) резерв предстоящих расходов;

д) данные об использовании фондов.

. С информационной системой предприятия (с подсистемой управления кадрами) по функциям:

а) изменения в составе работников и их заработной плате;

б) среднесписочный состав за определенный период;

в) информация о месте нахождения депонента.

На предприятиях Украины функционируют различные автоматизированные системы учета труда и заработной платы. Мы рассмотрим новую информационную систему учета, контроля и аудита, которая внедрена на некоторых предприятиях Украины.

Для работы на АРМ бухгалтера по учету труда и заработной платы необходим подготовительный этап: ввод на дату внедрения сальдо по счетам 70, 69 в аналитическом разрезе; нормативно-справочной информации; информации, поступающей из других рабочих мест бухгалтера и информационной системы.

Основное меню имеет следующий вид:

Информационная база формируется на основе документов и справочников, традиционно используемых в бухгалтерском учете. Она может корректироваться по мере изменения табельных данных сотрудников предприятия. Тем самым, ведение информационной базы, в основном, заключается в выборе соответствующих операций в меню информационной части и в корректировке тех данных, которые претерпели изменения или отличны от общепринятых, например, число отработанных дней (часов), отлично от общего числа рабочих дней (часов) за текущий месяц, имеются дни по больничному листу и т.д.

 

Работа с информационной базой состоит из следующих функций:

Входная информацияНормативно-справочная информацияНаряд-задание Табель Приказ о предоставлении отпуска Листок о временной нетрудоспо-собности Лист изменений Информация из других АРМ База знаний1. Справочник списочного состава 2. Доплаты и удержания с з/пл 3. Справочник планового фонда з/пл 4. Перечисления из з/пл 5Справочник структурных подразделений 6. Справочник видов оплат и удержаний Справочник-календарь 8. Справочник видов заболеваемости 9. Справочник видов оплат, которые входят в среднюю з/пл 10. Справочник допустимости корреспон-денции счетов

Вначале определяется тип первичных данных или выбирается нужный справочник. Затем выбирается конкретная функция работы с информацией: просмотр, редактирование, дополнение, удаление, печать.

Справочник списочного состава создается на всех работников предприятия (подразделения). При аудите (контроле) поиск информации производится в целом по предприятию или по образцу: по подразделению, табельному номеру, фамилии, имени, отчеству, должности, коду вида оплат и удержаний.

Бухгалтер осуществляет просмотр необходимой информации в зависимости от характера анализируемой информации.

При проверке особое место должно быть уделено вопросам правомерности включения необходимых видов оплат в среднюю заработную плату. Для этого на основе справочника видов оплат, входящих в среднюю заработную плату, проверяется правильность ведения и корректировки первичной информации путем ее просмотра за определенный период времени.

База знаний содержит информацию, позволяющую однозначно определить управленческую функцию, соответствующую произведенным расчетам. С помощью базы знаний бухгалтер (аудитор) или руководитель предприятия имеет возможность получить подсказку по той или иной возникшей ситуации.

После ввода первичной информации или корректировки нормативно-справочной информации бухгалтер осуществляет расчет заработной платы путем выбора определенной функции из расчетной части.

Расчетная часть имеет следующий набор функций:

)Контроль входной информации

Функция "Контроль входной информации" позволяет автоматизированным путем проанализировать полноту информации (наличие табеля, нарядов и т.д.). В случае отсутствия какой-либо информации бухгалтер вводит недостающие данные. Это дает возможность исключить просчет заработной платы при отсутствии каких-либо данных.

)Расчет аванса

С помощью функции "Расчет аванса" производится начисление аванса за указанный срок на весь списочный состав работающих с занесением данных в информационную базу.

)Расчет нарядов

4)Расчет заработной платы

)Межрасчетный период

Расчет в межрасчетный период производится по мере поступления первичных данных о предоставлении отпуска, о днях болезни и т.д.

)Аннулирование расчета

7)Выходная информация

Заработная плата рассчитывается в конце отчетного периода в разрезе предприятия, структурного подразделения и табельного номера. После выполнения расчетов или для просмотра выходной информации прошлых расчетных периодов выбирается функция "Выходная информация", которая подразделяется на следующие типы:

. Выходная информация

. Ведомость на аванс

Ведомость на аванс выдается по необходимости в виде платежной ведомости.

. Ведомость межрасчетного периода

. Расчетная ведомость за месяц

Расчетная ведомость за месяц необходима для расчетов по каждому табельному номеру, структурному подразделению и предприятию в целом. Бухгалтер (аудитор) имеет возможность проанализировать начисленную заработную плату, удержания и, при необходимости внести соответствующие коррективы.

. Платежная ведомость за месяц

. Индивидуальный расчетный листок

Индивидуальный расчетный листок печатается в двух экземплярах, один экземпляр выдается работнику на руки, другой остается в бухгалтерии предприятия.

. Ведомость по видам оплат

Центральным звеном АИС БУ являются автоматизированные рабочие места (АРМ) работников бухгалтерии и учетных работников низовых подразделений предприятия – мест возникновения первичной информации.

 

Автоматизированное рабочее место бухгалтера (АРМ бухгалтера)– это рабочее место бухгалтера, оснащенное персональным компьютером, программным обеспечением и совокупностью информационных ресурсов индивидуального или коллективного пользования, которые позволяют ему вести обработку данных в целях получения информации, обеспечивающей поддержку принимаемых им решений при выполнении профессиональных функций.

Бухгалтерия, оснащенная совокупностью АРМ работников этой службы, становится автоматизированной бухгалтерией. В ней значительная часть рутинной работы по переработке информации выполняется компьютером. Вместе с тем бухгалтер может активно вмешиваться в процесс решения задач обработки данных, самостоятельно формируя информацию, позволяющую принимать обоснованные решения. Компьютер становится повседневным орудием труда учетного работника, органично вписываясь в технологию его работы. При этом акцент переносится с формально-логических аспектов обработки информации на процесс принятия решений. Такая технология сокращает поток бумажных носителей, снижает трудоемкость выполняемых работ, повышает профессиональный уровень работников и комфортность условий их работы. Как и при ручной технологии организации учетных работ, бухгалтер несет полную персональную ответственность за весь учетный процесс, но, продолжая выполнять традиционные функции, он выступает и в функции оператора ПЭВМ, становясь непосредственным участником процесса автоматизированной обработки информации.

Компьютеры позволяют решить и проблему автоматизации документирования хозяйственных операций на основе создания АРМ служб оперативного (первичного) учета (АРМ СПУ). АРМ работника первичного учета обеспечивает автоматизацию регистрации всех видов первичной информации, ее накопление и передачу в бухгалтерию в форме документов на машинных носителях.

АРМ бухгалтера комплектуется персональной ЭВМ, комплексом программ, необходимых для обработки учетной информации, документацией и методическими материалами по их применению, а также регламентами выполнения работ по обработке информации.

АРМ в бухгалтерии могут функционировать автономно или в составе компьютерной сети.

При автономном режиме работы АРМ создаются для решения отдельных функциональных задач и не могут оперативно использовать всю информационную базу экономического объекта, а обмен информацией между различными АРМ выполняется с помощью машинных носителей.

Работа на базе компьютерных сетей позволяет организовать обмен данными между АРМ по каналам связи, объединить информационное пространство объекта управления и организовать доступ к нему любого работника в пределах его полномочий. Каждый АРМ рассматривается как самостоятельная подсистема, а в целом они составляют единое целое. При этом главный бухгалтер имеет возможность руководить процессом решения функциональных задач и интегрировать результаты работы отдельных бухгалтеров, оперативно получая обобщенную информацию для составления сводных отчетов и принятия решений. В то же время, сохраняется возможность автономной работы каждого из бухгалтеров.

АИС БУ может использовать не только локальные, но и глобальные сети для подключения территориально удаленных подразделений и доступа к внешним информационным службам общего назначения (национальным информационно-поисковым система, базам данных и т.д.).

Организационная структура бухгалтерии предопределяет номенклатуру (количество) АРМ, а декомпозиция целей и функций, а также распределение обязанностей между сотрудниками бухгалтерии определяет функциональное содержание (функциональную направленность) конкретных АРМ – состав задач, которые будут решаться на конкретном рабочем месте. Специфика функций, выполняемых каждым из этих сотрудников, требует разных информационных и программных ресурсов. Распределение работ зависит и от технической базы, а также уровня компьютерной подготовки специалистов бухгалтерии.

Как правило, АРМ в бухгалтерии организуются в соответствии с традиционным распределением работ по разделам учета: АРМ учета основных средств, учета материальных ценностей, заработной платы, учета выпуска и реализации готовой продукции, учета затрат, сводного учета и т.д. В зависимости от объема работ и общего числа компьютеров на одном рабочем месте могут решаться задачи нескольких разделов учета, а возможен и другой вариант, когда один раздел учета будет распределен между несколькими рабочими местами. Например, расчеты по заработной плате могут быть распределены по нескольким рабочим местам, на каждом из которых выполняется обработка данных одного подразделения (цеха, филиала).

Концептуальная модель обработки данных в АИС-БУ

Концептуальная модель обработки данных в АИС-БУ представлена на рис. 1. Она реализует процедуру бухгалтерского учета, под которой понимается строгая последовательность выполнения бухгалтерских действий в процессе регистрации, накопления и обработки учетных данных с целью формирования финансовой отчетности и управленческих сводок.

Процедура бухгалтерского учета, как известно, предполагает выделение бухгалтерских действий, выполняемых единовременно в момент создания предприятия и текущих бухгалтерских действий, осуществляемых в каждом отчетном периоде. Аналогичное происходит и при внедрении и функционировании компьютерной системы бухгалтерского учета с поправкой на то, что часто система внедряется на действующем предприятии. Здесь также выделяют два этапа: подготовительный и текущий.

Подготовительный этап связан с вводом системы автоматизации учета в эксплуатацию. Работы, выполняемые на этом этапе, носят единовременный, разовый характер. Наряду со специальными подготовительными работами, относящимися к области компьютеризации, такими как установка системы, настройка отдельных параметров, организация справочников и других, выполняются работы, составляющие процедуру бухгалтерского учета – ввод начальных остатков счетов на основе инвентаризационных описей имущества и обязательств, составление вступительного баланса на момент ввода системы в эксплуатацию. Среди специальных подготовительных работ выделяют организацию справочников и, прежде всего, справочников бухгалтерских счетов, субсчетов, аналитических счетов. Построение справочников счетов, субсчетов – компьютерного плана счетов, реализованная в программном средстве модель аналитического учета, организация связи синтетических и аналитических счетов влияют на технологию обработки учетных данных.

При функционировании системы автоматизации учета процесс обработки информации сводится к циклически повторяемой в каждый отчетный период последовательности действий. Здесь выделяются три основные этапа, соответствующие трем стадиям учетного процесса:

документирование хозяйственных операций и формирование внутримашинной базы учета;

обобщение учетных данных и формирование текущих учетных регистров и внутренних отчетов;

завершение отчетного периода и формирование регламентированной внешней отчетности: бухгалтерской, налоговой, отчетности во внебюджетные фонды и др.

Совершившиеся факты производственно-хозяйственной и финансовой деятельности находят отражение в первичных документах, которые подтверждают их законность и достоверность. Бухгалтерские действия по обработке данных документов включают стоимостную оценку фактов, идентификацию их по времени, классификацию в номенклатуре плана счетов конкретного экономического субъекта. Естественно, в системах компьютерного учета первичные бухгалтерские действия автоматизированы (за исключением идентификации фактов по времени) и зависят от реализуемой в системе технологии первой стадии учетных работ. В результате этих действий в информационной базе учета формируются и регистрируются входящие данные АИС БУ – бухгалтерские записи, относящиеся к каждому отдельному факту хозяйственно-производственной и финансовой деятельности предприятия. В дальнейшем факты хозяйственно-производственной и финансовой деятельности предприятия, оказывающие влияние на финансовое положение предприятия, будем именовать хозяйственными операциями. Способы трансформации документов в систему записей на счетах бухгалтерского учета рассматриваются в приложении 4.

В системах компьютерного учета в состав бухгалтерской записи наряду с основными реквизитами проводки входят дополнительные классификационные и идентификационные характеристики, подчеркивающие индивидуальность хозяйственной операции. Такую запись называют "расширенной проводкой". В общем случае она включает:

дебетуемый счет;

кредитуемый счет;

основания проводки;

классификационные реквизиты;

идентификационные реквизиты.

Основания проводки – поля записи, отводимые под стоимостные значения показателей, характеризующих хозяйственную операцию (сумма операции в национальной и иностранной валюте), а иногда и под натуральные показатели.

Классификационные реквизиты – поля записи, используемые под аналитические счета, группировочные реквизиты (например, структурные подразделения предприятия, вид операции и др.), расшифровывающие реквизиты (например, коды единицы измерения, код валюты и др.).

Идентификационные реквизиты – поля записи, используемые под дату совершения операции, номер документа, т.е. под реквизиты, которые не являются ключами группировки данных при расчетах.

В ряде программных продуктов используются многострочные проводки, в которых бухгалтерская запись может состоять из взаимосвязанных нескольких записей, в каждой из которых дебетуется или кредитуется один счет. Этот же принцип может использоваться при формировании записей на забалансовых счетах.

Хозяйственная операция в учете может отражаться одной или несколькими проводками. Совокупность проводок, полностью отражающих хозяйственную операцию в учете, в компьютерных системах получила название "бухгалтерская операция". Бухгалтерская операция с одной проводкой это лишь частный случай общего определения.

Бухгалтерская операция отличается от бухгалтерской записи тем, что в компьютерных системах она часто имеет структурированное представление (рис. 2). Как правило, бухгалтерская операция представляется двумя уровнями: заголовок операции и одна или несколько расширенных проводок. В заголовок операции выносятся реквизиты общие для всех проводок бухгалтерской операции. Это идентификационные реквизиты: вид, номер и дата документа или документов, характеризующих хозяйственную операцию, а также часть классификационных реквизитов: субъекты операции, сумма операции, комментарий (краткое содержание) хозяйственной операции и др.

В информационной базе учета данные обо всех хозяйственных операциях предприятия с момента начала эксплуатации хранятся в массиве информации о хозяйственных операциях. Информация в этом массиве может храниться как в виде расширенных проводок, так и в виде бухгалтерских операций, в хронологическом порядке. Этим компьютерная технология учета отличается от ручной технологии, при которой регистрация учетных записей выполняется в журналах, являющихся хронологическими регистрами. Компьютерный журнал регистрации хозяйственных операций рассматривается как выходной документ, который позволяет просмотреть данные о хозяйственных операциях, зарегистрированных в массиве. При этом данные о хозяйственных операциях могут быть представлены за любой временной интервал, а также фрагментарно в заданном срезе.

В компьютерных системах учета реализована разная технология работы с документами, разные способы формирования бухгалтерских записей, разные способы хранения данных в массивах хозяйственных операций, методы поиска и выборки данных, их представления в журналах хозяйственных операций.

Записи массива информации о хозяйственных операциях, зарегистрированные на входе системы, дают импульс движению информации. В процедуре бухгалтерского учета движение учетной информации рассматривается как отражение учетных записей в регистрах. Регистры, их связь, способы обобщения и группировки в них информации являются одними из важнейших элементов формы бухгалтерского учета. И именно здесь проявляются наиболее существенные различия в формах учета и реализации бухгалтерской процедуры.

В компьютерных системах основным регистром, служащим для группировки и обобщения учетной информации в систематическом разрезе, является бухгалтерский счет. Информационная база включает массив остатков и оборотов счетов, субсчетов, объектов аналитического учета, который актуализируется либо в автоматическом режиме, по мере регистрации бухгалтерских записей о совершившихся хозяйственных операциях, либо по запросу пользователя. Информационная база учета, хранящая информацию о хозяйственных операциях и об остатках и оборотах на счетах, является основным источником формирования любых аналитических регистров, а также синтетических регистров – журналов-ордеров и ведомостей по счетам, главной книги, оборотной ведомости. При этом учетные регистры, называемые в компьютерном учете стандартными отчетами, могут быть получены в произвольной последовательности, неоднократно в отчетном периоде в любой момент времени, могут отображать фрагментарную информацию по заданным учетным объектам. Форма представления регистров, как правило, отличается от традиционной формы, так как ориентирована на удобство восприятия информации на экране монитора компьютера. Данный этап лишь условно может соответствовать бухгалтерской процедуре Главная книга, так как и технология обобщения данных, и технология формирования и форма представления учетных регистров имеют значительные отличия (см. Приложение 2).

Описанные работы относятся к этапу обобщения и формирования текущих бухгалтерских регистров – стандартных отчетов.

В конце отчетного периода выполняется окончательный расчет итогов по всем счетам: рассчитываются итоговые обороты и конечное сальдо. Затем реализуются процедуры закрытия месяца и отчетного периода, которые регламентируются действующей нормативной базой, отраслевыми инструкциями и во многом зависят от учетной политики предприятия. Степень автоматизации данных процедур в компьютерных системах очень различается. Однако при любой технологии при выполнении процедур завершения месяца и отчетного периода создаются необходимые бухгалтерские записи, регистрируемые в информационной базе учета. Только после этих процедур выполняется окончательный расчет итогов оборотов и сальдо по счетам, а затем формируется заключительный баланс, другие формы бухгалтерской отчетности, регламентированные отчеты для налоговых и статистических органов, а также отчеты во внебюджетные фонды. В контрольных целях до и после составления баланса компьютерная система обеспечивает получение оборотной ведомости или ее аналогов. После составления баланса в случаях обнаружения ошибок системы компьютерного учета позволяют использовать интерактивную технологию работы с отчетами, когда непосредственно из баланса можно выйти на оборотную ведомость, а из нее последовательно пройдя ряд отчетов выйти на бухгалтерские записи и вновь вернуться к балансу, обновив его показатели.

Данные работы относятся к третьему этапу – завершению отчетного периода и формированию регламентированной внешней бухгалтерской и налоговой отчетности, а также отчетности во внебюджетные фонды и др. Они соответствуют бухгалтерской процедуре формирования оборотной ведомости и заключительного баланса.

При переходе к новому отчетному периоду конечные остатки на счетах автоматически переносятся в новый период и становятся начальными остатками нового отчетного периода.

Таким образом, концептуальная модель обработки учетной информации полностью реализует бухгалтерскую процедуру на технологическом уровне, соответствующем современной компьютерной базе.

 

 

47.Технологические этапы формирования и обработки информации: автоматизация ведения штатного расписания и списочного состава подразделений предприятия, лицевых счетов сотрудников, табельного учета, расчетов начислений и удержаний, формирования расчетно-платежных ведомостей и отчетности.

Автоматизированная система управления персоналом (АСУП) предназначена для автоматизации деятельности работников предприятия, занимающихся учетом, расстановкой, использованием и социальной защитой кадров, организацией труда и заработной платы, ведением общего и специального делопроизводства, а также для информационного обслуживания руководства предприятия и его подразделений.

АСУП включает в себя шесть комплексов автоматизированных рабочих мест (АРМ), объединенных общим информационным полем. В ее состав входят:

- комплекс АРМ отдела кадров (комплекс «Кадры»);

- комплекс АРМ отдела организации труда и заработной платы (комплекс «Труд и зарплата»);

- комплекс АРМ отдела социального развития (комплекс «Соцразвитие»);

- комплекс АРМ обучения и переподготовки кадров (комплекс «Обучение»);

- комплекс АРМ ведения общего делопроизводства (комплекс «Канцелярия»);

-         комплекс АРМ ведения нормативной документации (комплекс «Документация»).

В дополнение к АСУП реализован комплекс АРМ «Транспорт», обеспечивающий функционирование диспетчерской и экономической служб транспортного подразделения.

Система АСУП спроектирована с использованием CASE-средств и требований методологий IDEF0 и IDEF1X.

Система АСУП разработана в среде Microsoft VB.Net и может работать под управлением операционных систем семейства Windows.

Информационное взаимодействие комплексов реализовано на основе СУБД Oracle версий 8.1.6 – 8.1.7.

АРМ «Транспорт» разработан в среде MicrosoftVisualBasic версии 6.0 для базы данных Microsoft® Access и может работать под управлением операционных систем семейства Windows.

  Комплекс АРМ «Кадры» предназначен для автоматизации работы сотрудников отдела кадров при выполнении следующих задач:

• Ведение информации по личной карточке работника.

• Ведение информации по работе сотрудника на предприятии.

• Формирование штатной расстановки.

• Подготовка справок и учет их выдачи.

• Формирование установленных форм отчетов.

• Формирование установленных запросов пользователей.

• Ведение временных вакансий.

• Напоминание инспектору ОК о наступлении в течении ближайшего месяца следующих событий (с возможностью печати).

• Ведение списка желающих трудоустроиться на предприятие.

Комплекс АРМ «Труд и зарплата» предназначен для автоматизации работы сотрудников отдела организации труда и зарплаты при выполнении следующих задач:

• Формирование штатного расписания.

• Формирование тарифной ставки первого разряда на предприятии.

• Ведение минимальной заработной платы РБ.

• Табельный учет и расчет зарплаты.

• Ведение информации по организации, проведению и учету аттестации рабочих мест.

• Ведение нормативной информации.

• Заполнение, просмотр и редактирование должностных инструкций.

• Формирование и печать графиков работы.

• Учет, проверка и обработка договоров подряда, актов сдачи работ.

• Подготовка и учет приказов.

• Подготовка и печать отчета по списочной численности предприятия.

• Формирование справочника структуры предприятия.

Комплекс АРМ «Соцразвитие» автоматизирует работу сотрудников отдела социального развития по учету, оформлению документов и отчетности по следующим задачам:

• оказание материальной помощи неработающим пенсионeрам и работникам, ушедшим на пенсию по инвалидности;

• выделение пособий на погребение;

• назначение бюджетных пособий (малообеспеченным семьям, по случаю беременности и рождения ребенка, по уходу за ребенком до трех лет и т.д.);

• оказание материальной помощи;

• оздоровление сотрудников, их детей и пенсионеров, учет нуждающихся в оздоровлении, учет предоставления санаторнокурортных путевок, диспансерных больных;

• выделению ссуд на обучение, лечение и молодым семьям и т.д.;

• учет жилья и контроль за его распределением и использованием, ведение очереди на жилье, выделение пособия работникам, проживающим на частных квартирах;

• учет нуждающихся в детских садах, льготная оплата детских садов;

• выделение пособий по случаю потери родителей, на детей-инвалидов, на детей, воcпитывающихся в семьях инвалидов, на инвалидов – близких родственников.

Комплекс АРМ «Обучение» предназначен для автоматизации деятельности сотрудников Отдела кадров (или Учебно-курсового комбината) в вопросах подготовки квалифицированных кадров с учетом развития предприятия и внедрения новых технологических процессов, формирования резерва специалистов требуемой квалификации, обучения рабочих профессиональным знаниям.

АРМ «Обучение» функционирует в следующих основных режимах:

•         ведение информации по картотеке «Обучение»;

•         ведение информации по планированию обучения сотрудников;

•         ведение «Перечня профессий», по которым осуществляется подготовка, и контроль за периодичностью обучения;

•         ведение информации по обучению сотрудников;

•         ведение информации по дневному и заочному обучению студентов;

•         ведение информации по производственной практике;

•         документооборот;

•         ведение информации по оплате за обучение и контроль за своевременной оплатой;

•         ведение информации по учебным заведениям;

•         ведение информации по преподавателям и инструкторам;

•         ведение нормативно-справочной информации;

•         получение сводных отчетов.

Комплекс «Канцелярия» автоматизирует работу сотрудников канцелярии по следующим задачам:

• регистрация и учет входящих документов;

• регистрация и учет исходящих документов;

• контроль исполнения входящих и исходящих документов;

• регистрация лиц, прибывших в командировку;

• регистрация лиц, убывающих в командировку;

• регистрация и учет обращения граждан, контроль за ходом их рассмотрения;

• регистрация и учет приказов и распоряжений, контроль за ходом их выполнения.

5.6.1.Комплекс АРМ «Документация» предназначен для автоматизации

работы сотрудников отдела управления качеством (ОУК) в вопросах эффективного использования информационного потенциала фонда нормативной документации (НД). Он разработан с учетом задач, поставленных перед Отделом управления качества по ведению НД и может быть настроен на существующую структуру предприятия.

Комплекс автоматизирует работу ОУК по следующим задачам:

•         информационно-поисковая система;

•         актуализация НД в централизованном фонде;

•         ведение информации по копиям НД рабочего фонда в подразделениях предприятия;

•         сверка НД;

•         подготовка НД;

•         ведение нормативно-справочной информации;

•         актуализация базы ИПС «Стандарт» (Разработчик – БелГИСС);

•         контроль состояния рабочего фонда НД;

•         получение выходных форм.

Перечисленные комплексы работают с единой нормативно-справочной информацией, которая выделена в дополнительный, автономный АРМ «Нормативно-справочная информация».

«Комплекс АРМ «Транспорт»»

Комплекс АРМ «Транспорт» предназначен для автоматизации работы диспетчерских пунктов и экономических групп и отражает основные положения по организации деятельности диспетчерских пунктов автотранспортных цехов.

Комплекс АРМ «Транспорт» реализован под базу данных Access и представляет собой совокупность рабочих мест, объединенных в локальную сеть, информационно не связанную с другими комплексами системы.

Комплекс автоматизирует работу диспетчерских пунктов по следующим задачам:

• Учёт транспортных средств.

• Учёт характеристик транспортных средств.

• Учёт водительского состава.

• Комплектование автопоездов.

• Закрепление автомобилей за водителями.

• Регистрация заявок на транспортные средства.

• Формирование сменно-суточного приказ – задания.

• Учёт поступлений и использования путевых листов форм:

-         №6 (легковой транспорт);

-         №3(п) (грузовой транспорт);

-         №1(н) (автобус).

• Учёт данных путевого листа.

• Работа с путевым листом в том числе:

-         формирование нового путевого листа;

-         корректировка сформированного путевого листа;

-         удаление сформированного путевого листа;

-         поиск путевого листа по его атрибутам:

-         печать путевого листа с возможность выбора вида печати путевых листов из следующих вариантов:

при выезде транспортного средства из парка;

при возвращении транспортного средства в парк;

выборочная печать реквизитов ПЛ;

печать всех реквизитов ПЛ.

-         формирование сводки состояния парка;

• Получение выходных форм для диспетчерского пункта и экономической группы:

Автоматизированная система управления “Кадры” предназначена для комплексной автоматизации предприятий. Решение задач, связанных с персоналом (планирование штатного расписание, учет персонала, начисление заработной платы) обеспечивает подсистема для управления персоналом. Она включает модули “Штатное расписание”, ”Учет кадров”, “Зарплата”.

Модуль ”Штатное расписание” предназначен для описания организационной структуры предприятия и ведение его штатного расписания. Организационная структура предприятия представляется в виде иерархического организованного набора подразделений. Для каждого из подразделений задаётся перечень штатных единиц с соответствующими атрибутами. Таким образам создаётся система планирования и учёта персонала на предприятии.

Важным и необходимым элементом работы по ведению штатного расписания является подготовка и учёта документов (приказов, распоряжений и пр.), описывающих изменения структуры предприятия и его штатного расписания. Модуль “Штатное расписание ” обеспечивает формирование таких документов при проведении соответствующих операций, их учет и ввод в действия.

Модуль “Штатное расписание” предназначен так же для формирования отчетных документов по штатному расписанию предприятия.

На крупных предприятиях описанные задачи управления персоналом выполняется, как правило, в планово-экономическом отделе или отделе труда и заработной платы.

В тоже время, ведение штатного расписания может быть поручено ответственным лицам других подразделений в частности, отдела кадров. Но влюбим случаи, данный модуль (как и любой программный модуль, Босс-Корпорация) является сетевым приложением, что подразумевает возможность его эксплуатации на нескольких рабочих станциях одновременно несколькими пользователями.

2.2 Перечень функций, выполняемых комплексом

Функциональные возможности модуля “Штатное расписание” позволяют автоматизировать основные операции по ведению штатного расписания на предприятии.

Функции непосредственно связанные с формированием организационной структуры предприятия и ведение штатного расписания, включают:

создание новой штатной единицы;

изменение атрибутов штатной единицы;

изменения окладов группе штатных единиц;

перевод штатной единицы в другое подразделение;

выделение группы штатных единиц в подразделении;

удаление штатной единицы;

создание нового штатного подразделения;

объединение подразделений;

расформирование подразделений;

ввод штатного расписания в действие.

Реализация этих функций организована таким образом, что при выполнении любой из них создаётся приказ или пункт приказа, регламентирующий выполнение данного действия. Приказ регистрируется и в дальнейшем пользователю предоставляется возможность работы с ним.

Функции работы с учетными документами обеспечивают просмотр имеющихся и создание новых документов, формирование и редактирование текстов приказов контроль их визирование. Функция выполнения приказов позволяет автоматически внести изменения в структуру предприятия или штатное расписание в соответствии с пунктами выполняемого приказа.

Таким образом, набор функций модуля поддерживает естественный цикл, выполняя операции по ведению штатного расписания, включающий следующие этапы:

описание операций по изменению штатного расписания;

формирование текста и печать приказа;

визирование приказа;

исполнение приказа.

Функции работы с учётными данными обеспечивают также непосредственный доступ к штатному расписанию для просмотра и внесение изменений. Такой режим внесения изменений в штатное расписание обеспечивает дополнительные возможности по организации ведения штатного расписания без формирования приказов. (Следует отметить, что в этом случае контроль внесения изменений целиком ложится на пользователя)

Модуль обеспечивает ввод в действии нового штатного расписания. При этом сохраняется все предыстории должностей, так как они не удаются, а лишь делаются недействующие с указанной даты.

Штатное расписание ведется, не зависимо по каждому из зарегистрированных пользователей предприятий. В каждый момент пользователь работает с учетными данными одного предприятия выбранного при установке текущих параметров приложения.

Функции ведения справочников модуля пользователю создать и поддерживать справочную базу в объёме, необходимом для работы конкретного предприятия.

Функции формирования отчетных документов обеспечивают подготовку и печать штатного расписания предприятия, штатно-должностной книги, списка вакансий по предприятию и других документов, отчетные документы могут быть сформированы как по предприятию в целом, так и по отдельному подразделению.

Выполнение этих функций организовано таким образом, что при выполнении любой из них создается приказ или пункт приказа, регламентирующий выполнение данного действия.

2.3 Связь модуля “Штатного расписания” с другими модулями системы

Модуль “Штатное расписание” взаимодействует главным образам с модулем, входящим в состав подсистемы управления персоналом. Организационная структура предприятия и его штатное расписание используется для учета персонала в модуле “Учёт кадров”. В зависимости от настройки модуля ”штатное расписание” либо обеспечивает жесткий контроль превышения лимита штатной численности, либо допускается такая возможность (если того требует особенности кадровой политики предприятия)

В свою очередь, в модуле “Штатное расписание” при описании подразделения для указания его руководителя и при контроле занятости вакансий используется учетные данные по персоналу, формируемые в модуле “Учёт кадров”.

2.4 Основные сведения о структуре комплекса

Комплекс «Кадры» является сетевым приложением, что подразумевает возможность его эксплуатации на нескольких рабочих станциях одновременно несколькими пользователями. Возможности по доступу к данным и выполнению отдельных операций конкретными исполнителями определяются на этапе настройки.

Программа создана средствами системы управления базами данных (СУБД) FoxPro и предназначены для выполнения под управлением операционной системы MS DOS.

Комплекс состоит из модулей:

Картотека,

Штатное расписание,

Отчеты и справки,

НСИ.

Комплекс имеет информационную связь с программами «Зарплата», «Табель», «Налогоплательщик», «Обучение кадров», «Персонифицированный учет».

Пользователь должен иметь навыки работы на компьютере в качестве оператора, знать технологию работы отдела кадров.

При регистрации нового пользователя на основании заявки, оформленной в установленном порядке, сотрудник управления АСУ и ВТ выдает код пользователю, производит необходимую настройку комплекса (по его функциям и составу данных) и проводит инструктаж по работе с программой.

После запуска программы из сетевого меню необходимо ввести пароль пользователя. При правильном вводе пароля пользователя на экране появится главное меню программы. Для выбора любой из картотек, на которой пользователь может выбрать нужный справочник для работ в модуле. В выбранном модуле «Штаты» рассматривается ведение штатного расписания. В подменю «Просмотр и корректировка» выбираем подменю «Рабочие», где описывается ведение штатного расписания рабочих.

Предназначен для описания структуры предприятия включающий задание списка и его подразделений их подчиненности. Такое описание позволяет задавать для предприятий иерархическую организационную структуру любого уровня. В этой экранной форме представлен список подразделений предприятия, выбранного на текущую сессию работы приложения при задании параметров приложения. Модуль позволяет вести штатное расписание для несколько подразделений, список которых задаётся в справочнике “Подразделение”. Штатное расписание подразделения задается, не зависимо друг от друга, и в каждый момент пользователь имеет доступ только к одному из них.

Для работы в данном окне следует работать с функциональными клавишами, которые имеют свои назначения. По клавише «F7» происходит поиск подразделения по своему номеру (коду), который нужен для работы. По клавише «F11» происходит поиск подразделения. По клавише «F12» просмотр подразделений. «ENTER» выбор подразделения, для дальнейшего просмотра информации.

В данной форме находится информация:

1. Код – порядковые номера подразделений;

2. Наименование – название подразделения;

3. Производство, – к какому цеху, заводу или управлению относится;

В данном разделе хранится информация по любым профессиям находящиеся в выбранном подразделении, также его краткая характеристика по его сфере работы т. е:

1) Усл. - Информация об условиях труда сотрудника используется для формирования отчетов в Пенсионный Фонд РФ. Он показан в виде как группа условий труда, его порядковый номер, наименование группы условий труда, условие труда (тяжелые, особотяжелые). Группа условий труда состоит из: порядкового номера, кода, кода позиции списка и наименование позиции списка.

2) Форм. О – форма оплаты, т.е. либо она повременная, либо сдельная, либо почасовая;

3) Раб.нд – рабочая неделя, сколько всего рабочих недель в данном году;

4) Отп. – отпуска, сколько всего отпускных недель в данном году;

5) Кат. – Категория, к какой категории относится;

6) Кол. – Количество рабочих;

7) Разр.- разряд рабочих в данном отделе;

8) Окл.мс – оклад по месячно;

9) Тар.чс. – тарифная ставка по часовая;Так же присутствуют функциональные клавиши:

«Tab Режим» - благодаря этой клавиши мы можем рассмотреть таблицу до конца;«F1 Количество»- при её нажатии появляется таблица с количеством работников, в ней заносится в ручную любой отдел, в котором показывает сколько в водимом отделе рабочих;

«F2 Добавить» - появляется таблица “Штатное расписание в подразделении”, в которую мы можем добавить любой информации;

«F4 Изменить» - также появляется таблица, в которой мы можем либо изменить;«F5 Печатать» - вывод данной информации на печать;«F6 В.В» - выход в первоначальное меню, т.е. заглавное;

«F8 Удалить» - удаление не нужной информации;

«F6 Классификатор» - для каждого не добавленному полю можно добавить нужную информацию.

Этот раздел содержит общие сведения о подразделении. В этом разделе содержится масса информации, а также он связан со многими другими разделами.

В этом разделе содержатся сведения:

Подразделение – модуль позволяет вести штатное расписание для несколько предприятий, список которых задаётся в справочнике “Предприятия”. Штатное расписание предприятий задается, не зависимо друг от друга, и в каждый момент пользователь имеет доступ только к одному из них.

В данном справочнике содержится наименование о предприятии (на русском и английском языке): что входит в предприятие, Факс этого предприятия, его руководитель (Ф.И.О), также его должность, главный бухгалтер (Ф.И.О), также имеется дата создания и расформирование предприятия, сноска для примечания. Предприятия также содержит множество атрибутов: ИНН, Код по ОКПО, Код по ОКУД, Регистрационный номер в ПФР, Код по ОКОНХ, Номер ГНИ, также имеются Банковские реквизиты, где включает в себя: Название Банка; Счет банка; Корреспондентский счет и банк; Банковский идентификационный код (БИК). Информация о последней модификации, где указывается время (число, месяц, год, время) также системное имя пользователя.

Отдел (сектор)- в данном поле вводится, какие отделы относятся к данному подразделению.

Подотдел – поле содержит информацию о подотделах, которые относятся к данному подразделению, где содержит информацию с какого, по какой день произошло оформление.

Профессия – Список всех должностей, используемый при описании штатных единиц содержит, следующую информацию: Код по ОКПДТР (Общероссийскому Классификатору Профессий, Должностей и Тарифных Разрядов), наименование (должность), уточняющая классификация (профессия/должность по ОКПДТР). Контрольное число (спец. код по ОКПДТР), полное наименование (должности), наименование описывающие название профессии/должности в различных падежах. Диапазон тарифных разрядов или код категории для служащих, код по ОКЗ (Общероссийскому Классификатору Занятости). Код выпуска ЕТКС (Единая Тарифная Квалификационная Сетка), код для производной должности. Код ОКПДТР для должностей, производных от основных (например, начальник отдела-заместитель, начальника отдела). Степень механизации труда (код степени механизации труда работника данной профессии). Последняя модификация, где указывается время (число, месяц, год, часы), и имя системного пользователя.

Категория работников – для каждой из введенных штатных единиц могут быть указана категории и вид персонала, к которым она относится. Это позволяет классифицировать штатные единицы, выбирать их по этим признакам при просмотре и формирование списков. В справочник категорий, содержится структурное дерево, где содержится корневые и подкорневые наименование (название) категорий (например, Рабочие: водители, локомотивных бригад, и т.д.), код категории, наименование (название) категории, куда входит (либо в рабочие, либо в корневой уровень, и т.д.). Также содержит последнюю модификацию с указным временим (число, месяц, год, часы) и именем системного пользователя.

Классификация – позволяет классифицировать штатные единицы, выбирать по их признакам при просмотре и формирование списков.

Классификация вспомогательных работников - позволяет классифицировать штатные единицы, выбирать по их признакам при просмотре и формирование списков по отдельным категориям.

Количество штатных единиц – запись, в которой записаны определенное количество рабочих в определенное подразделение.

Разряд – в этом поле представлен список разрядов, используемых при назначении сотрудников. Разрядная сетка выводится в виде кода разряда, наименование (название) разряда, также последняя модификация с указанием времени (число, месяц, год, часы) и имя системного пользователя.

Тарифный коэффициент – определяет вид используемой на предприятии тариф.

Оклад, тарифная ставка в месяц (в час) – система оплаты труда указывается при описании штатной единицы. Она описывает форму оплаты труда (повременная, сдельная, и т.д.) работника принятого на данную штатную единицу.

Условия оплаты труда – Информация об условиях труда сотрудника используется для формирования отчетов в Пенсионный Фонд РФ. Он показан в виде как группа условий труда, его порядковый номер, наименование группы условий труда, условие труда (тяжелые, особо тяжелые). Группа условий труда состоит из: порядкового номера, кода, кода позиции списка и наименование позиции списка.

Продолжительность рабочего дня (отпуска) – описание времени работы и отпуска.

Номер корпуса – номер корпуса, к которому относится данная штатная единица.

Номер списка – код списка, в который входит штатная единица.

Номер раздела – код раздела, к которому относится штатная единица.

Вид рабочей профессии – к какому виду относится, т.е. к тяжелой или вредной

Номер и квалификация по ЕТСК - содержит три информационные зоны: 1 Вид тарифной сетки (вид, используемый на предприятии (например, Промышленная для договорников)). 2 Ставка 1 разряда ЕТС (определяет размер тарифной ставки 1 разряда на период с даты), указывается дата, его ставка также время (число, месяц, год, часы) и имя системного пользователя. 3 Разряды ЕТС, где указывается разряд, коэффициент и величина доплата (относительно для 1 разряда).

Вспомогательный цех – те цеха, которые относятся к главному цеху. При этом на них возлагается наибольшая ответственность в работе.

20) Подразделение ОК – Информация, Подразделение входящий Общероссийский Классификатор, т.е. полное и изначальное название для подтверждения конечного заполнения базы.

Код позиции списка – номер позиции, к которой относится данная выписка из списка.

 

В этом разделе находится информация по отделам о которыххочит узнать пользователь, для того чтобы заполнить таблицу «Штатное расписание в подразделении». Также можем найти его пофункциональным клавишам задавопределеный код.

В этом разделе находится информация по пототделам о которыххочит узнать пользователь, для того чтобы заполнить таблицу «Штатное расписание в подразделении». Также можем найти его пофункциональным клавишам задаворпеделеный код.

В данном разделе хранится информация по категориям. Для каждой из введенных штатных единиц могут быть указана категории и вид персонала, к которым она относится. Это позволяет классифицировать штатные единицы, выбирать их по этим признакам при просмотре и формирование списков.

В справочник категорий, содержится структурное дерево, где содержится корневые и подкорневые наименование (название) категорий (например, Рабочие: водители, локомотивных бригад, и т.д.), код категории, наименование (название) категории, куда входит (либо в рабочие, либо в корневой уровень, и т.д.). Также содержит последнею модификацию с указным временим (число, месяц, год, часы) и именем системного пользователя.

В данном разделе хранится информация, где указывается уточняющая классификация (профессия/должность по ОКПДТР), где ОКПДТР (Общероссийскому Классификатору Профессий, Должностей и Тарифных Разрядов), наименование (должность), уточняющая классификация (профессия/должность по ОКПДТР). Контрольное число (спец. код по ОКПДТР), полное наименование (должности), наименование описывающие название профессии/должности в различных падежах. Диапазон тарифных разрядов или код категории для служащих, код по ОКЗ (Общероссийскому Классификатору Занятости). Код выпуска ЕТКС (Единая Тарифная Квалификационная Сетка), код для производной должности. Код ОКПДТР для должностей, производных от основных (например, начальник отдела-заместитель, начальника отдела). Степень механизации труда (код степени механизации труда работника данной профессии). Последняя модификация, где указывается время (число, месяц, год, часы), и имя системного пользователя.

Информация, хранящаяся не только по основным работникам в подразделениях, но также по тем работникам, которые принимают участие в работе в подразделении (ремонтный персонал, дежурный персонал, оперативно-ремонтный и прочий персонал)

Информация об условиях труда сотрудника используется для формирования отчетов в Пенсионный Фонд РФ. Он показан в виде как группа условий труда, его порядковый номер, наименование группы условий труда, условие труда (тяжелые, особо тяжелые). Группа условий труда состоит из: порядкового номера, кода, кода позиции списка и наименование позиции списка.

Система оплаты труда указывается при описании штатной единицы. Она описывает форму оплаты труда (повременная, сдельная и т.д.) работника принятого на данную штатную единицу.

Здесь будет показана имя краткое и полное системы оплаты, вид оплаты и код валюты (на английском языке), единица времени при расчете зарплаты.

Информация по льготам по первому и второму номеру списка, а также безльготный список.

Информация, Подразделение входящий Общероссийский Классификатор, т.е. полное и изначальное название для подтверждения конечного заполнения базы.

Полностью заполненная база данных по рабочим, где идет описания структуры предприятия включающий задание списка и его подразделений их подчиненности. Такое описание позволяет задавать для предприятий иерархическую организационную структуру любого уровня. В этой экранной форме представлен список подразделений предприятия, выбранного на текущую сессию работы приложения при задании параметров приложения.

Для выбора любой из картотек, на которой пользователь может выбрать нужный справочник для работ в модуле. В выбранном модуле «Штаты» рассматривается ведение штатного расписания. В подменю «Просмотр и корректировка» выбираем подменю «Руководители, специалисты, служащие». Где описывается ведение штатного расписания руководителей, специалистов, служащих.

Также идет описание и последовательность заполнения базы Руководители, (специалисты и служащие) в подразделениях, как и в базе по Рабочему персоналу.

Также присутствуют функциональные клавиши для удобства работы не только специалиста, но также и пользователя.

Выполнение операций по изменению штатного расписания является основным способом его формирования. При этом поддерживается соответствующее документирование и общепринятый порядок внесения изменений через издание приказов.

Любая операция по изменению штатного расписания автоматически отражается в качестве пункта в приказе по предприятию. Поэтому во всех экранных формах, которые вызываются для проведения этих операций, приводится список документов, имеющих статус “подготовка” (именно в приказы, имеющие этот статус, разрешается вносить новые пункты).

Каждая запись этого списка включает в себя следующие поля как номер приказа, тип документа, дата редактирования и имя системного пользователя (где в эти поля система заносит автоматически служебную информацию.)

Знак (+)- рассматриваемая в данный период история профессия.

Знак (-)- не рассматриваемая в данный период история профессия.

Основным штатным расписанием является действующее наличие этого штатного расписания обязательно. Помимо действующего расписания,

разрешается ведение и нескольких планируемых штатных расписаний, которые затем можно будет объявить как действующие. В этот справочник входит наименование (например: действующее, планируемое, новое штатное расписание и т.д.). Время (число, месяц, год, часы), имя системного пользователя. Копирование на дату, т.е. на определенное число, месяц, год.

Для облегчения процесса подготовки документов, регламентирующих кадровые операции, ведутся справочники, содержащие возможные типы документов и основание действий, описываемых в приказе. Однажды введенная информация, запрашиваемая в пунктах этих документов, избавит от многократного процесса её внесения в каждый конкретный документ при их формировании в процессе работы.

В этом справочнике представлен список допустимых типов документов (приказ, распоряжение, служебная записка и т.д.), которые могут использоваться в модуле при создании и корректировки документов. Он имеет поля как код документа и наименование.

Список типовых оснований, которые могут быть использованы при формировании приказов. Имеет поле как наименование приказа.

В данном справочнике для каждой функции определяется доступные типы приказов. Содержит код в буквенном виде (например, ЛВ), наименование (например, По личному составу), так же пункты приказов, входящие в типы приказов содержит код и наименование.

Информация о константах выводится в виде параметров, его значение, какое предприятие, примечание и сноска для какого предприятия. Информация представленная в справочнике является служебной. Добавлять или вносить изменения может только сотрудник, знакомый со структурой базы данных.

Для настроек шаблонов текстов пунктов приказов, справок, шапок отчетов предприятия, в системе имеется редактор шаблонов текстов. Присутствуют поля как: По всем предприятиям, Код текстов и его номер. Также наименование текста и наименование варианта, шаблон текста (где расположен непосредственно сам шаблон текста), описание переменных (наименование рабочего поля окна, где переменные шаблона текста описаны как запросы реляционной базы на языке PL/SQL).

В языке используются три типа переменных.

Ограничен квадратными скобками с количеством символов не менее 1-го, используется при формирование текста пункта приказа. Внутри квадратных скобок допускается использование цифр 0-9 знаки латинского алфавита A-Z?, кириллицы А-Я, пробелов и знаков подчеркивания. Цифры, знаки, пробел и подчёркивание используются на общих основаниях, поэтому переменные [А В] и [А В] это разные переменные, отличающиеся комбинацией знаков длиной в 3 и 4 знака соответственно. При идентификации переменой различие регистров не учитывается, поэтому переменная [ФИО]=переменная [ФИО]. Переменные типа

А (и только они) могу использоваться в тексте пункта шаблона приказа.

Б

Непосредственно при формирование текста пункта приказа не используется. Не требует не предварительного объявления, объявляется при определении. В название переменной типа Б пользуются такие же знаки, как и в название, переменной типа А, за исключением пробела и скобок. При идентификации переменной различие регистров не учитывается.

В

Связан с таблицей HR_ORDITEMS, начинается с двоеточия и имеет вид: ITM. <j>, где .<j>- название поля таблицы HR_ORDITEMS.

В процессе работы может возникнуть необходимость иметь информацию, не отраженную в представленных экранных формах системы. Для реализации возможности вести любые дополнительные атрибуты предназначен справочник “Дополнительные атрибуты”.

Выполнение операций по изменению штатного расписания является основным способом его формирования. При этом поддерживается соответствующее документирование и общепринятый порядок внесения изменений через издание приказов.

Любая операция по изменению штатного расписания автоматически отражается в качестве пункта в приказе по предприятию. Поэтому во всех экранных формах, которые вызываются для проведения этих операций, приводится список документов, имеющих статус “подготовка” (именно в приказы, имеющие этот статус, разрешается вносить новые пункты).

Каждая запись этого списка включает в себя следующие поля как номер приказа, тип документа, дата редактирования и имя системного пользователя (где в эти поля система заносит автоматически служебную информацию.)

Содержит информацию как: номер приказа, тип документа, дата редактирования и имя системного пользователя (где в эти поля система заносит автоматически служебную информацию). Пункты приказа, где подразделяется на подразделение, должность, разряд, оклад/ставка. Затем поля как: на основании (например: распоряжения), категория, статья затрат, система оплаты, номер группы условий труда, счет затрат, ставок, величина максимального оклада или ставки. Так же период действия данной штатной единицы (с какой по какой число, месяц, год). Разряд и максимальный разряд по единой тарифной сетке (ЕТС). Основная профессия, если данная штатная единица является основной по отношению к технологическому

процессу, выполняемому в данном подразделении. В поле примечание можно вести любую пояснительную информацию. Также существует последняя модификация о времени (число, месяц, год) и имени системного пользователя.

Разделить ставки штатных единиц, с целью изменения её атрибутов можно используя функцию “Разделить штатную единицу”. Общее количество штатных единиц при этом не изменится.

Содержит информацию как: номер приказа, тип документа, дата редактирования и имя системного пользователя (где в эти поля система заносит автоматически служебную информацию).

Выводится справка штатных единиц как существующих, так и выделяемых. Которые вводится информации по отдельности но с одинаковыми полями: разряды, количество ставок, категория, вид штатной единицы, счет затрат, система оплаты, оклад/ставка, максимальная ставка, номер группы условий труда, разряд и максимальный разряд ЕТС, основная профессия. Также выделить с даты, оставить количество ставок, основание, где указывается соответствующая информация о проводимом разделении штатных единиц. Также существует последняя модификация о времени (число, месяц, год) и имени системного пользователя.

Объединение штатных единиц позволяет корректировать штатную структуру предприятия в соответствии с изменением потребностями.

Содержит информацию как: номер приказа, тип документа, дата редактирования и имя системного пользователя (где в эти поля система заносит автоматически служебную информацию). Содержит поля профессия/должность, подразделение, оклад/ставка, какое количество ставок, с какой даты и на каком основании, также примечание.

В состав новой штатной единицы входят поля: профессия/должность, подразделение, количество ставок, оклад и максимальный оклад, категория, вид штатной единицы, счет затрат, статья затрат, система оплаты, коэффициент 1, коэффициент 2 , разряд, разряд ЕТС, максимальный разряд ЕТС, номер группы, условий труда. Существует последняя модификация о времени (число, месяц, год) и имени системного пользователя.

Изменение атрибутов штатной единицы позволяет корректировать описание существующей должности. Изменено может быть даже наименование должности, хотя по сути это означает удаление одной и ввод другой штатной единицы (правомерность такой операции зависит от политики предприятия). Следует отметить, что назначения на рассматриваемую должность сохраняются.

Содержит информацию как: номер приказа, тип документа, дата редактирования и имя системного пользователя (где в эти поля система заносит автоматически служебную информацию).

Штанная единица содержит в себе информацию: профессии/должности, подразделении, разряд, количество ставок, категория.

Максимальный и минимальный оклад/ ставка, вид штатной единицы, счет затрат, статья затрат, система оплаты, разряд ЕТС, максимальный разряд ЕТС, номер группы, условий труда. Такие же поля содержаться в новых значениях по изменению атрибутов. Есть примечание (можно вести пояснительную информацию), основание действий по изменению атрибутов, дата изменения параметров. Существует последняя модификация о времени (число, месяц, год) и имени системного пользователя.

Содержит информацию как: номер приказа, тип документа, дата редактирования и имя системного пользователя (где в эти поля система заносит автоматически служебную информацию). В пункте приказов - изменить оклад находится информация, с какой даты было изменение, последняя модификация времени (число, месяц, год) и имя системного пользователя. В группе полей действие можно выбрать во сколько раз увеличить или уменьшить, и какая при этом будет цена. Содержится поле примечания (для дополнительной информации). В группе полей по штатным единицам входят: должность/разряд, подразделение, оклад/ставка, сколько ставок. Также примечание.

В форме штатной единицы мы можем увидеть информацию о том, что к какому подразделению относится, какую имеет должность, какой оклад/ставка, какое количество ставок и было занято. Максимальный размер оплаты, дата сначала и конца договора.

Одним из наиболее часто используемых вариантов изменения атрибутов штатных единиц является ее перевод из одного подразделения в другое. Содержит информацию как: номер приказа, тип документа, дата редактирования и имя системного пользователя (где в эти поля система заносит автоматически служебную информацию).

В группе поля Пункты приказа имеется информация о штатной единицы, и из какого в какое подразделения его переводят. С какой даты и на основании чего был переведен, примечание (дополнительная информация), существует последняя модификация о времени (число, месяц, год) и имени системного пользователя.

Выделение группы штатных единиц в подразделение

модуль “Штатное расписание” предоставляет возможность группового перевода штатных единиц из одного подразделения в другое подразделение, а также возможность группового перевода штанных единиц во вновь создаваемое подразделение с подчинением этого подразделения любому из существующих на предприятии. Изменение организационной структуры, как и другие действия, сопровождается созданием пунктов приказа. Содержит информацию как: номер приказа, тип документа, дата редактирования и имя системного пользователя (где в эти поля система заносит автоматически служебную информацию). В полях группе штатных единиц пункты приказов содержится информация, с какой даты, и время модификации и имя системного пользователя. Перевести в подразделение, выделить в новое подразделение, в какой состав входит, входит в учетное подразделение, руководитель, код подразделения, счет затрат, какая должность, и в каком подразделении работал. Сноска для примечания.

Удаление штатной единицы является одной изоперацией корректировки штатного расписания. Допускается удаление только свободных должностей. Если должность занята, то сначала следует уволить сотрудника с удаляемой должности и лишь, затем производить ее удаление.

Входит информация о номере приказа, о типе документа, типе приказа, дата редактирования, имя системного пользователя. В пункты приказа входит штатная единица, из какого подразделения и по какую дату был удален. На основании чего был удален, сноска на примечания. Существует последняя модификация о времени (число, месяц, год) и имени системного пользователя.

Модуль ”Штатное расписание” предоставляет возможность формирования организационной структуры предприятия. Имеется возможность создания нового подразделения с подчинением его любому из существующих на предприятии. Изменение организационной структуры, как и другие действия, сопровождается созданием пунктов приказа. Входит информация о номере приказа, о типе документа, типе приказа, дата редактирования, имя системного пользователя. В Пункт приказа входит: наименование подразделения, с какой даты, и на основании чего создаётся. Выводится информация о входящих подразделениях, входит ли в учётное подразделение, и кто руководитель подразделения, код самого подразделения, счет затрат, примечание. Существует последняя модификация о времени (число, месяц, год) и имени системного пользователя.

Объединение двух подразделений в одно позволяет корректировать организационную структуры предприятия в соответствии с изменяющимися потребностями. Выводит информацию, под каким номером находится, тип документа, время модификации и имя системного пользователя. В пункты приказа входит информация, с какой даты поступил приказ и также время модификации, и имя системного пользователя. В группу объединить подразделения, в какое подразделение и откуда перевести все штатные единицы. Сноска для примечания.

Расформирование структурного подразделения позволяет корректировать организационную структуру предприятия в соответствии с изменяющимися потребностями.

Входит номер приказа, тип документа, время модификации и имя системного пользователя. В пункты приказа входит информация о подразделении, с какой даты, на основании чего расформирован, примечание, последняя модификация о времени (число, месяц, год) и имени системного пользователя.

Сформированное штатное расписание водится в действие приказом, создаваемым при выполнении функции ввода штатного расписания в действие. Входит номер приказа, тип документа, время модификации и имя системного пользователя. В пункты приказа входит, с какой даты, по какой следует ввести в действие штатное расписание, на каком основание, примечание. Последняя модификация о времени (число, месяц, год) и имени системного пользователя.

Входит в документ номер приказа, тип документа, тип приказа, дата редактирования и имя системного пользователя. Наименование, с какой даты, ставка, последняя модификация о времени (число, месяц, год) и имени системного пользователя. Можно оклады привести в соответствие с тарифной сеткой всем работникам и штатным единицам, если этого не делать, то новые значения будут сделаны только тем сотрудникам, у которых

старые назначения совпадают со старой тарифной сетки.

Данная функция позволяет подготавливать пункты приказа о единовременных и постоянных доплатах. После подписания такого приказа информация о начислениях и доплатах автоматически попадает в соответствующие справочники и таблицы.

Модуль ”Штатное расписание “ обеспечивает работу пользователя с двумя видами учетных данных:

Приказы

Штатные единицы.

Формированием приказов сопровождается выполнение всех операций по изменению штатного расписания. Конкретные действия регистрируются в виде пунктов приказа при выполнении соответствующих функций. Пользователю предоставляется возможность создания новых и просмотра имеющихся приказов, формирования текста приказов, визирование и выполнение приказов. Выполнение приказа вносит изменения в структуру предприятия и его штатное расписание в соответствии с пунктами данного приказа.

Перечень и описания штатных единиц доступны пользователю для просмотра и редактирования. Пользователь имеет возможность непосредственного ввода и изменения штатных единиц без использования специальных функций (и, значит, без оформления соответствующих приказов). Однако такой способ корректировки штатного расписания может быть рекомендован лишь на этапе отладки (в том числе для ввода данных по существующему штатному расписанию).

Значительную часть работы по ведению штатного расписания связана с подготовкой приказов по структуре предприятия и по действиям со штатными единицами. Работа с этими документами поддерживается модулем

“Штатное расписание”. Он обеспечивает формирование приказов одновременно с заданием операций изменения штатного расписания, их регистрацию и выполнение стандартных действий с приказами.

Данный документ будет состоять из нескольких информационных зон. В верхней части документа располагается список просмотра с перечислением всех приказов, изданных или подготовленных на предприятии, с указанием номера, типа документа, типа приказа (по личному составу, по структуре предприятия и т. д.) и статусов приказов (подготовка – подобный документ только подготовлен, в нем можно менять любую информацию; подписан – невозможно что-либо изменить, однако вся информация по-прежнему находится во временных таблицах; реализован - невозможно что-либо изменить, а все операции, отраженные в тексте документа, выполнены на рабочей базе данных;). Здесь же поля с даты по дату, в котором можно указать период для просмотра. Поле выводить либо на экран, либо на печать.

Под этим списком располагаются поля, которые содержат даты подготовки, подписания, выполнения приказа. В нижней части для каждого документа приведен ряд дополнительной информации, которая становится доступной при активизации, соответствующей вкладки:

Пункты приказа (т. е код, действия, номер приказа)

Визы/подписи (предоставляет возможность настройки списка визирующих и подписывающих приказ)

Текс приказа (позволяет ввести или сформировать любой текст до пунктов приказа)

Завершающий текст (позволяет ввести или сформировать завершающий текст приказа)

Примечание (позволяет вести любой пояснительный комментарий)

В нижнем правом углу находится последняя модификация, где находится информация о времени (число, месяц, год, часы) и имя системного пользователя.

Учетные данные по штатному расписанию включают перечень зарегистрированных штатных единиц и их описание. Пользователь может просматривать, корректировать информацию по имеющимся штатным единица и вводить новые. Важно отметить, что доступ к данным дает пользователю возможность изменять штатное расписание без использования специальных функций и формирование соответствующих приказов. Но при этом не обеспечивается документирование и регламентация штатного расписания в соответствии с установленными правилами. Непосредственное изменение штатного расписания может быть рекомендовано только на этапе отладки для ввода исходных данных. В остальных случаях формирование организационной структуры и штатного расписания должно, проводится с использованием специальных функций.

В данном документе будет выводиться информация с полем по подразделению, на какую дату проводится операция. Ниже располагается список штатных единиц; каждая запись из списка включает в себя следующие реквизиты:

код по ОКПДТР

должность

разряд

ставок- число возможных в штатном расписании ставок по данной должности

задействовано - выводится количество заполненных ставок по данной штатной единице. Данные регистрируются по мере выполнения операций приема на работу, выполняемой в модуле “ Кадры” (данное поле недоступно для корректировки)

оклад/ставка

максимальный размер оплаты – заполняется, если на предприятии используется диапазон окладов для штатной единицы

время действия с.. по .. – поле содержит даты

В средней части документа проводится описание штатной единицы:

подразделение, к которому относится должность (дирекция, бухгалтерия и т.п.)

категория, к которой относится должность (руководители, служащие и т.п.)

статья затрат, на которую списывается зарплата работников, принимаемых на данную должность

вид штатной единицы – это дополнительная аналитическая категория (водитель, рабочие)

система оплаты, по которой ведется расчет заработной платы по данной должности

порядок – при печати штатного расписания значение этого поля будет определять порядок следования штатной единицы в общем списке (штатные единицы будут печататься в порядке возрастания значение этого поля), а также порядок расположения в экранной форме

номер группы условий труда

максимальный разряд ЕТС

разряд ЕТС (единая тарифная сетка)

счет затрат – номер счета затрат, на который списываются затраты по заработной плате работника, находящегося на данной должности

примечание – поле для ввода комментария

модифицировано – в поля время и пользователь

автоматически заносятся служебная информация, фиксирующая точное время и дату последней модификации списка “Штатные единицы”, а также системное имя пользователя, выполнившего эту модификацию

“Замещаемая ШЕ (Для готовившегося ШР или в результате перевода/изменения)” означает, что описывается вновь водимая штатная единица, при этом имеются поля как: должность, разряд, количество ставок, и в каком подразделении будет работать.

В задаче реализована подготовка следующих отчетов:

Штатное расписание

Изменения штатного расписания

Штатно- должностная книга

Вакансии

Справка по фонду заработной платы

Отчеты об обработанном времени

Данные для отчета по труду

Отчет о средне месячном доходе

Штатная численность

Структура предприятия

Отчеты формируются по данным штатного расписания, выбранного на текущую сессию работы приложения при задании параметров приложения.

Отчет “Штатного расписания” содержит полную информацию по штатным единицам предприятия или его выбранного подразделения. По каждой из штатных единиц указывается название, разряд, количество ставок, оклад и другая информация. Данные группируются по подразделениям.

В данный отчет входит:

На дату – указывается дата, по состоянию на которую формируется отчетный документ (по умолчанию устанавливается текущая дата).

Подразделение

Включая входящие подразделения – если нужно получить отчет по подразделению вместе с входящими в него подразделения.

Выводить – в каком формате выводится отчет (значение выбирается из списка)

Отчет по изменениям штатного расписания включает перечень вновь введенных и ликвидированных штатных единиц за указанный период времени. По этим штатным единицам указывается все данные. Отчет может быть сформирован как по предприятию в целом, так и для выбранного подразделения.

В данный отчет входит информация:

С даты по дату – период, за который формируется данные по изменениям штатного расписания

Подразделение

Включая входящие подразделения

Выводить

Штатно-должностная книга включает перечень должностей штатного расписания и фамилии назначенных на них сотрудников. Отчет может быть сформирован как по предприятию в целом, так и для выбранного подразделения. В данном отчете такая структура как: на дату, подразделение, включая входящие подразделения, выводить.

Отчет по вакансиям позволяет получить список вакантных должностей на указанную дату, сгруппированных по подразделениям. Для этих должностей дается описание, включающие количество ставок, оклады и т.д. Отчет может быть сформирован как по предприятию, так и для выбранного подразделения. При его подготовки используется данные по приему на работу, регистрируемые в модуле “Кадры”. В отчете информация: на дату, подразделение, включая входящие подразделения, выводить.

Справка по фонду заработной платы содержит данные по суммам заработной платы, начисленной сначала года и за указанный месяц для текущего и предыдущего года. Указывается фонд заработной платы в целом и средства на оплату труда списочного состава. В отчете входит информация: год и месяц (за который необходимо получить справку по фонду заработная плата), подразделение, включая входящие подразделения, выводить.

Справка об отработанном времени содержит информацию об отработанном времени в разрезе прямых начислений или по табелю суммарного учета или по лицевому счету по подразделениям, по категориям работников, по виду приема.

В отчет входит:

по прямым начислениям, по табелю, по лицевому счету

с месяца – номер месяца начала периода

по месяц - номер месяца окончания периода

год – год отчетного периода

учетное подразделение – сведения, по каким по какому – либо подразделению

выводить.

Данные для отчета по труду представляется в отчетной форме “Сведения о численности и заработной плате работников ”. Отчет содержит информацию среднесписочную численности работников, фонде заработной платы, количестве фактически отработанных человеко-дней, численности работников списочного состава за месяц и сначала года нарастающим итогом.

В отчет входит:

с месяца – номер месяца начала периода

по месяц - номер месяца окончания периода

год – год отчетного периода

выводить.

Отчет содержит данные о среднемесячном доходе работников предприятия в разрезе подразделений, категорий работников, профессий сотрудников среднемесячной районной и северной надбавке за отчетный период.

В отчет входит:

с месяца – номер месяца начала периода

по месяц - номер месяца окончания периода

год – год отчетного периода

выводить

учетное подразделение

Отчет содержит данные о структуре предприятия с указанием должностного состава и штатной численности.

В отчет входит: на дату, подразделение, выводить.

Отчет содержит данные о структуре подразделения или всего предприятия с указанием штатной численности.

В отчет входит: на дату, подразделение, выводить

---

Дата добавления: 2018-02-18; просмотров: 745; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

---

---

Мы поможем в написании ваших работ!