База данных для решения комплекса задач учета товаров.



Классификаторы и справочники.

 

Для организаций, работающих в сфере оптовой и розничной торговли, а также рекламных агенств и других коммерческих фирм крайне важно создание базы данных клиентов и поставщиков. Создание базы данных клиентов позволяет оптимизировать процессы обработки информации о заказах, хранения и поиска информации о партнерах, отслеживания объемов и сроков поставок.
Помимо базы данных клиентов, часто требуется вести учет товаров не складе и анализировать продажи. В этом случае необходима разработка более сложной системы - создание базы данных магазина.
Многие признаки товаров, не отраженные в коде и необходимые для различия их разновидностей при автоматизации решения разных задач, включаются в состав условно-постоянной информации о товарах, хранимой в ЭВМ.

При создании АИС предприятия определяется и обосновывается необходимый единый перечень признаков для всех реализуемых групп товаров. Если для товара тот или иной признак не характерен, например «Модель», «Цвет», то при заполнении электронной карточки товара он пропускается (соответствующее поле экранной формы и таблицы базы данных будет пустым).

Для однозначной идентификации разновидности товара, отличающейся от другой хотя бы одним признаком (размером, цветом и т.п.), не отраженном в коде, используют порядковый (регистрационный) номер товара (ПНТ). При вводе в ЭВМ условно-постоянной информации о товаре он автоматически присваивается каждой очередной разновидности. При его длине, например 5 знаков, можно отличить 99999 разновидностей товаров. Подобная длина ПНТ требуется при большом ассортименте товаров для автоматизации оперативного учета, контроля и анализа поступления, продажи, запасов, например, одежды и других изделий по расцветкам, размерам, фирмам-изготовителям и другим признакам.

Перечень условно-постоянных признаков (реквизитов) товаров, которые необходимо хранить в базе данных, определяется спецификой торгового предприятия, ассортиментом товаров, степенью его детализации, необходимостью автоматизации решения различных задач.

Выделяют коммерческие, потребительские, технологические, учетно-финансовые и другие признаки, отличающие одну разновидность товара от другой. Родственные признаки товаров для удобства ввода данных в ЭВМ могут быть разбиты на группы или разделы (закладки в экранной форме), например, «Потребительские свойства», «Технологические признаки». Наряду с указанными разделами в экранной форме помещают закладку типа «Оборот». Она предназначена для выдачи оперативной справки о закупке, реализации, запасе данной разновидности товара, отклонении от норматива, прогнозе продажи и т.п.

При заполнении электронной карточки товара значения признаков формируются автоматически (например, порядковый номер предлагается программой), вводятся вручную (закупочная цена) или выбираются из заранее сформированных справочников (код и наименование единицы измерения).

Для отражения в экранной форме карточки товара наименование единиц измерения подгружается из данного справочника, что сокращает ручной ввод данных. В зависимости от используемой в программе структуры базы данных, технологии обработки информации код и наименование единицы измерения для печати в товарных накладных и других документах берутся из карточки товара или по коду наименование подгружается из справочника единиц измерения. В последнем случае исключается дублирование информации.

Если по большинству товаров используется одинаковая ставка НДС, то программа может быть настроена на автоматический выбор из «Справочника ставок НДС» основной ставки, например 20% (по умолчанию).

При использовании для автоматизации ввода данных в ЭВМ сканеров штрих-кодов в состав условно-постоянных признаков включается, например, «Штрих-код (ЕАN-13)». Может быть использован «Локальный (фирменный) штрих-код», содержащий отличные от ЕАN-13 признаки, необходимые для автоматизированного решения учетных, коммерческих и других задач.

При определении максимально необходимого количества знаков для каждого из признаков, следует учесть все возможные их обозначения для различных товаров. На признак «Размер», например, для швейных изделий предусмотрено 11 знаков. Этого достаточно для записи размеров типа 170-96-84, 170-104-100. Но для записи данных о поступившем товаре с обозначением размера типа 164, 170-104-100 требуется минимум 16 знаков. Для швейного изделия может быть, например, указано два артикула ткани (одна отделочная или подкладочная). Подобные «тонкости» надо учитывать при выборе программы (сравнить типовой перечень признаков карточки товара с необходимым для данного торгового предприятия, выяснить возможность включения новых).

Если включается признак типа «Код цвета», то определяются коды и наименования расцветок (справочника расцветок). При заполнении карточки в экранной форме в соответствующем поле будет подгружаться заранее сформированный пользователем справочник, из которого выбирается нужная расцветка для данной разновидности товара.

Некоторые задачи, автоматизация решения которых требует включения соответствующих признаков в состав условно-постоянной информации о товарах:

контроль запасов товаров, оперативный учет продажи и запасов сезонных, импортных и отечественных, покупных, собственных (собственного производства) и принятых на реализацию товаров, расчет объема груза, провозной платы, учет продажи взаимозаменяемых товаров, комплектов, товаров в разной упаковке и с разным количеством в упаковке, продажа товаров с использованием Интернет-технологий. Решение последней задачи предполагает, например, хранение изображения товара.

Следует отметить, что такие признаки, как «Количество», «Сумма», «Дефекты», «Основание отпуска», «Способ доставки» «Форма оплаты» и т.п. не являются условно-постоянными признаками (характеристиками) товаров. Признак «Отпускная цена» можно отнести к условно-постоянным, если отпускная цена товара является одинаковой во всех случаях независимо от покупателя (постоянным покупателям нередко предоставляется скидка), объема реализуемой партии товаров и других факторов. Признак «Ставка налога с продаж» используется при розничной продаже товаров.

В базе данных о каждом контрагенте, например, отражается порядковый (регистрационный) номер (для однозначной идентификации), код вида контрагента (ускорение поиска контрагентов в справочнике, анализ поставок, продаж), код коммерческих отношений (предоставление скидок, учет закупок, продажи товаров), локальный (фирменный) код, код по ОКПО, ИНН, полное и краткое наименование, юридический и фактический адрес, ФИО руководителя, главного бухгалтера, сайт, адрес электронной почты, максимальный кредит, банковские реквизиты, реквизиты грузополучателя (грузоотправителя), реквизиты страховой компании и др.

При отгрузках товаров по железной дороге необходимы, например, коды станций назначения, которые для конкретного грузополучателя (грузоотправителя) могут быть разными для вагонов и контейнеров.

Следует отметить, что с целью сокращения объема информации в справочнике хранится код вида контрагента (один знак, если их не более 9), а наименование подгружается из справочника видов контрагентов. В экранной форме карточки контрагента наименование вида отражается. Значения подобных полей заполняются выбором из списка. Списки формируются в соответствующих закладках (разделах НСИ о контрагентах).

Получателями налогов, отчислений в различные фонды являются государственные и общественные федеральные и местные организации, на счета которых перечисляются подоходный налог, отчисления в фонд занятости, фонд социального страхования, пенсионный фонд и т.п. При формировании платежных поручений будет выбрана данная группа контрагентов, что значительно ускоряет поиск нужного.

Среди поставщиков могут быть выделены в отдельном справочнике «Поставщики – производители, получатели (денег), грузоотправители», «Поставщики – получатели (денег), грузоотправители, не производители», «Поставщики – получатели (денег), не производители, не грузоотправители», а среди покупателей «Покупатели – плательщики, грузополучатели», «Покупатели – плательщики, не грузополучатели». Например, для оптового торгового предприятия покупатель «Универмаг» является плательщиком и грузополучателем, магазин №5 является грузополучателем, а плательщиком (покупателем) – организация (фирма), в которую входит данный магазин. В первом случае в товаросопроводительном документе в строке «Грузополучатель» указывается «Он же», во втором – наименование и адрес магазина. 

Признак коммерческих отношений необходим для выделения, например, постоянных и временных поставщиков, покупателей (надежность, предоставление скидок), по долгосрочным договорам и разовым сделкам, товарообменным (бартерным) операциям, по передаче на реализацию. Соответствующий признак устанавливается, если торговая фирма поддерживает несколько курсов валют для различных контрагентов (клиентов).

Следует отметить, что в экранной форме наряду с закладками «Общие данные», «Банковские реквизиты» для оперативного получения информации по контрагентам используются закладки типа «Резерв» (список зарезервированных товаров для покупателя), «Расчеты» (сумма на начало, закуплено (продано) товаров, оплачено (получено) за товары, сумма на конец (на дату запроса).

Включение в справочник каждого реквизита должно быть обосновано, указаны задачи, для автоматизации решения которых они могут быть использованы.

Для хранения в базе данных по каждому признаку справочника контрагентов определяется тип поля (текстовый, числовой и др.), максимальная длина (количество знаков) и другие свойства.

 

 


Дата добавления: 2018-02-18; просмотров: 530; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:






Мы поможем в написании ваших работ!