Основной этап восстановления кадровых документов
При восстановлении документов можно использовать два подхода:
· индивидуальный – восстановление всех документов по каждому работнику отдельно по всем направлениям (и прием, и отпуска, и увольнения, и т.д.);
· по направлениям – восстановление документов сразу для всех работников по каждому направлению (сначала для всех работников восстанавливаются документы по приему на работу, затем для всех работников восстанавливаются документы по увольнениям и т.д.).
В любом случае при восстановлении документов необходимо учитывать категории работников (совместители, беременные, инвалиды, водители, работники с суммированным учетом рабочего времени, работники с вредными условиями труда и другие), по которым могут быть особенности в установлении режима работы, гарантий и компенсаций, количества дней отпуска, процедуры допуска к работе и т.д.
В соответствии с полученной информацией о работниках и проведенных в отношении них кадровых мероприятий необходимо согласно ранее подготовленным шаблонам документов, алгоритмам и перечням:
· оформить документы либо подготовить изменения в имеющиеся документы;
· провести документы в электронной базе;
· распечатать;
· подписать у руководителя;
· подписать у работников;
· передать по акту для хранения (при необходимости).
Локальные нормативные акты
При проведении восстановления документов локальные нормативные акты стоит проверить в первую очередь, потому что они устанавливают те нормы, по которым строится рабочий процесс. Локальные нормативные акты могут быть обязательными, условно-обязательными и не обязательными. Полагаем, что восстанавливать необходимо обязательные и в определённых случаях условно- обязательные ЛНА.
|
|
|
Обязательные локальные нормативные акты:
· Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР);
· Локальный акт об оплате труда;
· Локальный акт о персональных данных;
· Инструкции и правила по охране труда;
· Штатное расписание (Письма Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1, от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1);
· График отпусков (Письмо Роструда от 31.10.2007 № 4414-6);
· Должностная инструкция.
Условно обязательные локальные нормативные акты:
· Локальный акт о премировании (при наличии премирования);
· Локальный акт о командировках (при наличии командировок) ;
· Иные локальные акты (положения которых вполне можно прописать в ПВТР – о ненормированном рабочем дне, разъездном характере, вахтовом методе, суммированном учете рабочего времени и т.д.) (при наличии таких вариантов);
· Положение по системе управление охраной труда;
· Положение об аттестации (если есть желание увольнять работников по результатам аттестации);
|
|
|
· Положение о коммерческой тайне (если есть желание увольнять работников за разглашение) ;
· Регламенты согласно законодательству для отдельных отраслей.
Все обязательные и условно-обязательные локальные нормативные акты нужно иметь в наличии, а их содержание должно соответствовать законодательству. За отсутствие локального акта либо его несоответствие законодательству на организацию могут наложить административный штраф до 30000 до 50000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).
Для начала нужно проверить имеет ли лицо, которое утверждает локальные нормативные акты, полномочия на их подписание. Полномочия руководителя обычно прописаны в уставе организации, возможно подписание документов руководителем и/или другими лицами по доверенности. В уставе или доверенности должны быть прописаны конкретные виды документов, на подписание которых данное лицо имеет право. В противном случае может оказаться, что документы подписаны ненадлежащим лицом и не имеют юридической силы.
Далее следует проверить терминологию, которая используется в локальном акте. Например, часто встречается, что работники в локальных актах именуются «сотрудниками». Однако это может повлечь претензии со стороны надзорных органов, поскольку трудовой кодекс четко устанавливает, что у работодателя работают «работники», но не «сотрудники». Стоит проверить на соответствие законодательству и другие термины., в том числе наименования должностей, структурных подразделений, условия работы и другие. Формулировки не должны противоречить друг другу в разных документах.
|
|
|
Часто встречается указание в локальных нормативных актах положений, которые в данной организации не применяются. Например, указание на условия оплаты труда работников в возрасте до 18 лет при отсутствии таких работников. Такое оформление документов не является нарушением, но нагружает и без них объемные документы лишней информацией.
Нужно обязательно проверить, все ли работники ознакомлены с локальными актами под роспись до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ).
Индивидуальные документы
При большой численности работников для оптимизации процесса восстановления документации рекомендуется подход «по направлениям». В небольших же организациях возможно и применение индивидуального метода (по каждому работнику).
|
|
|
В первую очередь проверяются индивидуальные документы, чтобы избежать рисков при внеплановых проверках. Это, прежде всего, документы по приему на работу, переводам, изменениям условий трудовых договоров, увольнениям, дополнительной работе. Для выполнения восстановления индивидуальных документов может понадобиться организовать сбор персональных данных работников.
Документы по приему на работу и изменениям в трудовые договоры
В отношении приема на работу необходимо проверить, знакомлены ли работники с локальными актами, составлен и получен ли работником экземпляр трудового договора под подпись, оформлен ли и объявлен ли под подпись работнику приказ о приеме на работу, оформлена ли личная карточка, внесена ли запись в книгу учета трудовых книжек (если ведется трудовая книжка), направлен ли отчет по форме СЗВ-ТД. Стоит также проверить сроки оформления документов. Конечно, необходимо убедиться в соответствии формы и содержания документов законодательству (например, вшиты ли вкладыши в трудовые книжки, во всех ли документах есть подписи об ознакомлении работников, учтены ли особенности – например, вахтовый метод работы, разъездной характер работы, суммированный учет рабочего времени и другие). При необходимости нужно внести изменения и/или оформить новые документы.
Содержание трудовых договоров строго должно соответствовать ст. 57 ТК РФ. В противном случае работодатель рискует уплатой штрафа в размере от 50000 до 10000 рублей по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ.
Условия трудовых договоров с некоторыми категориями работников имеют свои особенности, которые должны быть указаны в текстах трудовых договоров (это иностранные работники, дистанционные работники, работы с разъездным характером и др.).
Если у работника в процессе трудовой деятельности в организации менялись условия трудового договора, об этом обязательно должны быть подписаны дополнительные соглашения.
Следует также проверить, нет ли в гражданско-правовых договорах, заключенных работодателем с физическими лицами, признаков трудового договора. Если есть – нужно срочно их исправить. При проверке такие договоры могут быть признаны трудовыми договорами с обязанностью работодателя предоставить за весь период с начала договора отпуска работнику, выплатить пособия по нетрудоспособности и др.
Приказы о приеме на работу, выполнении дополнительной работы. Нужно проверить, со всеми ли приказами работники ознакомлены под роспись. Если нет, работодателя могут оштрафовать по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Приказы об исполнении обязанностей противоречат законодательству. Оформление таких случаев нужно проводить через обязанность выполнять дополнительную работу, если работник согласен ее выполнять.
Лучше, если личные карточки работников оформлены по унифицированной форме, т.к. законодательство о воинском учете предусматривает заполнение сведений о воинском учете именно по этой форме (Постановление Правительства РФ от 27.11.2006 № 719 «Об утверждении Положения о воинском учете»).
Если работодатель привлекает работников к полной материальной ответственности, должны быть в наличии договоры о полной материальной ответственности с работниками, работающими по должностям или работам, указанным в Перечне, утвержденном Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 № 85. В противном случае по общему правилу взыскать можно прямой действительный ущерб в пределах среднего месячного заработка работника. О каждом факте привлечения к материальной ответственности должен быть приказ и материалы проведенной проверки по данному факту.
Если работодатель привлекает работников к дисциплинарной ответственности об этом должны быть в наличии приказы и материалы проверки, оформленные в порядке ст. 248 ТК РФ. С указанными материалами и приказами работники должны быть ознакомлены под роспись.
Трудовые книжки должны быть оформлены в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утверждёнными Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. У работодателя должны быть в наличии бланки трудовых книжек, должен быть приказ о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками, Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Для переводов нужно также проверить есть ли подписанные дополнительные соглашения и приказы, направлена ли форма СЗВ-ТД в Пенсионный фонд, сделана ли запись в личную карточку и трудовую книжку (в случае, если она ведется на работника).
Документы по увольнениям
При восстановлении документов по увольнениям необходимо проверить, в наличии ли и верно ли оформлены документы-основания (заявления работников, материалы по поводу привлечения к дисциплинарной ответственности, документы о непрохождении срока испытания и др.).
Кроме того, необходимо проверить наличие приказа об увольнении и ознакомления с ним работника по подпись, отметок в личной карточке, выплаты расчета при увольнении, росписи работника в книге учета трудовых книжек либо факт направления уведомления о явке за трудовой книжкой, фактической выдачи (отправки почтой) трудовой книжки и других документов при увольнении (в том числе, формы СТД-Р, если на работника не ведется трудовая книжка, «пенсионных» справок, справки о заработке для расчета пособий и др.).
При восстановлении документов при увольнении следует учесть проблемы, связанные с получением подписей работников. Особенно это касается сложных увольнений (например, по дисциплинарным основаниям).
Документы по отпускам и командировкам
Затем можно приступать к восстановлению документов по отпускам и командировкам. Какие основные моменты рекомендуется учесть при восстановлении документов по предоставлению отпусков:
· для основных отпусков - наличие уведомления либо заявления, приказов, письменного согласия на разделение отпуска на части, о переносе отпуска;
· для дополнительных отпусков - наличие уведомления либо заявления о переносе, приказа;
· для отпусков без сохранения заработной платы - наличие заявления и приказа;
· для учебных отпусков - наличие заявления, справки-вызова и приказа;
· для отпусков по беременности и родам, по уходу за ребенком - наличие заявления, приказа и документов-оснований (листок нетрудоспособности, справка с места работы второго родителя о неполучении пособия, копии свидетельств о рождении и др.).
Далее следует проверить, в порядке ли документы по защищенным категориям работников (беременные, инвалиды, предпенсионеры и др.). В отношении беременных и лиц с семейными обязанностями следует проверить наличие заявлений о предоставлении отпусков по беременности и родам, по уходу за ребенком, приказы о предоставлении этих отпусков и пособий по ним. Нужно убедиться, что инвалидам предоставляются удлиненные отпуска не менее 30 календарных дней в году и отпуск без сохранения заработной платы до 60 дней в год.
Если при проверке документов по отпускам обнаружилось, что перед какими-либо работниками существует задолженность по отпускам, а тем более, если отпуска не предоставлялись более двух лет, необходимо срочно запланировать для таких работников предоставление отпуска, чтобы избежать рисков.
При восстановлении документов по командировкам нужно проверить наличие приказов, служебных заданий (в том числе в форме служебной записки) – если задания для командировки оформляются в компании документально (не обязательно по закону, но может быть предусмотрено в компании), выплаты командировочных расходов авансом, приказов об изменении сроков командировки.
Документы по учету рабочего времени и оплате труда
Сначала следует проверить в целом алгоритм учета рабочего времени в организации. При надлежащем учете рабочего времени в компании должны быть распечатанные табели учета рабочего времени, документы об отклонениях (привлечение к сверхурочной работе, к работе в выходные и праздники и т.д.), графики работы. Также необходимо проверить наличие ознакомления работников под подпись с графиками, приказами, наличие согласия работников на привлечение к работе за пределами установленной для них продолжительности рабочего времени.
Необходимо, чтобы данные в документах по учету рабочего времени соответствовали данным бухгалтерии (количество отработанных дней и часов, наличие сверхурочной работы, работы в выходные, отпусков, периодов нетрудоспособности и т.д.).
Чтобы корректно восстановить документы необходимо сверить соответствие рабочего времени Правилам внутреннего трудового распорядка компании, трудовым договорам с работниками, данным, содержащихся в приказах, графиках.
Если при сверке с бухгалтерскими данными обнаружились сверхурочные работы, «донорские» дни, дни отдыха, дни для диспансеризации, работа в выходные, а кадровые документы отсутствуют либо оформлены неверно – нужно оформить такие документы в соответствии с законодательством.
Если работники привлекаются к сверхурочным работам и работам в выходные дни, это должно быть отражено в локальных нормативных актах. В документах должно быть отражено согласие работника на такую работу (ст. 99, 113 ТК РФ). Нужно также иметь приказы о привлечении к такой работе и основания к ним (например, служебная записка непосредственного руководителя работника). Во всех приказах должны быть личные подписи работников об ознакомлении с ними.
Если в организации есть водители нужно проверить их путевые и маршрутные листы. Оформление этих документов обязательно. Также нужно проверить, включено ли время обязательного предрейсового медицинского осмотра в рабочее время.
Если работники работают по графику нужно проверить, ознакомлены ли они с ним под роспись не позднее чем за месяц (ст.103 ТКР Ф). В графике должны быть отражены время начала и окончания работы, перерывов для отдыха и питания.
Нужно убедиться, соблюдаются ли сроки выплаты заработной платы, оплаты отпусков (за 3 дня до начала отпуска), выплаты аванса для совершения служебных поездок, производится ли полный расчет при увольнении. Также нужно проверить, есть ли приказ о назначении ответственного за начисление зарплаты и об утверждении формы расчетного листка (ст. 136, ст.168, ст.84.1 ТК РФ)
Иные направления работы отдела кадров
Далее необходимо определиться, нужно ли восстановление иных направлений работы отдела кадров, актуальны ли они для данной организации нужно. На практике это может быть: воинский учет, квотирование, документация по персональных данным, документация по профстандартам, отчетность отдела кадров и т.д. Тогда также проверить наличие и правильность оформления других документов, При необходимости нужно внести в них изменения либо принять в новой редакции ЛНА, оформить и ознакомить с ними работников, оформить индивидуальные документы.
Дата добавления: 2021-05-18; просмотров: 118; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!