Предварительный этап восстановления кадровых документов



Методика восстановления кадрового делопроизводства

 

Основная проблема кадрового учета – необходимость оформлять большое количество документов с учетом множества деталей.  Поэтому нередко в организациях, в которых кадровый учет не организован должным образом, получается так, что кадровый учет практически не ведется (например, документы проводятся только в программе) ли ведется не полностью (например, распечатываются и подписываются не все документы), не все движения персонала оформляются.

 И тогда приходится говорить о необходимости восстановления кадрового учета то есть восстановление кадровых документов (оформление распечатывания подписывания), которые ранее не оформлялись, но  нужны в соответствии с законодательством. Особенно часто небрежно относятся кадровой документации организации небольшие, в которых как будто все свои и нет опасности споров и жалоб работников. Но этим организациям приходится заниматься привидением кадрового учета в порядок когда внезапно обнаруживаются проверки инспекции труда (плановые  и внеплановые) либо обращения работника в суд.

В крупных организациях редкий случай, когда кадровый учёт практически не ведется. З здесь другая проблема из-за большого количества кадровых документов (например, при большой численности, текучести) и малом количестве кадровых специалистов, когда просто физически невозможно оформить все необходимые документы. В таких компаниях недостатки кадрового учета  часто выявляются при  обязательных аудитах бухгалтерской документации.

Редко бывает когда кадровые не ведётся вообще, без этого невозможно начислить заработную плату, поэтому чаще приходится говорить о частичном восстановлении кадрового учета.  Полное восстановление кадрового учета встречается когда небольшая организация только недавно начала работать и вообще не оформляла кадровые документы некоторое время после начала работы.

 И когда по каким либо причинам  стоит задача восстановления кадровых документов,  на практики кадровые работники не всегда подходят к этому процессу системно, получается некая «мозаичность», когда не понятно за что взяться в первую очередь, какие документы важны, какие направления приоритетны. Поэтому для упрощения задачи восстановления кадровых документов предлагаем системный подход к налаживанию процесса восстановления кадровых документов и приведения в порядок кадрового делопроизводства.

 

Принципы восстановления кадрового делопроизводства

 

       Главный принцип любой работы – системность. Все направления требуют индивидуального подхода, работы и усилий, но когда подходить к работе системно, процесс идет по понятному пошаговому плану – и тогда восстановление кадрового делопроизводства будет проходить проще, будет допущено гораздо меньше ошибок, нежели если вести работу хаотично.

 Восстановление кадровой документации- это проектная работа. И, как в любом проекте, перед началом работы  важно определить все составляющие любого проекта: цель проекта, объем работ,  план  работы, участников процесса, сроки, бюджет и т.д. Регламент (хотя бы кратко) работы по восстановлению кадровых документов лучше закрепить приказом по организации, в котором указать все значимые для результата моменты.

Необходимо предусмотреть участие всех лиц, чье мнение может и/или должно быть учтено в процессе такой работы. В первую очередь нужно определить лицо, которое будет контролировать и принимать работу по восстановлению кадрового делопроизводства. Это может быть руководитель компании, руководитель отдела, непосредственный руководитель либо, возможно, другое контактное лицо.

Также необходимо учесть лиц, которые будут непосредственно принимать участие в процессе восстановления документов. Это специалисты или отделы, которым обычно передаются кадровые документы,  которые участвуют в их оформлении, а также те, кто может предоставить необходимую информацию для восстановления документов (прежде всего, бухгалтерия, отдел охраны труда, руководители структурных подразделений, секретарь и другие). Для этих лиц в приказе лучше закрепить обязанность и порядок предоставления информации и документов для восстановления кадрового делопроизводства, а также обязанность проверять проекты документов на соответствие законодательству и требованиям компании.

Важно установить лицо, которое непосредственно будет проводить работу по восстановлению документации, оформлять документы, подписывать их у работников и руководства. Если таких исполнителей несколько, важно как можно более четко распределить между ними обязанности и направления работы.

Цель проекта - конечно же восстановить кадровую документацию. Нужно определить объем работы – восстанавливаются ли кадровые документы по всем направлениям, а, может быть, предстоит работа по восстановлению только части кадровых документов (например, в отдельном структурном подразделении либо только документы по отдельному направлению, например, только по учету рабочего времени).  Также важно определить перечень видов восстанавливаемых документов (приказы, договоры), критерии качества восстановленных документов (например, по каким образцам восстанавливать).

Определение сроков восстановления кадровых документов не менее важно. В противном случае процесс может затянуться и даже может быть не доведен до конца. При расчете сроков нужно учесть объем работы – количество документов, необходимое время для их оформления с учетом прохождения процесса согласования и подписания, время для ознакомления работников, а также учесть занятость работника-исполнителя этой задачи (занимается ли этот работник только восстановлением документов либо восстановление документов происходит в дополнение к выполнению основных обязанностей), и другие нюансы.

      

Предварительный этап восстановления кадровых документов

 

Определяем направления восстановления

 

Для начала необходимо определить, по каким основным направлениям должно вестись делопроизводство при оформлении трудовых отношений в компании. Чаще всего это следующие обязательные направления:

· оформление приема на работу (в том числе, трудовые договоры);

· оформление трудовых отношений с разными категориями работников (руководитель организации, беременные, лица с семейными обязанностями, несовершеннолетние, иностранцы, инвалиды, водители и другие);

· переводы и изменения условий трудового договора;

· оформление совмещения и совместительства;

· учет рабочего времени (суммированный учет, неполное и сокращенное рабочее время, и другие);

· работа за пределами рабочего времени;

· различные виды отпусков;

· оплата труда и премирование;

· поездки работников;

· материальная и дисциплинарная ответственность;

· оформление увольнения по разным основаниям, восстановление на работе;

· отдельные направления работы отдела кадров, которые не относятся к кадровому учету, но связаны с ним (локальные нормативные акты, персональные данные, профессиональные стандарты, квотирование, воинский учет, работа с профсоюзами, передача документов в архив, охрана труда и другие).

 

По результатам анализа направлений необходимо составить перечень документов, необходимых для каждого направления, определить пошаговые инструкции-алгоритмы для каждой кадровой процедуры, разработать шаблоны документов, которые будут использоваться для восстановления. Например, определить, какой набор документов необходим для приема на работу, в какие сроки и в каком порядке должны оформляться соответствующие документы, есть ли установленная форма документов, необходимо ли ознакомление работников и т.д.

Алгоритмы и шаблоны в рамках восстановления документации рекомендуется согласовать с юристами и руководством, чтобы после восстановления документы соответствовали законодательству и отвечали требованиям компании.

 

Проводим эксперсс-аудит документации

Далее нужно сверить состав и качество имеющихся в компании документов с составленным ранее перечнем и в соответствии с разработанными алгоритмами и шаблонами. Необходимо оценить, по всем ли установленным законодательством направлениям в компании ведется делопроизводство, все ли документы оформлены, оформлены ли документы в соответствии с законодательством в установленный срок, в наличии ли ознакомление с документами работников.

При проверке документов нужно обязательно свериться с кадровой и бухгалтерской электронной базой и документами, а также другой информацией о работниках – возможно, кадровая база неактуальна, а бухгалтерия проводила какие-либо начисления или удержания, которые не отражены в кадровых документах. Также стоит сверить кадровые документы с документами по охране труда, чтобы не было расхождений.

Если обнаружены документы, которые не соответствуют законодательству, полученной информации о кадровых мероприятиях или вовсе отсутствуют, необходимо отметить в перечне, какие именно документы следует переделать и/или оформить.

После анализа состава кадровой документации нужно определить, какие направления необходимо восстановить в первую очередь и на какие риски может пойти работодатель. Например, в силу небольших сумм штрафов некоторые работодатели откладывают восстановление документов по воинскому учету или квотированию.

Чаще всего в первую очередь восстанавливаются те документы, которые проверяет инспекция труда. Для лучшего понимания, какие документы требуют восстановления в первую очередь, можно свериться с чек-листами, которые используются инспекциями труда (см. Приказ Роструда от 10.11.2017 N 655) либо попросить у коллег, прошедших проверку, выдержку из распоряжения со списком проверяемых инспекцией труда документов.

Также при восстановлении кадрового учета следует учесть, что срок давности привлечения к административной ответственности за нарушение трудового законодательства составляет один год (ст. 4.5 КоАП РФ). Поэтому, например, документы по уволенным работникам или табели учета рабочего времени можно приводить в соответствие законодательству за последний год (за исключением табелей работников с вредными/опасными условиями труда - табели по таким работникам лучше восстановить за весь период их работы).

После проведения проверки документов нужно при необходимости скорректировать  объем работы и сроки проведения восстановления документов, т.к. предполагаемый при составлении плана восстановления кадрового учета объем работы может не соответствовать фактически необходимому. Изменение сроков рекомендуется согласовать с лицом, контролирующим работу по восстановлению кадрового учета, документально.

 


Дата добавления: 2021-05-18; просмотров: 120; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:






Мы поможем в написании ваших работ!