Подготовка и сроки проведения обзвона
Установление даты начала и окончания проведения обзвона совершенно необходимым. Во-первых, дата начала обзвона позволяет мобилизоваться и психологически подготовится к этому непростому этапу работ. До этой даты необходимо провести мероприятия по определению целевой аудитории, созданию списка контактов, подготовке чернового варианта коммерческого предложения, которое подойдет для выбранной целевой аудитории (ЦА). Необходимо сосредоточиться на разработке сценария холодного звонка с возможными вариантами преодоления возражений. На этом этапе важен обмен мнениями среди менеджеров о том, какие техники налаживания контакта можно использовать при обзвоне выбранной ЦА. Если намеченная для обзвона целевая аудитория является новой для всех участвующих менеджеров, то обмен мнениями можно провести на уровне прогноза.
Перед началом проведения обзвона важно провести сортировку списка контактов. Используя аналитические материалы об этом сегменте рынка (публикации в отраслевых, деловых журналах и сети Интернет, рекламные объявления в каталогах и справочниках, отзывы партнеров и клиентов из смежных ЦА, впечатления от участия в торговых выставках) необходимо разделить организации на группы по степени их «крупности» и значимости в выбранном сегменте. Обзвон необходимо начинать с мелких фирм, потеря которых из-за немотивированных отказов, будет психологически менее значимой.
|
|
|
Во время звонков в эти фирмы выявляются отговорки клиентов, характерные для выбранной ЦА, отрабатываются техники установления контакта, выясняются характеристики товара значимые для этой ЦА, закрепляется психологическая уверенность звонящего. Во время первых звонков и встреч выявляются конкурирующие фирмы и предложения. Их анализ позволяет сделать собственное предложение более релевантным.
К тому моменту, когда вам придется звонить в организации, занимающие ведущие позиции в данном сегменте, вы будете готовы во всеоружии. Кроме того, во время первых звонков удалось узнать некоторые нюансы, которые позволили сделать аргументацию нашего предложения более убедительной за счет использования профессиональных терминов и понятий, принятых в данной ЦА. Клиентам импонировало, то, что мы знаем их «кухню» и презентуем характеристики товара в соответствии с их ожиданиями.
Таким образом, дата начала обзвона важна с точки зрения подготовки мероприятий по его проведению, которые коренным образом повлияют на его результаты. Это как дата начала боевых действий. Техническая подготовка продавца подкрепляет психологическую. Пора действовать.
Дата окончания обзвона должна быть определена вместе с датой его начала. Приступая к обзвону, вы должны знать, когда его закончите. Это должна быть совершенно четкая дата. Она важна с психологической точки зрения, т.к. помогает видеть цель. Нельзя говорить себе или менеджеру: «Ну, сейчас начнем с Божьей помощью, а через недельку-другую видно будет…». Если я вижу дату окончания обзвона, то это вызывает у меня желание «отстреляться» побыстрее, т.е. приложить чуть больше усилий для окончания работы или распределить их наиболее подходящим для меня образом. Конечно, это не общее правило. Есть менеджеры, которые не будут осознанно заниматься обзвоном, даже при высокой степени мотивации.
|
|
|
Отсутствие даты окончания обзвона «демотивирует» менеджера. В ситуации, когда дата окончания не определена, продавец, начинает думать, что никогда не избавиться от психологического дискомфорта, свойственного холодным звонкам. Это может привести к депрессии, когда единственным избавлением видится смена вида деятельности. Такая ситуация также приводит к уклонению от холодных звонков под всякими «благовидными» предлогами. Надо ли говорить, что производительность и эффективность при этом стремятся к нулю.
|
|
|
Мне кажется, что в данных условиях необходимы «технологические» перерывы между обзвонами и их чередование с другими вида деятельности. При этом важно полное понимание психологии процесса со стороны руководства.
Определить сроки проведения обзвона вполне возможно. Т.к. уже на этапе подготовки вы знаете количество контактов из своего списка. Необходимо установить еженедельную норму телефонных звонков, и станет ясно, когда вы закончите с обзвоном выбранной целевой аудитории.
Думаю, что нет нужды говорить о том, что установление сроков проведения обзвонов является неотъемлемой частью планирования деятельности организации в целом. Результаты, полученные с помощью обзвонов это «соль земли» в продажах. Недооценивать важность правильной организации этого процесса нельзя.
Систематизация документации
Систематизацией документов на практике является их классификация путём группировки в определённые предметные комплексы, так называемые «дела». Этот процесс трудоёмкий, но именно он помогает значительно упростить работу с большим количеством документов, превратив поиск нужного документа из время затратной процедуры в простейшую.
Под формированием дел понимается отнесение дел к определенному комплексу и их систематизация внутри дела, посвященного конкретному виду и классу документной информации.
|
|
|
Работа по формированию дел состоит из следующих операций:
· распределение исполненных документов по делам;
· расположение документов внутри дела;
· оформление обложки дела.
Дела хранятся в местах их формирования до передачи в архив организации - завершающего этапа работы с документами в технологии документационного обеспечения.
Дела для сдачи в архив готовятся в соответствии с общегосударственными требованиями, изложенными в документах Госархива. В архив организации передаются дела постоянного и временного хранения через год после завершения их делопроизводством структурных подразделений.
Дела принимаются по описям и номенклатурам с приложением регистрационных карточек на документы; если отдельные дела по практической необходимости целесообразно оставить в подразделении для текущей работы, архив оформляет выдачу этих дел во временное пользование.
Распределение дел внутри фонда по делениям схемы систематизации проводится с учётом следующих признаков:
· структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям);
· хронологического (по периодам или датам, к которым относятся документы);
· функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций, отраслей и направлений деятельности организации, тем и вопросов, которых касается содержание документов);
· номинального (по делопроизводственной форме - видам и разновидностям документов);
· корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались документы);
· географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими наименованиями, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты);
· авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).
Исходя из этого основной задачей систематизации документов является упорядочивание папок с документами в наиболее удобной для сотрудников компании последовательности: либо в хронологическом порядке, либо по видам документов. При выборе методики систематизации необходимо соотнести затраты на подготовку к архивному хранению с затратами на хранение и сопутствующие мероприятия: копирование, доставка, изъятие и уничтожение документов.
Дата добавления: 2021-04-24; просмотров: 86; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!