Организация хранения документов, поисковая система

- обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронном виде.

- Обеспечение оперативного поиска и организации логического связывания документов и подборки документов

Документ – информация на материальном носителе с реквизитами, позволяющие его индефицировать

Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам

Документооборот – движение документов в организации с момента создания или получения до завершения исполнения или отправления

Документационное обеспечение управления –отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Официальный документ – документ, созданный юридическим лицом оформленный и установленный в юридическом порядке.

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.

Электронный документ – документ в котором информация представлена в электронно- цифровой форме.

Автоматизация офиса — организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями и конторскими служащими, особенно они привлекательны для группового решения проблем. Они позволяют повысить производительность труда секретарей и кон торских работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом pat Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью исполь зования автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем. Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации! способно обеспечить экономический рост фирмы.

В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов для компью теров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса: текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, аудиопочта, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображе ний, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведения докум ентов, контроля за исполнением приказов и т.д.

Также широко используются некомпьютерные средства: аудио- и видеоконференцию факсимильная связь, ксерокс и другие средства оргтехники.

Основные компоненты АРМ

База данных – это обязательный компонент любой технологии. В автоматизированном офисе база данных концентрирует в себе данные о производственной и теме фирмы. Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы.

Пример.

В базе данных собираются сведения о ежедневных продажах, перепродаваемые торговыми агентами фирмы на главный компьютер, или сведения о ежене дельных поставках сырья. Могут ежедневно по электронной почте поступать с биржи сведения о курсе валют или котировках ценных бумаг, в том числе и акций этой фирмы, которые ежедневно корректируются в соответствующем массиве базы данных.

Информация из базы данных поступает на вход компьютерных приложений (про грамм), таких, как текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, компью терные конференции и пр. Любое компьютерное приложение автоматизированного офиса» обеспечивает работникам связь друг с другом и с другими фирмами.

Полученная из баз данных информация может быть использована и в некомпьютер ных технических средствах для передачи, тиражирования, хранения.

Текстовый процессор это вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для создания и обработки текстовых документов. Он позволяет добавлять или удалять слова, перемещать предложения и абзацы, устанавливать формат, манипулировать элементами текста и режимами и т.д. Когда документ готов, работник переписывает его во внешнюю память, а затем распечатывает и при необходимости передает по компьютерной сети, Таким образом, в распоряжении менеджера имеется эффективный вид письменной коммуникации. Регулярное получение подготовленных с помощью текстового процессора писем и докладов дает возможность менеджеру постоянно оценивать ситуацию на фирме.

Электронная почта. Электронная почта (E-mail), основываясь на сетевом использовании компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети. Здесь имеет место только однонаправленная связь. Это ограничение, по мнению многих исследователей, не является слишком важным, поскольку в пятидесяти случаях из ста служебные переговоры по телефону имеют целью лишь получение информации. Для обеспечения двухсторонней связи придется многократно посылать и принимать сообщения по электронной почте или воспользоваться другим способом коммуникации.

Аудиопочта. Это почта для передачи сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, за исключением того, что вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера бы передаете его через телефон. Также по телефону вы получаете присланные сообщения. Система включает в себя специальное устройство для преобразования аудиосигналов в цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений в цифровой форме. Аудиопочта также реализуется в сети.

Почта для передачи аудиосообщений может успешно использоваться для группового решения проблем. Для этого посылающий сообщение должен дополнительно указать список лиц, которым данное сообщение предназначено. Система будет периодически обзванивать всех указанных сотрудников для передачи им сообщения.

Главным преимуществом аудиопочты по сравнению с электронной является то, что она проще — при ее использовании не нужно вводить данные с клавиатуры.

Электронный календарь . Он предоставляет еще одну возможность использовать сетевой вариант компьютера для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации. Менеджер (или его секретарь) устанавливает да и время встречи или другого мероприятия, просматривает получившееся расписание, bf сит изменения при помощи клавиатуры. Техническое и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует аналогичным компонентам электронной почт Более того, программное обеспечение календаря часто является составной частью программного обеспечения электронной почты.

Использование электронного календаря оказывается особенно эффективным для менеджеров высших уровней управления, рабочие дни которых расписаны надолго вперед.

Дата добавления: 2020-11-29; просмотров: 84; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

⇐ Предыдущая 123 4 Следующая ⇒

Мы поможем в написании ваших работ!