Организация контроля исполнения документов
Автоматизированные рабочие
Места
Цель занятия :
Освоить основные понятия и основные компоненты автоматизированного места
Студент должен:
-знать основные компоненты автоматизированного рабочего места со всеми его характеристиками
-уметь работать с компонентами автоматизированного рабочего места
АВТОМАТИЗАЦИЯ ОФИСА
Характеристика и назначение
Исторически автоматизация началась на производстве и затем распространилась на офис, имея вначале целью лишь автоматизацию рутинной секретарской работы.
По мере развития средств коммуникаций автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в ней возможность повысить производительность своего труда.
|
Автоматизация офиса призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами), а лишь дополнить ее.
Используясь совместно, обе эти системы обеспечат рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение управленцев информацией.
Автоматизированный офис привлекателен для всех уровней фирмы только потому, что поддерживает внутрифирменную связь персонала, но та потому, что предоставляет им новые средства коммуникации с внешним окружением.
Цели автоматизации ДОУ – всех организаций вне зависимости от их организационно – правовых форм почти одинаковы:
|
|
|
ü Повышения качества и оперативности управления, и как следствие этого обеспечение конкурентоспособности предприятия на рынке
ü Объединение в единый делопроизводственный цикл всех структурных подразделений организации, включая территориально – удаленные.
ü Обеспечение оперативного и ВТО же время разграниченного доступа к документационным ресурсам организации
ü Снижение трудовых и временных затрат и накладных расходов, и как следствие получение экономического эффекта
ü Заложение основы постепенного перехода к электронному документообороту на предприятии, работа на перспективу.
Достижение поставленных целей возможно посредством решения задач автоматизации ДОУ организации, которые условно можно систематизировать по некоторым областям:
Подготовка и оформление документов
- повышение качества и оперативности подготовки документов, создаваемых в организации
- унификация процесса работы с документами на всех этапах его существования
Организация документооборота и исполнения документов
- исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных этапах работы с ними (процесс регистрации)
|
|
|
- исключение потери документа (создание документальной базы организации)
-упорядочение документа оборота т.е. упрощение схем прохождения документов
- Повышение оперативности и качества работы исполнителей с документами
-сокращение сроков исполнения и прохождения документов
-своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах т.е исключение дублирования работы над одним и тем же документом
Организация контроля исполнения документов
-объединение документированных потоков всех подразделений организации
-оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа
Дата добавления: 2020-11-29; просмотров: 45; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!