Общие правила составления и оформления всех перечисленных документов
Общие правила оформления информационно-справочных документов сводятся к следующему: каждый документ должен иметь дату и регистрационный номер, указание на автора (организацию, структурное подразделение или должностное лицо), визы, подпись (только в докладных и объяснительных записках автор и подпись совпадают), часто печать. Все перечисленные реквизиты оказывают влияние на юридическую силу документа, т.е. обеспечивают его бесспорность и официальность, поэтому они должны быть оформлены правильно, т.е. в соответствии с требованиями государственного стандарта.
Информационно-справочная документация - это процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках. Печать. Заверение документов печатью организации - особый способ их удостоверения, подтверждения их юридической силы. Оттиск печати проставляется на документах, удостоверяющих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей, на многих организационных документах (положениях, уставах, учредительных договорах, штатных расписаниях и др.).
Оттиск печати на документах проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего документ. На некоторых документах (например, удостоверениях личности, пропусках) предусмотрено специальное место для проставления печати, обычно отмеченное “М.П.” Недопустимо проставление печати на свободном поле документа. Теперь мы знаем, как оформлять информационно-справочные документы, следовательно, теперь узнаем поподробнее о некоторых из них.
|
|
|
Рассмотрим некоторые информационно-справочные документы, имеющие более важное значение для кадровых вопросов.
Использование унифицированных форм.
В соответствии с Федеральным законом от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ "О
бухгалтерском учете" и Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.07.97 № 835 "О первичных учетных документах", Госкомстат России по согласованию с Минфином России и Минэкономики России утверждает альбомы унифицированных форм первичной учетной документации.
До 1 января 1999 г. допускалось применение на территории Российской Федерации типовых межведомственных форм первичной учетной документации по соответствующим разделам учета, утвержденных ранее ЦСУ СССР, Госкомстатом СССР, Госкомстатом России (Постановление ГКС от 29.05.98 № 57а).
С 1 января 1999 г. первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом России по согласованию с Минфином России, Минэкономики России и другими заинтересованными федеральными органами исполнительной власти по следующим разделам учета:
|
|
|
• по учету труда и его оплаты;
• учету основных средств и нематериальных активов;
• учету материалов;
• учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов;
• учету работ в капитальном строительстве;
• учету работы строительных машин и механизмов;
• учету работ в автомобильном транспорте;
• учету результатов инвентаризации;
• учету кассовых операций;
• учету торговых операций;
• учету сельскохозяйственной продукции и сырья.
Применение унифицированных форм первичной учетной документации
1998 г. № 34н. Госкомстат России по мере необходимости вносит изменения и дополнения в унифицированные формы первичной учетной документации, а также обеспечивает дальнейшую разработку унифицированных форм первичной учетной документации,
утверждая их по согласованию с Минфином России Минэкономики России и другими заинтересованными федеральными органами исполнительной власти.
Формы унифицированных документов приспособлены для ведения хозяйственного учета в условиях механизированной обработки учетных данных, а также для обработки вручную, они удовлетворяют требованиям стандартов на унифицированные системы документации: ГОСТ 6.10.1-80, ГОСТ 6.10.2-83, ГОСТ 6.20.1-75, ГОСТ 6.20.2-75.
|
|
|
Каждой из форм присвоено кодовое обозначение по Общесоюзному классификатору управленческой документации (ОКУД).
При заполнении заголовочной и оформляющей части документов в строках,
определяющих состав комиссии, обязательно указываются должности, фамилии и инициалы членов комиссии. В оформляющей части всех документов определены места для подписей материально ответственных и должностных лиц.
Краткими указаниями по заполнению и применению отдельных форм первичных учетных документов предусматривается примерное количество выписываемых документов.
Внедрение в организациях на территории Российской Федерации унифицированных форм первичной учетной документации, как элемент учетной политики, производится с начала финансового года.
В унифицированные формы первичной учетной документации (кроме (форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. В обязательном порядке при этом должны быть оставлены без изменений все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации, а также соблюдены требования стандартов к их структуре и оформлению.
|
|
|
Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.
Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно - распорядительным документом организации.
Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться. При тиражировании бланков документов по усмотрению пользователей допускается изменять следующие характеристики форм документов:
• формат (разрешается использовать форматы A3, А4, А5 по ГОСТ 9327-60);
• размеры заголовочной, табличной и оформляющей частей;
• ширину граф;
• состав реквизитов и показателей постоянного наполнения;
• состав вспомогательных реквизитов.
При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значимости показателей, включения дополнительных строк (включая, свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Рациональная организация документооборота — это одно из основных условий правильной постановки бухгалтерского учета.
Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.
Дата добавления: 2020-11-27; просмотров: 118; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!