Процедура составления и оформление информационно-справочных документов
За последние годы профессия секретарь претерпела существенные изменения. И совсем недавно секретаря принято было называть «лицом фирмы», то сегодня его уже можно сравнить с «правой рукой руководителя». Именно секретарь-референт должен быть безупречным связующим звеном между руководителем и сотрудниками, между руководителем и его деловыми партнерами, отвечать на телефонные звонки, организуя приемы, совещания, презентации, обмениваясь деловыми бумагами.
Компьютер является «другом» и «палочной выручалочкой» в жизни современного секретаря. Упростились процедуры подготовки документов, их регистрации, поиска, хранения и пересылки адресату. В то же время возросла роль секретаря как организатора, диспетчера, консультанта.
В условиях жесткой конкуренции предприятий руководители ищут не только статного и привлекательного секретаря, но и умного, образованного, коммуникабельного. Так как от профессионального уровня секретаря во многом зависит престиж и успешная деятельность фирмы.
Нынешнему секретарю - высокообразованной, разносторонней личности - директоры переносят часть своих обязанностей, например:
- черновая подготовка выступлений;
- редактирование корреспонденции;
- составление отчетов, проектов контрактов, других документов;
- подготовка рекламных материалов для публикации;
- организация встреч, заседаний, переговоров;
- подбор кандидатов на технические должности, обучение и контроль новых сотрудников;
|
|
|
- выбор офисного оборудования;
- личное участие в мероприятиях, проводимых фирмой и так далее.
Большое значение имеет так же, как секретарь организует работу с документами. Неряшливо оформленный служебный документ, орфографические ошибки и логические ошибки, не по адресу и не вовремя отправленный факс или электронное письмо, забывчивость и небрежность могут нанести большой ущерб делу.
Хороший секретарь может повысить уровень работы вдвое, а плохой секретарь уменьшает ее наполовину.
Основы секретарского дела можно освоить за сравнительно короткий период времени, а настоящее мастерство приходит с годами. Чтобы достичь высокого уровня квалификации, секретарь должен обладать необходимыми для этого деловыми и личностными качествами или развивать их в себе, работая над своим характером, образованием, развивая хороший вкус.
Высокая планка требований и высокая оплата труда, соответствующая квалификации секретаря-референта, сделали эту профессию престижной и привлекательной.
Правовое обеспечение деятельности секретаря-референта. Секретарь-референт при поступлении на работу, наряду с должностной инструкцией, должен подписать договор о неразглашении коммерческой тайны и об ответственности за ее сохранность.
|
|
|
ИНФОРМАЦИОННО СПРАВОЧНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ. ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ
В состав информационно-справочных документов, как правило, включают:
· Докладная записка;
· Объяснительная записка;
· Предложение;
· Представление;
· Заявление;
· Протокол;
· Акт;
· Справка;
· Заключение;
· Отзыв;
· Перечень;
· Список;
· Переписка;
· Служебная записка;
· Письмо;
· Телефонограмма.
Эти документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря -- инициируют управленческие решения, позволяют тот или иной способ действий.
Служебные письма, наиболее распространенный вид информационно-справочной документации. Поэтому позднее расскажем и об этих письмах.
Документы, входящие в состав Унифицированной системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. С изменениями №1, утверждены Госстандартом России 21.01.2000 № 9, подразделяют на три группы:
· Организационные;
· Распорядительные;
· информационно-справочные.
Третья группа, как выше было сказано, состоит из документов: различные письма, докладные записки, акты, протоколы и т.п.
|
|
|
Объединение в одну группу столь разных видов документов возможно по признаку их основного назначения, они предназначены для фиксации какой-либо информации и ее передачи (пересылки) должностному лицу или организации.
Нет организации (учреждения или предприятия), в котором не применялись бы эти документы.
Информационно-справочные документы являются неотъемлемой частью кадровой документации.
Документы этой группы играют служебную, вспомогательную роль по отношению к другим кадровым документам. Они не содержат распоряжений, не обязывают, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения.
В отличие от распорядительной документации информационно-справочные документы не являются обязательными для исполнения и содержат информацию, принимаемую к сведению.
Информационно-справочные документы, как отмечалось ранее, являются основанием для издания приказов по личному составу.
Этот комплекс кадровой документации имеет много разновидностей, классификаций, поэтому у каждого конкретного работодателя состав и порядок оформления информационно-справочной документации определяется самостоятельно в локальных нормативных актах по делопроизводству.
|
|
|
Правила составления и оформления значительной части управленческих документов установлены и закреплены еще с 1970-х годах.
В последующие годы было принято несколько поправок и новых редакций государственных стандартов.
Оформление различных информационно-справочных документов имеет много общего.
Письма, докладные записки, справки, направляемые за пределы организации (например, в органы власти, в вышестоящие инстанции и др.), чаще всего приходиться выполнять секретарю организации. Оформляются эти документы на бланках, подписывают их руководители предприятия (или их заместители).
Докладные и объяснительные записки, справки, которые используются в пределах одной организации, оформляются на обычном листе бумаги. В этом случае они могут быть даже рукописными; подписывают их либо сами исполнители (составители), либо руководители структурных подразделений.
Но состав реквизитов, порядок расположения и правила оформления унифицированы, закреплены ГОСТом в 2003 году и являются едиными для всех документов.
Более подробно рассмотрим составление и оформление информационно-справочных документов в процессе работы.
В составе информационно-справочной документации выделяют:
1. Справочная документация (имеет индивидуальный характер, выдается по разовому запросу, касающегося одного работника, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней).
2. Отчетно-справочная (характеризуется четкой периодичностью (годовой, квартальной и тому подобное) представления её адресатам и наличием типовых форм, сводных таблиц, итогов, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней (например, отчетная документация, представляемая в государственные органы статистики)).
3. Справочно-аналитическая документация (выдается по разовым или периодическим запросам с различных уровней управления, имеет сводный, обобщающий характер, разнообразие запрашиваемых показателей (пол, возраст, образование, наличие правительственных наград и так далее), в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней).
Дата добавления: 2020-11-27; просмотров: 144; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!