Процедура составления и оформление информационно-справочных документов. Использование унифицированных форм.



Тема: Организационно-распорядительная документация

Лекция №1

УСОРД - УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ: состав ОРД, области ее применения. Системы документационного обеспечения управления формуляры-образцы.

Унифицированная система документации (УСД) -- система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). -- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999. - С. 15.

Непосредственные разработчики конкретных форм документов и систем документации -- министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности. Ими же утверждаются унифицированные формы документов, Так, министерство финансов отвечает за бухгалтерские документы, министерство здравоохранения РФ - за медицинские, Государственный комитет РФ по статистике -- за формы первичной учетной и статистической документации, Росархив РФ -- за систему организационно-распорядительной документации.

Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности. Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии// Делопроизводитель - 2001 - №1.

Таким образом, унифицированные системы документации -- это приведенный к максимально возможному единообразию формы документов, объединенные в основные общеуправленческие функциональные системы и предназначенные для использования всеми организациями, независимо от уровня управления и формы собственности, применяющими как традиционные, так и смешанные, с использованием компьютерных технологий, методы обработки документной информации. Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления): Учебное пособие. - М.: ИКЦ «Маркетинг», 2003 - 336 с.

Унифицированные системы управленческой документации разрабатываются на основе:

  • * единообразия построения форм документов;
  • * регламентации содержания документов, входящих в каждую систему;
  • * исключения из документов дублируемых данных, добиваясь однократности ввода информации в процессе решения управленческой задачи;
  • * сокращения количества традиционно включаемых в них данных, не используемых при решении конкретных управленческих задач;
  • * единства применяемой терминологии и условных обозначений, добиваясь сопоставимости показателей не только на разных уровнях управления, но и в различных системах документации на основе единства алгоритмов формирования документов и показателей в них;
  • * определения совокупности реквизитов и показателей для каждого вида документа и создания единых моделей их построения, ориентированных на компьютерную обработку, но пригодных и к восприятию человеком;
  • * установления единых правил составления и оформления реквизитов документов, общих для всех систем документации и конкретизированных в случаях наличия специфических особенностей. ГОСТ Р 6.30-03 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.,2003

К настоящему времени на общеуправленческом уровне унифицировано было свыше трех с половиной тысяч (3500) форм плановых, учетных, финансовых и других документов, сведенных в 1993 г. в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Каждый из документов получил кодовое обозначение, определяющее его принадлежность к одной из систем документации и место в этой системе. Код формы подтверждает само его право на существование и соответствие утвержденному образцу-эталону.

Обязательны к применению следующие общероссийские унифицированные системы управленческой документации, включающие в себя комплексы документов, сгруппированные по задачам.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации:

  • · документация по созданию организации, предприятия;
  • · документация по реорганизации организации, предприятия;
  • · документация по ликвидации организации, предприятия;
  • · документация по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий;
  • · документация по распорядительной деятельности организации, предприятия;
  • · документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия;
  • · документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия;
  • · документация по кадрам.

ФОРМУЛЯР-ОБРАЗЕЦ

Формуляр — совокупность реквизитов, из которых состоит документ.

Типовой формуляр — формуляр, характерный для конкретного вида документов, например приказа, акта. Он характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа (заявление), текст, подпись, дата.

Формуляр-образец — это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам данной системы документов. В нем перечисляются реквизиты документов и устанавливаются границы расположения каждого реквизита.

Правила составления и оформления служебных документов изложены в российском стандарте Р 6.30—2003 «Требования к оформлению документов». Он распространяется на организационно-распорядительные документы: «постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и т.п., включенные в Общероссийский классификатор управленческих документов (ОКУД) (класс 0200000)». В стандарте перечисляются в определенной последовательности реквизиты, присущие всем видам организационно-распорядительных документов, излагаются правила грамотного написания и оформления каждого реквизита и каждому реквизиту отведено определенное место на листе бумаги. При этом для реквизита с постоянной информацией рассчитывается необходимая площадь с учетом максимального набора знаков при его написании. Конкретный набор реквизитов зависит от вида документа, этапов его подготовки и работы с ним

БЛАНК ДОКУМЕНТА

Бланк — стандартный лист бумаги, на котором заранее воспроизводится информация об организации, авторе документа.

В организации обычно применяется два вида бланков — для письма и общий бланк для всех других видов документов. Но при необходимости создаются бланки конкретных видов документов (приказа, акта и т.д.). Например, руководители могут иметь должностной бланк.

Бланки письма и общий различаются набором реквизитов. Максимальный набор реквизитов для бланка письма: герб, эмблема организации, наименование организации — автора документа, справочные данные об организации — авторе документа, дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Максимальный набор реквизитов для общего бланка: герб, эмблема организации, наименование организации — автора документа, место для наименования вида документа

(или вид документа), дата документа, регистрационный номер документа, место составления или издания документа.

Герб изображается на бланках учреждений и организаций только в случаях, предусмотренных законодательством. Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов государственных органов и учреждений, определенных Федеральным конституционным законом РФ от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации». Государственный герб Российской Федерации воспроизводится на документах, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации, а также на иных документах общегосударственного образца, выдаваемых федеральными органами государственной власти.

Изображение герба при продольном расположении реквизитов будет находиться в центре верхнего поля, а при угловом расположении реквизитов — в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием организации-автора. Бланки с изображением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации являются полиграфической продукцией, подлежащей учету. Уничтожение гербовых бланков осуществляют по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.

На бланке помещается эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблема — символическое графическое изображение, отражающее направления деятельности организации, предприятия или фирмы. Чаще всего в качестве эмблемы используется зарегистрированный товарный знак (торговая марка фирмы). Может состоять из графически оформленных начальных букв названия фирмы либо из рисунка, отражающего главное направление ее деятельности. Размеры эмблемы не ограниченны. Не может помещаться на бланке, если на нем уже воспроизведен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федераций.

 

Процедура составления и оформление информационно-справочных документов. Использование унифицированных форм.


Дата добавления: 2020-11-27; просмотров: 143; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:






Мы поможем в написании ваших работ!